Como priorizar suas tarefas de marketing para obter o maior impacto

Urgente e importante (Fazer)

As principais prioridades em sua lista de tarefas são urgentes e importantes. Essas são tarefas que precisam ser feitas até o fim daquela hora, final do dia ou amanhã, no mais tardar. Se essas tarefas não forem realizadas, haverá repercussões significativas.

Quais são alguns exemplos de tarefas urgentes e importantes?

• Prazos: assinar um acordo antes do fim de um ano fiscal. Enviar uma campanha de e-mail para a grande promoção deste fim de semana. Projetos pré-atribuídos com datas de vencimento.
• Crises: o travamento de um site. Fornecer uma resposta à cobertura negativa da mídia. Fazer a folha de pagamento.
• Problemas: um cliente importante que faz uma solicitação urgente. Um problema de qualidade com um produto ou serviço. Redirecionar um link dentro de uma campanha de e-mail que leva a uma página com erro.

Conclua o maior número possível dessas tarefas urgentes. Ao identificar e se concentrar nas principais prioridades do dia, você executa as coisas mais importantes.

Importante e menos urgente (Agendar)

Os itens a serem agendados na sua lista de tarefas são importantes, mas menos urgentes. Essas são tarefas que precisam ser listadas em seu calendário e em um sistema de gerenciamento de projetos. Se essas tarefas forem feitas, haverá um impacto significativo em seu negócio ou carreira.

Aqui estão alguns exemplos de tarefas importantes e menos urgentes.

• Planejamento: criação de metas de 90 dias com planos. Analisar o desempenho para melhorar as próximas campanhas. Encontrar um novo CRM que reduza as etapas no processo de marketing.
• Desenvolvimento: limpar contatos do público. Pesquisar campanhas de automação de e-mails. Sincronizar todas as ferramentas de marketing para uma campanha integrada.
• Relações: verificações mensais de satisfação do funcionário. Verificações trimestrais dos clientes. Reuniões ou e-mails importantes.

Esse é o quadrante com maior risco de ser ignorado. É importante agendar um horário em seu calendário para realizar essas atividades. Caso contrário, esses itens podem simplesmente ser ignorados para as tarefas menos importantes, mas mais sensíveis ao tempo, no quadrante 3.

Urgente e menos importante (Delegar)

Há tarefas que precisam ser feitas em breve, mas são menos importantes para você. Elas devem ser delegadas. Se você tentar fazer essas tarefas sozinho, o tempo gasto neste quadrante tira o tempo gasto trabalhando em tarefas importantes.

Alguns exemplos de tarefas urgentes e menos importantes são:

• Atividades: gerenciar uma campanha publicitária paga. Entrada de dados. Escrever uma postagem de blog.
• Reuniões: participar de reuniões que não têm um propósito claro. Agendar reuniões. Investir tempo em relacionamentos transacionais.
• Interrupções: responder a determinados e-mails à medida que eles chegam. Atender algumas chamadas telefônicas recebidas. Relatórios sem importância.

Delegar essas tarefas a pessoas capazes ajuda a liberar seu tempo para se concentrar em prioridades que são mais importantes.

Menos urgente e menos importante (Eliminar)

As tarefas a serem eliminadas em seu dia são menos urgentes e menos importantes. Se você não delegar ou realizar essas tarefas, nada significativo acontecerá com o seu negócio ou carreira como resultado. Frequentemente, as tarefas neste último quadrante são desculpas que criamos para evitar as tarefas importantes no primeiro e segundo quadrantes.

Aqui estão alguns exemplos de tarefas menos urgentes e menos importantes.

• Desperdício de tempo: navegar em sites por motivos não relacionados ao trabalho. Uso excessivo de redes sociais. Ler e responder a lixo eletrônico.
• Trabalho ocupado: paralisia de análise. Procrastinar em um grande projeto. Ajuste de equipamento.
• Atividades tóxicas: fofocar. Responder a trolls de redes sociais.

Esses são os tipos de tarefas que podem atrapalhar a maximização do seu dia. Reserve um momento para refletir sobre seus principais desperdícios de tempo durante um dia típico e tome nota deles. Depois, fique atento para minimizar o tempo que você gasta nessas atividades.

Benefícios do uso da Matriz Eisenhower

A Matriz Eisenhower é uma grade de gerenciamento de tempo eficaz. Cada quadrante tem uma estratégia de trabalho diferente. Quando usada, essa estrutura pode ajudar você a alcançar as coisas que são importantes para sua vida, carreira e negócios.

Quais são alguns outros benefícios de usar uma grade de gerenciamento de tempo como a Matriz Eisenhower? O que você pode esperar se utilizar uma estrutura que apoie a priorização de tarefas?

Em termos gerais, os principais benefícios que os proprietários e profissionais de pequenas empresas percebem são:

• Trabalho entregue no prazo: uma grade de gerenciamento de tempo eficaz permite que o trabalho seja entregue no prazo, pois as datas de vencimento categorizam as tarefas em quadrantes importantes e urgentes.
• Melhor qualidade do trabalho: quando você elimina ou delega tarefas, tem mais tempo para se dedicar ao que é importante. O trabalho tende a ser de melhor qualidade quando você pode dar mais de si nele.
• Aumento da produtividade: você passa o dia todo (e horas extras) tentando ser produtivo e ainda assim sai do trabalho sentindo que não realizou nada? Isso acontece porque suas grandes prioridades não foram abordadas ou cumpridas. Focar no que importa aumenta a produtividade de maneiras tangíveis e intangíveis.
• Maior satisfação: em uma empresa, você precisa satisfazer clientes, funcionários e você mesmo. Quando o trabalho de alta qualidade é entregue no prazo, as taxas de satisfação melhoram.
• Redução do estresse: há tanta coisa que você pode fazer em um dia. Fazer menos trabalho e realizar mais alivia parte da ansiedade e do estresse que você pode estar sentindo como um pequeno empresário e profissional.

E agora?

Seu gerenciamento de tempo é um grande contribuinte para o sucesso que você tem com seus negócios e carreira. Assim como uma boa campanha de marketing por e-mail, seu tempo precisa ser otimizado para conversões. Conheça sua lista de tarefas para que você possa marcar cada tarefa como urgente ou importante. Minimize distrações desnecessárias e interrupções diárias à medida que elas ocorrem. Maximize seu foco no quadrante 1. Progrida no quadrante 2. Delegue o quadrante 3 e elimine tarefas no quadrante 4 para maximizar seu tempo.

Escrito por Brett Farmiloe para Mailchimp e Markitors, um parceiro oficial do Mailchimp. Saiba mais sobre a Markitors + Mailchimp em nosso diretório de especialistas.