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Guida alla pianificazione delle emergenze: Come rendere la tua attività a prova di futuro

Scopri i piani di contingenza aziendale e perché crearne uno subito.

Probabilmente siamo stati tutti in situazioni in cui le cose non sono andate come previsto. Anche se non fa piacere dover fare cambiamenti, avere un piano B garantisce che sarai in grado di affrontare gli eventi più imprevisti. Prepararsi ad azioni alternative è particolarmente cruciale in un contesto aziendale in cui l’imprevisto può verificarsi in qualsiasi momento.

Che cos’è la pianificazione di emergenza?

Un piano di emergenza è una linea di azione chiaramente definita che può aiutare un’organizzazione ad affrontare potenziali rischi aziendali, garantire la continuità e quindi riprendere le normali operazioni il più rapidamente possibile.

Perché è importante creare piani di emergenza?

È generalmente improbabile che si verifichi un evento sfavorevole. Tuttavia, quando si ha un’impresa, avere un piano di emergenza per diversi scenari garantirà che tu sappia cosa fare se le cose vanno storte. Con questo tipo di piano di backup, il disaster recovery sarà un processo molto più semplice e le normali operazioni potranno riprendere rapidamente.

Ad esempio, nessuno può prevedere disastri naturali o eventi globali come la pandemia da coronavirus. Nel caso di quest’ultima, quasi tutte le aziende hanno dovuto affrontare difficoltà, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, ma le aziende che avevano piani di emergenza sono state in grado di rimettersi in piedi prima.

Oltre a fornire indicazioni in caso di imprevisti esterni, un piano di emergenza dovrebbe estendersi anche a possibili eventi interni, come violazioni dei dati, carenza di personale, tempi di inattività del software o relazioni commerciali in declino.

Un piano di emergenza non deve coprire solo un evento negativo. Idealmente, dovresti anche disporre di un piano d’azione per le situazioni di crescita o miglioramento, ad esempio se si verifica un improvviso aumento delle richieste dei clienti o se identifichi una particolare opportunità di mercato.

Cosa differenzia un piano di emergenza da altri tipi di pianificazione del rischio?

Piano di continuità operativa

Un piano di continuità operativa è una soluzione temporanea che assicura che la tua azienda possa funzionare anche dopo che le operazioni sono state interrotte. Ad esempio, se improvvisamente perdi l’accesso al tuo ufficio, un piano di continuità operativa consisterebbe nell’investire in software che permetta ai dipendenti di lavorare da casa fino a quando non sarà possibile accedere ai nuovi locali.

In alternativa, un piano di emergenza attiva una linea d’azione in risposta a un incidente specifico. Ad esempio, un piano di emergenza per la perdita di un cliente importante sarebbe diverso da quello che si occupa di un arresto anomalo dei sistemi informatici.

Piano di disaster recovery

Anche se un piano di emergenza è una strategia proattiva, un piano di disaster recovery è reattivo e dovrebbe far parte di qualsiasi politica di emergenza per riportare le operazioni aziendali alla normalità. Può includere strategie di ripristino, come l’accesso continuo ai dati e l’infrastruttura IT, in modo che la tua azienda possa lavorare quasi al livello di prima che si verificasse il disastro.

Il piano di disaster recovery e quello di continuità operativa hanno un ambito più ristretto rispetto a un piano di emergenza. Si occupano principalmente di questioni operative nella tua organizzazione in modo da riprendersi da un evento negativo il più rapidamente possibile.

Piano di gestione delle crisi

Come il disaster recovery, un piano di gestione delle crisi si concentra maggiormente sulla risposta in tempo reale in seguito a una crisi, rispetto alla pianificazione preventiva necessaria per un piano di emergenza. Una breve nota su come distinguere i disastri dalle crisi: un disastro si verifica improvvisamente, mentre una crisi si sviluppa nel tempo (sia velocemente che lentamente).

Non è possibile essere preparati per ogni eventualità nonostante i migliori tentativi di adottare le strategie di recupero più comprensive. Gli eventi che si verificano potrebbero non rientrare perfettamente nel piano di emergenza. In queste situazioni, l’unica soluzione è modificarlo rapidamente.

Quando le aziende devono decidere in fretta e adattarsi a scenari imprevisti, entra in gioco la gestione generale delle emergenze.

Piano di gestione del rischio

I rischi sono sempre presenti nel mondo degli affari. Un piano di gestione del rischio è simile a un piano di emergenza perché è anche di natura proattiva. Tuttavia, con la gestione del rischio, si dispone di un piano d’azione per prevenire potenziali crisi, riducendone al contempo l’impatto qualora si verifichino.

Un piano di emergenza si attiva solo quando un determinato evento negativo diventa inevitabile o quando ci sono segnali di avvertimento sufficienti per innescare una risposta di emergenza.

Insidie da evitare quando si crea un piano di emergenza aziendale

Non pianificare il budget per il piano di emergenza aziendale

Un piano di emergenza deve includere un fondo che accantoni una certa quantità di risorse (ad es. denaro, persone, tempo) per coprire i costi imprevisti. È una buona idea decidere in anticipo questo importo con il team o con altri stakeholder per evitare controversie future.

Resisti alla tentazione di tagliare questi fondi durante i momenti difficili. Se qualcosa va storto, dovrai spiegare alla dirigenza cosa è successo al tuo piano di emergenza.

Non avere abbastanza supporto

Anche se la pianificazione di emergenza sembra una buona idea, non tutti concorderanno sul fatto che è necessaria. Prima di iniziare a fare qualsiasi cosa, scopri quanto sono aperti gli stakeholder della tua azienda. Se non riesci a identificare un numero sufficiente di dirigenti che pensano che sia importante, non sprecare tempo e impegno per crearne una.

Non aggiornare i piani di emergenza

I piani di emergenza devono essere aggiornati regolarmente per tenere conto dei nuovi rischi, oltre che dei cambiamenti nelle politiche governative e nella struttura organizzativa. In breve, devono rimanere sempre attuali. Crea dei promemoria un paio di volte all’anno per rivedere il piano esistente e apportare modifiche, se necessario.

Il processo di pianificazione di emergenza in 10 passi

Fase 1: Crea una dichiarazione sulla politica di pianificazione di emergenza

Una dichiarazione sulla politica del piano di emergenza è un documento formale che delinea gli obiettivi di emergenza per la tua organizzazione, per esempio tornare alle normali attività entro un certo periodo di tempo. Questa dichiarazione indica anche l’autorità e fornisce le linee guida necessarie agli stakeholder per creare un piano di emergenza.

Essenzialmente, questo dovrebbe rispondere alle domande “Che cos’è la pianificazione di emergenza?”, “Come dovrei procedere?” e “Cosa possono aspettarsi gli stakeholder da un piano di emergenza?”.

Fase 2: Esegui un’analisi dell’impatto aziendale

Un’analisi dell’impatto aziendale (Business Impact Analysis, BIA) viene utilizzata per determinare il potenziale impatto, sia operativo che finanziario, di un evento dirompente nella tua organizzazione. In questo modo, sarai in grado di riconoscere i sistemi, i componenti e i processi vitali per le funzioni aziendali e quindi identificare le priorità di ripristino in caso di emergenza.

Fase 3: Conduci una valutazione completa del rischio

Ogni organizzazione ha la sua serie unica di rischi potenziali, che possono essere identificati con una valutazione del rischio. Dopo aver implementato una BIA, ora saprai quali sono le tue operazioni business-critical. Per avere ancora più idee, programma una sessione di brainstorming con il team esecutivo e/o altri stakeholder.

Dopodiché, è necessario identificare le minacce che potrebbero danneggiare ciascuna di queste operazioni, ad esempio un problema tecnico o un cambiamento nelle normative aziendali. Una volta raccolti tutti questi dati, inseriscili in un registro dei rischi, ovvero un grafico che consente di monitorare i rischi e qualsiasi informazione che è necessario conoscere al riguardo.

Fase 4: Classifica i rischi principali per la tua attività

Una volta definiti tutti i potenziali rischi, è il momento di valutare in che modo potrebbero influire sulla tua organizzazione. Poniti le seguenti domande:

  • Qual è la probabilità che si verifichino questi rischi?
  • In che modo questi rischi influenzerebbero la tua attività?
  • Qual è il livello di gravità per ciascun rischio?

Un modo per classificare i rischi è utilizzare una valutazione qualitativa che ordini ciascun rischio in base alla sua probabilità di verificarsi e al suo potenziale impatto. Un altro metodo comune è la valutazione quantitativa, che stima quanto ciascun rischio potrebbe costare alla tua azienda e classifica i risultati dal più costoso al meno costoso.

Fase 5: Redigi una bozza dei piani di emergenza per i rischi prioritari

Ora inizierai a creare un piano di emergenza per i rischi con la massima priorità, vale a dire quelli che hanno maggiori probabilità di verificarsi e causare il maggior numero di danni. Delineare le azioni effettive necessarie per affrontare un disastro e includere controlli preventivi che possono ridurre gli effetti delle interruzioni.

Un esempio particolarmente dannoso legato alla modernità è la violazione dei sistemi informatici. I controlli preventivi per questa situazione consisterebbero nell’investire in un software antivirus di buona qualità, assicurarsi che il software sia regolarmente aggiornato, creare password complesse e fare il backup dei file in locale.

Per quanto riguarda il piano effettivo, queste strategie e procedure di emergenza sono solitamente personalizzate in base al livello di impatto sulla sicurezza del sistema e ai requisiti di ripristino.

Fase 6: Ottieni l’approvazione degli stakeholder

Dopo aver creato una prima bozza del tuo piano di emergenza, è il momento di ottenere l’approvazione degli stakeholder. Dato che i piani di emergenza solitamente coinvolgono dipendenti e dirigenti in tutta l’azienda, sarà estremamente difficile implementarli senza un supporto adeguato. Ottenere l’approvazione con largo anticipo significa inoltre che i piani possono essere messi in atto subito dopo che si è verificato un incidente.

Fase 7: Distribuisci i piani di emergenza e rendili facilmente accessibili per l’intera organizzazione

I piani di emergenza sono solitamente a livello di reparto o di azienda. Mettendoli in una cartella pubblica condivisa sotto forma di documento dal nome inequivocabile, ti assicuri che tutti abbiano facile accesso in caso di emergenza.

Fase 8: Forma i dipendenti

Dopo aver posto tutte le basi, puoi passare alla fase di esecuzione. È essenziale che le parti che hanno ruoli nel tuo piano di emergenza sappiano quali sono le loro responsabilità in ogni scenario di rischio. Una volta che tutti sono stati adeguatamente formati, ognuno di loro sarà pronto ad agire rapidamente in caso di emergenza.

La formazione deve essere fornita anche ai nuovi dipendenti in modo che sappiano cos’è la pianificazione di emergenza, cosa comporta e cosa potrebbero dover fare in futuro.

Fase 9: Metti alla prova i tuoi piani di emergenza

In caso di un vero disastro, i tuoi piani di emergenza sarebbero efficaci? C’è solo un modo per scoprirlo: testali. Dedica del tempo a esaminare le procedure per ogni piano di emergenza come se ogni scenario fosse realmente in corso.

Questo non solo convaliderà le capacità di recupero di ciascun piano, ma mostrerà anche se vi sono carenze o lacune che possono essere migliorate.

Fase 10: Rivedi incessantemente i piani di emergenza

I manager accorti sanno che non è sufficiente creare un piano di emergenza. La manutenzione del piano è più difficile e richiede più sforzi, ma è questo che lo rende ancora più critico. La gestione del rischio è un processo continuo e devi mantenere aggiornato il tuo piano quando i rischi o i requisiti aziendali cambiano.

Verifica la tua continuità operativa aziendale

Un piano di emergenza completo garantirà che tu possa affrontare tutti i rischi che derivano dalla gestione di un’attività. Disastri naturali, incidenti sul posto di lavoro, instabilità finanziaria, malware… sono solo la punta dell’iceberg di quel che potrebbe andare storto. Grazie a un piano di emergenza testato, tuttavia, puoi prepararti in modo efficace a qualsiasi cosa possa accadere.

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