Nell'era dei big data, avere le informazioni giuste può potenziare la tua attività. Ma troppo spesso, queste informazioni rimangono intrappolate in silos di dati, piccole riserve di informazioni nascoste in diversi reparti, sistemi o database. Questi silos di dati rendono difficile per i team lavorare insieme e vedere il quadro generale.
Prendi, ad esempio, il tuo team marketing. Potrebbero avere dati approfonditi su ciò che piace e non piace ai clienti. Ma se i tuoi team di vendita e assistenza clienti non possono accedere a queste informazioni, perderanno l'occasione di migliorare l'esperienza del cliente.
Il risultato? I tuoi team prendono decisioni senza conoscere a fondo i fatti, con conseguenti errori, sprechi di energie e mancate vendite. Per risolvere questo problema, devi identificare e rendere accessibili i silos di dati prima che abbiano un impatto sul successo dell'azienda. Scopriamo come funziona.
Come capire i silos di dati
I silos di dati sono come piccole isole di informazioni all'interno della tua azienda che non sono facili da raggiungere o condividere con altri team. Ad esempio, il team di sviluppo prodotti potrebbe utilizzare un software di gestione dei progetti che non è collegato alla piattaforma di dati dei clienti, bloccando potenzialmente l'innovazione e la crescita.
Oppure il tuo team di logistica potrebbe utilizzare uno strumento di tracciamento delle spedizioni che non si sincronizza con la pagina dello stato dell'ordine riservata al cliente. Pertanto, quando un cliente chiede informazioni sulla consegna, il team di assistenza non è in grado di fornirgli informazioni accurate e in tempo reale.
Perché i silos di dati sono un problema? Ecco diversi motivi:
- Scarsa condivisione delle informazioni: con i dati bloccati in silos, i team non possono condividere informazioni o lavorare bene insieme, il che significa che potrebbero ripetere le attività o perdere l'opportunità di poter fare meglio.
- Processo decisionale inaccurato: dati incompleti o obsoleti possono portare a decisioni sbagliate che rallentano la crescita e bloccano nuove idee sul nascere.
- Esperienze disgiunte dei clienti: Senza dati integrati, l'esperienza del cliente tra i diversi reparti potrebbe sembrare disconnessa.
- Uso inefficiente delle risorse: I silos di dati spesso significano che finisci per archiviare le stesse informazioni più di una volta, il che non è efficiente o conveniente a livello di costi.
- Aumento dei rischi per la sicurezza dei dati: i dati in silos sono più difficili da gestire e proteggere, aumentando il rischio di violazioni e mancata conformità.
In breve, i silos di dati creano una visione frammentata della tua attività, rendendo difficile lavorare in modo efficiente e rispondere alle esigenze dei tuoi clienti.
Perché si verificano i silos di dati?
I silos di dati non compaiono dal nulla. Spesso si sviluppano nel tempo a causa di fattori organizzativi, tecnologici e culturali. Sapere perché si verificano questi silos è il primo passo per eliminarli e costruire un business in cui i dati fluiscono liberamente. Esploriamo queste cause in modo più dettagliato.
Struttura organizzativa
La struttura della tua azienda può creare silos di dati. Diversi reparti potrebbero avere i propri metodi e sistemi per la gestione delle informazioni, rendendo difficile condividere i dati con gli altri team. Se la cultura aziendale non incoraggia la collaborazione, i team potrebbero non vedere nemmeno la necessità di condividere i propri dati in silos.
Limitazioni tecnologiche
A volte, gli strumenti tecnologici possono creare dei muri tra i team. Il tuo team di vendita potrebbe utilizzare un sistema per monitorare i clienti, mentre il marketing ne usa uno diverso per le campagne. Queste fonti di dati potrebbero non comunicare bene tra loro, con il risultato che le informazioni si bloccano anziché fluire liberamente attraverso piattaforme condivise.
Mancanza di governance dei dati
Quando non c'è un piano di governance dei dati chiaro, spesso si formano silos di dati. Ogni team potrebbe raccogliere e archiviare i dati a modo proprio, con il risultato di avere formati e definizioni non corrispondenti in tutta l'azienda. Senza controlli regolari per mantenere i dati puliti e aggiornati, la loro qualità diminuisce e le persone iniziano a fare affidamento solo sui dati di cui si fidano e che gestiscono autonomamente.
Crescita aziendale rapida
Con la rapida crescita delle aziende è facile che si creino dei silos di dati. Ad esempio, quando due aziende uniscono le forze, portano con sé i propri metodi di lavoro, compreso il modo in cui gestiscono i dati. Improvvisamente, le informazioni sono raddoppiate, ma le connessioni sono dimezzate. Ma anche se non si tratta di una fusione con un'altra azienda, una rapida crescita, come nuovi team o campagne, può complicare il processo di connessione dei dati.
I silos di dati rappresentano un problema per la tua attività?
I silo di dati ostacolano il potenziale della tua azienda. Non è sempre facile individuarli, ma ecco alcuni segnali evidenti che fanno pensare che i silos di dati potrebbero essere nascosti nella tua organizzazione.
- Mancanza di comunicazione: i team che hanno difficoltà a condividere informazioni o non sono sincronizzati potrebbero indicare che i dati non fluiscono liberamente tra i reparti.
- Lavoro duplicato: se i tuoi team svolgono le stesse attività separatamente, probabilmente non hanno accesso alle informazioni degli altri.
- Dati incoerenti: diversi reparti che segnalano numeri contrastanti per le stesse metriche suggeriscono una scarsa condivisione e standardizzazione dei dati.
- Difficoltà di accesso alle informazioni: se i dipendenti hanno difficoltà a ottenere i dati di cui hanno bisogno, la colpa potrebbe essere dei silos di dati.
- Processo decisionale inefficace: le decisioni basate su dati incompleti o obsoleti potrebbero significare che i tuoi team non stanno condividendo le informazioni tra loro.
- Reclami dei clienti: informazioni contrastanti o messaggi discordanti forniti ai clienti potrebbero essere dovuti a una scarsa condivisione dei dati tra i diversi reparti.
- Aumento dei costi IT: i silos di dati possono generare dati duplicati, che riempiono i sistemi di archiviazione e aumentano i costi IT.
Se uno di questi segnali ti sembra familiare, è il momento di analizzare attentamente i dati della tua azienda e capire dove migliorare.
Strumenti e tecnologie per aiutarti a risolvere il problema del silos di dati
Eliminare i silos di dati può sembrare un compito impegnativo, ma con gli strumenti e le tecnologie giuste diventa molto più gestibile. Ecco alcuni strumenti chiave che possono aiutare a prevenire o eliminare i silos di informazioni nella tua azienda.
Piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti
I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)centralizzano i dati dei clienti provenienti da punti di contatto digitali e offline. Ciò significa che team come vendite, marketing e assistenza clienti possono accedere agli stessi dati. Un sistema CRM aiuta i team a condividere le informazioni, migliorando l'esperienza del cliente, sia che si tratti di una visita al negozio, sia che si tratti di una chiamata al servizio di assistenza, sia che si tratti di un'interazione online.
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Soluzioni dati basate su cloud
Le soluzioni dati basate su cloud sono piattaforme online che archiviano e gestiscono i dati della tua azienda su server remoti anziché sui computer dell'ufficio. I tuoi team possono accedere alle informazioni nel cloud da qualsiasi luogo tramite una connessione internet. In questo modo, sia che lavorino in ufficio, a casa o in viaggio, possono ottenere facilmente i dati che li aiutano a svolgere il loro lavoro.
Strumenti di Master Data Management
Gli strumenti di master data management mantengono le tue importanti informazioni aziendali coerenti in tutti i tuoi sistemi. Garantiscono che le risorse di dati fondamentali come i nomi dei clienti, i dettagli dei prodotti e i dati dei fornitori siano coerenti. In questo modo, tutti nella tua azienda lavorano con informazioni accurate, indipendentemente dal reparto in cui lavorano.
Strumenti di governance dei dati
Gli strumenti di governance dei dati ti aiutano a stabilire e seguire le regole per la gestione dei dati all'interno dell'azienda. Consentono di verificare automaticamente la qualità dei dati, di vedere chi utilizza quali informazioni e di controllare chi può accedere a ciascun tipo di dati. Ciò aiuta a prevenire gli errori e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda nell'utilizzo delle informazioni aziendali.
Strumenti di collaborazione e comunicazione
Probabilmente la tua azienda usa già strumenti come app di messaggistica o piattaforme per videoconferenze. Sebbene questi strumenti non siano specificamente destinati alla gestione dei dati, sono comunque ottimi per aiutare i team a condividere le informazioni in modo più produttivo. Questi strumenti consentono a tutti di parlare facilmente con i colleghi di altri reparti, condividere ciò che sanno e lavorare insieme su progetti che prevedono l'utilizzo di dati.
Come identificare e risolvere i silos di dati
I silos di dati possono impedire ai tuoi team di lavorare bene insieme e rallentare la crescita della tua azienda. La buona notizia è che puoi trovare questi silos e risolvere il problema seguendo alcuni semplici passaggi. Ecco come.
Fase 1: eseguire un audit completo dei dati aziendali
Innanzitutto, devi sapere di quali dati disponi e dove si nascondono. Ciò significa esaminare ogni reparto e sistema della tua azienda.
Parla coi responsabili di ogni reparto o unità aziendale. Chiedi a questi leader aziendali che tipo di dati raccolgono e usano ogni giorno. Tengono traccia delle informazioni sui clienti, dei dati di vendita o delle prestazioni dei prodotti? Chiedi di mostrarti dove conservano tutte queste informazioni.
Quindi, esamina attentamente tutti i software e i sistemi utilizzati dall'azienda, dalla piattaforma di posta elettronica al software di contabilità. Fai un elenco di ogni strumento e del tipo di dati che contiene. Non dimenticare neanche i metodi della vecchia scuola. Alcuni team potrebbero ancora utilizzare fogli di calcolo Excel o file cartacei per tenere traccia di informazioni preziose.
Registra accuratamente tutto ciò che trovi. Durante questo processo, potresti rimanere sorpreso dalla quantità di dati in possesso della tua azienda e scoprire informazioni preziose che non sapevi esistessero.
Fase 2: individua i silos di dati e le relative cause
Identifica i silos di dati e le loro cause. Innanzitutto, confronta i dati di ogni reparto. Noti delle sovrapposizioni? Forse le vendite e il marketing tengono entrambi elenchi di clienti separati. O forse lo sviluppo prodotti dispone di feedback degli utenti che il servizio clienti non vede mai.
In seguito, bisogna approfondire il motivo dell'esistenza di questi silos di dati. Potresti scoprire sono dovuti a un software obsoleto che non si interfaccia bene con gli altri sistemi. O forse è perché alcuni team non hanno l'abitudine di condividere le proprie informazioni. A volte è semplice: un reparto non si rende conto che i suoi dati potrebbero essere utili ad altri.
Fase 3: definisci obiettivi chiari per la condivisione dei dati
Una volta individuato ogni silos di dati, prenditi un momento per fissare degli obiettivi per eliminarli. Inizia a pensare alle tue sfide aziendali più importanti.
Hai difficoltà a capire i tuoi clienti? Non riesci a prendere decisioni basate sui dati? Questi punti critici possono aiutarti a creare obiettivi realizzabili, come ad esempio:
- Migliorare il servizio clienti offrendo ai team di assistenza l'accesso allo storico delle vendite.
- Accelerare lo sviluppo del prodotto condividendo i feedback dei clienti tra i team.
- Aumentare le vendite dando al team vendite l'accesso ai dati delle campagne di marketing.
Richiedere il contributo da parte del proprio team durante questo processo. Potrebbero individuare opportunità che non sono state considerate. Inoltre, quando le persone si sentono coinvolte nella definizione degli obiettivi, è più probabile che lavorino sodo per raggiungerli.
Fase 4: implementa un quadro di governance dei dati
In questa fase, dovrai stabilire delle regole di base per la gestione dei dati da parte della tua azienda. Non preoccuparti, non è così complicato come sembra.
Puoi pensare a un quadro di governance dei dati come a un manuale per le informazioni della tua azienda. Definisce chi è responsabile di quali dati, come gestirli e chi li può usare.
Inizia scegliendo un team che supervisioni i tuoi dati. Potrebbe trattarsi di un insieme di persone provenienti dall'IT, management e altri reparti. n alternativa, si può creare un team dedicato alla governance dei dati con data scientist, steward e custodian.
Successivamente, definisci alcune linee guida di base per:
- Qualità: stabilisci degli standard per l'aspetto dei dati validi, ad esempio completi, accurati e aggiornati.
- Archiviazione: scegli uno spazio di archiviazione dei dati, come software specifici, database o cloud.
- Etichettatura: crea un sistema per denominare ed etichettare i dati. Ad esempio, tutti i dati dei clienti potrebbero iniziare con CUST.
- Accesso: determina chi può visualizzare e utilizzare ogni tipo di dati. Prendi in considerazione la possibilità di impostare livelli di accesso ai dati per le informazioni sensibili.
- Aggiornamenti: imposta regole su quanto spesso controllare e aggiornare i dati, ad esempio ogni mese o trimestralmente.
- Sicurezza: crea regole per proteggere i tuoi dati da accessi non autorizzati o violazioni. Ciò potrebbe includere la crittografia dei dati sensibili o l'impostazione dell'autenticazione a più fattori.
Una volta che hai il tuo quadro, condividilo con tutti. Spiega perché è importante e come semplificherà il vostro lavoro. Potrebbe essere necessario formare le persone su queste nuove regole.
Fase 5: utilizza la tecnologia per migliorare l'integrazione dei dati
Ora concentrati sulla selezione e sulla configurazione degli strumenti tecnologici per l'integrazione dei dati. Per prima cosa, esamina i sistemi che già utilizzi. A volte, un semplice aggiornamento o componente aggiuntivo può collegare i programmi software senza dover ricorrere a nuovi strumenti.
Esplora gli strumenti di integrazione dei dati se i tuoi sistemi attuali non funzionano bene insieme. Questi strumenti sono specializzati nello spostare i dati da diversi luoghi e nel combinarli in un unico sistema.
Prendi in considerazione un data lake o un data warehouse se tratti molti tipi di dati diversi.
- I data lake memorizzano tutti i tuoi dati grezzi insieme, indipendentemente dal formato.
- I data warehouse archiviano dati elaborati e organizzati in modo che siano pronti per l'analisi e il reporting dei dati.
Potresti aver bisogno dell'aiuto di esperti informatici per impostare il tutto. Non c'è problema: vale la pena di fare le cose per bene.
Fase 6: promuovi la collaborazione tra i diversi reparti
Potresti avere tutti i migliori sistemi di gestione dei dati al mondo, ma non ti aiutano se i tuoi team non parlano tra loro. Quindi, è importante incoraggiare una comunicazione continua tra i team.
Potresti fare così:
- Organizzare riunioni regolari tra i vari reparti della tua azienda
- Favorire la collaborazione interfunzionale che porta diversi team a lavorare verso un obiettivo comune
- Creare spazi fisici o virtuali in cui le persone possano chiacchierare e condividere facilmente le idee
- Incoraggiare il job shadowing o gli scambi di ruolo a breve termine per aiutare i team a capire il lavoro degli altri
Ricorda, cambiare abitudini richiede tempo. Sii paziente e continua a incoraggiare le persone a lavorare insieme. Noterai un vero cambiamento nel modo in cui la tua azienda affronta la condivisione dei dati.
Integra i dati per unificare la tua organizzazione
L'integrazione dei dati non è solo una soluzione tecnologica o culturale: è una trasformazione aziendale. Colleghi i tuoi sistemi e i tuoi team e crei un'organizzazione unificata che lavora in modo più intelligente, veloce ed efficace. Elimina quei silos oggi e guarda la tua azienda raggiungere nuovi traguardi.