Provavelmente todos nós já estivemos em situações em que as coisas não foram como esperado. Embora ninguém queira que planos cuidadosamente elaborados deem errado, ter um Plano B garante que você possa enfrentar a maioria dos imprevistos. Estar preparado para uma medida alternativa é especialmente crucial em um contexto de negócios onde o inesperado pode acontecer a qualquer momento.
O que é plano de contingência?
Um plano de contingência é um curso de ação claramente definido que pode ajudar qualquer organização a lidar com possíveis riscos de negócios, garantir a continuidade dos negócios e, em seguida, retomar as operações comerciais normais o mais rápido possível.
Por que é importante criar planos de contingência?
É geralmente improvável que ocorra um evento desfavorável. No entanto, como proprietário de uma empresa, ter um plano de contingência para diferentes cenários pode lhe dar a tranquilidade de que uma resposta de emergência está estabelecida se as coisas derem errado. Com esse tipo de plano de apoio, a recuperação de desastres será um processo muito mais tranquilo e as operações normais podem ser retomadas rapidamente.
Por exemplo, ninguém pode prever com precisão quando desastres naturais ou eventos globais, como a pandemia do Coronavírus, ocorrerão. No caso deste último, quase todas as empresas enfrentaram dificuldades, independentemente de seu tamanho ou setor, mas as empresas que tinham planos de contingência conseguiram se recuperar mais cedo.
Além de fornecer orientação durante eventos externos inesperados, um plano de contingência também deve se estender a possíveis eventos internos, como violações de dados, escassez de pessoal, tempo de inatividade do software ou relacionamentos comerciais em declínio.
Um plano de contingência não precisa cobrir apenas eventos negativos. Idealmente, você também deve ter um plano de ação em vigor para situações de crescimento ou melhoria, por exemplo, se houver um aumento repentino nas solicitações dos clientes ou se você identificar uma oportunidade especial de mercado.
O que diferencia um plano de contingência de outros tipos de planejamento de risco?
Plano de continuidade dos negócios
Um plano de continuidade dos negócios é uma solução temporária que garante que sua empresa possa continuar funcionando mesmo após as operações terem sido interrompidas. Por exemplo, se de repente você não conseguir acessar seu espaço de escritório, um plano de continuidade dos negócios seria investir em um software que permita que seus funcionários trabalhem de casa até que novas instalações possam ser garantidas.
Como alternativa, um plano de contingência aciona um curso de ação em resposta a um incidente específico. Por exemplo, um plano de contingência para a perda de um grande cliente seria diferente daquele que lida com uma falha nos sistemas de informação.
Plano de recuperação de desastres
Embora um plano de contingência seja uma estratégia proativa, um plano de recuperação de desastres é reativo e deve fazer parte de qualquer política de contingência para que as operações da sua empresa voltem ao normal. Isso pode incluir estratégias de recuperação, como acesso contínuo a dados e infraestrutura de TI, para que sua empresa opere perto do nível que operava antes da ocorrência do desastre.
Os planos de recuperação de desastres e de continuidade dos negócios têm um escopo mais restrito do que um plano de contingência. Ele lida principalmente com questões operacionais em sua organização para que você possa se recuperar de um desastre o mais rápido possível.
Plano de gestão de crises
Como a recuperação de desastres, um plano de gestão de crises é mais focado na resposta em tempo real após uma crise, em comparação com o planejamento preventivo necessário para um plano de contingência. Uma observação rápida sobre como diferenciar desastres de crises: um desastre surge subitamente, enquanto uma crise se desenvolve ao longo do tempo (seja de forma rápida ou lenta).
É impossível estar preparado para todas as eventualidades, apesar de suas melhores tentativas de fazer as estratégias de recuperação mais completas. Os eventos que ocorrem podem não se encaixar perfeitamente em seu plano de contingência. Nessas situações, a única saída é modificar rapidamente o plano de contingência.
Quando as empresas precisam pensar por conta própria e se adaptar a cenários inesperados, é aí que a gestão de crises entra em ação, ou seja, a gestão abrangente de emergências.
Plano de gestão de riscos
Os riscos estão sempre presentes no mundo dos negócios. Um plano de gestão de riscos é semelhante a um plano de contingência porque também tem uma natureza proativa. No entanto, com a gestão de risco, você tem um plano de ação para evitar que possíveis crises ocorram, ao mesmo tempo em que reduz o impacto dessas crises caso aconteçam.
Um plano de contingência só é iniciado quando um determinado evento negativo se torna inevitável ou há sinais de alerta suficientes para acionar uma resposta de contingência.
Armadilhas a serem evitadas durante a criação do seu plano de contingência de negócios
Não ter um orçamento para o seu plano de contingência de negócios
Um plano de contingência deve incluir um fundo de contingência que separe uma certa quantidade de recursos (por exemplo, dinheiro, pessoas, tempo) para cobrir custos imprevistos. É uma boa ideia estabelecer esse valor com sua equipe ou outras partes interessadas antecipadamente para evitar disputas futuras.
Resista à tentação de cortar esses fundos, mesmo em casos de crises orçamentárias. Se algo der errado, você precisará explicar à gerência o que aconteceu com seu plano de contingência.
Não ter apoio suficiente
Embora o planejamento de contingência pareça uma boa ideia, nem todos concordarão que ele é necessário. Antes de começar a fazer qualquer coisa, descubra qual a opinião das partes interessadas em sua empresa. Se você não conseguir identificar executivos suficientes que achem importante ter um plano de contingência, não perca tempo e energia para criar um.
Não atualizar planos de contingência
Os planos de contingência precisam ser atualizados regularmente para contabilizar novos riscos, mudanças nas políticas governamentais e na estrutura organizacional. Em suma, eles precisam permanecer atuais e permanentes. Estabeleça lembretes algumas vezes por ano para revisar o plano existente e fazer alterações, se necessário.
Seu processo de planejamento de contingência em 10 etapas
Etapa 1: Criar uma declaração de política de planejamento de contingência
Uma declaração de política de plano de contingência é um documento formal que descreve os objetivos de contingência para sua organização, como voltar às operações normais em um determinado momento. Uma declaração de política também expressa a autoridade e dá a orientação necessária para que as partes interessadas criem um plano de contingência.
Essencialmente, ela deve responder às perguntas “o que é planejamento de contingência?” “como devo fazer isso?” e “o que as partes interessadas podem esperar de um plano de contingência?”.
Etapa 2: Realizar uma análise de impacto nos negócios
Uma análise de impacto nos negócios (Business Impact Analysis, BIA) é usada para determinar o impacto potencial, tanto operacional quanto financeiro, de um evento disruptivo em sua organização. Ao fazer isso, você será capaz de reconhecer os sistemas, componentes e processos que são vitais para suas funções comerciais e, portanto, identificar suas prioridades de recuperação em caso de emergência.
Etapa 3: Realizar uma avaliação de risco completa
Cada organização tem seu conjunto exclusivo de riscos potenciais, que podem ser identificados com uma avaliação de risco. Depois de implementar uma BIA, você saberá quais são suas operações comerciais críticas. Para obter ainda mais ideias, agende uma sessão de brainstorming com sua equipe executiva e/ou outras partes interessadas.
Depois disso, você precisa identificar as ameaças que poderiam prejudicar cada uma dessas operações, por exemplo, uma falha técnica ou uma mudança nos regulamentos comerciais. Depois que todos esses dados tiverem sido coletados, coloque-os em um registro de risco: um gráfico de risco que permita que você acompanhe seus riscos e qualquer informação que precise saber sobre eles.
Etapa 4: Classificar os principais riscos para o seu negócio
Depois de identificar todos os seus riscos potenciais, é hora de avaliar como eles podem afetar sua organização. Faça a si mesmo as seguintes perguntas-chave:
- Qual é a probabilidade de que esses riscos aconteçam?
- Como esses riscos afetariam seu negócio?
- Qual é o nível de gravidade de cada risco?
Uma maneira de classificar os riscos é usar uma avaliação qualitativa de risco, que ordena cada risco de acordo com sua probabilidade de ocorrência, bem como seu impacto potencial. Outro método comum é a avaliação quantitativa de risco, que estima quanto cada risco pode custar à sua empresa e classifica os resultados do mais caro para o menos caro.
Etapa 5: Esboçar planos de contingência para riscos priorizados
Agora você começará a criar um plano de contingência para os riscos de maior prioridade para sua organização, ou seja, aqueles que têm maior probabilidade de ocorrer e causar mais danos. Descreva as ações reais necessárias para enfrentar um desastre e inclua controles preventivos que podem reduzir os efeitos das interrupções.
Um exemplo de um evento moderno e prejudicial para a maioria das empresas seria uma violação dos sistemas de informação. Os controles preventivos para essa situação seriam investir em um software antivírus de boa qualidade, garantir que seu software seja atualizado regularmente, criar senhas fortes e fazer backup de arquivos no local.
Quanto ao plano real, essas estratégias e procedimentos de contingência geralmente são adaptados ao nível de impacto de segurança e aos requisitos de recuperação do sistema.
Etapa 6: Obter a adesão das partes interessadas
Depois de criar um primeiro esboço do seu plano de contingência, é preciso obter a aprovação das partes interessadas. Considerando que os planos de contingência geralmente envolvem funcionários e a gerência em toda a empresa, será extremamente difícil implementá-los sem o apoio adequado. Obter aprovação com bastante antecedência também significa que os planos podem ser colocados em ação logo após a ocorrência de um incidente.
Etapa 7: Distribuir seus planos de contingência e torná-los facilmente acessíveis para toda a sua organização
Os planos de contingência geralmente abrangem todo o departamento ou toda a empresa. Ao colocá-los em uma pasta pública compartilhada com um nome de documento claro, você garante que todos terão fácil acesso a eles em caso de emergência.
Etapa 8: Treinar seus funcionários
Tendo estabelecido todas as bases, você pode passar para o estágio de execução. É essencial que as partes que tenham uma função em seu plano de contingência saibam quais são suas responsabilidades em cada cenário de risco. Depois que todos tiverem sido adequadamente treinados, cada um deles estará preparado para agir rapidamente em caso de emergência.
O treinamento também deve ser dado aos novos funcionários para que eles saibam o que é o planejamento de contingência, o que ele implica e o que eles podem ter que se preparar para fazer no futuro.
Etapa 9: Testar seus planos de contingência
No caso de um desastre real, seus planos de contingência seriam eficazes? Há apenas uma maneira de descobrir: por meio de testes do plano. Reserve um tempo para executar os procedimentos de cada plano de contingência como se cada cenário de emergência estivesse realmente ocorrendo.
Isso não apenas validará as capacidades de recuperação de cada plano, mas também mostrará se há deficiências ou lacunas que podem ser melhoradas.
Etapa 10: Revisar continuamente seus planos de contingência
Os gerentes inteligentes sabem que não é suficiente apenas criar um plano de contingência. A manutenção do plano é mais difícil e exige mais esforço, mas é isso que a torna ainda mais crítica. A gestão de riscos é um processo contínuo e você precisa manter seu plano atualizado quando os riscos ou requisitos de negócios mudarem.
Garanta a continuidade dos seus negócios primeiro, agradeça depois
O planejamento abrangente de contingências garantirá que você esteja preparado para lidar com todos os riscos que acompanham a administração de um negócio. Sejam desastres naturais, acidentes no local de trabalho, instabilidade financeira ou malware, eles são apenas a ponta do iceberg de coisas que podem dar errado. Mas, com um plano de contingência testado, você pode se preparar com eficácia para o que quer que cruze seu caminho.