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Cómo priorizar tus tareas de marketing para obtener el máximo impacto

Consigue más de lo que importa a diario en tu negocio con la matriz de Eisenhower.

Siempre se puede hacer más de lo que se puede conseguir.

Esa es la razón por la que priorizar tareas es tan importante. Al determinar lo que realmente importa, puedes centrarte en lograr los objetivos que te ofrecerán el mayor retorno en relación al tiempo dedicado.

Como el 34.º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, que entendió la importancia de la gestión de las tareas. Una famosa frase que se le atribuye dice: "La mayoría de las cosas urgentes no son importantes y la mayoría de las cosas importantes no son urgentes".

Esta cita es la base para lo que se conoce como la "matriz de Eisenhower", un método de priorización de tareas basado en lo que es urgente y lo que es importante.

No te atasques en lo que no es importante y aprende a usar la matriz de Eisenhower para lograr más evitando la trampa de la urgencia.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Las distracciones entran en la realidad de una pequeña empresa a diario: correos electrónicos importantes que llegan a una bandeja de entrada, notificaciones push en un móvil y otros elementos que pueden no ser importantes o ni siquiera urgentes.

La matriz de Eisenhower es un método de priorización de tareas que las define según su urgencia e importancia. Este marco se puede utilizar como una estrategia de gestión del tiempo para organizar tus tareas.

Hay 4 cuadrantes en la matriz de Eisenhower.

Cuadrante 1: Urgente e importante (hacer)
Cuadrante 2: Importante y menos urgente (programar)
Cuadrante 3: Urgente y menos importante (delegar)
Cuadrante 4: Menos urgente y menos importante (eliminar)

Vamos a profundizar en cada cuadrante para ver cómo puedes clasificar y priorizar tareas.

Urgente e importante (hacer)

Las principales prioridades en tu lista que debes hacer son urgentes e importantes. Se trata de tareas que se deben hacer antes de una hora, una mañana, en el día o al día siguiente como muy tarde. Si estas tareas no se cumplen, habrá consecuencias significativas.

¿Cuáles son los ejemplos de las tareas urgentes e importantes?

  • Fechas límite: Firma de un acuerdo antes de que termine un año fiscal. Enviar una campaña por correo electrónico para la gran oferta del fin de semana. Proyectos preasignados con fechas de vencimiento.
  • Crisis: La caída de un sitio web. Proporcionar una respuesta a la cobertura negativa de los medios. Pagar la nómina.
  • Problemas: Un cliente importante que realiza una solicitud urgente. Un problema de calidad con un producto o servicio. Redireccionamiento de un enlace roto dentro de una campaña de correo electrónico, que conduce a una página que no existe.

Termina tantas de estas tareas urgentes como te sea posible. Al identificar y centrarte en las principales prioridades del día, tendrás las cosas más importantes hechas.

Importante y menos urgente (programar)

Los artículos que se deben programar en tu lista deben ser importantes, pero menos urgentes. Estas son tareas que se deben incluir en tu calendario y en un sistema de gestión de proyectos. Si estas tareas se realizan, tendrán un impacto significativo en tu negocio o en tu carrera.

Aquí tienes algunos ejemplos de tareas importantes y menos urgentes.

  • Planificación: Crear objetivos de 90 días con planes. Analizar el rendimiento para mejorar las próximas campañas. Encontrar un nuevo CRM que reduzca los pasos en el proceso de marketing.
  • Construcción: Limpieza de contactos en los públicos. Estudiar las campañas de automatización de correo electrónico. Sincronizar todas las herramientas de marketing de una campaña integrada.
  • Relaciones: Revisiones mensuales de satisfacción de los empleados. Visitas trimestrales al cliente. Reuniones o correos electrónicos importantes.

Este es el cuadrante con mayor riesgo de ser ignorado. Es importante programar un tiempo en tu calendario para realizar estas actividades. De lo contrario, estos elementos simplemente pueden pasarse por alto en favor de las tareas menos importantes, pero más urgentes, del cuadrante 3.

Urgente y menos importante (delegar)

Hay tareas que hay que hacer pronto, pero que son menos importantes para ti. Deberías delegar. Si intentas hacer estas tareas tú mismo, el tiempo dedicado en este cuadrante te quitará tiempo del dedicado a trabajar en tareas importantes.

Ejemplos de las tareas urgentes pero menos importantes:

  • Actividades: Administrar una campaña de publicidad de pago. Entrada de datos. Escribir una publicación en el blog.
  • Reuniones: Asistir a reuniones que no tienen una finalidad clara. Programar las reuniones. Tiempo de inversión en relaciones transaccionales.
  • Interrupciones: Responder a ciertos correos electrónicos a medida que entran. Responder a algunas llamadas de teléfono entrantes. Informes sin sentido.

Delega estas tareas a personas con capacidad para ayudarte a liberar tiempo y dedicarte a las prioridades que son más importantes.

Menos urgente y menos importante (eliminar)

Las tareas que se deben eliminar en tu día son las menos urgentes y menos importantes. Si no delegas o haces estas tareas, no tendrá ningún resultado significativo para tu negocio o carrera. A menudo, las tareas de este último cuadrante son excusas que creamos para evitar las tareas importantes del primer y segundo cuadrante.

Ejemplos de las tareas menos urgentes y menos importantes:

  • Pérdidas de tiempo: Navegar por sitios web por razones no relacionadas con el trabajo. Uso excesivo de las redes sociales. Leer y responder al correo basura.
  • Exceso de trabajo: Parálisis del análisis. Procrastinar en un gran proyecto. Ajustar el equipo.
  • Actividades tóxicas: Cotillear. Responder a trolls en redes sociales.

Estos son los tipos de tareas que pueden evitar que aproveches el día. Tómate un momento para reflexionar sobre tus principales pérdidas de tiempo en un día normal y anótalas. A continuación, presta atención para minimizar el tiempo que dedicas a estas actividades.

Ventajas de utilizar la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una cuadrícula de gestión eficaz del tiempo. Cada cuadrante tiene una estrategia de trabajo diferente. Cuando se utiliza, este marco puede ayudarte a lograr los objetivos que son importantes para tu vida, carrera y negocio.

¿Qué otras ventajas tiene el utilizar una cuadrícula de gestión del tiempo como la matriz de Eisenhower? ¿Qué puedes esperar si usas un marco que permita la priorización de las tareas?

En términos generales, los principales beneficios que descubren los propietarios y profesionales de pequeñas empresas son:

  • Trabajos a tiempo: Una cuadrícula eficaz de gestión del tiempo permite que el trabajo se realice a tiempo, ya que las fechas de vencimiento categorizan las tareas en cuadrantes importantes y urgentes.
  • Mejor calidad de trabajo: Cuando eliminas o delegas tareas, tienes más tiempo para dedicar a lo importante. El trabajo tiende a ser mejor cuando puedes dedicarle más tiempo.
  • Mayor productividad: ¿Alguna vez pasas todo el día (y horas extra) tratando de ser productivo y aun así dejas el trabajo como si no hubieses hecho nada? Eso se debe a que no has tenido en cuenta o cumplido tus mayores prioridades. Centrarte en lo importante aumenta la productividad de forma tangible e intangible.
  • Mayor satisfacción: En un negocio, tienes que satisfacer a tus clientes, a tu personal y a ti. Cuando se entrega un trabajo de alta calidad a tiempo, las tasas de satisfacción mejoran.
  • Menos estrés: Solo se pueden hacer cierta cantidad de cosas al día. Trabajar menos y conseguir más alivia parte de la ansiedad y el estrés que quizá sientas como propietario o profesional de una pequeña empresa.

¿Y ahora que´?

Tu gestión del tiempo es un factor que contribuye enormemente al éxito de tu negocio y tu carrera profesional. Al igual que una buena campaña de marketing por correo electrónico, debes optimizar tu tiempo para lograr conversiones. Conoce bien tu lista de tareas pendientes para poder marcar cada tarea como urgente o importante. Reduce al mínimo las distracciones innecesarias y las interrupciones diarias. Centra al máximo tu atención en el cuadrante 1. Haz progresos en el cuadrante 2. Delega en el cuadrante 3, y elimina las tareas del cuadrante 4 para maximizar el tiempo.

Escrito por Brett Farmeoe para Mailchimp y Markitors, socio oficial de Mailchimp. Obtén más información sobre Markitors y Mailchimp en nuestro Directorio de expertos.

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