Per molte aziende, le chiusure di massa del 2020 hanno comportato budget congelati, ritardi nei pagamenti, casse integrazioni e paura. Mentre il mondo continua a lottare contro una pandemia e a pensare a cosa potrebbe riservare il futuro, alcuni imprenditori, organizzazioni e leader si stanno tirando fuori dalle macerie e cercano una guida su dove andare in futuro. Per alcuni, l’attenzione si è spostata dalla modalità di crisi quotidiana alla ricostruzione per un’eventuale ripresa.

In che modo gli imprenditori possono non solo sopravvivere all’attuale periodo di instabilità, ma anche lavorare per la ripresa? “Se pensiamo costantemente: “Questa è la fine del mondo, questa è la morte della mia attività di freelance o della mia agenzia”, allora probabilmente sarà la morte”, afferma Peter Czapp, cofondatore della società di contabilità britannica The Wow Company. Czapp incoraggia invece a chiedere a te stesso e al tuo team: Come possiamo sfruttare questa situazione a nostro vantaggio? Quali aspetti della nostra organizzazione sono maturi per il cambiamento? E quali misure dovremmo adottare in questo momento per cui saremo grati tra due anni?

Che tu gestisca una grande agenzia o sia un imprenditore solitario, la pandemia ha quasi certamente cambiato il tuo modo di lavorare. Di seguito, alcuni suggerimenti da parte di esperti su come non solo abbracciare quel cambiamento, ma potenzialmente usarlo per costruire qualcosa di cui hai ancora orgoglio anche dopo che il polverone si è posato.

I. Sopravvivenza

Affronta lo scenario peggiore a testa alta.

Per Czapp, un primo passo fondamentale per superare il panico è affrontarlo a testa alta. Consiglia di pensare, in dettaglio, a ogni scenario peggiore con cui la tua azienda è alle prese. Da lì, dice: “Puoi iniziare a pensare: “Beh, cosa farei se succedesse?” E improvvisamente inizi a trovare percorsi, e questo ti dà chiarezza.”

Chiediti: cosa succede se perdi il tuo cliente più grande? Cosa succede se quel grande contratto scompare? Fai i conti e vedi se c’è spazio per adattare la tua attività di conseguenza. Forse avresti bisogno di un’iniezione di fondi: quanto e in quanto tempo? Pensare alle ipotesi concrete, piuttosto che a una vaga nuvola di cosa “e se”, aiuta a ridurre l’ansia del processo decisionale.

Trova un mantra

Pensa a una frase chiara e semplice che riassuma l’approccio della tua azienda per superare questa sfida specifica. Per Czapp, questo principio guida consisteva nel sostenere i propri dipendenti e aiutarli a mettere le loro famiglie al primo posto. Una volta articolata, questa affermazione è diventata quindi un principio guida rispetto al quale Czapp e i suoi colleghi hanno confrontato ogni decisione presa, andando avanti. “Ti devi solo assicurare che tutto ciò che fai sia di supporto al piano”, afferma Czapp. Dillo ad alta voce. Condividilo con il team. Esaminalo settimanalmente e assicurati che le tue decisioni siano in linea con esso.

Rimani sempre al passo con i tempi

Durante un periodo di instabilità, è fondamentale avere informazioni importanti prontamente disponibili, organizzate e il più aggiornate possibile. Per una piccola impresa, questo vale soprattutto per le informazioni finanziarie. “Quando le cose si fanno difficili e il flusso di cassa diventa improvvisamente un po’ più limitato, e il tuo buffer si riduce da 3 mesi a 2 a 1, e cominci a chiederti se sarai in grado di pagare gli stipendi questo mese, è davvero importante avere informazioni accurate a portata di mano”, afferma Czapp.

Ora è il momento di sentirti a tuo agio con le tue finanze, con molta più regolarità di quanto tu possa aver fatto prima della crisi. Se hai fatto un’analisi approfondita dei numeri su base mensile, allora sposta quella routine a livello settimanale, e se prima era settimanale, forse ora deve essere giornaliera. Avere il polso della situazione con informazioni finanziarie accurate ti aiuterà a rimanere al passo con i tempi e a prendere decisioni migliori. Se i tuoi conti non sono così organizzati, prendi in considerazione l’idea di investire per migliorare quell’area della tua attività: è una spesa che puoi giustificare durante le turbolenze finanziarie.

Gestisci il tuo flusso di cassa e regolati di conseguenza

La formula per gestire il flusso di cassa nei momenti difficili è abbastanza semplice: Rallenta o riduci le uscite e accelera o aumenta le entrate. Ma nel caso del primo, dice Czapp, non è necessario interrompere i pagamenti. “Si tratta di lavorare in collaborazione con le persone, con la tua catena di fornitura, per giungere a conclusioni di successo”, afferma. Incontrare i fornitori, gli appaltatori e il padrone di casa per verificare se è possibile sospendere o scaglionare i pagamenti.

A sua volta, potreste ricevere richieste simili dai tuoi clienti che ti chiedono sconti o sperando di prolungare i termini di pagamento. Trova un modo per trovare un compromesso. Offri lo sconto, ma solo in cambio di un pagamento anticipato, un coinvolgimento prolungato o condizioni contrattuali più favorevoli. Piuttosto che lasciare che un cliente si accontenti di una grossa somma dovuta da un progetto di grosso budget, proponi di suddividerla in piccoli pagamenti mensili, che sono più facili da gestire. E assicurati di mantenere una certa influenza, se possibile, aggiunge Czapp: Non implementare la revisione di un sito web o condividere file prima di aver ricevuto il pagamento.

II. Rinascita

Hai attraversato un periodo caotico e ora ti trovi tra le macerie chiedendoti come andare avanti. Per questo motivo, il tuo lavoro potrebbe non avere lo stesso aspetto di sei mesi fa, e va bene così: questo è il momento ideale per riallineare la tua attività e assicurarti che stia funzionando per te. Ecco alcune cose a cui pensare, e forse ripensare, mentre lavori per la ricostruzione:

Rivedi il tuo scopo

In qualità di imprenditore, ti sei messo in gioco con una visione e uno scopo chiari, e forse nel corso degli anni, quella visione è passata in secondo piano mentre la vita e l’attività hanno preso il sopravvento. Forse hai iniziato a destreggiarti tra progetti che non ti appassionavano o in qualche modo hai preso le distanze dai tuoi obiettivi e intenzioni iniziali. Per imprenditori e freelance, è una storia antica come il tempo. “Ma questa volta è una meravigliosa opportunità per riconnetterti con il motivo per cui stai facendo questo lavoro, qual è il tuo scopo e come puoi costruire qualcosa di cui hai orgoglio e che ti aiuti a realizzare qualcosa di più grande”, afferma Czapp. “Queste situazioni ci costringono a fermarci e a pensare, cosa vogliamo? Qual è lo scopo? Cosa ci renderà felici e soddisfatti? Quale attività posso costruire di cui sarò super entusiasta tra due anni?”

C’è anche la possibilità che il lavoro che volevi fare un anno o due fa non sia lo stesso verso cui nutri interesse ora, e va bene anche così. Dedica un po’ di tempo a pensare come potrebbe essere e cosa potrebbe significare per la tua azienda. Quindi, puoi prendere decisioni in linea con i tuoi desideri e le tue esigenze attuali, piuttosto che adattarle a vecchi obiettivi che non funzionano più per te.

Reindirizza le risorse dove serve

Kelly Vaughn, CEO e fondatore di The Taproom, lavora principalmente con i commercianti di e-commerce. Nel 2020, Vaughn afferma di aver visto i commercianti reindirizzare i loro sforzi e le loro energie dall’esperienza in negozio all’online, sia che si tratti di perfezionare l’esperienza online o semplicemente di iniziare a lavorare. “Vedo sicuramente persone che riconoscono che il livello di impegno che stanno mettendo nel loro sito web, nella loro esperienza online, nella loro email - più spendono tempo e risorse su questo, più li aiuterà a migliorare nel lungo periodo”, afferma. “Si tratta di fare un po’ più di preparazione, invece di essere solo reattivi alla situazione.” Per la maggior parte di queste aziende, è un’opportunità per dare un’occhiata a ciò che è rimasto in secondo piano, come un sito web più funzionale o un modo più diretto di raggiungere i clienti, e finalmente dedicare tempo, risorse e attenzione. Queste decisioni, aggiunge Vaughn, andranno a beneficio delle aziende anche dopo che il mondo avrà superato la pandemia.

Fai un po’ di pulizia finanziaria

Jody Grunden è il fondatore e CEO di Summit CPA, che offre servizi di “CFO virtuale” alle aziende. A questo punto, i clienti della sua azienda si guardano dentro e si chiedono quali cambiamenti possono apportare internamente per assicurarsi di non dover mai ripetere ciò che hanno vissuto all’inizio del lockdown per il COVID. I clienti approfittano di questo momento per tagliare le spese superflue (vedi: Abbiamo davvero bisogno di quel grande ufficio di lusso quando gli ultimi mesi hanno dimostrato che il lavoro a distanza può funzionare per noi?), semplificare le operazioni e fare sul serio i risparmi. (Per la cronaca: Grunden consiglia di mettere da parte il 10-30% del fatturato annuo della tua azienda, o da 2 a 6 mesi di spese, a seconda del livello di rischio dell’azienda).

Ma non si tratta solo di ridurre i budget o tagliare le spese superflue, ma di sapere dove ti stai dirigendo e come ci arriverai. “La previsione è la chiave per tutto questo”, afferma Grunden. La vede come una roadmap che consente alle aziende di prendere decisioni basate sulle informazioni piuttosto che sulle emozioni. Anche averne una può aiutare a raddrizzare la situazione. “Quando la roadmap è completa, sembra che le persone si dirigano automaticamente verso quell’obiettivo finale”, afferma. “Direi che se non hai una solida previsione di cassa, in cui consideri i contanti, i ricavi e le spese, allora è il momento di metterla insieme e di esaminarla con grande frequenza.”

Rivaluta il tuo modello di business, i tuoi clienti e la tua cultura

Forse è la consapevolezza che, prima della pandemia, viaggiavi costantemente solo per rimanere in attivo. Forse si tratta di affrontare la dipendenza della tua attività da un unico cliente. O forse si tratta semplicemente di renderti conto che tu e il tuo team offrite una gamma di servizi, ma metà di essi non sono molto redditizi, uno va a malapena in pareggio e uno non è proprio il punto forte del tuo team. Mentre lavori alla ricostruzione, è un ottimo momento per valutare questi aspetti e poi riposizionarti di conseguenza.

Un’altra area da rivalutare in un momento come questo: la tua base clienti. Czapp ti incoraggia a chiederti: quando si tratta dei tipi di clienti con cui lavori, dove hai più soddisfazione? Dove hai più reddito? E quali clienti hanno più valore per te?

E se hai dipendenti, non c’è mai stato un momento migliore per dare un nuovo sguardo alla cultura del tuo posto di lavoro. Secondo le ricerche della Wow Company, il 75% delle agenzie intervistate nel Regno Unito ha dichiarato di avere intenzione di lavorare di più da remoto in futuro, mentre solo il 16% ha affermato di voler tornare alla situazione precedente. Ciò comporta un cambiamento non solo nel modo in cui le aziende lavorano, ma anche nel modo in cui assumono. “Improvvisamente, non solo puoi assumere i migliori talenti a un’ora di auto dal tuo ufficio, ma anche i migliori talenti a livello globale”, afferma. Naturalmente, questo significa anche che i tuoi dipendenti possono andare a cercare i migliori posti di lavoro a livello globale, quindi potrebbe essere un buon momento per migliorare la tua fidelizzazione. “Dobbiamo davvero pensare a come gestire i nostri team, a come gestire le nostre culture, in un ambiente in cui in futuro lavoreremo più a distanza collettivamente.”

Infine: fai un respiro profondo e prenditi del tempo

La ripresa sarà una maratona, non uno scatto. Quando esci da queste sfide e guardi alla ricostruzione, concederti il tempo e lo spazio per prendere decisioni informate e chiare sarà fondamentale, non solo per la salute della tua attività, ma anche per la tua. “Datti del tempo per pensare, elaborare, pianificare e creare strategie”, suggerisce Vaughn. “Blocca il tempo libero per sederti e pensare: qual è la mia situazione? Dove vorrei essere? Cosa è teoricamente possibile? E poi metti insieme il piano d’azione: una volta che hai gli obiettivi scritti davanti a te, è molto più probabile che tu li raggiunga davvero perché ci hai pensato bene.”

Scritto da Gray Chapman

Gray Chapman è una scrittrice freelance i cui lavori sono apparsi su New York Times, The Guardian e Atlanta Magazine, tra le altre testate. Vive ad Atlanta con suo marito, suo figlio e due cani un po’ birbanti ma adorabili.