Uno dei fattori più importanti per il successo aziendale è la velocità con cui un'azienda può progettare, pianificare, produrre e consegnare un prodotto. Il panorama aziendale cambia rapidamente e più un'azienda può essere agile e reattiva, maggiori sono le possibilità di successo.
Il lead time è uno dei modi più utili per comprendere e migliorare le operazioni aziendali e il servizio clienti. Questo articolo esplora cos'è il lead time, quali fattori influiscono sul lead time, come calcolare il lead time e alcuni suggerimenti per abbreviarlo per la massima efficienza e soddisfazione del cliente.
Che cos'è il lead time?
Il lead time è il tempo che intercorre tra l'avvio di un processo e il suo completamento. Esistono molti tipi diversi di lead time nel mondo degli affari, inclusi i lead time dei materiali, i lead time effettivi degli ordini e i lead time cumulativi. Il tipo su cui dovresti concentrarti dipende dalla natura della tua attività e da quale parte del tuo processo vuoi valutare.
Il lead time è correlato al tempo di ciclo, un altro parametro per misurare l'efficienza. Il tempo di ciclo è una componente del lead time e include solo il tempo in cui viene effettivamente svolto il lavoro per completare un ordine. Non include altri importanti componenti del lead time come i tempi di stoccaggio e i ritardi di produzione.
Perché un breve lead time è importante
Assicurarsi che la tua azienda abbia i lead time più brevi possibili è fondamentale per garantire l'efficienza delle operazioni e la soddisfazione dei clienti. Ridurre il tempo necessario per eseguire parti fondamentali del processo, come il tempo che intercorre tra l'immissione dell'ordine e la consegna del prodotto, ha molti vantaggi.
Soddisfazione del cliente
Lead time più brevi aiutano a soddisfare le aspettative dei clienti in termini di servizio rapido, tempi di attesa minimi e consegne veloci. Essere in grado di evadere gli ordini e consegnare i prodotti entro la data prevista aiuta a costruire la reputazione della tua azienda per un servizio rapido e di qualità e aiuta a promuovere la fedeltà e la soddisfazione dei clienti.
Vantaggio competitivo
Sai che i tuoi clienti hanno molte opzioni. Assicurarsi che il lead time sia il più breve possibile dà alla tua azienda un vantaggio rispetto alla concorrenza. Può significare tempi di elaborazione degli ordini più rapidi o un processo di produzione più rapido.
Un lead time più breve consente inoltre alla tua azienda di essere più flessibile e reattiva alle esigenze dei clienti, alle tendenze in evoluzione e alle condizioni di mercato. Questa agilità è positiva per te, i tuoi clienti e il tuo vantaggio competitivo in un mercato in cui anche un giorno o due possono fare la differenza.
Maggiore flessibilità e reattività
Con lead time più brevi, la tua azienda può adattarsi a ritardi imprevisti. La possibilità di apportare modifiche ai tempi di pre-elaborazione degli ordini, alla gestione della catena di approvvigionamento o ad altri fattori significa che puoi reagire rapidamente quando si presentano problemi come interruzioni della spedizione o guasti alle attrezzature. Inoltre, aumenta la tua capacità di prendere decisioni rapide e rimanere competitivi.
Migliore gestione del flusso di cassa
Lead time più brevi possono anche ridurre i costi. Ad esempio, non avrai bisogno di tenere a portata di mano tanto inventario per soddisfare la domanda immediata dei clienti, riducendo così al minimo la quantità di fondi che dovrai vincolare nei costi di stoccaggio.
Lead time più brevi possono anche ridurre i costi. Ad esempio, non avrai bisogno di tenere a portata di mano tanto inventario per soddisfare la domanda immediata dei clienti, riducendo così al minimo la quantità di fondi che dovrai vincolare nei costi di stoccaggio.
Inoltre, un processo più efficiente significa che un'azienda può convertire risorse come le materie prime in prodotti finiti e quindi aumentare i ricavi più rapidamente. Ciò migliora l'efficienza finanziaria della tua azienda. I lead time più brevi hanno anche un impatto significativo sulla gestione dei progetti e sulla pianificazione finanziaria poiché le aziende possono allocare risorse in base alla domanda in tempo reale. Ciò rende la struttura del flusso di cassa più prevedibile ed efficiente.
Efficienza migliorata
Il calcolo dei lead time per qualsiasi parte del tuo processo ti consente di vedere opportunità di maggiore efficienza. Ad esempio, se i lead time della catena di fornitura sono più lenti del previsto, può essere utile concentrarsi su quella parte del processo. Inoltre, può essere utile definire un lead time massimo per qualsiasi parte del processo per la quale stai cercando di migliorare l'efficienza, dandoti un obiettivo da raggiungere e un modo per misurare i progressi.
Tipi comuni di lead time
Ci sono tanti tipi di lead time quanti sono i componenti dei processi di vendita, produzione o evasione ordini. Ecco alcuni dei tipi più comuni.
Lead time di produzione
Il lead time di produzione si riferisce al tempo necessario per completare la produzione di un prodotto, dal momento in cui tutti i materiali sono disponibili fino al prodotto finito stesso. Questo è anche chiamato lead time di fabbricazione.
Il lead time di produzione ha un effetto su molte altre parti della gestione di un'azienda, tra cui la gestione dell'inventario e la pianificazione operativa. Ridurre i tempi di produzione e fabbricazione può consentire alla tua azienda di evadere gli ordini in modo più efficiente e rispondere più rapidamente alle richieste del mercato.
Lead time del cliente
Il lead time del cliente è il tempo che intercorre tra il momento in cui un cliente effettua un ordine e il momento in cui riceve il prodotto o il servizio, incluse spedizione e consegna. Prestare attenzione ai lead time dei clienti della tua azienda è un buon modo per assicurarti di soddisfare le aspettative dei clienti e fornire il miglior servizio possibile.
Esistono numerosi fattori che influiscono sui lead time del cliente, inclusi i tempi di elaborazione degli ordini, i programmi di produzione e i problemi della catena di fornitura. Inoltre, la comunicazione può giocare un ruolo fondamentale sia per aiutare a gestire i ritardi dei lead time interni che le aspettative dei clienti.
Lead time degli ordini
Il lead time degli ordini è correlato al lead time del cliente, ma include solo il periodo di tempo compreso tra il momento in cui un ordine viene effettuato e quando viene evaso dal venditore, escluse le spese di spedizione e consegna, che spesso vengono eseguite da un servizio di terze parti. Sebbene il lead time del cliente sia parzialmente fuori dal tuo controllo, il lead time degli ordini è un'area in cui le aziende possono valutare le proprie prestazioni e ridurre i lead time in diversi modi.
Due importanti tipi di lead time degli ordini sono il lead time dell'ordine richiesto (ROLT), il tempo in cui il cliente richiede di ricevere l'ordine, e il lead time dell'ordine confermato (COLT), il tempo che intercorre tra il momento in cui un fornitore conferma un ordine e la data di consegna dell'ordine. Se il COLT supera il ROLT, è possibile che non si soddisfino le aspettative dei clienti e questa è una buona occasione per istituire processi più efficienti.
Altri tipi di lead time
I tipi di lead time rilevanti per te variano a seconda della natura della tua attività. Di seguito ne elenchiamo alcuni che potresti prendere in considerazione per ottimizzare le operazioni commerciali e il servizio clienti.
Lead time di progettazione
Il lead time di progettazione è il tempo necessario per completare la progettazione, lo sviluppo e la produzione di un prodotto. Include tutto, dall'idea iniziale del prodotto fino alle fasi finali di produzione. Le aziende che creano e fabbricano i propri prodotti dovrebbero essere consapevoli dei lead time di progettazione, poiché ciò può influire sulla loro capacità di consegnare i prodotti, immagazzinare l'inventario ed evadere gli ordini in modo tempestivo.
Lead time di approvvigionamento
Il lead time di approvvigionamento è il tempo necessario per acquisire i beni o i servizi necessari. Include ogni parte del processo di approvvigionamento, inclusa la scelta dei fornitori, la negoziazione, l'immissione degli ordini e la consegna. Sebbene l'approvvigionamento stesso sia solo una parte del processo di produzione, è un tipo di lead time importante da tenere a mente. Alcune parti potrebbero essere fuori dal tuo controllo perché si basa su fornitori esterni, ma è importante assicurarti di avere una buona comunicazione e lavorare con fornitori che si concentrano sull'ottimizzazione dei lead time all'interno delle proprie organizzazioni.
Come calcolare il lead time
Il calcolo del lead time può aiutare a monitorare l'efficienza dei processi aziendali e facilitare la gestione dei progetti. Per utilizzare la formula del lead time, determina innanzitutto il tipo di lead time che ti interessa. Quindi somma semplicemente il tempo impiegato in ciascuna fase del processo. È possibile ottenere un lead time complessivo osservando la data di inizio e di fine del processo o sommando il tempo per ogni fase.
Il confronto dei lead time medi di periodi di tempo diversi può aiutarti a identificare le opportunità di miglioramento o determinare se potrebbero esserci cose che hanno rallentato i tuoi processi.
Fattori che influenzano il lead time
Sebbene ci siano molte cose che possono influenzare i lead time, di seguito sono riportati alcuni fattori comuni che dovresti tenere a mente quando esamini tutti i componenti del lead time e trovi problemi che potrebbero portare a ritardi.
Eventi naturali
Eventi atmosferici e disastri naturali come inondazioni, terremoti o uragani possono avere effetti importanti su tutti i tipi di lead time. Questi eventi influenzano le catene di approvvigionamento e le infrastrutture, aumentando i tempi di produzione e causando ritardi nei trasporti.
Anche se può essere impossibile prevedere quando si verificherà un evento naturale, dovresti presumere che la tua azienda dovrà affrontare questo tipo di interruzione di tanto in tanto e pianificare di conseguenza.
Puoi preparare catene di approvvigionamento alternative, diversificare i produttori con cui lavori e assicurarti che i tuoi sistemi di inventario e logistica siano all'altezza di gestire eventi imprevedibili. Pianificare in anticipo e riflettere sui possibili scenari aiuterà a mettere in atto piani per ridurre i lead time in caso di disastri naturali.
Errore umano
Anche se gran parte del processo di approvvigionamento, produzione e vendita è automatizzato, ci sono comunque degli esseri umani coinvolti nel processo. L'errore umano è inevitabile e può contribuire ai ritardi nei lead time in diversi modi, tra cui errori di comunicazione, di procedura e di registrazione.
Inoltre, i dipendenti scarsamente formati o privi delle competenze necessarie possono avere un effetto significativo sulla gestione dei lead time. È anche possibile che i dipendenti si sentano sovraccarichi di lavoro o che un luogo di lavoro abbia pochi lavoratori addetti a un determinato compito, e questo comporta dei ritardi. Assicurarsi di risolvere le carenze nel processo e nel modo in cui i dipendenti vengono formati e gestiti può aiutare a ridurre i lead time e a migliorare la soddisfazione dei clienti.
Complessità della catena di approvvigionamento
Le catene di approvvigionamento coinvolgono più elementi come fornitori, sedi e processi. Un ritardo in qualsiasi punto del sistema può rallentare tutto. I ritardi possono derivare da problemi di trasporto, problemi di gestione dell'inventario e difficoltà nel coordinare tutto. Quanto più puoi fare per semplificare la tua catena di fornitura attraverso una migliore comunicazione e trasparenza dei processi può contribuire a ridurre l'effetto sui tempi di consegna.
Dimensioni e frequenza degli ordini
Il lead time può anche essere influenzato dalla dimensione e dalla frequenza degli ordini. Ha senso che ordini di grandi dimensioni possano causare lead time più lunghi se il volume maggiore richiede più risorse o materie prime, portando a un ritardo nella fornitura. Inoltre, i tempi di produzione potrebbero risentirne se la capacità produttiva è limitata. Spesso è più economico produrre ordini più grandi, ma sfruttare questa economia di scala può anche significare ritardi in alcuni elementi del processo o nel lead time cumulativo.
Allo stesso modo, la frequenza degli ordini può influire sui lead time. Effettuare ordini più spesso o suddividere ordini di grandi dimensioni in lotti più piccoli significa che la maggior parte delle parti del processo può essere più reattiva, riducendo i ritardi. Tuttavia, un gran numero di ordini più piccoli può essere meno efficiente e richiedere una maggiore gestione logistica.
Trovare il giusto equilibrio tra dimensione e frequenza degli ordini per la tua azienda può richiedere tentativi ed errori, ma lo sforzo vale la pena per ridurre al minimo i lead time.
Trasporti e logistica
A meno che la tua attività non operi interamente in modo virtuale, i trasporti e la logistica avranno un ruolo nel determinare i lead time e nella consegna di un prodotto finito ai tuoi clienti. Questa parte del processo è soggetta a numerose interruzioni impreviste. Inoltre, una cattiva pianificazione e gestione delle scorte può far sì che i tempi di trasporto, e quindi il lead time totale, siano più alti del necessario. Le spedizioni internazionali devono affrontare le ulteriori sfide delle procedure doganali e di spedizione all'estero, tra cui tempi e costi adeguati per l'elaborazione della documentazione.
Domanda stagionale
Molte aziende sperimentano periodi di punta come le vacanze, il rientro a scuola o la stagione dei viaggi estivi. Ciò può aumentare la domanda di prodotti in determinati periodi dell'anno e rendere più difficili la produzione, i tempi di spedizione e l'evasione degli ordini, con conseguenti lead time più lunghi della media.
Pianificare in anticipo queste stagioni può aiutare a evitare ritardi nei lead time. Mantenere la flessibilità e integrare una domanda più elevata nella strategia di gestione del progetto può aiutare a ridurre sia il lead time complessivo che i vari componenti del lead time.
Allo stesso modo, sapere quando la tua attività ha in genere una stagione più lenta può aiutarti ad adeguare i piano di produzione e la gestione dell'inventario in modo da non avere scorte aggiuntive e i costi aggiuntivi ad esse associati.
Cinque modi per ridurre i lead time
La buona notizia è che, anche se identifichi ritardi nel processo di produzione, nei tempi di ispezione o in altri elementi del lead time complessivo, ci sono modi per migliorare il processo. Di seguito sono riportati i 5 passaggi che puoi eseguire per migliorare qualsiasi tipo di lead time, contribuendo al risparmio sui costi e alla crescita del business.
Passaggio #1: semplifica i processi
Qualsiasi opportunità trovata per rendere i processi più efficienti contribuirà alla massima efficienza dei lead time. Esamina tutte le fasi del processo, dall'ordine di acquisto iniziale fino alla data di consegna. In che misura il lead time effettivo corrisponde alla data di richiesta dell'ordine? Se ci sono ritardi, identifica dove si verificano e perché. Pensa in modo creativo a dove potrebbero verificarsi i colli di bottiglia e a come possono essere gestiti.
Ad esempio, ci sono tempi di attesa che possono essere eliminati? I ritardi nelle forniture sono un problema? Hai previsto un tempo di pianificazione sufficiente per assicurarti che le cose non vengano fatte all'ultimo minuto, causando costosi e frustranti ritardi in caso di errori?
Passaggio #2: migliora la gestione dell'inventario
Un'altra idea utile è quella di concentrarsi sul lead time della gestione dell'inventario. Prendi in considerazione l'utilizzo del principio just-in-time (in base al quale le scorte sono ridotte al minimo e i prodotti vengono prodotti su richiesta). Inoltre, valuta la possibilità di investire in un sistema computerizzato che acceleri il processo di gestione dell'inventario ed elimini gli errori umani che possono verificarsi durante la registrazione manuale dei registri.
Passaggio #3: coltiva le relazioni con i fornitori
Per quasi tutti i tipi di aziende, i fornitori sono una parte importante dell'intero lead time. Costruire e mantenere buoni rapporti con i fornitori può aiutarti a mantenere la flessibilità della programmazione e a ridurre i lead time che causano problemi di ritardo nella fornitura.
Assicurarti di mantenere una buona comunicazione e collaborazione con i fornitori significa anche tenerli aggiornati sulle esigenze e le priorità della tua azienda. Inoltre, i tuoi fornitori possono essere una risorsa preziosa per comprendere i fattori relativi ai lead time che possono influire sull'efficienza. Possono anche avvertirti in anticipo quando ci sono dei ritardi.
Passaggio #4: utilizza la previsione della domanda
Uno dei principali fattori che causano ritardi nei lead time è l'incertezza sulla domanda. Nessuna azienda vuole avere troppe scorte e pagare per più spazio di archiviazione del necessario. D'altro canto, essere colti di sorpresa può portare a ritardi o spingere i clienti a fare affidamento su venditori alternativi.
Tuttavia, la previsione della domanda, il processo di previsione della domanda futura di un prodotto o servizio, è un modo per ottenere una stima più accurata. Esaminare i dati passati come ricerche e tendenze di mercato, dati di vendita e ordini dei clienti è un buon inizio. Può anche essere utile utilizzare software e strumenti di previsione per aiutarti a gestire tutte le informazioni rilevanti.
Non dimenticare di mantenere aggiornate le informazioni di previsione e di aggiornarle man mano che i fattori cambiano per aiutarti a calcolare con precisione i lead time.
Passaggio #5: cerca input dai dipendenti
Anche con i migliori strumenti di pianificazione, previsione e ottimizzazione, non dimenticare che anche i tuoi dipendenti possono essere una delle tue migliori risorse.
Chiedi il loro contributo per migliorare i lead time della tua azienda in aree come l'acquisizione di materie prime, la gestione di un ritardo nella fornitura o la garanzia che l'ordine di un cliente venga consegnato in tempo. Dopotutto, sono loro che lavorano con fornitori, forniture e clienti ogni giorno.
Promuovendo una cultura di comunicazione aperta, puoi assicurarti che tutte le idee e le intuizioni dei tuoi dipendenti siano ben accette. Valuta la possibilità di offrire incentivi per le soluzioni proposte che migliorano i lead time e consegnano gli ordini dei clienti più rapidamente. Non dimenticare di dare credito ai dipendenti che aiutano a snellire i processi.
Inoltre, assicurati che la comunicazione vada in entrambe le direzioni. Tieni i dipendenti informati sui problemi che la tua azienda sta riscontrando con i lead time, sulle misure di gestione dei progetti che stai adottando per risolverli e sui motivi di eventuali modifiche che chiedi loro di apportare. Dimostrare di apprezzare il contributo di tutti nel processo incoraggerà soluzioni più innovative e incentrate sulla crescita per aiutare a soddisfare la domanda dei clienti.
Il lead time può essere un argomento complesso e ci sono numerosi fattori che causano ritardi nel lead time. Tuttavia, sapere cos'è il lead time e come calcolare i lead time accurati ti aiuterà a consegnare ogni ordine del cliente nel modo più rapido ed efficiente possibile.
Che la tua azienda sia un'azienda manifatturiera, che si occupa di materie prime o una focalizzata sulla vendita di un prodotto finito, comprendere i lead time e lavorare per migliorare il lead time medio avrà vantaggi sia per te che per i tuoi clienti.