Come scrivere un'email di contatto

Usi comuni delle email di contatto

Prima di spiegare come creare un'email di contatto, vediamo a cosa servono effettivamente queste email. In generale, le email di contatto consentono di offrire ai clienti un modo semplice per contattarti, così i clienti non devono cercare disperatamente l'indirizzo email corretto o preoccuparsi del mancato recapito delle email.

Ecco alcuni degli usi più comuni delle email di contatto nell'email marketing:

Rispondere alle domande del servizio clienti

Per aiutare la tua azienda a crescere e ad avere successo, concentrarsi sul fornire un servizio clienti eccellente è molto importante. In un sondaggio, il 40% dei clienti ha dichiarato di avere interrotto il rapporto con un'azienda a causa della scarsa qualità del servizio clienti. Per rendere efficiente il servizio clienti devi far sì che i clienti possano contattare la tua azienda facilmente. Questo aiuta sia i tuoi clienti che la tua azienda.

Assistenza tecnica

Offrire ai clienti un modo per contattarti è importante quando fornisci assistenza tecnica, perché probabilmente ti serviranno maggiori informazioni per risolvere i loro problemi adeguatamente. Un formato di email di contatto può aiutarti a offrire ai clienti un modo per contattare l'assistenza tecnica e per dare seguito alle richieste, in modo da assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie per rispondere al meglio alle loro domande. Questa è un'altra parte importante per fornire il miglior servizio clienti possibile.

Un buon servizio clienti e un'assistenza tecnica adeguata ti aiuta a fidelizzare i clienti a lungo termine. Mostrando ai clienti che sei sempre disponibile a risolvere i dubbi sui tuoi prodotti e servizi e ad affrontare le problematiche che possono presentare ad alcuni utenti, li rendi più sicuri del tuo brand.

Affrontare un problema o un reclamo

Le email in cui chiedi di contattarti possono anche aiutare quando si tratta di risolvere un problema o un reclamo. Quando un cliente ti scrive un'email su un problema riscontrato con il tuo prodotto o con le email di marketing, è importante rispondere alle sue preoccupazioni e fare il possibile per risolverlo. Un'email di contatto mostra ai clienti che tieni abbastanza a loro e dai loro la possibilità di fare lo stesso. Queste email sono ancora più efficaci se le personalizzi e le sfrutti come opportunità per entrare in empatia con il cliente.

Onboarding di nuovi clienti

Le prime impressioni sono così importanti in ogni area della vita e l'email marketing non fa eccezione. Spesso è una buona idea usare le email di contatto per acquisire nuovi clienti. Inviare ai clienti un'email di benvenuto con una modalità per contattarti dimostra che hai investito nei nuovi clienti e sei disposto a fare uno sforzo per renderli felici. Se i tuoi nuovi clienti vogliono inviarti un riscontro o un reclamo, hanno un modo per contattarti senza dover cercare troppo o doversi affidare a un sistema automatizzato.

Richiesta di riscontro da parte del cliente

La tua attività dovrebbe essere progettata pensando ai clienti. Che tu stia offrendo un prodotto o un servizio, personalizzare l'offerta in base ai clienti che servi è un buon modo per superare la concorrenza e mantenere i clienti fidelizzati. Se vuoi adattare la tua attività e i tuoi prodotti ai tuoi clienti, devi offrire loro un modo per inviare un riscontro. Le e-mail di contatto sono un modo semplice per farlo, per chi le invia e per chi le riceve.

L'utilizzo di un modello di email per le email di contatto ti consente di chiedere un riscontro in modo rapido ed efficiente a tutti i clienti. Puoi usare questo riscontro per scrivere email migliori, migliorare i tuoi prodotti o apportare modifiche intuitive al tuo sito web.

Quando configuri le email di contatto, potresti anche voler utilizzare gli ottimizzatori dei contenuti delle email per creare i messaggi più efficaci.

Migliori pratiche per il formato delle email di contatto

Seguire le migliori pratiche è importante nell'email marketing, soprattutto nell'ottimizzazione del formato delle email di contatto. Se vuoi che i clienti ti contattino, l'email deve risultare sincera e cordiale. Ecco alcuni fattori da considerare nel creare email di contatto:

Personalizza il tuo messaggio

Probabilmente i tuoi clienti ricevono email da molte aziende ogni settimana, quindi devi distinguerti. Personalizzare le email le rende un po' più cordiali, aumentando la probabilità che i clienti le aprano. Come minimo, devi assicurarti di chiamare i clienti per nome quando invii loro email di contatto.

Per non finire nello spam, le email devono sembrare scritte da un essere umano. Puoi iniziare personalizzando l'oggetto o la pre-intestazione, per mostrare ai clienti che l'email è solo per loro.

Mostra empatia

Può essere difficile per le aziende entrare in contatto con i clienti, soprattutto nel mondo di oggi in cui la maggior parte dei clienti ha a che fare con moltissime aziende senza volto. Se vuoi attirare l'attenzione dei lettori e invitarli a contattarti per domande, dubbi o commenti, instaura una relazione con loro nelle tue email di contatto. Trova un terreno comune con i clienti e dimostra che capisci le loro preoccupazioni e quello a cui tengono.

Evita di fare promesse eccessive

Sebbene sia importante fornire un buon servizio clienti e fare il possibile per risolvere i problemi dei clienti, meglio non promettere nulla che non puoi mantenere. Evita di fare promesse che non puoi mantenere nelle tue email di contatto, che ti impegni a rispondere a tutte le email, ad apportare le modifiche suggerite dai clienti o altro. Se infrangi una promessa, ciò potrebbe avere un impatto negativo sull'opinione dei clienti sulla tua attività.

Dai risposte e istruzioni chiare

Essere chiari e concisi è importante nell'email marketing, ma lo è ancora di più con le email di contatto. Assicurati di dare istruzioni e di rispondere in modo chiaro a qualsiasi domanda, in modo che i clienti sappiano come comportarsi nel momento in cui leggono la tua email.

Ringrazia i clienti

Alla fine dell'e-mail, ringrazia i clienti per il loro sostegno e per averti contattato per risolvere dubbi o inviare commenti. Ringraziando i tuoi clienti dimostri loro che apprezzi la loro opinione.

Trovare il formato email giusto per l'assistenza clienti può richiedere tentativi e portare a errori, ma un modello dedicato può aiutarti a personalizzare la risposta per ciascuna di queste circostanze e a servire meglio i clienti.

Modello di email di contatto

Seguire un modello di email di contatto rende la scrittura di questo tipo di email semplice ed efficace. Tieni presente che anche se decidi di adottare un modello, non devi usarlo così com'è. Puoi sempre personalizzare i modelli per adattarli meglio al tuo brand. Ecco un esempio di un formato di email di contatto che puoi usare:

Personalizzazione del template

Puoi personalizzare un template di email di contatto per le risposte del servizio clienti, le email transazionali e l'assistenza tecnica cambiando la lingua specifica che usi. Potresti voler cambiare il motivo per cui contatti un cliente e citarlo quando lo ringrazi alla fine dell'email. Se un cliente ti contatta con un riscontro negativo o un problema, potresti anche prevedere qualche frase di scusa.

La personalizzazione delle email ti aiuta a ottenere i migliori risultati da ogni email.

Semplifica le email di contatto con Mailchimp

Gestire le email di contatto può essere un vero problema: dal perfezionamento dei template delle email fino all'invio a tutti i clienti. Mailchimp elimina il fastidio delle email di contatto, consentendoti di semplificare il processo con strumenti di automazione e template utili. Con Mailchimp risparmi tempo e denaro, scrivendo email di contatto migliori, quindi non c'è motivo di continuare a procedere in modo tradizionale.

L'ottimizzazione delle email di contatto può solo avvantaggiare la tua azienda

Le email di contatto sono un ottimo modo per mostrare ai clienti che tieni a loro e che sei disponibile. Queste email possono servire a rispondere alle domande rivolte al servizio clienti, per l'assistenza tecnica, la risoluzione di problemi o dubbi, l'onboarding di nuovi clienti e la richiesta di feedback dei clienti. Personalizzare il template di email di contatto è fondamentale per ottenere i migliori risultati e fornire il servizio clienti più efficace.

Se hai bisogno di aiuto per scrivere email adeguate o per risparmiare tempo con l'automazione delle email, Mailchimp è una soluzione semplice. Con Mailchimp, puoi accedere a una serie di diversi template e ad altri utili strumenti di email marketing, oltre ad analisi per aiutarti a monitorare l'efficacia della tua campagna email. Se vuoi rendere più efficaci le campagne di email marketing prova subito Mailchimp.