Pensa a quante email scrivi ogni giorno. Note veloci su riunioni, aggiornamenti su un progetto e controlli di routine; è facile scrivere la maggior parte di queste email. Scorrono come una normale conversazione. Tuttavia, quando alleghi un file, il linguaggio spesso diventa antiquato.
Molte persone ricorrono automaticamente a “In allegato trovi,” una frase che suona formale e fuori luogo nelle email moderne. È il tipo di linguaggio usato nelle lettere del passato, non nei messaggi veloci. Al giorno d'oggi, le persone inviano messaggi istantanei ai colleghi e persino ai propri superiori. Non c'è bisogno di essere così formali.
La buona notizia è che ci sono modi migliori per gestire gli allegati nelle email professionali. Usa questa guida per trovare delle idee e imparare frasi semplici ed efficaci per menzionare gli allegati nelle email.
Le origini di "In allegato trovi"
Che tu ci creda o no, l'espressione "In allegato trovi" risale a un'epoca in cui la comunicazione aziendale si basava su lettere cartacee inviate per posta. Immagina: nessuna email, nessun sms, solo lettere dattiloscritte inserite in una busta.
All'epoca, era consuetudine allegare documenti aggiuntivi alla lettera commerciale o inserirli nella busta e frasi come "In allegato troverete" indicavano ai destinatari di cercare quelle pagine aggiuntive. Faceva parte dello stile formale utilizzato negli affari, insieme a frasi come “Gentile Signore o Signora” e “Distinti saluti.”
Tuttavia, i tempi sono cambiati. La comunicazione digitale ha trasformato il modo in cui si inviano e si ricevono documenti. Gli allegati delle email sono immediatamente accessibili, chiaramente contrassegnati e non richiedono una ricerca fisica. È comunque utile menzionare gli allegati, in un modo che sembri naturale per le email moderne.
Perché "In allegato trovi" non funziona più
Quando scrivi per lavoro, la chiarezza è più importante della formalità. "In allegato trovi" non va bene per tre motivi principali.
Indiretto
La frase è indiretta e segue un percorso indiretto per fornire informazioni di base. Ogni piattaforma email contrassegna gli allegati con icone e anteprime chiare. Non è necessario chiedere ai destinatari di trovare l'allegato; basta dire direttamente di cosa si tratta e perché è importante.
Troppo formale
Il business moderno è spesso informale e collaborativo. "In allegato trovi" suona rigido e troppo formale, come se stessi cercando di fare colpo. Può creare un senso di distanza quando si vuole costruire un rapporto. Usa invece un tono naturale e cordiale che riflette chi sei.
Wordy
Nessuno ha tempo di perdersi in parole superflue. "In allegato trovi" è come dire: "Ho allegato un documento che devi prendere in considerazione e leggere", quando "Ecco il report" sarebbe sufficiente. Bisogna essere concisi e andare dritti al punto. Il destinatario lo apprezzerà.
Altre frasi obsolete per gli allegati email
"In allegato trovi" non è l'unica frase obsoleta che si nasconde nelle email. Molte altre frasi possono far sembrare la scrittura pesante e datata. È ora di dare loro l'addio che meritano e adottare uno stile più moderno.
Ecco alcune frasi riguardanti gli allegati che potrebbero trarre beneficio da un aggiornamento:
- Si prega di trovare in allegato
- Qui in allegato
- Invio in allegato
- Troverete in allegato
- Come da allegato
- In allegato troverai
- Allegato a questo documento
Queste frasi obsolete condividono problemi comuni: sono indirette, troppo formali e prolisse. Creano distanza tra le persone e rallentano la comunicazione. In un'epoca in cui chiarezza e brevità sono valori importanti, queste frasi non trovano posto nelle email professionali.
20 alternative professionali a "In allegato trovi"
Sei pronto ad andare in pensione, "In allegato trovi"? Ecco 20 frasi che mantengono le email professionali e dirette.
1. Ho allegato il [documento] per la revisione
Serve che qualcuno legga un documento e ti dica cosa ne pensa? Utilizza di preferenza questa frase. È semplice e diretta e allinea rapidamente tutti.
Esempio:
"Ho allegato, per la tua revisione, l'ultima bozza dell'annuncio di lavoro per la posizione di Direttore Vendite. Include il titolo proposto, le responsabilità e le qualifiche richieste. Dai un'occhiata e fammi sapere cosa ne pensi".
Con questa frase non ci si limita al semplice termine "documento". Bisogna essere specifici. Invece di "Ho allegato il report", puoi dire: "Ho allegato il report sui dati di vendita del terzo trimestre". Più dettagli fornisci, più chiaro sarà il messaggio.
2. Per maggiore praticità, ho incluso il [documento].
Usare questa frase dimostra al destinatario che fai di tutto per rendere la sua vita più facile. È un modo sottile per aggiungere un tocco di calore e disponibilità alla tua email.
Esempio:
"Per maggiore praticità, ho allegato una copia delle tempistiche del progetto. In questo modo potrai facilmente tenere traccia dei traguardi e delle scadenze principali".
Non usare questa frase per qualsiasi vecchio file. Utilizzala quando offri al destinatario qualcosa di veramente utile, come una risorsa che gli farà risparmiare tempo e fatica. Considerala come un piccolo bonus per illuminare la sua giornata.
3. Per ulteriori informazioni, consulta il [documento] allegato
Usa questa frase quando fornisci ulteriori dettagli che non sarebbero adatti all'interno dell'email. Si tratta di un ottimo modo per indirizzare qualcuno a informazioni dettagliate senza sopraffarlo con il messaggio principale.
Esempio:
"Per ulteriori informazioni, consulta lo schema del progetto allegato".
Per maggiore chiarezza, spiega brevemente il motivo per cui è allegato, come "per una panoramica dei nostri obiettivi prima della riunione del team". In questo modo, il destinatario capirà immediatamente perché vale la pena dare un'occhiata all'allegato.
4. Scarica il [documento] allegato per l'archiviazione
Scegli questa frase quando invii documenti essenziali che il destinatario vorrà salvare, come fatture o contratti. Suggerisce che vale la pena conservare l'allegato per riferimento futuro.
Esempio:
"Scarica la fattura allegata per l'archiviazione. Include tutti i dati di fatturazione e pagamento".
Considera di indicare se il documento è la versione finale o se sono necessarie ulteriori azioni, come "Questa è la fattura finale" o "Conservalo per la documentazione fiscale di fine anno". Questo tipo di frase aiuta a stabilire le aspettative sul modo in cui il documento dovrebbe essere utilizzato o archiviato.
5. Ti prego di controllare il [documento] allegato.
Quando usi questa frase, fai sapere al destinatario che è necessario il suo contributo o la sua approvazione. Rende chiaro che l'allegato richiede la sua attenzione e che non è solo qualcosa da scorrere velocemente.
Esempio:
"Ti prego di rivedere il contratto allegato e di farmi sapere se tutti i termini sembrano corretti, prima di procedere con la firma finale".
Se necessario, aggiungi un aspetto specifico o una scadenza per la risposta, come "in particolare i termini di pagamento" o "se possibile, entro venerdì". Con queste informazioni extra, il destinatario capirà meglio cosa controllare e quando rispondere.
6. Ecco l'allegato
Breve e conciso è l'ideale per il frenetico ambiente lavorativo moderno. Questa frase informale funziona meglio con i colleghi che conosci bene o quando segui una conversazione.
Esempio:
"Ecco l'allegato dalla nostra sessione di brainstorming. Ho incluso le idee di tutti nella sezione del riepilogo".
Sebbene questa opzione sia concisa, potrebbe sembrare un po' brusca. Per ammorbidire il tono, aggiungi una frase prima o dopo, così da fornire un contesto o esprimere la disponibilità a rispondere a eventuali domande. Ad esempio, potresti dire: "Spero che lo troviate utile" oppure "Fatemi sapere se avete domande".
7. Allego a questa email il [documento]
Se non vuoi rinunciare del tutto al tono formale, questa frase offre un compromesso. Mantiene la professionalità senza sembrare un documento legale degli anni '50.
Esempio:
"Allego a questa email la proposta. Il riepilogo esecutivo delinea il nostro approccio consigliato e le tempistiche".
Se l'allegato richiede un follow-up o un'azione, aggiungi una nota per renderlo chiaro. Ad esempio: "Allego a questa email la proposta. Sentiamoci venerdì per discutere i prossimi passi".
8. Fammi sapere cosa ne pensi del [document]
Aperta e colloquiale, questa frase invita a fornire un feedback, pur mantenendo un tono professionale. È perfetta per i progetti collaborativi o quando si vuole un feedback onesto dai colleghi.
Esempio:
"Fammi sapere cosa ne pensi del piano di marketing allegato. Mi piacerebbe avere qualche idea su come migliorare la strategia sui social nella sezione 3".
Rendi facile per il destinatario condividere le proprie opinioni suggerendo un metodo per fornire feedback. Ad esempio, potresti dire: "Rispondi direttamente a questa email con il tuo commento oppure, se preferisci, potremmo pianificare una breve chiamata".
9. Ho inviato il [documento] insieme a questa email
Scegli questa frase quando invii email in cui un allegato potrebbe essere inaspettato o non è il tema principale del messaggio. È un promemoria gentile che assicura che i file importanti non vengano trascurati.
Esempio:
"Ho inviato gli appunti della riunione insieme a questa email. Ho evidenziato in alto le azioni necessarie di cui abbiamo discusso".
Per aggiungere chiarezza e contesto, spiega perché invii l'allegato, ad esempio "per un facile riferimento durante la nostra prossima chiamata" o "per aggiornarti sulle recenti modifiche". È un ottimo modo per far sapere al destinatario che le informazioni sono disponibili, senza mettergli pressione affinché le legga subito.
10. Sto condividendo il [documento] con te
Vuoi fare un invito amichevole a collaborare? Considera di usare questa frase per inviare un documento da rivedere o valutare, oppure semplicemente come risorsa utile.
Esempio:
"Condivido i concetti iniziali per la progettazione del nuovo sito web. Mi piacerebbe avere il tuo feedback e conoscere le tue idee".
Per personalizzare ulteriormente questa frase, spiega brevemente perché hai condiviso il documento con questo destinatario specifico. Ad esempio: "Lo condivido con te perché so che hai un occhio attento per il design".
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11. Il [documento] allegato include
Se vuoi fornire una rapida anteprima di ciò che c'è all'interno dell'allegato, questa frase è un'ottima scelta. Evidenziare i dettagli chiave può suscitare interesse e motivare il destinatario a dare un'occhiata più da vicino.
Esempio:
"Il report allegato include un'analisi dettagliata delle strategie di marketing dei nostri concorrenti, compreso il pubblico target, i messaggi chiave e i canali pubblicitari".
Invece di limitarti a elencare i contenuti, potresti anche spiegare come le informazioni possano aiutare il destinatario a risolvere una problematica o a raggiungere un obiettivo. Ad esempio potresti aggiungere: "Con queste informazioni, possiamo trovare opportunità per differenziarci e ottenere un vantaggio competitivo".
12. Nel [documento] allegato
Inizia l'email in questo modo quando vuoi evidenziare immediatamente informazioni specifiche all'interno dell'allegato. È diretto, pratico e va dritto al punto su ciò che conta nel file.
Esempio:
"Nel report allegato troverai le proiezioni di budget. I cambiamenti più significativi compaiono nelle previsioni del terzo trimestre".
Se evidenzi delle informazioni nel documento, menziona eventuali segnali visivi utilizzati, come il grassetto, il corsivo o la codifica basata su colori. Ad esempio: "Nel report allegato, i principali risultati sono evidenziati in giallo".
13. Il [documento] è incluso come allegato
Usa questa frase per le email formali o rivolte ai clienti, così da mantenere un tono neutro e diretto. Così facendo, indichi che l'allegato è presente ma senza esagerare, rendendolo una scelta utile per gli aggiornamenti o i report di routine.
Esempio:
"Il riepilogo del progetto è incluso come allegato. Delinea tutti i traguardi raggiunti e i prossimi passi pianificati".
Per evitare confusione, dai un nome chiaro all'allegato prima di inviarlo. Il nome del file deve corrispondere a quello che hai riportato all'interno dell'email. Ad esempio, se scrivi “Report Q1”, nomina il file “Report_Q1_2024”.
14. In allegato a questa email trovi il [documento]
Se stai inviando un'email in cui l'allegato è il punto centrale, usa questa frase per presentarlo. Introdurre il documento prepara il terreno per le informazioni successive e orienta l'attenzione del lettore.
Esempio:
"In allegato a questa email trovi l'ordine del giorno per il nostro prossimo incontro. Delinea gli argomenti chiave di cui discuteremo e i risultati attesi".
Se l'allegato ha file correlati altrove, citali per fornire contesto. Potresti dire: "In allegato l'ordine del giorno della riunione, mentre ulteriori materiali di riferimento sono disponibili sul drive condiviso".
15. Puoi rivedere il [documento] allegato quando ti è più comodo
Usare questa frase consente ai destinatari di rivedere l'allegato in base ai propri programmi. È come dire: "Nessuna fretta, ma ecco qualcosa da controllare quando hai un momento".
Esempio:
"Puoi rivedere il verbale della riunione allegato quando ti è più comodo. Sono a disposizione per rispondere a qualsiasi domanda dopo che l'avrai letto".
Offri un breve riepilogo ai destinatari per determinare quando effettuare la revisione. Dire: "I risultati chiave sono elencati nella prima pagina" può aiutarli a decidere se leggere l'intero documento ora o più tardi.
16. Noterai che ho aggiunto il [documento] a questa email.
Vuoi segnalare in modo sottile un allegato senza fare grandi scene? Scegli questa frase per far sapere al destinatario che c’è un file extra allegato.
Esempio:
"Noterai che ho aggiunto a questa email la scheda informativa della ricerca. Le tendenze del feedback dei clienti sono particolarmente interessanti nei grafici a pagina 4".
Se l'allegato è in un formato di file meno comune, fallo presente così da evitare problemi di compatibilità. Ad esempio, puoi aggiungere: "I dati sono in formato .xlsx, compatibile con Excel e Google Sheets".
17. Puoi accedere ai dati nel [documento] allegato
Scegli questa frase quando vuoi collegare direttamente i dati contenuti nel tuo allegato al messaggio della tua email. È come dire: "Ecco la prova a sostegno delle mie argomentazioni".
Esempio:
Puoi accedere ai dati nel report allegato per vedere le ultime tendenze di vendita in ciascuna regione.
Indica sempre il tempo di lettura stimato se il documento è più lungo del previsto. Ad esempio, potresti dire: "È un'analisi dettagliata di 30 pagine, quindi potrebbe richiedere circa un'ora".
18. Questo [documento] allegato mostra
Vuoi evidenziare il punto più importante del tuo allegato? Questa frase mette in evidenza il risultato chiave, incoraggiando il lettore a leggere il documento per maggiori dettagli.
Esempio: “Il rapporto allegato mostra un aumento significativo dell'interazione dei clienti da quando abbiamo implementato la nuova strategia di marketing”.
Usa verbi incisivi quando parli di un allegato utilizzando questa frase. Invece di "Il report allegato mostra un cambiamento nelle vendite", prova "Il report allegato rivela un netto aumento delle vendite". I verbi forti indicano immediatamente il valore dell'allegato e offrono al destinatario un motivo per aprirlo.
19. Allego il [documento] richiesto
Quando devi rispondere alla richiesta di un documento, usa questa frase. In questo modo confermi che hai ricevuto la richiesta del destinatario e che fornisci tempestivamente le informazioni di cui necessita.
Esempio:
«Allego il documento Word richiesto con le informazioni aggiornate sui prezzi per la nostra nuova linea di prodotti.»
Per rendere questa frase più utile, riformula brevemente lo scopo della richiesta o del documento. Invece di dire "Allego i documenti richiesti", prova a dire "Allego la tempistica aggiornata del progetto, come richiesto nella tua ultima email".
20. [Documento] allegato: [Nome file]
Scegli questo formato quando invii più allegati o per facilitare l'individuazione sia del tipo di documento che del nome del file. È come creare un mini indice per gli allegati alle tue email.
Esempio:
- Calendario dei social media allegato: Q2_Social_Calendar_2024.xlsx
- Report per marketing del Q4 allegato: Marketing_Q4_2024_Final.pdf
- Presentazione del cliente allegata: Client_Slide_Deck_May15.pptx
Includi parole chiave pertinenti, come "Calendario dei social media", "Report di marketing" o "Presentazione" nella riga dell'oggetto. Le parole chiave rendono più facile trovare i file in seguito, soprattutto nei lunghi thread di email.
Passaggi per inviare un'email con allegato
Allegare un file a un'email può sembrare semplice, ma alcune azioni attente possono fare la differenza. Dalla verifica del formato del file alla creazione di un messaggio chiaro, ecco come assicurarti che gli allegati siano chiari e professionali.
Fase 1: prepara il file
Prima di creare l'email, prenditi un momento per preparare l'allegato. Inizia dando al file un nome chiaro e descrittivo che rifletta il suo scopo. Ricontrolla quindi il contenuto del documento e annota la sua posizione, così da trovarlo facilmente più tardi.
Fase 2: apri il client di email
Avvia l'app o il programma che usi per le email, come Outlook, Gmail o Apple Mail. Prenditi inoltre un momento per trovare il pulsante degli allegati nella finestra Componi. Si tratta solitamente di un'icona a forma di graffetta nella barra superiore o inferiore. Sapere dove si trova questo pulsante ti farà risparmiare tempo quando è il momento di allegare il file.
Fase 3: scrivi l'oggetto
Crea un oggetto chiaro che indichi esattamente ai destinatari cosa aspettarsi dall'email. Evita frasi vaghe come "Documento allegato" o "Per la revisione". Usa invece frasi specifiche: "Report di marketing Q1 da rivedere" oppure "Appunti della riunione del team 21 settembre". Oggetti chiari aiutano tutti a trovare l'email quando necessario.
Fase 4: componi il tuo messaggio
Scrivi una bozza dell'email prima di aggiungere l'allegato. Spiega perché stai inviando il file e cosa ti serve dal destinatario. Indica dettagli o scadenze importanti e specifica quali sezioni necessitano di attenzione. Mantieni un tono professionale ma naturale, utilizzando una delle frasi sopra elencate per gli allegati.
Fase 5: allega il file
Fai clic sull’icona a forma di graffetta che hai individuato prima. Quindi, trova il file e selezionalo. Assicurati di aspettare che il caricamento sia completato, come indicato dalla barra di avanzamento. Se stai inviando più file, assicurati che risultino tutti allegati prima di procedere.
Fase 6: rileggi l'e-mail
Rileggi attentamente l'email. Assicurati di avere incluso tutti i dettagli necessari in merito all'allegato e a eventuali scadenze o azioni necessarie. Assicurati di avere usato il tono giusto per il messaggio. Questo è anche un buon momento per controllare che gli allegati siano caricati correttamente.
Fase 7: aggiungi i destinatari e invia l'email
Aggiungi sempre i destinatari per ultimi. Questa semplice abitudine impedisce di inviare email incomplete oppure di dimenticare gli allegati. Controlla i destinatari, l'allegato e il testo dell'e-mail per l'ultima volta. Quindi, se tutto sembra a posto, fai clic su Invia.
Errori comuni da evitare quando si inviano allegati alle e-mail
Molte persone condividono gli allegati ogni giorno senza pensarci due volte, tuttavia piccoli errori possono portare a grossi problemi. Che si tratti di file mancanti o allegati che non si aprono, questi errori comuni possono interrompere la comunicazione. Ecco alcuni problemi frequenti e come evitarli.
Dimenticare di allegare il file
Se hai scritto "allegato" nella tua email, controlla che ci sia. Molti programmi di email avvisano se si menzionano degli allegati senza aggiungere file, tuttavia non devi fare affidamento su questa funzionalità. Prendi l'abitudine di allegare i file subito dopo aver composto il messaggio.
Inviare formati di file incompatibili
Un file .pages potrebbe sembrare perfetto sul tuo Mac, ma i tuoi colleghi che usano Windows non possono aprirlo. Utilizza formati universali come .pdf per i documenti, .xlsx per i fogli elettronici e .pptx per le presentazioni. Quando hai dei dubbi, chiedi ai destinatari quale formato preferiscono.
Trascurare i problemi di sicurezza
Rifletti bene prima di inviare informazioni sensibili tramite email. Proteggi sempre con password i file riservati, utilizza piattaforme sicure per la condivisione di dati sensibili e verifica attentamente le liste dei destinatari. Non inviare mai informazioni personali, dati finanziari o documenti riservati senza adeguate misure di sicurezza.
Trascurare l'accessibilità
Non tutti possono leggere facilmente un foglio elettronico con codici colore o un carattere piccolo in un report. Garantisci l'accessibilità delle email e degli allegati utilizzando una formattazione chiara, caratteri leggibili e colori ad alto contrasto. Ricordati di includere il testo alternativo per le immagini e di creare documenti compatibili con i lettori di schermata.
Sostituisci “In allegato trovi” per migliorare le comunicazioni professionali
Sostituire "In allegato trovi" con un linguaggio chiaro e semplice può migliorare immediatamente le tue email. Si tratta di un piccolo cambiamento, ma fa la differenza. Un linguaggio diretto aiuta il tuo allegato a risaltare, rendendo le email più naturali. La prossima volta che alleghi un file, evita le frasi obsolete ed esprimi chiaramente quello che intendi. I tuoi lettori apprezzeranno la tua chiarezza e il tuo messaggio risulterà ancora più incisivo.