Nel mondo degli affari, prendersi cura dei propri profitti è fondamentale per il perseguimento di redditività, crescita e sviluppo sostenibili. L'utile netto in forma di flusso di cassa libero può essere utilizzato per pagare i debiti, assumere nuovi dipendenti o semplicemente reinvestire nell'azienda.
Per mantenere un bilancio sano, è fondamentale che le entrate rimangano superiori ai costi effettivi. Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. Secondo i dati pubblicati dalla Bureau of Labor degli Stati Uniti, circa il 10% delle startup fallisce entro il primo anno di attività.
È qui che il controllo dei costi e i metodi ad esso associati possono intervenire in aiuto. Consideriamola una pianificazione finanziaria ma a livello aziendale. Continua a leggere per scoprire quali strategie, misure e sistemi di controllo dei costi esistono e come puoi trarne vantaggio per ridurre i costi e rimanere competitivi.
Un'introduzione al controllo dei costi
Il controllo dei costi è il processo di gestione delle spese in un'organizzazione, con l'obiettivo finale di tagliare i costi per ottenere stabilità finanziaria e raggiungere un obiettivo di reddito netto. Naturalmente, questo non dovrebbe essere fatto a scapito della tua offerta di prodotti; bisogna trovare un equilibrio. Ma in generale, il risparmio sui costi a lungo termine è la chiave del successo di molte aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal loro settore.
Tipi di spese aziendali
Il primo passo nel controllo dei costi è comprendere i dati finanziari e i tipi di costi che la tua azienda sta sostenendo. Identificando tutti i costi coinvolti, la direzione può quindi agire per ottimizzare le operazioni e, hai indovinato, ridurre i costi.
Tutti i costi possono essere raggruppati nelle seguenti 4 categorie, la cui somma costituisce il costo totale di produzione.
Costi fissi
I costi fissi sono costanti per un determinato periodo di tempo. Non variano in base alla quantità di beni prodotti e di solito non sono correlati ai prodotti e ai servizi di un'azienda. I costi fissi possono includere voci come l'affitto dell'ufficio e i premi assicurativi.
Costi variabili
D'altra parte, i costi variabili possono cambiare in base alle circostanze aziendali, ad esempio il livello di produzione o il numero di ore di retribuzione degli straordinari. I costi variabili possono essere più difficili da quantificare perché sono meno prevedibili, ma hanno un impatto diretto sui margini di profitto.
I costi fissi e variabili sono i principali tipi di costi per un'azienda.
Costi diretti
Costi diretti sono i costi associati alla produzione di un prodotto o servizio. Ciò include elementi quali imballaggio, manodopera e logistica. Sono facili da monitorare e tenere traccia perché possono essere ricondotti a elementi specifici del progetto.
Costi indiretti
Si tratta di spese di progetto non correlate ai processi di produzione. A differenza dei costi diretti, i costi indiretti sono più nebulosi e non possono essere rintracciati così facilmente. Ad esempio, possono includere il costo della manutenzione della sicurezza nell'edificio in cui opera la tua azienda.
Le differenze tra controllo dei costi e gestione dei costi
Sebbene il controllo dei costi e la gestione dei costi possano sembrare intercambiabili, in realtà sono termini distinti che devono essere definiti e compresi separatamente.
Come accennato in precedenza, il controllo dei costi si occupa di identificare quali costi effettivi sono superiori al costo preventivato, un fenomeno noto anche come varianza dei costi, e di adottare azioni correttive per ridurre al minimo questi sforamenti dei costi.
Al contrario, la gestione dei costi guarda dall'alto un progetto e stima le risorse finanziarie necessarie per portarlo a termine. Mentre la gestione dei costi è un processo continuo, il controllo dei costi avviene a intervalli programmati o quando ritenuto necessario. In effetti, si può dire che il controllo dei costi faccia parte di pratiche di gestione dei costi più ampie.
Perché il controllo dei costi è importante per garantire un'attività fiorente?
In poche parole, il controllo dei costi non solo aiuta le aziende a mantenere i profitti, ma cerca anche di massimizzare i guadagni riducendo i costi effettivi senza compromettere la qualità. Di conseguenza, è più probabile che finirai per seguire il budget e la tempistica del tuo progetto, con il risultato di clienti soddisfatti che parleranno bene della tua attività agli altri. Tutti questi aspetti creeranno flussi di cassa positivi e uno slancio di crescita per la tua azienda in futuro. Non ti sembra utile?
Cinque metodi di controllo dei costi
Ora che hai compreso l'importanza e le basi del controllo dei costi, parliamo dei 5 principali modelli di controllo dei costi utilizzati dalle aziende per monitorare, correggere e ottimizzare i costi.
Metodo #1: pianifica il budget del tuo progetto
Il primo passo per un controllo efficace dei costi è determinare il budget del progetto, altrimenti noto come pianificazione delle risorse. Si tratta del processo di identificazione delle risorse necessarie per il compito da svolgere, ad esempio la manodopera, i materiali e la durata del tempo.
Se ti sembra difficile, non deve per forza esserlo. Suddividi ogni risultato finale in attività secondarie e decidi il numero di persone, il tipo di competenze e le attrezzature necessarie per completarle. Lascia spazio alla pianificazione di emergenza, poiché probabilmente dovrai affrontare costi imprevisti lungo il percorso. C'è sempre la possibilità che un'attività richieda più tempo del previsto o che si utilizzi più materiale di quanto inizialmente previsto, quindi è bene prevedere un po' di spazio per far fronte a potenziali imprevisti.
Metodo #2: implementa buone strategie di gestione del tempo
Come dice il proverbio: il tempo è denaro. Ciò rende la gestione del tempo un metodo cruciale di controllo dei costi. Se un progetto viene prolungato oltre la scadenza, ciò causerà inevitabilmente un aumento delle spese perché il costo della manodopera è strettamente legato alle ore di lavoro. Questo è anche un costo di opportunità perché i lavoratori coinvolti non saranno in grado di avviare nuovi progetti.
Secondo una ricerca di Zippia, l'82% delle persone non dispone di un sistema di gestione del tempo, il che porta il lavoratore medio a dedicare il 51% di ogni giornata lavorativa in attività di valore basso o nullo. La buona notizia è che esiste una soluzione semplice. Esistono moltissimi sistemi di gestione del tempo, come la tecnica Pomodoro, il timeboxing, il sistema Kanban e il metodo iceberg, tra molti altri. Dedica un po' di tempo a provare alcune di queste opzioni per vedere quale funziona meglio per te e i tuoi dipendenti.
Metodo #3: utilizza sistemi di controllo delle modifiche
I sistemi di controllo delle modifiche si riferiscono a una metodologia di gestione del progetto. Gestisce tutte le richieste di modifica che potrebbero sorgere nel corso di un progetto. Quando viene ricevuta una richiesta di modifica, la persona o il team responsabile la valuterà prima di decidere di accettarla, rifiutarla o rinviarla. L'obiettivo è garantire che vengano apportate solo le modifiche necessarie, che vengano evitate le variazioni dei costi e che il progetto continui a procedere nel modo più fluido possibile.
Metodo #4: monitora regolarmente i costi del progetto
Il monitoraggio delle spese del progetto è un'altra tecnica di controllo dei costi utilizzata frequentemente. Implica che la gestione finanziaria di un'azienda pianifichi i checkpoint a intervalli regolari (di solito su base settimanale o mensile) per esaminare e garantire che la pianificazione del progetto sia conforme e che il costo effettivo segua da vicino il costo preventivato.
Questi professionisti possono anche decidere se è necessario o possibile apportare modifiche in base ai dati finanziari che hanno a portata di mano. L'obiettivo è garantire che le modifiche apportate non abbiano un impatto significativo sul budget concordato.
Metodo #5: implementa la gestione del valore ottenuto
L'Earned Value Management(EVM) è un approccio di controllo dei costi popolare tra contabili e project manager, poiché è un mezzo oggettivo per misurare le prestazioni del progetto e dei costi. L'EVM si basa su un influente studio di Quentin Fleming e Joel Koppelman, che ha dimostrato che quando un progetto è completo al 20%, le prestazioni attuali del progetto possono essere utilizzate per prevedere il risultato finanziario finale con una deviazione di più o meno il 10%.
Per determinare il valore ottenuto, moltiplica il costo preventivato del lavoro completato per il budget totale del progetto. Ad esempio, se il tuo progetto è completo al 50% e il budget dell'attività è di 100.000 dollari, il valore guadagnato dal progetto finora sarà di 50.000 dollari. In base a questo calcolo, il project manager saprà se il progetto è in ritardo o in anticipo rispetto al previsto e se supera o meno il budget.
Questo potente strumento predittivo consente di apportare modifiche in anticipo per mantenere un progetto e il suo budget nella giusta direzione, rendendolo una delle migliori tecniche di controllo dei costi in circolazione. L'EVM viene normalmente calcolato in fogli di calcolo e richiede alcune conoscenze di contabilità analitica, di cui parleremo a breve.
Tecniche per un efficace controllo dei costi di progetto
Esistono altre tecniche da considerare nella ricerca dei migliori metodi di controllo dei costi per la tua azienda.
Implementa la contabilità dei costi
La contabilità dei costi mira a individuare il costo totale di produzione di un'azienda. Questo viene determinato sommando il costo di ogni operazione commerciale con i costi fissi. Non solo otterrai una stima dei costi, ma ti aiuterà anche a riconoscere le aree in cui l'efficienza può essere migliorata.
Distribuisci un sistema di controllo dei costi ERP (Enterprise Resource Planning)
L'Enterprise Resource Planning(ERP) è un sistema che automatizza i processi aziendali fornendo al contempo informazioni chiave sul progetto. Con l'ERP, i set di dati del progetto sono integrati in un database centrale in grado di produrre informazioni strategiche in tempo reale per mantenere le operazioni snelle ed efficienti. L'ERP può occuparsi di funzioni manuali e a basso valore aggiunto, liberando i tuoi dipendenti per concentrarsi sulle attività a valore aggiunto. Automatizzando attività come l'elaborazione degli ordini, potresti persino scoprire che gli affari possono concludersi più velocemente.
Negozia con i tuoi fornitori e venditori
La maggior parte delle aziende ha fornitori e venditori esterni. Prima di scegliere i tuoi fornitori, assicurati di ricevere preventivi da più fonti per assicurarti di ottenere l'offerta migliore. Una volta raggiunti questi fornitori, chiarisci che sei interessato a lavorare con loro a lungo termine per garantire le condizioni più favorevoli possibili, come gli sconti sugli acquisti all'ingrosso. La riduzione dei costi di approvvigionamento è direttamente correlata alla riduzione delle spese effettive.
Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di gestione dei progetti
Ammettiamolo: il controllo dei costi può essere un processo noioso e dispendioso in termini di tempo. Allo stesso tempo, è indispensabile se vuoi garantire la redditività dell'azienda. Fortunatamente, ora ci sono molti strumenti di gestione dei costi di progetto in grado di automatizzare e semplificare questi processi. Ecco alcuni esempi:
- Harvest: uno dei più antichi strumenti software di gestione dei progetti in circolazione, Harvest aiuta le aziende con il monitoraggio del tempo, la gestione del budget e la fatturazione. Tuttavia, dato il suo obiettivo principale in queste aree, lo strumento non fornisce molto in termini di pianificazione e programmazione dei progetti.
- monday.com: questo sistema software consente la personalizzazione del flusso di lavoro, il che aiuta ad allineare il controllo dei costi ai requisiti specifici del progetto. Inoltre, la collaborazione di gruppo è incentrata sulla condivisione di file, sulla chat e sulle funzionalità di aggiornamento in tempo reale.
- Wrike: progettato per tenere traccia del tempo dei dipendenti remoti, Wrike offre lavagne Kanban, diagrammi di Gantt e altri grafici del carico di lavoro. Sono integrate anche le funzionalità di budget di progetto e monitoraggio delle prestazioni. Un potenziale svantaggio di Wrike è la sua complessità, poiché può richiedere tempo per essere completamente integrato, anche se non sei un principiante nel mondo dei software di gestione dei progetti.
- Toggl Track: offre funzionalità di monitoraggio del tempo all'interno di un'interfaccia intuitiva, con alcune funzioni di gestione del progetto. Come Harvest, si concentra su una determinata area, in questo caso il monitoraggio del tempo, e ha una funzionalità limitata di gestione dei progetti. Tuttavia, è possibile integrare Toggl Track con altri strumenti di gestione dei progetti.
Identifica le aree in cui i processi possono essere snelliti
Le auto da corsa hanno una forma aerodinamica per ridurre l'attrito e raggiungere velocità elevate. Lo stesso principio vale per il controllo dei costi. Per fornire consegne più rapide e a costi migliori, prenditi il tempo necessario per identificare ed eliminare tutti i passaggi, i processi e i materiali superflui. Inoltre, come già accennato, prendi in considerazione l'introduzione dell'automazione, come ad esempio un software di gestione dei progetti. Questo ridurrà ulteriormente le spese aziendali sotto forma di manodopera e tempo.
Rivedi le tue strategie di prezzo
Stabilire prezzi competitivi è la chiave del successo aziendale. Nel prendere queste decisioni, tieni conto dei costi del progetto, della domanda di mercato e dei prezzi dei concorrenti. Se il tuo prodotto offre caratteristiche uniche o è di qualità superiore, assicurati che ciò si rifletta nel prezzo finale. Una volta che il tuo prodotto è sul mercato, utilizza strumenti di raccolta dati come indagini e sondaggi tra i clienti per verificare la percezione dei prezzi del tuo brand da parte degli utenti. Infine, non adottare un atteggiamento "fissali e dimenticali" nei confronti dei prezzi; rivedili e modificali regolarmente per garantire la redditività a lungo termine.
Sfide comuni del controllo dei costi
Sebbene i vantaggi delle strategie e dei metodi di controllo dei costi siano ampiamente noti, le aziende spesso hanno difficoltà a garantirne la corretta implementazione. Se fosse così facile, ogni azienda sarebbe, in teoria, redditizia. I seguenti sono gli ostacoli più comuni all'efficace controllo dei costi e al successo complessivo del progetto.
Unire dati provenienti da troppe fonti diverse
I dati finanziari possono provenire da diverse fonti, come diversi subappaltatori e sistemi di gestione dei contenuti (CMS). Non è facile trovare un sistema in grado di unificare questi molteplici flussi di dati in modo coerente e utilizzabile. Ciò rende più difficile individuare le aree in cui è possibile ridurre i costi e semplificare i processi.
Avere report errati
Il controllo dei costi si basa su report e dati. Tuttavia, gli errori sono molto comuni in questi documenti. Il tasso di errore nell'immissione manuale media dei dati è dell'1%, un numero che aumenta se i dati da inserire sono complicati, il trascrittore dei dati è affaticato o la grafia è semplicemente difficile da decifrare. Nel 2021, un errore nel foglio di calcolo è costato a un'azienda la perdita di ben 10,5 milioni di dollari. Tutto ciò sottolinea come ogni errore possa influire sull'accuratezza dei sistemi di controllo dei costi e delle misure adottate per ridurre al minimo il superamento dei costi.
Garantire che il controllo dei costi non diventi troppo costoso
Come appena detto, il controllo dei costi può essere un processo prolungato e soggetto a errori. Si basa molto sulla compilazione dei dati e sui report, che di per sé richiedono molto tempo e quindi sono costosi. Tuttavia, è difficile imporre limiti di tempo ai processi di controllo dei costi, dato che il successo dipende dalla completezza e dalla precisione.
Confondere il controllo dei costi con la contabilità dei costi
La contabilità dei costi si occupa della registrazione, dell'analisi e del reporting dei costi aziendali, mentre il controllo dei costi è più strategico e si concentra sulla riduzione dei costi totali di produzione. La contabilità dei costi di per sé non è sufficiente per mantenere bassa la varianza dei costi, quindi assicurati di implementarla insieme al controllo dei costi.
Forzare il consenso di tutti coloro che sono coinvolti nel processo di controllo dei costi
La collaborazione continua e la comunicazione coerente tra le parti interessate sono fondamentali per creare processi di controllo dei costi di successo. Tuttavia, l'enorme numero di parti che possono essere coinvolte in un singolo progetto potrebbe rendere questo ostacolo difficile da superare.
Non adottare nuovi sistemi e tecnologie
Molte aziende scelgono di attenersi a sistemi e tecnologie legacy, nonostante i progressi nella gestione dei progetti e nel software di controllo dei costi. Le aziende che non sfruttano questi progressi tecnologici rimarranno inevitabilmente indietro, eppure la maggior parte delle aziende tende ancora a restare fedele a ciò che sa.
Ad esempio, i fogli di calcolo sono stati creati negli anni '80 e non saranno in grado di tenere il passo con le applicazioni guidate dai big data e dall'intelligenza artificiale. Per essere utili, i fogli di calcolo richiedono l'immissione corretta di dati e formule. E, come abbiamo visto in precedenza, i fogli di calcolo sono soggetti a errori. A differenza di uno strumento AI, in cui la matematica è codificata nel sistema per garantire risultati accurati.
Crea le condizioni per ridurre i costi effettivi e migliorare i margini di profitto
Vale la pena investire tempo per comprendere il controllo dei costi a livello fondamentale. Se riesci ad adottarlo in una fase iniziale, a utilizzare i metodi e i software più adatti alla tua attività e a garantire il consenso degli stakeholder, sarai sulla buona strada per ottenere margini di profitto migliori e un vantaggio competitivo duraturo. Il cielo è il limite, buona fortuna!