Wir waren wahrscheinlich alle in Situationen, in denen die Dinge nicht wie erwartet gelaufen sind. Obwohl niemand möchte, dass sorgfältig ausgearbeitete Pläne schief gehen, stellt ein Plan B sicher, dass du die meisten unvorhergesehenen Ereignisse überstehst. Vorbereitet zu sein auf alternative Maßnahmen ist besonders in einem geschäftlichen Kontext, in dem das Unerwartete jederzeit passieren kann, von entscheidender Bedeutung.
Was ist Notfallplanung?
Ein Notfallplan ist eine klar definierte Vorgehensweise, die jedem Unternehmen helfen kann, mit potenziellen Geschäftsrisiken umzugehen, die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und dann den normalen Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich wieder aufzunehmen.
Warum ist es wichtig, Notfallpläne zu erstellen?
Ein ungünstiges Ereignis ist im Allgemeinen unwahrscheinlich. Als Geschäftsinhaber kann dir ein Notfallplan für verschiedene Szenarien jedoch die Gewissheit geben, dass eine Notfallreaktion eingerichtet ist, wenn etwas schief läuft. Mit dieser Art von Backup-Plan ist die Notfallwiederherstellung ein viel reibungsloserer Prozess und der normale Betrieb kann schnell wieder aufgenommen werden.
So kann beispielsweise niemand genau vorhersagen, wann Naturkatastrophen oder wann globale Ereignisse wie die Coronavirus-Pandemie eintreten. Im letzteren Fall stand fast jedes Unternehmen vor einer Notlage, unabhängig von seiner Größe oder Branche, aber Unternehmen, die Notfallpläne hatten, kamen früher wieder auf die Füße.
Abgesehen von der Beratung bei externen unerwarteten Ereignissen sollte sich ein Notfallplan auch auf mögliche interne Ereignisse wie Datenschutzverletzungen, Personalmangel, Softwareausfallzeiten oder rückläufige Geschäftsbeziehungen erstrecken.
Ein Notfallplan muss nicht nur ein negatives Ereignis abdecken. Idealerweise solltest du auch einen Aktionsplan für Wachstums- oder Verbesserungssituationen haben – zum Beispiel, wenn es einen plötzlichen Anstieg der Kundenanfragen gibt oder du eine spezielle Marktchance identifizierst.
Was unterscheidet einen Notfallplan von anderen Arten der Risikoplanung?
Geschäftskontinuitätsplan
Ein Geschäftskontinuitätsplan ist eine temporäre Lösung, die sicherstellt, dass dein Unternehmen auch nach Betriebsunterbrechungen weiterarbeiten kann. Wenn du zum Beispiel plötzlich nicht in der Lage bist, in deine Büros zu gelangen, würde ein Geschäftskontinuitätsplan darin bestehen, in Software zu investieren, die es deinen Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten, bis neue Räumlichkeiten bezogen werden können.
Alternativ löst ein Notfallplan eine Vorgehensweise als Reaktion auf einen bestimmten Vorfall aus. Ein Notfallplan für den Verlust eines riesigen Kunden würde sich zum Beispiel von einem Plan unterscheiden, der sich mit einem Absturz von Informationssystemen befasst.
Notfallwiederherstellungsplan
Während ein Notfallplan eine proaktive Strategie ist, ist ein Notfallwiederherstellungsplan reaktiver und sollte Teil jeder Notfallrichtlinie sein, um den normalen Betrieb deines Unternehmens wieder herzustellen. Er kann Wiederherstellungsstrategien wie fortgesetzten Datenzugriff und IT-Infrastruktur beinhalten, sodass dein Unternehmen etwa auf dem Niveau arbeitet, auf dem es vor der Katastrophe war.
Notfallwiederherstellungs- und Geschäftskontinuitätsplanung sind beide enger als ein Notfallplan. Diese befasst sich hauptsächlich mit operativen Angelegenheiten in deiner Organisation, damit du dich so schnell wie möglich von einer Katastrophe erholen kannst.
Krisenmanagement-Plan
Wie bei der Notfallwiederherstellung konzentriert sich ein Krisenmanagementplan stärker auf die Reaktion in Echtzeit nach einer Krise als auf die präventive Planung, die für einen Notfallplan erforderlich ist. Ein kurzer Hinweis, wie man Katastrophen von Krisen unterscheidet – eine Katastrophe kommt plötzlich zustande, während sich im Laufe der Zeit eine Krise entwickelt (sei es schnell oder langsam).
Es ist unmöglich, auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, auch wenn du dich bemühst, die gründlichsten Wiederherstellungsstrategien zu entwickeln. Die Ereignisse, die auftreten, passen möglicherweise nicht genau in deinen Notfallplan. In diesen Situationen besteht der einzige Weg darin, den Notfallplan schnell zu ändern.
Wenn Unternehmen an unerwartete Szenarien denken und sich daran anpassen müssen, kommt das Krisenmanagement – das übergreifende Management von Notfällen – ins Spiel.
Risikomanagement-Plan
Risiken sind in der Geschäftswelt immer vorhanden. Ein Risikomanagementplan ähnelt einem Notfallplan, da er auch proaktiv ist. Mit dem Risikomanagement hast du jedoch einen Aktionsplan, um potenzielle Krisen zu verhindern und gleichzeitig die Auswirkungen dieser Krisen zu reduzieren, falls sie auftreten.
Ein Notfallplan beginnt erst dann, wenn ein bestimmtes negatives Ereignis unvermeidlich wird oder genügend Warnsignale vorhanden sind, um eine Notfallreaktion auszulösen.
Fallstricke, die du vermeiden solltest, wenn du deinen geschäftlichen Notfallplan erstellst
Keine Budgetierung für den Notfallplan deines Unternehmens
Ein Notfallplan muss einen Notfallfonds enthalten, der eine bestimmte Menge an Ressourcen (z. B. Geld, Personen, Zeit) zur Deckung unerwarteter Kosten zur Verfügung stellt. Es ist eine gute Idee, diesen Betrag vorher mit deinem Team oder anderen Stakeholdern zu entscheiden, um zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.
Widerstehe der Versuchung, diese Mittel auch in Zeiten eines Budgets zu reduzieren. Wenn etwas schiefgeht, musst du dem Management erklären, was mit deinem Notfallplan passiert ist.
Nicht genügend Unterstützung haben
Obwohl die Notfallplanung eine gute Idee ist, wird nicht jeder zustimmen, dass sie notwendig ist. Bevor du beginnst, etwas zu tun, solltest du herausfinden, wie offen die Stakeholder in deinem Unternehmen sind. Wenn du nicht genügend Führungskräfte identifizieren kannst, die es für wichtig halten, verschwende nicht deine Zeit und Mühe, um einen zu erstellen.
Notfallpläne werden nicht aktualisiert
Notfallpläne müssen regelmäßig aktualisiert werden, um neuen Risiken, Änderungen in der Regierungspolitik und Umstrukturierungen in der Organisationsstruktur Rechnung zu tragen. Kurz gesagt, sie müssen aktuell und auf dem neuesten Stand bleiben. Plane mehrmals im Jahr Erinnerungen ein, um den bestehenden Plan zu überprüfen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Dein Notfallplanungsprozess in 10 Schritten
Schritt 1: Erstelle eine Richtlinie zur Notfallplanung
Eine Grundsatzerklärung zum Notfallplan ist ein formelles Dokument, das die Notfallziele für deine Organisation beschreibt, wie z. B. die Rückkehr zum normalen Betrieb bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine Grundsatzerklärung drückt auch die Befugnis aus und gibt den Beteiligten die notwendigen Leitlinien für die Erstellung eines Notfallplans.
Im Wesentlichen sollte sie die Frage „Was ist Notfallplanung?“, „Wie mache ich das?“ und „Was können Stakeholder von einem Notfallplan erwarten?“ beantworten.
Schritt 2: Führe einer Analyse der Auswirkungen auf das Unternehmen durch
Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft (Business Impact Analysis, BIA) dient dazu, die potenziellen betrieblichen und finanziellen Auswirkungen eines störenden Ereignisses in deinem Unternehmen zu ermitteln. Auf diese Weise kannst du die Systeme, Komponenten und Prozesse erkennen, die für deine Geschäftsfunktionen wichtig sind, und so deine Wiederherstellungsprioritäten im Notfall identifizieren.
Schritt 3: Führe eine vollständige Risikobewertung durch
Jede Organisation hat ihre einzigartigen potenziellen Risiken, die mit einer Risikobewertung identifiziert werden können. Nachdem du eine BIA implementiert hast, weißt du jetzt, was deine geschäftskritischen Vorgänge sind. Plane ein Brainstorming mit deinem Führungsteam und/oder anderen Stakeholdern, um noch mehr Ideen zu erhalten.
Danach musst du die Bedrohungen identifizieren, die jedem dieser Vorgänge schaden könnten – zum Beispiel eine technische Störung oder eine Änderung der Geschäftsvorschriften. Sobald alle diese Daten erfasst wurden, lege sie in einem Risikoregister ab – ein Risikodiagramm, mit dem du deine Risiken und alle Informationen, die du über sie kennen musst, nachverfolgen kannst.
Schritt 4: Klassifiziere die wichtigsten Risiken für dein Unternehmen
Sobald du alle potenziellen Risiken hast, ist es an der Zeit, zu bewerten, wie sie sich auf dein Unternehmen auswirken könnten. Stelle dir die folgenden Fragen:
- Wie wahrscheinlich ist es, dass diese Risiken auftreten?
- Wie würden sich diese Risiken auf dein Unternehmen auswirken?
- Wie hoch ist der Schweregrad für jedes Risiko?
Eine Möglichkeit, Risiken einzustufen, besteht darin, eine qualitative Risikobewertung zu verwenden, die jedes Risiko nach seiner Eintrittswahrscheinlichkeit und seinen potenziellen Auswirkungen anordnet. Eine weitere gängige Methode ist die quantitative Risikobewertung, die schätzt, wie viel jedes Risiko dein Unternehmen kosten könnte, und die Ergebnisse von den meisten bis zu den wenigsten Kosten einstuft.
Schritt 5: Entwurf von Notfallplänen für priorisierte Risiken
Du erstellst jetzt einen Notfallplan für die Risiken mit der höchsten Priorität für dein Unternehmen, nämlich diejenigen, die am wahrscheinlichsten auftreten und den größten Schaden verursachen. Erläutere die tatsächlichen Maßnahmen, die zur Bewältigung einer Katastrophe erforderlich sind, und schließe präventive Kontrollen ein, die die Auswirkungen von Unterbrechungen reduzieren können.
Ein Beispiel für ein modernes, nachteiliges Ereignis für die meisten Unternehmen wäre ein Verstoß gegen das Informationssystem. Vorbeugende Kontrollen für diese Situation wären, in eine hochwertige Antivirus-Software zu investieren, sicherzustellen, dass deine Software regelmäßig aktualisiert wird, starke Passwörter zu erstellen und Dateien vor Ort zu sichern.
Was den tatsächlichen Plan betrifft, sind diese Notfallstrategien und -verfahren in der Regel auf das Sicherheitsniveau und die Wiederherstellungsanforderungen des Systems zugeschnitten.
Schritt 6: Hol dir die Zustimmung von Stakeholdern ein
Nachdem du einen ersten Entwurf deines Notfallplans erstellt hast, ist es an der Zeit, die Zustimmung der Stakeholder einzuholen. Angesichts der Tatsache, dass Notfallpläne in der Regel Mitarbeiter und das Management in deinem gesamten Unternehmen betreffen, wird es extrem schwierig sein, sie ohne angemessene Unterstützung umzusetzen. Eine frühzeitige Genehmigung bedeutet auch, dass Pläne unmittelbar nach einem Vorfall in die Tat umgesetzt werden können.
Schritt 7: Verteile deine Notfallpläne und mache sie für dein gesamtes Unternehmen leicht zugänglich
Notfallpläne gelten in der Regel abteilungs- oder unternehmensweit. Indem du sie in einen gemeinsamen öffentlichen Ordner mit einem eindeutigen Dokumentennamen ablegst, stellst du sicher, dass jeder im Notfall einfachen Zugriff auf sie hat.
Schritt 8: Schule deine Mitarbeiter
Nachdem du alle Grundlagen gelegt hast, kannst du zur Ausführungsphase übergehen. Es ist wichtig, dass die Parteien, die Rollen in deinem Notfallplan haben, wissen, welche Verantwortlichkeiten sie in jedem Risikoszenario haben. Sobald alle angemessen geschult sind, ist jeder von ihnen bereit, im Notfall schnell zu handeln.
Auch neue Mitarbeiter sollten geschult werden, damit sie wissen, was Notfallplanung ist, was sie beinhaltet und was sie in Zukunft tun müssen.
Schritt 9: Teste deine Notfallpläne
Wären deine Notfallpläne im Falle einer echten Katastrophe effektiv? Es gibt nur eine Möglichkeit, dies herauszufinden – und das ist durch Plantests. Nimm dir Zeit, um die Verfahren für jeden Notfallplan so durchzugehen, als ob jedes Notfallszenario wirklich stattfinden würde.
Dadurch werden nicht nur die Wiederherstellungsfähigkeiten jedes Plans validiert, sondern es wird auch deutlich, ob es Mängel oder Lücken gibt, die dann behoben werden können.
Schritt 10: Überprüfe und überarbeite deine Notfallpläne kontinuierlich
Intelligente Manager wissen, dass es nicht ausreicht, nur einen Notfallplan zu erstellen. Die Planpflege ist schwieriger und erfordert mehr Aufwand – aber das macht sie umso wichtiger. Risikomanagement ist ein fortlaufender Prozess, und du musst deinen Plan auf dem neuesten Stand halten, wenn sich Risiken oder Geschäftsanforderungen ändern.
Stelle zuerst deine Geschäftskontinuität sicher, danke uns später
Eine umfassende Notfallplanung stellt sicher, dass du bereit bist, mit allen Risiken umzugehen, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind. Ob Naturkatastrophen, Arbeitsunfälle, finanzielle Instabilität oder Malware sind nur die Spitze des Eisbergs von Dingen, die schiefgehen können. Aber mit einem getesteten Notfallplan kannst du dich effektiv auf alles vorbereiten, was vielleicht auf dich zukommen könnte.