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Cómo crear un plan de acción y por qué necesitas uno

Un plan de acción te ayuda a organizarte y alcanzar metas. Aprende a crearlo y entiende su valor en la gestión de proyectos con esta guía. ¡Empieza ya!.

El plan de acción es una herramienta de gestión de proyectos que cualquier persona puede utilizar para planificar su próximo proyecto. El plan de acción es un resumen paso a paso útil para organizar y priorizar las tareas en la empresa y en tu vida personal. Por ejemplo, podría serte útil para preparar unas vacaciones o para algo que tenga que ver con tu vida profesional, como la planificación de un evento de entrega de premios.

Pongamos una boda como ejemplo. La lista de tareas por hacer antes del gran día es larga. Esto incluye buscar y encontrar un lugar, contratar a un proveedor de servicios de restauración, contratar a un fotógrafo, crear y enviar invitaciones, reservar el lugar para la cena de ensayo y preparar los trajes del cortejo nupcial. Son muchas las cosas que hay que hacer a tiempo.

Un plan de acción divide la boda en tareas factibles y realistas. En última instancia, es una herramienta de referencia que sirve de plan de acción para todos los que participan en la boda, las responsabilidades y los plazos. Ayuda a organizar y priorizar todo y a todo el mundo.

A algunos puede resultarles desalentador dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas, pero el plan de acción no es tan difícil como crees. Vas por buen camino si te planteas el objetivo general o el resultado final y lo que se necesita para lograrlo. Ten en cuenta que no existe la manera perfecta de crear un plan de acción. Pueden ser listas de tareas pendientes, listas de verificación, listas de control, gráficos, hojas de cálculo, entradas de diario, tablas o todo lo anterior. El plan de acción toma tu idea, la pone sobre el papel y proporciona una imagen organizada y oportuna para hacer realidad tu concepto.

¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción actúa como descripción, ayudándote a comprender qué pasos son necesarios para lograr un objetivo determinado. Básicamente, consiste en una lista de tareas y recursos necesarios para alcanzar un objetivo o completar un proyecto. El plan de acción también sirve como documentación.

El plan de acción es una herramienta dinámica que se puede ajustar y editar según sea necesario. Es clave para el éxito de un proyecto y un activo valioso para cualquiera que necesite una herramienta de planificación paso a paso. Algunos sectores se refieren a los planes de acción como planes estratégicos, mientras que otros se refieren a los planes estratégicos como la base para la creación de los planes de acción.

Ejemplo de plan de acción

Los planes de acción pueden ser hojas de cálculo sencillas con las que todo el mundo pueda trabajar o una plantilla gráfica visual que debe completarse para cada proyecto.

El plan de acción debe incluir cada paso requerido, la persona responsable de la entrega, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, los objetivos, los recursos y los resultados deseados. Crea tu propia plantilla o encuentra una que enumere todas las acciones con notas, prioridades, responsabilidades y estado de progreso.

Los planes de acción pueden ser valiosos para tu estrategia de marketing o para algo más personal, como una boda.

Aquí tienes un ejemplo de plan de acción para una empresa de organización de bodas.

  • 12 meses antes de la boda: determinar el presupuesto, seleccionar el lugar y elaborar una lista de invitados.
  • 11 meses antes de la boda: contratar a proveedores como fotógrafos, floristas, proveedores de servicios de restauración, oficiantes, decoradores y chóferes de limusinas. También tendrás que contratar el entretenimiento, como una banda que toque en directo o un DJ. Piensa en los colores y los temas de la boda.
  • 10 meses antes de la boda: reservar las habitaciones de hotel y el reportaje fotográfico del compromiso.
  • 9 meses antes de la boda: encontrar y comprar el traje de novia y del cortejo nupcial. Envía a los invitados el recordatorio de la fecha del gran día.
  • 8 meses antes de la boda: crear una lista de bodas y añadir regalos.
  • 5 meses antes de la boda: reservar el viaje de luna de miel.
  • 4 meses antes de la boda: seleccionar la tarta, programar la última cata con el catering y comprar las alianzas.
  • 3 meses antes de la boda: enviar invitaciones a amigos y familiares.
  • 1 mes antes de la fecha: realizar un seguimiento de los proveedores y reservar la peluquería y el maquillaje.

Por supuesto, solo se trata de un ejemplo de las tareas que un organizador de bodas debe tener en cuenta, pero te da una idea de las tareas grandes y pequeñas y cómo llevarlas a la vez, así como la puntualidad de las tareas necesarias antes del día de la boda.

Razones para crear un plan de acción

Un plan de acción bien pensado es como un mapa que te lleva a tu destino. Es una guía visual que te ayudará a aumentar la eficacia y la productividad. También te ayudará a comprender a qué objetivos debes dar prioridad, a tomar decisiones informadas y a visualizar el progreso de tus proyectos.

Los líderes de equipo y los gestores de proyectos utilizan planes de acción para compartir actualizaciones del progreso con todos los que participan en un proyecto, incluidos los equipos, proveedores, compañeros y supervisores. Este recurso mantiene a todo el mundo en sintonía o al tanto de los plazos, los objetivos y todas las tareas necesarias para alcanzar el objetivo final. El plan de acción es esencial para mostrar a todos lo que ya se ha logrado y lo que queda por hacer.

Cómo elaborar un plan de acción

Seamos inteligentes con nuestro plan de acción y hablemos de los pasos necesarios para su elaboración y alcanzar tus objetivos. SMART es un acrónimo que se suele utilizar para describir el proceso de establecimiento de objetivos. Los objetivos “SMART” o inteligentes son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos.

  • Específicos: para que tus objetivos del plan de acción sean específicos y completes tareas, puedes centrarte en quién, qué, cuándo, dónde y cómo. Definir tareas individuales y específicas reduce y comunica claramente los objetivos a todos los implicados.
  • Medibles : la medición de tus objetivos es el proceso de creación de sistemas para realizar el seguimiento del progreso. El seguimiento del progreso del proyecto puede mostrarte qué necesitas ajustar, si procede, para obtener mejores resultados.
  • Alcanzables: ¿son realistas tus objetivos y cronología? Establece objetivos realistas que no sean demasiado ambiciosos para que se puedan lograr. Tu equipo podría frustrarse si los objetivos no son factibles o resultan demasiado complicados. Esto puede dar lugar a problemas de moral.
  • Relevantes: al establecer un objetivo relevante hay que tener en cuenta a todos los que trabajan para lograrlo. Cada persona debe comprender claramente cómo cada objetivo desempeña un papel esencial en el proyecto general.
  • Oportunos: establece objetivos limitados y un plazo de tiempo lógico que te ayude a ti y a todos los involucrados a manteneros en la senda correcta.

Definir tus objetivos te ayuda a establecer dónde estás ahora y qué debes hacer para llegar a donde deseas ir. El establecimiento de objetivos es una parte importante del desarrollo de tu plan de acción y los objetivos SMART pueden ayudarte a desglosar tus tareas de una manera estratégica.

Ahora que has desglosado tus objetivos en objetivos SMART, puedes seguir adelante con tu plan de acción. Echa un vistazo a los siguientes pasos útiles para empezar.

Identifica tus objetivos

Apunta una misión clara y concisa, lo que quieres lograr y a quién necesitas para conseguirlo.

Determina y prioriza las tareas

Esta fase puede llevar un tiempo e implicar a varios actores, pero crear una lista de tareas y cosas que se deben hacer con un calendario detallado es extremadamente importante para que las campañas tengan éxito. Este paso te permite definir los plazos.

A continuación, toma todas esas tareas y prioriza las que deben hacerse antes de poder empezar otras. Apunta la secuencia de eventos para que todos sepan cuándo deben comenzar y mantenerse en el buen camino.

Define una cronología

Esta parte del plan de acción es fundamental. La cronología puede ser una descripción de qué tareas deben completarse cada hora, cada semana o cada mes. Establece estimaciones de plazos razonables para cada una de las tareas.

También resulta útil incluir objetivos importantes que podrían marcar el final de una tarea o fase del proyecto y el comienzo de otra. Sin una cronología detallada, puede ser difícil mantener a todo el mundo motivado y en el buen camino. Dicho esto, esta herramienta de planificación estratégica promueve una mejor productividad y participación.

También deberás asignar tareas a medida que crees la cronología. Evalúa a todos los miembros del equipo y entiende sus capacidades y talento para obtener resultados más favorables. Define los conjuntos de habilidades que pueden desempeñar cada tarea y delega en consecuencia. Esto podría incluir la asignación de tareas a miembros de tu equipo, asesores y autónomos profesionales.

Revisa si es necesario

Recopila datos y aportaciones de todas las personas implicadas en la realización de cada tarea y realiza los ajustes y revisiones necesarios para futuros proyectos. Si tienes que recurrir al plan B, será imprescindible que des un giro y te adaptes a los cambios y problemas inesperados. No es lo que sucede durante este proceso, sino la forma en que reacciones y cambies de dirección profesionalmente lo que sacará adelante el proyecto.

Conclusiones clave: Cómo crear un plan de acción para tu negocio

Empieza a planificar campañas exitosas hoy mismo. Tanto si deseas ampliar tu público como si quieres construir tu marca, un plan de acción bien elaborado te ayudará a ir en la dirección correcta. Ten en cuenta los puntos mencionados anteriormente a la hora de organizar y priorizar tus objetivos con un plan de acción.

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