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Comment hiérarchiser vos tâches marketing pour obtenir le meilleur impact possible

Réalisez chaque jour des tâches importantes pour votre entreprise grâce à la matrice Eisenhower.

La semaine est trop courte, c'est bien connu.

C'est pour cette raison qu'il est si important de hiérarchiser les tâches. En déterminant ce qui compte vraiment, vous pouvez vous concentrer sur les éléments qui vous offriront le meilleur retour sur le temps passé.

Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis, a bien compris l'importance de la gestion des tâches. Il a dit un jour : "les choses urgentes sont rarement importantes et les choses importantes rarement urgentes."

Cette citation est le fondement de ce que l'on appelle aujourd'hui la "matrice Eisenhower". Il s'agit d'une méthode permettant de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Évitez de vous perdre dans les détails et apprenez à utiliser la matrice d'Eisenhower pour obtenir de meilleurs résultats en évitant le piège de l'urgence.

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

Les distractions font partie de votre réalité quotidienne dans une petite entreprise : des e-mails importants arrivent dans une boîte de réception, des notifications push sur un smartphone, d'autres éléments qui ne sont pas forcément importants, voire urgents.

La matrice d'Eisenhower est une méthode de hiérarchisation des tâches qui définit les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Ce cadre peut ensuite être utilisé comme stratégie de gestion du temps pour organiser vos tâches.

La matrice d'Eisenhower comporte 4 quadrants.

Quadrant 1 : Urgent et important (Faire)
Quadrant 2 : Important et moins urgent (Planifier)
Quadrant 3 : Urgent et moins important (Déléguer)
Quadrant 4 : Moins urgent et moins important (Éliminer)

Examinons chaque quadrant pour apprendre à classer les tâches par catégories et par ordre de priorité.

Urgent et important (faire)

Les priorités de votre liste de tâches sont à la fois urgentes et importantes. Il s'agit de tâches qui doivent être effectuées dans l'heure, à la fin de la journée ou demain au plus tard. Faute de quoi, les répercussions seront importantes.

Quels sont des exemples de tâches urgentes et importantes ?

  • Les échéances : signer un accord avant la fin d'un exercice financier. Envoyer une campagne par e-mail pour les soldes du week-end à venir. Des projets pré-assignés avec des dates d'échéance.
  • Les crises : le crash d'un site Web. Réponse à une couverture médiatique négative. Le versement des salaires.
  • Les problèmes : un client important qui fait une demande urgente. Un problème de qualité avec un produit ou un service. La redirection d'un lien dans une campagne par e-mail qui mène à une page d’erreur.

Effectuez autant de ces tâches urgentes que possible. En identifiant et traitant les principales priorités du jour, vous parviendrez à traiter les tâches les plus importantes.

Important et moins urgent (planifier)

Les activités à planifier sur votre liste de tâches sont importantes, mais moins urgentes. Ce sont des tâches qui doivent être inscrites sur votre calendrier et dans un système de gestion de projet. Si ces tâches sont réalisées, elles auront un impact significatif sur votre entreprise ou votre carrière.

Voici quelques exemples de tâches importantes et moins urgentes.

  • La planification : créer des objectifs à 90 jours avec des plans. L'analyse des performances pour améliorer les campagnes à venir. La recherche d'un nouvel outil GRC qui réduit les étapes du processus de marketing.
  • La construction : nettoyage des contacts d'audience. Recherche de campagnes automatisées par e-mail. La synchronisation de tous les outils de marketing pour une campagne intégrée.
  • Les relations : suivis mensuels de la satisfaction des employés. Suivis trimestriels des clients. Réunions ou e-mails importants.

Ce quadrant présente le plus grand risque d'être ignoré. Il est important de prévoir du temps sur votre calendrier pour effectuer ces activités. Autrement, ces tâches risquent tout simplement d'être négligées au profit des tâches moins importantes mais plus urgentes du quadrant 3.

Urgent et moins important (déléguer)

Certaines tâches doivent être accomplies rapidement, mais sont moins importantes pour vous. Elles doivent être déléguées. Accomplir ces tâches soi-même, c'est perdre du temps au profit de tâches plus importantes.

Voici quelques exemples de tâches urgentes et moins importantes :

  • Les activités : gestion d'une campagne de publicité payante. Saisie de données. Rédaction d'un article de blog.
  • Les réunions : participation à des réunions dont l'objectif n'est pas clair. Planification de réunions. Le temps consacré aux relations transactionnelles.
  • Les interruptions : répondre à certains e-mails à leur réception. Répondre à certains appels téléphoniques entrants. Rapports sans intérêt.

En confiant ces tâches à des personnes compétentes, vous vous libérez du temps pour vous concentrer sur des priorités plus importantes.

Moins urgent et moins important (Éliminer)

Les tâches à éliminer de votre journée sont moins urgentes et moins importantes. Si vous ne déléguez pas ou ne vous chargez pas de ces tâches, il n'y aura pas d'incidence sur votre entreprise ou votre carrière. Souvent, les tâches de ce dernier quadrant sont des excuses que nous créons pour éviter les tâches importantes des premier et deuxième quadrants.

Voici quelques exemples de tâches urgentes et moins importantes.

  • Les pertes de temps : navigation sur des sites Web pour des raisons non professionnelles. Utilisation excessive des réseaux sociaux. Lire et répondre à des e-mails indésirables.
  • Le travail inutile : paralysie de l'analyse. Procrastination face à un projet important. Réglage de l'équipement.
  • Les activités toxiques : les commérages. Répondre aux trolls des réseaux sociaux.

Ces tâches sont celles qui peuvent compromettre votre capacité à optimiser votre journée. Prenez un moment pour réfléchir aux tâches qui vous font perdre le plus de temps au cours d'une journée ordinaire et notez-les. Puis, veillez à minimiser le temps que vous consacrez à ces activités.

Avantages de l'utilisation de la matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est une grille de gestion du temps efficace. Chaque quadrant correspond à une nouvelle stratégie de travail. Lorsqu'il est utilisé, ce cadre peut vous aider à réaliser les tâches qui sont importantes pour votre vie, votre carrière et votre entreprise.

Quels sont les autres avantages de l'utilisation d'une grille de gestion du temps comme la matrice d'Eisenhower ? À quoi pouvez-vous vous attendre si vous utilisez une grille qui favorise la hiérarchisation des tâches ?

En général, les principaux avantages dont bénéficient les propriétaires de petites entreprises et les professionnels sont les suivants :

  • Respect des délais de livraison : une grille de gestion du temps efficace permet de livrer le travail à temps, car les dates d'échéance recatégorisent les tâches en quadrants importants et urgents.
  • Meilleure qualité du travail : lorsque vous éliminez ou déléguez des tâches, vous avez plus de temps à consacrer à ce qui est important. Le travail est souvent de meilleure qualité lorsque vous pouvez vous y consacrer davantage.
  • Productivité accrue : vous arrive-t-il de passer toute la journée (voire plus) à faire des efforts pour être productif et de quitter le travail avec le sentiment de n'avoir rien accompli ? Vos grandes priorités n'ont pas été abordées ou respectées. En vous concentrant sur ce qui compte, vous augmentez votre productivité de manière tangible et intangible.
  • Amélioration de la satisfaction : dans une entreprise, vous devez satisfaire vos clients, vos employés et vous-même. Lorsque le travail de qualité est livré dans les délais, le taux de satisfaction augmente.
  • Réduction du stress : il n'y a que 24 h dans une journée. Moins de travail et plus d'accomplissement réduisent l'anxiété et le stress que vous pouvez ressentir en tant que propriétaire de petite entreprise et professionnel.

Que faire ?

Votre gestion du temps contribue largement à la réussite de votre entreprise et de votre carrière. Votre temps au même titre qu'une bonne campagne de marketing par e-mail doit être optimisé pour les conversions. Apprenez à maîtriser votre liste de tâches pour pouvoir les marquer comme urgentes ou importantes. Réduisez au minimum les distractions inutiles et les perturbations quotidiennes qui se présentent. Privilégiez au maximum le quadrant 1. Faites des progrès dans le quadrant 2. Déléguez le quadrant 3 et éliminez les tâches du quadrant 4 pour maximiser votre temps.

Rédigé par Brett Farmiloe pour Mailchimp et Markitors, un partenaire officiel de Mailchimp. Pour en savoir plus sur Markitors + Mailchimp, consultez notre Annuaire des experts.

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