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Come assegnare la giusta priorità alle attività di marketing per ottenere il massimo impatto

Realizza ogni giorno ciò che conta davvero per la tua attività con la matrice di Eisenhower.

Ciò che abbiamo da fare supera sempre il tempo a disposizione.

Per questo è importante assegnare le giuste priorità. Stabilendo quali sono gli obiettivi che contano davvero, è possibile concentrarsi sulle attività che offrono il miglior rapporto tempo/benefici.

Anche il 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, aveva ben compreso l’importanza del task management, ovvero gestione delle attività. Un famoso adagio a lui attribuito recita: “Quasi sempre ciò che è urgente non è importante e ciò che è importante non è urgente”.

Questa affermazione è alla base della cosiddetta “matrice di Eisenhower”, un metodo per l’assegnazione delle priorità basato sulla distinzione tra ciò che è urgente e ciò che è importante.

Non impantanarti nel superfluo e impara a sfruttare la matrice di Eisenhower per fare di più evitando la trappola dell’urgenza.

Che cos’è la matrice di Eisenhower?

Quando gestisci una piccola azienda, le distrazioni sono parte integrante della giornata: email importanti in arrivo, notifiche push urgenti sullo smartphone e altre faccende di minor importanza e urgenza.

La matrice di Eisenhower è un metodo per l’assegnazione delle priorità che definisce le attività in base al loro grado di urgenza e importanza. Questa struttura può essere utilizzata per organizzare le attività ed elaborare una strategia per la gestione del tempo.

La matrice di Eisenhower si compone di quattro quadranti.

Quadrante 1: Urgente e importante (attività da completare immediatamente)
Quadrante 2: Importante ma non urgente (attività da pianificare)
Quadrante 3: Urgente ma non importante (attività da delegare)
Quadrante 4: Non urgente e non importante (attività da eliminare)

Vediamo nel dettaglio ciascun quadrante per capire come classificare le attività e assegnare le giuste priorità.

Urgente e importante (attività da completare immediatamente)

Le attività prioritarie nella tua lista delle cose da fare sono sia urgenti che importanti. Si tratta di compiti da sbrigare entro un’ora, un giorno o al massimo il giorno seguente. In caso di mancata esecuzione, le conseguenze possono essere significative.

Alcuni esempi di attività importanti e al tempo stesso urgenti?

  • Scadenze: firma di un contratto prima della chiusura dell’anno fiscale; l’invio di una campagna email per la grande promozione del fine settimana; progetti preassegnati con data di scadenza.
  • Emergenze: crash di un sito web; una cattiva pubblicità sui media a cui far fronte; la preparazione delle buste paga.
  • Problemi: una richiesta urgente da parte di un cliente importante; un prodotto o un servizio con difetti di qualità; sostituzione del link di una campagna email che reindirizza a una pagina inaccessibile.

Queste attività urgenti vanno svolte il prima possibile. Identificare le priorità della giornata e concentrarsi su di esse consente di non lasciare in sospeso le attività più importanti.

Importante ma non urgente (attività da pianificare)

Le attività pianificabili nella tua lista delle cose da fare sono sicuramente importanti, ma non urgenti. Si tratta di attività che devono essere inserite in calendario e in un sistema per la gestione dei progetti. La realizzazione di queste attività ha conseguenze importanti sulla tua attività o sulla tua carriera.

Ecco alcuni esempi di attività importanti ma non urgenti.

  • Pianificazione: creazione di un piano con obiettivi trimestrali; analisi delle prestazioni per migliorare le campagne future; ricerca di un nuovo CRM che riduca i passaggi del piano marketing.
  • Creazione: pulizia dell’elenco contatti all’interno del pubblico; cernita delle campagne email automatizzate; sincronizzazione di tutti gli strumenti di marketing per la costruzione di una campagna integrata.
  • Relazioni: verifica della soddisfazione dei dipendenti a cadenza mensile; verifica trimestrale; riunioni o email importanti.

Le attività contenute in questo quadrante sono quelle che più di tutte rischiano di essere dimenticate. È importante programmarle sul calendario per evitare che vengano scavalcate dalle attività meno importanti ma più urgenti del quadrante 3.

Urgente ma non importante (attività da delegare)

Ci sono delle attività che richiedono un intervento rapido ma che sono meno importanti di altre. Queste attività dovrebbero essere delegate ad altri. Occupandosene in prima persona, le attività di questo quadrante assorbirebbero il tempo necessario a svolgere compiti più importanti.

Alcuni esempi di attività urgenti ma non importanti sono:

  • Mansioni di routine: gestione di una campagna pubblicitaria a pagamento; inserimento dati; redazione post per il blog.
  • Riunioni: partecipazione a riunioni senza un obiettivo preciso; programmazione riunioni; tempo dedicato alle relazioni transazionali.
  • Interruzioni: rispondere a email in entrata; rispondere ad alcune chiamate; report insignificanti.

Delegare questi compiti a persone competenti ti permette di risparmiare tempo prezioso per concentrarti su cose più importanti.

Non urgente e non importante (attività da eliminare)

Le attività da eliminare dalle tue giornate sono quelle che non sono né urgenti né importanti. Non occupandotene o non delegandole, non ci sarebbero ripercussioni importanti sulla tua attività o sulla tua carriera. Spesso, le attività di quest’ultimo quadrante sono scuse che ci inventiamo per tralasciare compiti più importanti appartenenti al primo e al secondo quadrante.

Alcuni esempi di attività non urgenti e non importanti.

  • Perdite di tempo: visitare siti web non correlati all’attività lavorativa; uso eccessivo dei social media; leggere e rispondere alla posta indesiderata.
  • Scappatoie: stallo decisionale; procrastinazione di un grande progetto; regolazione delle apparecchiature.
  • Attività nocive: chiacchierare; rispondere ai troll sui social media.

Queste sono le tipiche attività che impediscono di sfruttare al meglio la giornata. Dedica un momento a riflettere su quali sono le attività che normalmente ti fanno perdere tempo durante la giornata e annotale. Poi fai attenzione a ridurre il tempo che dedichi a questa attività.

Tutti i vantaggi della matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è una griglia per la gestione del tempo. Ogni quadrante contiene attività afferenti a diverse strategie operative. Questa struttura favorisce il raggiungimento di obiettivi importanti per la tua vita, la tua carriera e la tua attività.

Quali sono gli altri vantaggi dell’utilizzo di una griglia per la gestione del tempo come la matrice di Eisenhower? Cosa ci si può aspettare dall’utilizzo di una struttura per la gestione delle priorità?

In via generale, i vantaggi principali per i titolari di piccole imprese e lavoratori autonomi sono:

  • Consegna puntuale dei lavori: una griglia per la gestione del tempo davvero efficiente assicura il rispetto delle scadenze riclassificando i compiti in base alla data di consegna e inserendoli nei quadranti “importante” e “urgente”.
  • Migliore qualità del lavoro: eliminando o delegando alcuni compiti, avrai più tempo per dedicarti a ciò che conta davvero. Il lavoro tende a essere svolto meglio quando puoi dedicargli più attenzione.
  • Aumento della produttività: hai mai trascorso tutto il giorno (e la sera) cercando di produrre il più possibile per poi concludere la giornata con la sensazione di non aver combinato nulla? Questo succede quando lasci in sospeso le priorità maggiori. Concentrarsi su ciò che conta aumenta la produttività sia in termini tangibili che intangibili.
  • Maggiore soddisfazione: in un’attività è necessario soddisfare i clienti, i dipendenti e sé stessi. Quando viene consegnato un lavoro di alta qualità nei tempi stabiliti, il grado di soddisfazione aumenta.
  • Minore stress: in una giornata si possono fare tantissime cose. Lavorare meno e ottenere di più riduce l’ansia e lo stress che potresti sperimentare in qualità di titolare di una piccola azienda o libero professionista.

E adesso?

La gestione del tempo è fondamentale per il successo della tua attività e della tua carriera. Proprio come per una buona campagna di email marketing, anche il tuo tempo ha bisogno di essere ottimizzato per generare conversioni. Stila una lista delle cose da fare e classifica ogni attività come urgente o importante. Elimina le distrazioni inutili e le interruzioni quotidiane sul nascere. Aumenta la concentrazione sul quadrante 1. Fai progressi sul quadrante 2. Delega ad altri il quadrante 3 ed elimina tutto ciò che è incluso nel quadrante 4 per ottimizzare il tempo.

Scritto da Brett Farmiloe per Mailchimp e Markitors, partner ufficiale di Mailchimp. Scopri di più sulla collaborazione tra Markitors e Mailchimp nella nostra Directory degli esperti.

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