Padroneggiare la governance dei contenuti: best practice per gestire i tuoi contenuti

Quali sono i vantaggi di una buona governance dei contenuti?

La governance dei contenuti è estremamente importante sia per le piccole che per le grandi aziende perché può farti sembrare professionale, migliorare i risultati dei tuoi contenuti ed evitarti confusione e ritardi nel processo di produzione dei contenuti. Un buon modello di governance dei contenuti è la differenza tra un piano di marketing caotico e sfocato e uno che aumenta il successo della tua azienda.

Anche se la tua organizzazione è appena agli inizi e il tuo CEO, il direttore del marketing, il venditore e il responsabile delle risorse umane sono la stessa persona, dovresti comunque inviare un messaggio chiaro sul tuo brand. Per questo motivo, una buona governance dei contenuti è fondamentale, proprio come lo è per un'azienda Fortune 500.

Coerenza: unifica il tuo messaggio

In molte organizzazioni, ci sono più persone che scrivono, rivedono e pubblicano i contenuti. Inviano newsletter via e-mail, aggiornano i testi del sito web, pubblicano su diversi account di social e redigono comunicati stampa. Hai lavorato duramente per creare un'immagine del brand adatta alla tua azienda. Che si tratti di clienti, stakeholder interni o stampa, vuoi che il tuo pubblico sappia chi sei e i messaggi incoerenti possono essere d'intralcio.

Qualità: fornisci le informazioni giuste ai tuoi clienti e consumatori

Avere un programma di governance dei contenuti garantisce un controllo di qualità migliore. La creazione dei contenuti è spesso fatta in tempi ristretti. È facile che informazioni obsolete o errori di dati si insinuino e arrivino ai tuoi canali di distribuzione dei contenuti. Avere un modello di governance dei contenuti che specifichi come i contenuti verranno rivisti e dove trovare le informazioni più aggiornate può aiutare a evitare confusione tra i clienti, errori imbarazzanti e persino potenziali implicazioni legali.

Efficienza: migliora il flusso di lavoro in tutta l'organizzazione

Ogni reparto della tua organizzazione può avere il suo modo di fare le cose o avere molte persone diverse che scrivono e aggiornano le informazioni sul tuo sito web. È facile che il lavoro diventi ridondante e che sorgano incongruenze.

Stabilire un processo chiaro e decidere chi è responsabile di ogni passaggio significa che non ci sono più membri del tuo team addetto ai contenuti che duplicano il lavoro dell'altro o rifanno qualcosa che un altro creatore di contenuti ha già fatto.

Elementi della governance dei contenuti

I modelli di governance dei contenuti possono sembrare complessi e opprimenti. Ma scomporre gli elementi che compongono un buon piano può aiutarti a capire come tutte queste parti interagiscono tra loro.

Standard

Come trasmetti il messaggio del tuo brand? Che tono o voce userai e a quale ciclo di vita dei contenuti punti? I tuoi contenuti devono essere molto attuali o stai cercando un approccio più intramontabile ed evergreen? I tuoi standard guideranno il modo in cui i tuoi contenuti vengono prodotti e pubblicati.

Linee guida editoriali

Le tue linee guida editoriali assicurano che i tuoi contenuti siano coerenti, soprattutto nel formato, nella grammatica, nel tono e nello stile. Un passo fondamentale è scegliere una guida di stile. Potresti avere termini o informazioni specifici per il tuo settore e la tua organizzazione, ma devi identificare la guida di stile che utilizzerai per problemi generali di scrittura e grammatica, che si tratti di Chicago, MLA o AP. A seconda del tipo di attività, ad esempio se è incentrata sulla scrittura giornalistica o accademica, una potrebbe essere più adatta delle altre.

In queste linee guida puoi anche entrare nei dettagli su come implementare il tono e la voce definiti nei tuoi standard. Lo slang è appropriato? La scrittura deve essere colloquiale o informale? Includere esempi e risorse in queste linee guida generali è un buon modo per aiutare i creatori di contenuti a sapere a cosa stanno mirando.

Processi e procedure

Questi sono il cuore del tuo modello di governance dei contenuti. I tuoi processi e le tue procedure sono i passaggi, i sistemi e il flusso di lavoro specifici che il tuo team addetto ai contenuti utilizzerà per sviluppare e pubblicare contenuti di alto livello. Saranno risorse complete e ricche di informazioni per rendere più semplice e produttivo ogni passaggio del processo di elaborazione dei contenuti.

Governance dei contenuti, strategia dei contenuti o gestione dei contenuti

Le differenze

Questi termini si riferiscono a diversi elementi di un approccio completo ai contenuti della tua azienda. Una strategia dei contenuti determina cosa stai cercando di ottenere con i tuoi contenuti. La gestione dei contenuti, invece, è il processo che il tuo team utilizzerà per pianificare, scrivere e pubblicare contenuti. La governance dei contenuti integra entrambi questi elementi in una roadmap dei contenuti.

In che modo funzionano insieme

La strategia e la gestione dei contenuti sono entrambe parti importanti di un piano di marketing complessivo. Incorporarle nel tuo modello di governance dei contenuti creerà un processo più completo. Pensa alla tua strategia come al cosa dei tuoi obiettivi aziendali, al tuo piano di governance come al come e al tuo processo di gestione come all'insieme di strumenti che userai per realizzarli.

Modelli di governance dei contenuti

A seconda delle dimensioni della tua organizzazione e delle sue esigenze, il modello potrebbe essere ampio e complesso. Questa è una buona cosa! Diamo un'occhiata ad alcune caratteristiche dei modelli che ti aiuteranno a gestire efficacemente i contenuti nella tua organizzazione.

Caratteristiche di un buon modello di governance dei contenuti

Completo

Probabilmente i membri del team coinvolti nella creazione di contenuti sono più numerosi di quanto tu possa immaginare. Quando crei il tuo piano di governance dei contenuti, prenditi il tempo necessario per assicurarti di includere tutti gli stakeholder e i reparti, oltre a tutti i contenuti pertinenti.

Pensa ai contenuti prodotti dall'intera organizzazione, inclusi il team di marketing, le risorse umane e l'assistenza clienti. Il tuo piano dovrebbe includere tutti i tipi di contenuti, dagli annunci di lavoro ai post sulle piattaforme social fino al report annuale della tua azienda. E non dimenticare cose come i discorsi programmatici dei dirigenti.

Dinamico

Un modello di governance dei contenuti non è mai veramente finito e dovresti aggiornare di tanto in tanto le tue linee guida editoriali. Il linguaggio tecnologico emergente può cambiare frequentemente. Ad esempio, mentre la parola e-mail era più utilizzata in passato, email (senza trattino) è ora sempre più comune.

Oltre a tenerti al passo con la terminologia più recente, un modello dinamico dovrebbe cambiare in base agli obiettivi e alla portata di un'organizzazione. Se fai crescere la tua presenza sui social, ti consigliamo un piano più solido per quei contenuti. Se la tua attività si espande in nuovi mercati, potresti scoprire la necessità di modificare il tono della newsletter dei tuoi clienti. Un modello di governance dei contenuti in evoluzione supporta la crescita della tua azienda.

Proattivo

Quali sono le sfide o le opportunità che il tuo content marketing potrebbe incontrare e che puoi pianificare prima che si verifichino? Un buon piano di governance dei contenuti ti permette di pensare al futuro. Ogni organizzazione si troverà ad affrontare delle sfide, e decidere in anticipo quale sarà la procedura per generare e approvare i contenuti sotto pressione ti garantirà di rispondere più velocemente e con contenuti di qualità superiore.

Tipi di modelli di governance dei contenuti

Scegliere il giusto modello di governance dei contenuti per la tua organizzazione manterrà il processo fluido e darà a tutti gli stakeholder la possibilità di essere coinvolti.

Centralizzato

I modelli centralizzati offrono la massima coerenza. Con un piccolo gruppo di membri del team che gestiscono il flusso dei contenuti, le discrepanze e le ridondanze possono essere rilevate più facilmente. Sarà anche più facile individuare le opportunità per riutilizzare o riproporre i contenuti.

Lo svantaggio, tuttavia, è che più grande è l'organizzazione e più complessi sono i flussi di lavoro dei contenuti, più un sistema centralizzato può rallentare il processo. Se un piccolo team o anche una sola persona deve rivedere e approvare tutto, i flussi di lavoro dei contenuti potrebbero bloccarsi e i contenuti pubblicati potrebbero non essere più all'avanguardia.

Decentralizzato

I modelli decentralizzati possono variare da quelli in cui ogni creatore di contenuti crea e pubblica contenuti a modelli in cui diversi reparti o divisioni hanno il proprio modo di lavorare indipendente da un processo centralizzato. I modelli decentralizzati sono più comuni nelle organizzazioni molto grandi in cui le divisioni hanno più autonomia quando si tratta di strategia e obiettivi aziendali. I modelli decentralizzati possono portare a contenuti che non sembrano unificati, quindi è importante tenere d'occhio l'immagine e la strategia generale del brand.

Ibrido

Un modello ibrido combina elementi del modello centralizzato e decentralizzato. Mentre alcuni contenuti possono essere sviluppati e pubblicati da singoli dipendenti o reparti, altri tipi di contenuti potrebbero dover passare attraverso un processo di approvazione più approfondito. È logico che un CEO non abbia bisogno di rivedere tutti i post sui social, ma potrebbe essere importante che quella persona approvi il report annuale prima che venga stampato.

Qualunque sia il modello giusto per te, è importante avere un processo chiaro per la creazione dei contenuti e il flusso di lavoro in linea con i tuoi obiettivi aziendali e la tua funzione strategica.

Sette passaggi per costruire un modello di governance dei contenuti per la tua azienda

Una volta che è arrivato il momento di creare un tuo modello di governance dei contenuti, segui questa semplice guida per creare un piano che porti la tua azienda al livello successivo.

Passaggio n. 1: individua i membri del tuo team dei contenuti

A prescindere dalla complessità o dall'obiettivo della tua organizzazione, è probabile che siano coinvolti più stakeholder. Chiarisci i ruoli e le responsabilità di tutti nel tuo flusso di lavoro dei contenuti.

Non dimenticare anche le persone al di fuori del tuo organigramma ufficiale. Puoi usare collaboratori esterni che scrivono contenuti o presentano materiale generato dai clienti come recensioni di prodotti. Anche se non fanno parte del processo di pianificazione della governance dei contenuti, è importante pensare a come i loro contributi si inseriranno nel tuo piano generale.

Passaggio n. 2: valuta il tuo attuale processo di creazione dei contenuti

È allettante passare direttamente al processo di governance dei contenuti, soprattutto se il tuo team ha idee da condividere. Ma puoi risparmiare tempo e fatica fin dall'inizio comprendendo i tuoi attuali processi di sviluppo, produzione e distribuzione dei contenuti.

I tuoi processi esistenti sono eccessivamente complicati, attraversano più cicli di modifiche non necessarie o ci sono pochi processi in atto, che lasciano a ogni reparto o dipendente la creazione e la distribuzione di contenuti senza garantire un coordinamento appropriato o una messaggistica coerente? Sapere da dove parti renderà la tua trasformazione del content marketing più efficace.

Passaggio n. 3: consolida la tua strategia dei contenuti

La strategia prevede sia il piano generale di ciò che desideri ottenere con i tuoi contenuti, sia fattori come le piattaforme social che utilizzerai e chi è il tuo pubblico target in generale o per ciascun canale di comunicazione. Potresti aver già stabilito le linee guida del brand e queste possono essere un buon punto di partenza per pensare al tipo di contenuto più adatto al tuo brand e al tuo pubblico target.

Passaggio n. 4: stabilisci politiche, standard e procedure

Considera le esigenze specifiche del tuo settore e della tua organizzazione. Un modello di governance dei contenuti per un'organizzazione non profit potrebbe porre maggiore enfasi sulla personalizzazione dei contenuti in base alle esigenze di accessibilità del proprio pubblico, mentre un'azienda che vende prodotti specifici del settore potrebbe aver bisogno di una scheda di stile che descriva in dettaglio come devono essere scritte le specifiche tecniche dei prodotti. Questo è il momento giusto per assicurarti che le linee guida del tuo brand siano chiare e informino le altre scelte che fai quando produci contenuti.

Passaggio n. 5: crea un flusso di lavoro per i contenuti

Per le grandi organizzazioni con più stakeholder, i flussi di lavoro dei contenuti possono essere complessi con molti passaggi. Ma anche per le piccole organizzazioni, definire un flusso di lavoro di base per i contenuti ti permetterà di non dover ricominciare da zero ogni volta.

I contenuti complessi o le organizzazioni a più livelli possono includere passaggi aggiuntivi come la ricerca, più bozze, una revisione legale o un lavoro di progettazione. Tuttavia, i passaggi che seguono sono quelli fondamentali che quasi ogni azienda o organizzazione vorrà includere.

Strategia

Prima di iniziare a scrivere un post sul blog o a progettare una campagna di marketing, dovresti capire perché lo fai e come si inserisce nella strategia generale dei contenuti del tuo brand e negli obiettivi della tua organizzazione. Rendere questo il primo passaggio del flusso di lavoro dei contenuti ti assicura di iniziare con il piede giusto.

Piano

Ora che sai cosa ti serve per realizzare i tuoi contenuti, il tuo flusso di lavoro dovrebbe consentire tutto il tempo necessario per pianificare tali contenuti. Gli elementi più lunghi potrebbero richiedere uno schema e la riprogettazione di un sito web potrebbe richiedere una pianificazione in più fasi.

Prima di iniziare a creare contenuti, assicurati che tutto il team addetto ai contenuti sia sulla stessa lunghezza d'onda, che si tratti di concordare un calendario editoriale o di stabilire l'esatta combinazione di colori per il nuovo design della confezione. I progetti più grandi potrebbero richiedere brief sui contenuti o schede di stile specifiche per il progetto. Il tempo investito in questo passaggio è ben speso. È probabile che in seguito ti faccia risparmiare ancora più fatica.

Crea

Può trattarsi di scrivere post sui social, progettare una nuova pagina web o il packaging di un prodotto o inviare una newsletter. Crei contenuti per mettere in pratica i tuoi piani e le tue procedure e far risplendere la storia del tuo brand.

Poiché hai già creato una solida strategia e linee guida editoriali, i tuoi creatori di contenuti dovrebbero essere liberi di concentrarsi sul messaggio stesso mentre lavorano alla produzione di contenuti.

Revisione

Una volta generata una bozza di contenuti pianificati, non è ancora pronta per essere inviata nel mondo. Pianifica la revisione di questi contenuti per assicurarti che tutti i pezzi proposti rispettino le linee guida editoriali della tua organizzazione, siano coerenti con il messaggio del tuo brand e siano accurati e privi di errori. Il tuo modello di governance dei contenuti dovrebbe specificare quali membri del team sono responsabili del processo di approvazione. Flussi di lavoro di approvazione incoerenti possono costare tempo ed efficienza.

Pubblica

Il risultato di tutto il tuo duro lavoro e la tua pianificazione si ottengono quando pubblichi contenuti tempestivi, di alta qualità e coerenti con l'immagine del tuo brand su tutti i tuoi canali di comunicazione.

Una volta che i tuoi contenuti sono stati diffusi, utilizza le politiche che hai stabilito per la governance dei contenuti dopo la pubblicazione per promuovere i tuoi contenuti e mantenerli aggiornati secondo le linee guida del tuo ciclo di vita dei contenuti.

Passaggio n. 6: assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda

Un piano di governance dei contenuti completo e ben progettato è importante, ovviamente, ma affinché funzioni, tutti i membri del team interessati devono essere coinvolti. Investi tempo e impegno per assicurarti che tutti comprendano il nuovo piano, che siano chiari i loro ruoli e le loro responsabilità nel processo dei contenuti e che sappiano dove trovare le risposte alle domande che potrebbero avere lungo il percorso.

Passaggio n. 7: rivedi, adatta e cresci

Il tuo lavoro di governance dei contenuti non finisce quando hai un piano che soddisfa le esigenze di tutti. Dovresti anche pensare a chi sarà coinvolto nel processo di revisione. I team di marketing sono ovviamente importanti, ma l'ottimizzazione della funzione strategica dei tuoi contenuti può coinvolgere anche le risorse umane, l'assistenza clienti e il tuo ufficio legale o un consulente esterno.

Revisiona anche il tuo calendario editoriale. Tutti pensano che le scadenze siano ragionevoli e che ci sia abbastanza tempo per il processo di creazione e approvazione, dando comunque priorità ai flussi di lavoro tempestivi dei contenuti?

Non dimenticare di tenere conto del ciclo di vita dei contenuti. È raro che un post sul blog, una copia della home page o una demo di un progetto YouTube siano pertinenti per sempre. Considera quanto spesso vuoi pubblicare nuovo materiale e se c'è un nuovo canale di contenuti che abbia senso per il tuo brand.

Strumenti utili di governance dei contenuti

Quando arriva il momento di creare il tuo piano di governance dei contenuti, non devi iniziare da zero. Scopri alcune risorse che ti semplificano parte del lavoro, consentendoti di concentrare le energie sulla creazione di ottimi contenuti.

Sistemi di gestione dei contenuti

Un sistema di gestione dei contenuti è un prezioso strumento di gestione dei processi che può aiutare con flussi di lavoro di contenuti complessi, consentendo a tutti di tenere traccia dei progressi e dei passaggi successivi per un marketing efficace dei contenuti. Se questo ti sembra interessante, questa guida ti fornirà una panoramica completa.

Piattaforme di contenuti collaborativi

Più membri ha il tuo team di contenuti, più complesso sarà il processo di creazione dei contenuti. Piuttosto che inviare documenti o file avanti e indietro, potresti trovare più efficiente condividere contenuti digitali con altri membri del team in una piattaforma collaborativa come Google Docs.

Archiviare i file in un sistema basato su cloud e consentire l'accesso ai membri del team in base alle necessità può aiutare tutti a vedere l'avanzamento del materiale in tempo reale e può far risparmiare tempo prezioso, soprattutto alle grandi organizzazioni con stakeholder in diversi fusi orari. Non c'è bisogno di aspettare l'apertura dell'ufficio di Berlino per inviare la prima bozza del nuovo catalogo prodotti a Tokyo per la traduzione. La creazione di contenuti è spesso una delle parti più collaborative di qualsiasi azienda. Trovare lo strumento giusto snellirà il processo e migliorerà l'efficienza.

Intelligenza artificiale (AI)

Che tu utilizzi un programma di AI per raccogliere ricerche per un post sul blog o per generare un elenco di parole chiave da includere nella tua home page, questa tecnologia in via di sviluppo può essere uno strumento prezioso per la creazione di contenuti.

Ma ci sono anche delle insidie, quindi questa è un'area in cui sarà utile stabilire linee guida chiare. Ti va bene che i creatori di contenuti generino le prime bozze con l'AI? È necessario segnalare l'utilizzo dell'AI quando le bozze dei contenuti vengono inviate per la revisione? Fare in modo che il tuo team dei contenuti sia sulla stessa lunghezza d'onda ti aiuterà a evitare confusione. La tecnologia sta cambiando rapidamente, quindi questa è un'area in cui ti consigliamo di rivedere e aggiornare frequentemente le tue politiche sui contenuti.

Passa al livello successivo: 5 suggerimenti bonus per migliorare il tuo piano di governance dei contenuti

Suggerimento n. 1: prendi in considerazione l'utilizzo di template

I modelli di governance dei contenuti possono essere complessi e, sebbene sia possibile crearne uno da zero, sono disponibili molti template e strumenti di governance dei contenuti per rendere il processo meno impegnativo. Sono anche ottimi per assicurarti di includere tutto ciò di cui hai bisogno nel tuo framework di governance dei contenuti. Siti come School of Content e la General Services Administration del governo degli Stati Uniti offrono template, moduli ed esempi gratuiti di governance dei contenuti.

Suggerimento n. 2: bilancia le esigenze degli stakeholder interni

Spesso dipendenti o reparti diversi hanno obiettivi diversi. Pensare al modo in cui questi obiettivi potrebbero entrare in conflitto ti aiuterà a fare un piano per affrontarli in anticipo.

Anche se il tuo team di marketing potrebbe voler includere quante più informazioni possibili sui prodotti, i tuoi agenti di vendita potrebbero essere preoccupati di sommergere di dettagli i potenziali clienti. E anche se la visione del tuo nuovo CEO potrebbe essere quella di costruire una community organica attraverso contenuti generati dagli utenti, segnalare le potenziali implicazioni legali aiuterà a sviluppare un piano proattivo in caso di domande su come implementare tale visione.

Suggerimento n. 3: promuovi la specificità

Uno dei vantaggi di un piano di governance dei contenuti è ridurre la confusione. Più sono specifiche le tue indicazioni su come dovrebbe funzionare la produzione di contenuti o su quale guida di stile dovrebbe usare il tuo materiale scritto, meno domande sorgeranno quando il tuo team di contenuti ha scadenze ravvicinate.

Suggerimento n. 4: definisci il successo

Un buon modello di governance dei contenuti non è statico. È in continua crescita e miglioramento e la perfezione non esiste. Ma sapere cosa vuoi ottenere e come si allinea ai tuoi obiettivi aziendali ti aiuterà a capire se sei sulla strada giusta.

L'utilizzo dei dati per analizzare i tuoi contenuti dopo la pubblicazione ti permetterà di capire quale tipo di content marketing raggiunge il tuo mercato target in modo più efficace e mostrerà quanto bene funziona il tuo modello.

Suggerimento n. 5: rimani flessibile

L'unica cosa certa nel mondo degli affari è quanto velocemente le cose possono cambiare. Sebbene il tuo modello di governance dei contenuti possa essere perfetto per la tua organizzazione, è importante rivederlo regolarmente per assicurarti che sia al passo con la crescita della tua azienda. E preparati ad apportare modifiche ogni volta che un cambiamento aziendale lo giustifica.

Se ti espandi in nuovi mercati internazionali, potresti dover aggiornare le tue linee guida editoriali. Oppure, se lanci una linea di prodotti rivolta a un nuovo pubblico, i tuoi standard di comunicazione o le linee guida del brand potrebbero cambiare. L'ambiente aziendale moderno e frenetico rende importante rimanere aggiornati sulla governance dei contenuti.

L'implementazione della governance dei contenuti è fondamentale per le organizzazioni di qualsiasi dimensione. Una volta definito il flusso di lavoro di base, sarà più facile pianificare, creare e promuovere contenuti che mettano in risalto il tuo brand e trasmettano il tuo messaggio in modo efficace!