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Marketingaufgaben effektiv priorisieren

Setze jeden Tag mehr von dem um, was für dein Unternehmen wichtig ist – mit der Eisenhower‑Matrix.

Es gibt immer mehr zu tun, als du schaffen kannst.

Deshalb ist das Priorisieren deiner Aufgaben so wichtig. Indem du ermittelst, was wirklich wichtig ist, kannst du dich darauf konzentrieren, die Dinge zu erledigen, die im Verhältnis zum Zeitaufwand den größten Nutzen bringen.

Als 34. Präsident der Vereinigten Staaten war Dwight D. Eisenhower die Bedeutung von Aufgabenmanagement nur zu gut bekannt. Ein Sprichwort, das ihm zugeschrieben wird, lautet: „Die meisten dringenden Dinge sind nicht wichtig und die meisten wichtigen Dinge sind nicht dringend."

Dieses Zitat bildet die Grundlage für das, was heute als „Eisenhower-Matrix“ bekannt ist – eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, die darauf basiert, was dringend und was wichtig ist.

Verzettle dich nicht in unwichtigen Tätigkeiten und lerne, wie du die Eisenhower-Matrix nutzen kannst, um mehr zu erreichen, indem du nicht in die Dringlichkeitsfalle tappst.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

In einem kleinen Unternehmen sind Ablenkungen an der Tagesordnung: wichtige E-Mails, die in der Inbox landen, dringende Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone sowie viele andere Dinge, die vielleicht nicht wichtig und manchmal nicht einmal dringend sind.

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Du kannst dieses Rahmenkonzept dann als Zeitmanagementstrategie nutzten, um deine Aufgaben zu organisieren.

Die Eisenhower-Matrix umfasst vier Quadranten.

Quadrant 1: Dringend und wichtig (handeln)
Quadrant 2: Wichtig und weniger dringend (planen)
Quadrant 3: Dringend und weniger wichtig (delegieren)
Quadrant 4: Weniger dringend und unwichtiger (streichen)

Wir wollen jeden Quadranten einzeln betrachten, um zu sehen, wie du Aufgaben kategorisieren und priorisieren kannst.

Dringend und wichtig (handeln)

Die Aufgaben mit der höchsten Priorität auf deiner To-Do-Liste sind sowohl dringend als auch wichtig. Sie müssen innerhalb der nächsten Stunde, bis zum Tagesende oder spätestens bis morgen ausgeführt werden. Werden diese Aufgaben nicht erledigt, sind erhebliche Konsequenzen zu erwarten.

Welche Aufgaben sind beispielsweise dringend und wichtig?

  • Fristen: Unterzeichnung eines Vertrags vor dem Ende eines Geschäftsjahres Versand einer E-Mail-Kampagne für den großen Schlussverkauf noch an diesem Wochenende Bereits festgelegt Projekte mit Sollterminen
  • Krisen: Absturz einer Website Reaktion auf eine negative Medienberichterstattung Erstellen der Gehaltsabrechnung
  • Probleme: Dringende Anfrage eines wichtigen Kunden Qualitätsproblem mit einem Produkt oder Service Umleitung eines Links in einer E-Mail-Kampagne, der zu einer fehlerhaften Seite führt

Erledige so viele dieser dringenden Aufgaben wie möglich. Indem du die Hauptprioritäten des Tages identifizierst und dich auf sie konzentrierst, schaffst du es, die wichtigsten Dinge zu erledigen.

Wichtig und weniger dringend (planen)

Die Aufgaben, die du auf deiner To-Do-Liste planst, sind wichtig, aber weniger dringend. Du musst sie in deinem Kalender und in einem Projektmanagementsystem eintragen. Sie zu erledigen, ist überaus wichtig für dein Geschäft oder deine Karriere.

Hier sind einige Beispiele für wichtige und weniger dringende Aufgaben.

  • Planung: Erstellung von 90-Tage-Zielen mit Plänen Leistungsanalyse, um zukünftige Kampagnen zu verbessern Suche nach einem neuen CRM, das die Schritte im Marketingprozess reduziert
  • Aufbau: Zielgruppenkontakte bereinigen Recherchieren von E-Mail-Automatisierungskampagnen Synchronisierung aller Marketingtools für eine integrierte Kampagne
  • Beziehungen: Monatliche Überprüfung der Mitarbeiterzufriedenheit Vierteljährliche Kontaktaufnahme mit Kunden Wichtige Meetings oder E-Mails

Dies ist der Quadrant, der am meisten Gefahr läuft, ignoriert zu werden. Es ist wichtig, dass du Zeit in deinem Kalender für diese Aktivitäten einplanst. Andernfalls kann es passieren, dass diese Dinge einfach zugunsten der weniger wichtigen, aber zeitkritischeren Aufgaben in Quadrant 3 übergangen werden.

Dringend und weniger wichtig (delegieren)

Es gibt Aufgaben, die bald erledigt werden müssen, aber weniger wichtig für dich sind. Sie sollten delegiert werden. Wenn du versuchst, diese Aufgaben selbst zu übernehmen, fehlt dir die in diesem Quadranten aufwendete Zeit für die wichtigen Tätigkeiten.

Dringende und weniger wichtige Aufgaben sind beispielsweise:

  • Aktivitäten: Verwalten einer kostenpflichtigen Werbekampagne Dateneingabe Verfassen eines Blog-Beitrags
  • Meetings: Teilnahme an Meetings, die keinen eindeutigen Zweck haben Planen von Meetings Aufwenden von Zeit für transaktionale Beziehungen
  • Unterbrechungen: Beantworten bestimmter E-Mails, sobald sie eintreffen Annahme bestimmter Telefonanrufe Bedeutungslose Berichte

Wenn du diese Aufgaben an fähige Mitarbeiter delegierst, hast du mehr Zeit, um dich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

Weniger dringend und unwichtiger (streichen)

Weniger dringende und unwichtige Aufgaben solltest du aus deiner Tagesplanung streichen. Diese Aufgaben nicht zu delegieren oder zu erledigen, wird keine wesentlichen Folgen für dein Geschäft oder deine Karriere haben. Oft sind dienen uns die Aufgaben in diesem letzten Quadranten als Ausreden, um die wichtigen Aufgaben im ersten und zweiten Quadranten zu vermeiden.

Hier sind einige Beispiele für weniger dringende und unwichtigere Aufgaben.

  • Zeitverschwendung: Surfen zum reinen Vergnügen im Internet Exzessives Nutzen sozialer Medien Lesen und Beantworten von Junk-E-Mails
  • Intensives Arbeiten: Lähmung durch Analysen Aufschieben eines großen Projekts Einstellen von Equipment
  • Toxische Aktivitäten: Klatsch und Tratsch Reagieren auf Social-Media-Trolle

Diese Arten von Aufgaben können die effiziente Nutzung deiner Arbeitszeit verhindern. Nimm dir einen Moment Zeit, um über Zeitverschwendung an einem normalen Arbeitstag nachzudenken und notiere die betreffenden Aktivitäten. Dann achte darauf, die Zeit zu minimieren, die du für diese Tätigkeiten aufwendest.

Vorteile der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist ein effektives Zeitmanagementraster. Jeder Quadrant beinhaltet eine andere Arbeitsstrategie. Die Nutzung dieses Rahmenkonzepts kann dir dabei helfen, die Dinge zu erreichen, die für dein Leben, deine Karriere und dein Geschäft wichtig sind.

Welche weiteren Vorteile bietet die Verwendung eines Zeitmanagementrasters wie der Eisenhower-Matrix? Was kannst du erwarten, wenn du ein Rahmenkonzept nutzt, das die Aufgabenpriorisierung unterstützt?

Im Allgemeinen sind die wichtigsten Vorteile, die Kleinunternehmer und Fachkräfte erkennen, folgende:

  • Aufgaben werden zeitgerecht erledigt: Ein effektives Zeitmanagementraster ermöglicht es, Aufgaben pünktlich zu erledigen, da die Solltermine wichtigen und dringenden Quadranten zugeordnet werden.
  • Bessere Arbeitsqualität: Wenn du Aufgaben streichst oder delegierst, bleibt dir mehr Zeit für das, was wichtig ist. Deine Arbeit ist tendenziell von besserer Qualität, wenn du mehr in Zeit in sie investieren kannst.
  • Produktivitätssteigerung: Hast du schon mal den ganzen Tag (einschließlich Überstunden) damit verbracht, produktiv zu sein, und bist trotzdem mit dem Gefühl nach Hause gegangen, nichts erreicht zu haben? Das liegt daran, dass deine Kernprioritäten nicht berücksichtigt oder umgesetzt wurden. Sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, erhöht die Produktivität in materieller und immaterieller Hinsicht.
  • Gesteigerte Zufriedenheit: In einem Unternehmen musst du Kunden, Mitarbeiter und dich selbst zufriedenstellen. Wenn qualitativ hochwertige Arbeit pünktlich geliefert wird, verbessern sich die Zufriedenheitsraten.
  • Weniger Stress: Du kannst an einem Tag nur eine begrenzte Anzahl an Dingen erledigen. Weniger zu arbeiten und mehr zu erreichen, entlastet dich von der Angst und dem Stress, den du als Kleinunternehmer und in deinem Beruf vielleicht empfindest.

Was kommt als Nächstes?

Dein Zeitmanagement ist ein bedeutender Faktor für deinen Erfolg im Business und in deiner Karriere. Genau wie bei einer guten E-Mail-Marketing-Kampagne muss auch hier deine Zeit für Konversionen optimiert sein. Mache dich mit deiner To-Do-Liste vertraut, damit du alle deine Aufgabe als dringend oder wichtig markieren kannst. Minimiere unnötige Ablenkungen und tägliche Unterbrechungen, sobald sie auftreten. Konzentriere dich voll auf Quadrant 1. Mache Fortschritte in Quadrant 2. Delegiere Quadrant 3 und streiche Aufgaben in Quadrant 4, um deine Zeit optimal zu nutzen.

Geschrieben von Brett Farmiloe für Mailchimp und Markitors, einem offiziellen Mailchimp-Partner.

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