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Guía de planificación de contingencias: prepárate para el futuro

Conoce todo sobre la planificación de contingencias y por qué es crucial para gestionar cualquier riesgo empresarial. Prepara tu negocio para el futuro.

Probablemente todos nos hemos encontrado en situaciones en las que las cosas no han ido como esperábamos. Aunque nadie quiere que sus planes cuidadosamente trazados se tuerzan, tener un Plan B garantiza hacer frente a la mayoría de los imprevistos. Estar preparado para tomar medidas alternativas es especialmente crucial en un contexto comercial en el que lo inesperado puede suceder en cualquier momento.

¿Qué es la planificación de una incidencia?

Un plan de contingencia es un procedimiento claramente definido que puede ayudar a cualquier organización a lidiar con posibles riesgos comerciales, garantizar la continuidad del negocio y luego reanudar las operaciones comerciales normales lo antes posible.

¿Por qué es importante crear planes de contingencia?

Por lo general, es poco probable que se produzca un incidente. Sin embargo, como propietario de una empresa, tener un plan de urgencias para diferentes escenarios puede darte la seguridad de que se implanta una respuesta de urgencia si las cosas salen mal. Con este tipo de plan de copia de seguridad, la recuperación en caso de desastre será un proceso mucho más fácil y las operaciones normales se pueden reanudar rápidamente.

Por ejemplo, nadie puede predecir con precisión cuándo se producirán los desastres naturales o cuándo llegarán eventos globales como la pandemia de COVID-19. En el caso de este último, casi todas las empresas se enfrentaron a dificultades, independientemente de su tamaño o sector, pero las que tenían planes de contingencia pudieron recuperarse antes.

Además de proporcionar orientación durante eventos externos inesperados, un plan de contingencia también debe extenderse a posibles eventos internos, como infracciones de datos, escasez de personal, tiempo de inactividad del software o relaciones comerciales en declive.

Un plan de contingencia no tiene por qué abordar un evento negativo. Lo ideal sería que también tuvieras un plan de acción para situaciones de crecimiento o mejora, por ejemplo, si se produce un aumento repentino de las peticiones de los clientes o si detectas una oportunidad especial en el mercado.

¿Qué diferencia a un plan de contingencia de otros tipos de planificación de riesgos?

Plan de continuidad de negocio

Un plan de continuidad de negocio es una solución temporal que garantiza que tu empresa pueda seguir funcionando incluso después de que se hayan interrumpido las operaciones. Por ejemplo, si de repente no puedes acceder a tu espacio de oficina, un plan de continuidad de negocio sería invertir en un software que permita a tus empleados trabajar desde casa hasta que se dispongan nuevas instalaciones.

Por su parte, un plan de contingencia desencadena un procedimiento en respuesta a un incidente específico. Por ejemplo, un plan de contingencia por la pérdida de un cliente enorme sería diferente de uno que se ocupe de un fallo de los sistemas de información.

Plan de recuperación ante desastres

Si bien un plan de contingencia es una estrategia preventiva, un plan de recuperación en caso de desastre es una estrategia reactiva y debe formar parte de cualquier política de contingencia para que las operaciones de tu empresa vuelvan a la normalidad. Puede incluir estrategias de recuperación, como acceso continuado a los datos e infraestructura de TI, para que tu empresa funcione a un nivel similar al que funcionaba antes de que se produjera el desastre.

Tanto la recuperación de desastres como la planificación de continuidad de negocio tienen un alcance más estrecho que un plan de contingencia. Se ocupa principalmente de los asuntos operativos en tu organización para que puedas recuperarte de un desastre lo antes posible.

Plan de gestión de crisis

Al igual que la recuperación en caso de desastre, un plan de gestión de crisis se centra más en la respuesta en tiempo real después de una crisis, en comparación con la planificación preventiva necesaria para un plan de contingencia. Una nota rápida sobre cómo diferenciar los desastres de las crisis: un desastre se produce de repente, mientras que una crisis se desarrolla en el tiempo (ya sea rápida o lentamente).

Es imposible estar preparado para todas las eventualidades por mucho esfuerzo que se invierta en crear las estrategias de recuperación más exhaustivas. Los eventos que ocurren pueden no encajar perfectamente en tu plan de contingencia. En estas situaciones, la única manera de salir es modificando rápidamente el plan de contingencia.

Cuando las empresas necesitan reaccionar rápidamente y adaptarse a escenarios inesperados, aquí es donde entra en juego la gestión de crisis, la gestión general de las urgencias.

Plan de gestión de riesgos

Los riesgos siempre están presentes en el mundo de los negocios. Un plan de gestión de riesgos es similar a un plan de contingencia, ya que también es de naturaleza proactiva. Sin embargo, con la gestión de riesgos, dispones de un plan de acción para evitar que se produzcan posibles crisis, a la vez que reduces el impacto de estas, en caso de que ocurran.

Un plan de contingencia solo se activa una vez que un determinado evento negativo se vuelve inevitable o hay suficientes señales de advertencia para desencadenar una respuesta de contingencia.

Errores que debes evitar al crear tu plan de contingencia comercial

No presupuestar tu plan de contingencia comercial

Un plan de contingencia tiene que incluir un fondo de contingencia, que reserva cierta cantidad de recursos (por ejemplo, dinero, personas, tiempo) para cubrir los costes inesperados. Es una buena idea decidir esta cantidad con tu equipo u otras partes interesadas de antemano para evitar futuros desacuerdos.

Resiste la tentación de recortar estos fondos incluso en momentos de contracción del presupuesto. Si algo sale mal, tendrás que explicar a la dirección qué pasó con tu plan de contingencia.

No tener suficiente respaldo

Si bien la planificación de la contingencia parece una buena idea, no todo el mundo estará de acuerdo en que es necesaria. Antes de empezar a hacer algo, averigua lo receptivos que están los grupos de interés de tu empresa. Si no hay suficientes ejecutivos que piensen que es importante, no pierdas ni tiempo ni esfuerzo en crear uno.

No actualizar los planes de contingencia

Los planes de contingencia deben actualizarse periódicamente para tener en cuenta los nuevos riesgos, los cambios en las políticas del gobierno y las sacudidas en la estructura organizativa. En resumen, deben permanecer actualizados y continuos. Programas recordatorios un par de veces al año para revisar el plan existente y realizar cambios si es necesario.

El proceso de planificación de contingencias en 10 pasos

Paso 1: Cómo crear una política de planificación de incidencias

Una política de plan de contingencia es un documento formal que describe los objetivos de la contingencia para tu organización, como recuperar el nivel operativo normal en un momento determinado. Una política también expresa la autoridad y proporciona la orientación necesaria para que las partes interesadas creen un plan de contingencia.

Básicamente, esto debería responder a las preguntas “¿Qué es la planificación de la contingencia?”, “¿Cómo debo hacer esto?” y “¿Qué pueden esperar las partes interesadas de un plan de contingencia?”

Paso 2: Realiza un análisis de impacto comercial

Un análisis de impacto comercial (BIA) se utiliza para determinar el impacto potencial, tanto operativo como financiero, de un evento disruptivo en tu organización. Este análisis te permitirá reconocer los sistemas, componentes y procesos que son vitales para tus funciones comerciales y, por lo tanto, identificar tus prioridades de recuperación en caso de una urgencia.

Paso 3: Realiza una evaluación de riesgos completa

Cada organización tiene su conjunto único de riesgos potenciales, que se pueden identificar con una evaluación de riesgos. Una vez que hayas implementado un BIA, sabrás cuáles son tus operaciones comerciales fundamentales. Para recopilar aún más ideas, programa una sesión de lluvia de ideas con tu equipo ejecutivo u otras partes interesadas.

A continuación, debes identificar las amenazas que podrían cernirse sobre cada una de estas operaciones, por ejemplo, un fallo técnico o un cambio en las normas empresariales. Una vez que hayas recopilado todos estos datos, inclúyelos en un registro de riesgos, un gráfico que te permite realizar un seguimiento de tus riesgos y de cualquier información que necesites conocer sobre ellos.

Paso 4: Clasifica los riesgos clave para tu empresa

Una vez que tengas identificados todos tus riesgos potenciales, es el momento de evaluar cómo podrían afectar a tu organización. Hazte las siguientes preguntas clave:

  • ¿Cuál es la probabilidad de que ocurran estos riesgos?
  • ¿Cómo afectarían estos riesgos a tu empresa?
  • ¿Cuál es el nivel de gravedad de cada riesgo?

Una forma de clasificar los riesgos es utilizar una evaluación de riesgos cualitativa, que ordena cada riesgo de acuerdo con su probabilidad de producirse, así como su impacto potencial. Otro método común es la evaluación de riesgos cuantitativos, que calcula cuánto le puede costar a tu empresa cada riesgo y clasifica los resultados de más a menos costosos.

Paso 5: Borrador de planes de contingencia para los riesgos priorizados

Se trata ahora de empezar a trazar un plan de contingencia para los riesgos de mayor prioridad para tu organización, es decir, aquellos que tienen más probabilidades de ocurrir y causar más daños. Describe las acciones reales necesarias para enfrentarse a un desastre e incluye controles preventivos que pueden reducir los efectos de las interrupciones.

Un ejemplo de evento moderno y perjudicial para la mayoría de las empresas sería una infracción de los sistemas de información. Los controles preventivos para esta situación consisten en invertir en un software antivirus de buena calidad, asegurarse de que el software se actualiza regularmente, crear contraseñas seguras y hacer copias de seguridad de los archivos en las propias instalaciones.

En cuanto al plan real, estas estrategias y procedimientos de contingencia suelen estar adaptadas al nivel de impacto en la seguridad del sistema y a los requisitos de recuperación.

Paso 6: Consigue la participación de las partes interesadas

Después de crear un primer borrador de tu plan de contingencia, es el momento de obtener la aprobación de las partes interesadas. Dado que los planes de contingencia suelen implicar a empleados y directivos de tu empresa, será extremadamente difícil implementarlos sin el respaldo adecuado. Obtener la aprobación con bastante antelación también significa que los planes se pueden poner en práctica justo después de que ocurra un incidente.

Paso 7: Distribuye tus planes de contingencia y haz que sean fácilmente accesibles para toda la organización

Los planes de contingencia suelen ser para todo el departamento o para toda la empresa. Colócalos en una carpeta pública compartida con un nombre de documento claro para asegurarte de que todo el mundo tendrá fácil acceso a ellos en caso de una urgencia.

Paso 8: Forma a tus empleados

Después de haber puesto todo en marcha, puedes pasar a la etapa de ejecución. Es esencial que las partes que desempeñan funciones en tu plan de contingencia sepan cuáles son sus responsabilidades en cada situación de riesgo. Una vez que todo el mundo haya recibido la formación adecuada, cada uno de ellos estará preparado para actuar rápidamente en caso de una urgencia.

También se debe proporcionar formación a los nuevos empleados para que sepan qué es la planificación de contingencias, qué implica y qué deben hacer en el futuro.

Paso 9: Pon a prueba tus planes de contingencia

En caso de un desastre real, ¿serían eficaces tus planes de contingencia? Solo hay una manera de averiguarlo, y eso es a través de las pruebas del plan. Dedica un tiempo a ejecutar los procedimientos para cada plan de contingencia como si cada situación de urgencia estuviera ocurriendo realmente.

Esto no solo validará las capacidades de recuperación de cada plan, sino que también mostrará si hay deficiencias o carencias, que luego se pueden solucionar.

Paso 10: Revisa y comprueba continuamente tus planes de contingencia

Los gestores inteligentes saben que no basta con crear un plan de contingencia. El mantenimiento del plan es más difícil y requiere más esfuerzo, pero eso es lo que lo hace aún más crítico. La gestión de riesgos es un proceso continuo, y debes mantener tu plan actualizado cuando cambien los riesgos o necesidades empresariales.

Asegura primero la continuidad de tu empresa, danos las gracias después

Una planificación exhaustiva de las incidencias te asegurará que estás preparado para enfrentarte a todos los riesgos que conlleva la gestión de una empresa. Ya sean desastres naturales, accidentes en el lugar de trabajo, inestabilidad financiera, malware: estas son solo la punta del iceberg de las cosas que pueden salir mal. Sin embargo, con un plan de contingencia probado, puedes prepararte eficazmente para lo que te depare el futuro.

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