Come scrivere un’email di risposta automatica

Che cos’è un’email di risposta automatica?

Un’email di risposta automatica, nota anche come messaggio fuori sede o messaggio di assenza, è una risposta pre-scritta e automatica che notifica alle persone la propria assenza dal lavoro.

Se non lavori per qualche giorno o per un periodo di tempo prolungato, un messaggio di risposta automatica è considerato una pratica standard. Consente di evitare qualsiasi fraintendimento e lascia una buona impressione ai tuoi soci in affari.

Quando dovresti utilizzare un’email di risposta automatica?

Una risposta immediata è una dimostrazione di buona fede, specialmente quando stai cercando di stupire i clienti. Tuttavia, non è sempre possibile rispondere subito alle email. Per quanto si possa essere dediti al lavoro, abbiamo comunque bisogno di prenderci un po’ di tempo per noi stessi o di occuparci di altre responsabilità di tanto in tanto. La cosa migliore da fare in questa situazione è scrivere un’email di risposta automatica ponderata e concisa.

Come regola generale, è consigliabile utilizzare le email di risposta automatica se prevedi di rispondere in ritardo alle email.

Di seguito sono illustrate alcune situazioni comuni in cui puoi ricorrere a una risposta automatica: Appuntamenti

• Uscita anticipata dall’ufficio
• Una giornata di ferie
• Vacanze
• Viaggio di lavoro
• Congedo per motivi di salute
• Congedo per maternità
• Permessi
• Ogni volta che non hai accesso alle email o accesso limitato a Internet

Ovviamente, non devi necessariamente limitare i messaggi di risposta automatica al luogo di lavoro. Prova a usarli anche nella tua vita quotidiana. Scopri quali vantaggi possono offrire le risposte automatiche per le email personali in confronto con quelle lavorative.

Cosa devi includere in un’email di risposta automatica?

Un’email di risposta automatica efficace deve presentare informazioni dirette e concise. Deve soddisfare la persona che tenta di raggiungerti fino al tuo ritorno, fornendo un motivo per la tua assenza oppure indicando un’altra persona da contattare.

Di seguito sono riportati i componenti essenziali da includere nei messaggi di risposta automatica.

Motivo dell’assenza

Pur non essendo necessario includere il motivo esatto della tua assenza, una rapida menzione può aiutare i tuoi clienti e colleghi a capire se potresti controllare saltuariamente le email o se non controllerai la posta in arrivo. Può anche rendere più personale la risposta automatica e offrire uno spunto di conversazione per quando tornerai in ufficio.

In generale, scrivi un messaggio semplice menzionando brevemente se sei in ferie, in malattia o se la tua azienda è chiusa per un giorno festivo.

Durata dell’assenza

Le risposte automatiche che non includono la durata dell’assenza sono incomplete. Se i tuoi clienti aziendali non sanno le date esatte in cui non stai lavorando, potrebbero inviarti più email, complicando la tua organizzazione e creando difficoltà nel trovare la loro richiesta originaria nella tua casella di posta in arrivo.

Controlla il messaggio automatico per assicurarti che contenga una data di fine o un periodo di tempo chiaro. Fai sapere ai tuoi contatti quando possono aspettarsi una risposta.

Punto di contatto

Talvolta, la persona che ti contatta avrà bisogno di assistenza immediata. Fai in modo che ottenga l’aiuto che le serve includendo un elenco di contatti per diverse questioni urgenti. Fornisci i nomi, gli indirizzi email e le posizioni lavorative dei colleghi che sono disponibili a coprirti in tua assenza. Ricorda di fornire loro tutte le informazioni e i documenti di cui hanno bisogno per aiutarti.

Se sei disponibile a rispondere ad alcune domande quando non ti trovi in ufficio, ma non desideri tenere sempre acceso il computer, potresti scrivere il tuo numero di cellulare nel messaggio di risposta automatica.

Cosa fare e cosa evitare con le email di risposta automatica

Potrebbe essere necessario scrivere alcune bozze prima di trovare il messaggio perfetto da inviare quando non puoi rispondere alle email. Tuttavia, ci sono alcune cose da fare e da evitare per renderlo il più efficace e utile possibile.

Segui queste regole per migliorare i tuoi messaggi automatici.

Cosa fare per le risposte automatiche via email

• Mostra educazione e professionalità: il tono dei tuoi messaggi automatici deve essere sempre educato e professionale. Se il messaggio è rivolto ai clienti, fai in modo di mostrarti dispiaciuto di non poter rispondere.
• Mostra chiarezza e concisione: Non aver paura di mostrare chiarezza e concisione nei messaggi automatici. Ad esempio, la persona che ti contatta non deve necessariamente sapere dove stai andando in vacanza. Concentrati sulle date esatte in cui non lavorerai e sui tuoi contatti di riferimento. Se necessario, metti in grassetto o evidenzia queste informazioni.
• Fai tutto il possibile: mostra che desideri fornire aiuto anche in tua assenza. Per i tuoi colleghi, includi un elenco di link interni importanti. Per i tuoi clienti, offri offerte e promozioni speciali di cui possono approfittare.

Cose da evitare per le risposte automatiche via email

• Prendere impegni senza serietà: non promettere di controllare le tue email o altri messaggi mentre sei in vacanza se non hai intenzione di farlo. Non impegnarti nemmeno a rispondere non appena torni in ufficio, qualora tu abbia molto lavoro da recuperare. Creare delle aspettative può portare potenzialmente a più problemi.
• Includere un collega che non ha accettato di aiutare: non elencare un collega come contatto di emergenza se non ha accettato di aiutare. Questo potrebbe spiazzare sia il collega che la persona che ti invia un’email, facendoti sembrare negligente e non professionale.
• Promettere una risposta immediata dai tuoi colleghi: allo stesso modo, anche se il collega accetta di aiutare, non fargli prendere l’impegno di rispondere immediatamente. Oltre ad aiutare te, deve anche occuparsi del proprio lavoro.

Esempi di email con risposta automatica

Se ti stai domandando come sia una buona email di risposta automatica, dai un’occhiata ai seguenti esempi. Puoi utilizzarli come modelli di email per le tue risposte automatiche. In generale, considera sempre chi riceverà il tuo messaggio automatico e personalizza la tua risposta.

Esempio 1

Gentile [Nome],

grazie per la tua email. Non sarò in ufficio per una vacanza in famiglia dal [data di inizio] al [data di fine]. In questo periodo, avrò accesso limitato alle email e non potrò rispondere al tuo messaggio fino al mio ritorno.

Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta [nome e informazioni di contatto di un collega che può aiutarti].

Grazie per la comprensione, e sarò lieto di risponderti al mio ritorno.

[La formula di chiusura di tua scelta],

[Il tuo nome]

Esempio 2

Ciao team,

oggi non sono in ufficio e non ho accesso alle email, [data], per via di un imprevisto che richiede la mia immediata attenzione. Tornerò in ufficio domani e mi scuso per eventuali inconvenienti che ciò potrebbe causare.

In caso di problemi urgenti, contattate [nome e informazioni di contatto di un collega che può aiutare] per ricevere assistenza.

Grazie per la comprensione.

[Formula di chiusura],

[Il tuo nome]

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