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Come scrivere un'email di risposta automatica

Le email di risposta automatica fanno sapere ai clienti che sei fuori sede. Con una risposta automatica ben formulata, si mantiene un buon servizio clienti in ogni momento.

Una comunicazione chiara e tempestiva è alla base di qualsiasi relazione di successo. Lo stesso si può dire per le relazioni sul posto di lavoro con clienti, clienti e colleghi.

Se hai intenzione di assentarti dall'ufficio, anche solo per pochi giorni, è fondamentale impostare un messaggio email di risposta automatica. Non solo può aiutarti a rimanere professionale in tua assenza, ma può anche risolvere questioni urgenti che richiedono un'attenzione immediata.

Quindi, quali informazioni dovresti includere nella tua email fuori sede e quando dovresti usarne una? In questo articolo ti guideremo passo dopo passo nel processo di scrittura di un messaggio fuori ufficio efficace.

Cos'è un'email di risposta automatica?

Un'email di risposta automatica, nota anche come messaggio di assenza dall'ufficio, messaggio OOO o messaggio di assenza, è una risposta automatica pre-impostata che avvisa le persone della tua assenza dal lavoro.

Che tu sia assente solo per pochi giorni o per un lungo periodo di tempo, inviare un messaggio fuori sede è considerata una pratica standard. Elimina qualsiasi dubbio e lascia una buona impressione ai tuoi colleghi e collaboratori.

Come le email di risposta automatica informano i mittenti della tua assenza

Le email di risposta automatica sono messaggi automatici che informano immediatamente i mittenti in merito alla tua assenza. Una volta impostate, queste email inviano una conferma immediata, informando il mittente che al momento sei assente e indicando quando potresti essere disponibile a rispondere.

Questo è particolarmente utile durante le vacanze o i viaggi di lavoro, poiché garantisce un flusso di comunicazione senza intoppi e stabilisce aspettative chiare. Aiuta a mantenere i rapporti professionali anche quando si è fuori dall'ufficio.

Impostare la risposta automatica in Gmail

Per configurare una risposta automatica in Gmail, segui questi semplici passaggi. Innanzitutto, vai alle impostazioni di Gmail cliccando sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e seleziona "Visualizza tutte le impostazioni".

Abilita il risponditore automatico

Scorri verso il basso fino alla sezione "Risponditore automatico". Qui puoi attivare la funzionalità di risposta automatica selezionando "Attiva risponditore automatico".

Componi il tuo messaggio

Inserisci la data di inizio, la data di fine e il messaggio che vuoi inviare mentre sei via. Assicurati che il messaggio sia chiaro e fornisca informazioni essenziali come la durata dell'assenza e i metodi di contatto alternativi.

Una volta completato, clicca su "Salva modifiche" in fondo alla pagina. La tua risposta automatica è ora impostata!

Impostare la risposta automatica in Microsoft Outlook

Configurare una risposta automatica in Microsoft Outlook è un processo semplice che assicura che i contatti siano informati della tua assenza. Segui questi passaggi per la configurazione:

Accedi alle risposte automatiche

Vai al menu "File" e seleziona "Risposte automatiche". Se vedi "Assistente fuori sede", fai clic su questa opzione.

Abilita le risposte automatiche

Seleziona l'opzione "Invia risposte automatiche". Puoi specificare l'intervallo di date in cui sarà attiva la risposta automatica. Inserisci le date di inizio e fine.

Componi il tuo messaggio

Scrivi il messaggio di assenza, assicurandoti che includa il motivo dell'assenza, la durata e un contatto alternativo, se necessario. Mantieni il messaggio conciso e professionale.

Una volta completati questi passaggi, clicca su "OK" per attivare la risposta automatica.

Quando usare le email di risposta automatica

Le email di risposta automatica sono strumenti utili per mantenere la comunicazione quando non sei disponibile. Possono essere utilizzati in situazioni come le vacanze, il congedo medico oppure ogni volta che la risposta potrebbe subire ritardi.

Impostando una risposta automatica, dimostri professionalità e mantieni informati i tuoi contatti.

Le risposte automatiche possono essere utilizzate in vari scenari:

  • Appuntamenti
  • Fine anticipata della giornata di lavoro
  • Ferie e permessi
  • Vacanza
  • Viaggi di lavoro
  • Congedo medico
  • Congedo di maternità
  • Periodi sabbatici
  • Accesso limitato a Internet

Considera di usare le risposte automatiche non solo in contesti professionali, ma anche per le email personali, al fine di gestire efficacemente le comunicazioni.

Cosa si dovrebbe includere in un'e-mail di risposta automatica?

Un messaggio out-of-office di successo è ricco di informazioni utili, ma dritte al punto. Deve soddisfare la persona che cerca di contattarti fino a quando non torni, sia che fornisca un motivo per la tua assenza, sia che offra un'altra persona da contattare.

Ecco i componenti essenziali che dovresti includere nei tuoi messaggi OOO.

Motivo dell'assenza

Anche se non è necessario includere il motivo esatto della tua assenza, una breve menzione può aiutare i tuoi clienti e colleghi a valutare se sarei presente periodicamente o completamente assente. Inoltre, può far sì che la tua risposta fuori ufficio sia più personale e ti fornisca un argomento di conversazione per il tuo ritorno.

Nel complesso, sii semplice menzionando brevemente se sei in vacanza, in malattia o se la tua azienda è semplicemente chiusa per una vacanza di lavoro.

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Durata dell'assenza

Le risposte automatiche che non includono la durata dell'assenza o la data di ritorno sono incomplete. Se i tuoi collaboratori non conoscono le date esatte della tua assenza, potrebbero inviarti più email, rendendo più difficile per te rimanere organizzato/a e trovare la loro richiesta originale nella tua casella di posta.

Controllate che il tuo messaggio OOO indichi chiaramente l'intervallo di tempo o la data di fine. Fai sapere ai tuoi contatti quando possono aspettarsi una risposta.

Punto di contatto

A volte, la persona che ti contatta avrà bisogno di assistenza immediata. Assicurati che ricevano l'aiuto di cui hanno bisogno includendo un elenco di contatti per diverse questioni urgenti. Fornisci i nomi, gli indirizzi email e le posizioni dei colleghi che sono disposti a coprirti in caso di assenza. Ricordate di preparare tutte le informazioni e i documenti di cui hanno bisogno per aiutarti.

Se sei disposto/a a rispondere ad alcune domande mentre non ci sei, ma non vuoi tenere il computer sempre acceso, prendi in considerazione l'idea di fornire il tuo numero di cellulare nel messaggio out-of-office.

Cosa fare e cosa non fare nelle email di risposta automatica

Potrebbero essere necessarie alcune bozze prima di trovare il messaggio fuori ufficio perfetto. Tuttavia, ci sono alcuni consigli e accorgimenti che puoi seguire per renderlo il più efficace e utile possibile.

Segui queste regole d'oro per portare i tuoi messaggi OOO a un livello superiore.

Cosa fare con le risposte automatiche alle email

  • Messaggio educato e professionale: il tono dei messaggi fuori sede deve essere sempre gentile e professionale. Se si tratta di clienti e committenti, è necessario mostrare dispiacere.
  • Messaggio chiaro e conciso: non avere paura di scrivere messaggi fuori sede chiari e concisi. La persona che ti contatta non ha necessariamente bisogno di sapere dove vai in vacanza. Concentrati sulle date esatte in cui non lavori e sui tuoi contatti. Metti in grassetto o evidenzia queste informazioni, se necessario.
  • Fai uno sforzo in più: dimostra che vuoi essere di aiuto anche durante la tua assenza. Per i tuoi colleghi, includi una lista di link interni importanti. Proponi ai clienti promozioni e offerte speciali di cui possono usufruire.

Cosa non fare con le risposte automatiche alle email

  • Prendere impegni a vuoto: non promettere di controllare le email o altri messaggi in vacanza se non hai intenzione di farlo. Se avrai un accesso limitato alle email, non impegnarti a rispondere appena torni in ufficio, nel caso in cui tu abbia molto da recuperare. Stabilire delle aspettative può potenzialmente portare a maggiori problemi in futuro.
  • Includere colleghi che non si sono offerti di aiutare: non inserire l'indirizzo email di contatto di qualcuno che non ha accettato di aiutarti. Rischi di prendere alla sprovvista sia i colleghi che la persona che ti invia un'email, facendoti sembrare negligente e poco professionale.
  • Promettere una risposta immediata da parte dei colleghi: allo stesso modo, anche se i colleghi accettano di aiutare, non impegnarli a rispondere immediatamente. Ricorda che, oltre al loro lavoro, stanno prendendo in carico anche il tuo.

Scarica degli esempi di modelli di email out-of-office

Sebbene i suggerimenti che abbiamo fornito finora siano utili, può essere utile capire come si presenta un buon messaggio fuori ufficio.

La nostra raccolta di messaggi fuori sede è progettata per aiutarti a comunicare la tua assenza in modo professionale ed efficace.

Comunica la tua assenza in modo professionale

Non lasciare il tuo team in sospeso. Scarica i nostri template di email fuori sede per comunicare chiaramente la tua assenza e assicurarti che il tuo team sia informato.

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Tipi di email di risposta automatica

Le email con risposta automatica possono aiutare a mantenere l'efficienza della comunicazione in vari scenari aziendali. Dalla gestione delle aspettative durante la tua assenza alla risposta alle richieste dei clienti, questi messaggi automatici svolgono un ruolo cruciale nella comunicazione professionale.

Risposte automatiche fuori sede

Le risposte automatiche fuori sede sono fondamentali per mantenere una comunicazione professionale anche quando non sei al lavoro. Questi messaggi in genere includono le date di assenza, la data di ritorno e un contatto alternativo per questioni urgenti.

Un messaggio fuori ufficio ben strutturato assicura che i mittenti siano informati della tua indisponibilità e aiuta a gestire le loro aspettative di risposta.

Risposte automatiche dell'assistenza clienti

Le risposte automatiche dell'assistenza clienti sono risposte immediate inviate ai clienti quando questi ultimi presentano una domanda o un ticket di supporto. Questi messaggi confermano che il team di supporto ha ricevuto la richiesta, forniscono un tempo di risposta stimato e possono includere collegamenti a domande frequenti o risorse di auto-aiuto.

Questo tipo di risposta automatica aiuta a definire le aspettative e può potenzialmente risolvere i problemi prima che un agente di supporto intervenga.

Risposte automatiche "Grazie per averci contattato"

Le risposte automatiche di tipo "Grazie per averci contattato" vengono inviate immediatamente dopo che un cliente si è rivolto a noi tramite un modulo di contatto o un'e-mail.

Questi messaggi confermano la ricezione della comunicazione del cliente, esprimono gratitudine per il suo interesse e spesso forniscono informazioni su quando può aspettarsi di ricevere una risposta più dettagliata. Questo tipo di risposta automatica aiuta a creare fiducia nei clienti, assicurando che il loro messaggio non finisca nel vuoto.

Risposte automatiche di conferma dell'iscrizione alla newsletter

Le risposte automatiche di conferma dell'iscrizione alla newsletter vengono inviate agli utenti che si sono appena iscritti a una mailing list. In genere, questi messaggi confermano l'iscrizione, danno il benvenuto al nuovo abbonato e possono includere informazioni sul tipo di contenuti da aspettarsi e sulla loro frequenza.

Alcuni possono anche includere una call-to-action per impegnarsi immediatamente con il brand o offrire una promozione speciale "di benvenuto".


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