Plano de ação: o que é e por que criar um

Um plano de ação é uma ferramenta dinâmica que pode ser ajustada e editada conforme necessário. É fundamental para o sucesso de um projeto e um ativo valioso para quem precisa de uma ferramenta de planejamento passo a passo. Alguns setores se referem a planos de ação como planos estratégicos, enquanto outros se referem a planos estratégicos como base para a criação de planos de ação.

Exemplo de plano de ação

Os planos de ação podem ser planilhas simples com as quais todos podem trabalhar ou um modelo gráfico visual que você preenche para cada projeto.

O plano de ação deve incluir cada etapa necessária, pessoa responsável pela entrega, data de início, data de vencimento, marcos, recursos e resultados desejados. Crie seu próprio modelo de plano passo a passo ou encontre um modelo que liste todas as ações com notas, prioridades, responsabilidades e status de progresso.

Os planos de ação podem ser valiosos para sua estratégia de marketing ou algo mais pessoal, como um casamento.

Aqui está um exemplo de plano de ação para um planejamento de casamento.

• 12 meses antes do casamento– Determinar o orçamento, selecionar o local e criar uma lista de convidados.
• 11 meses antes do casamento– Contatar fornecedores, incluindo fotógrafo, florista, serviço de bufê, padre, decorador e motorista de limusine. Você também precisará contratar entretenimento, como uma banda ao vivo ou DJ. Pense nas cores e nos temas do casamento.
• 10 meses antes do casamento– Reservar quartos de hotel e tirar fotos de noivado.
• Nove meses antes do casamento– Encontrar e comprar um vestido de casamento e vestidos de noiva. Enviar os convites de reserva de data.
• Oito meses antes do casamento– Criar um registro de casamento e adicionar presentes.
• Cinco meses antes do casamento– Reservar o local da lua de mel.
• Quatro meses antes do casamento– Selecionar o bolo de casamento, agendar a degustação final com o fornecedor e comprar alianças de casamento.
• Três meses antes do casamento– Enviar convites para amigos e familiares.
• Um mês antes da data– Fazer o acompanhamento com os fornecedores e reservar cabelo e maquiagem.

É claro que esta é apenas uma amostra das tarefas que um planejador de casamento precisa considerar, mas dá uma ideia das tarefas grandes e pequenas, como elas funcionam juntas e dos prazos das tarefas necessárias antes do dia do casamento.

Razões para criar um plano de ação

Um plano de ação bem pensado é como um mapa que leva você ao seu destino. É um guia visual que ajudará a aumentar a eficiência e a produtividade. Também ajudará você a entender quais metas priorizar, tomar decisões informadas e visualizar o progresso dos seus projetos.

Os líderes de equipe e gerentes de projeto usam planos de ação para compartilhar atualizações de progresso com todos os envolvidos em um projeto, incluindo equipes, fornecedores, colegas e supervisores. Este recurso mantém todos alinhados ou atualizados quanto a cronogramas, metas e todas as tarefas necessárias para chegar ao objetivo final. Um plano de ação é essencial para mostrar a todos o que já foi realizado e o que precisa ser concluído.

Como redigir um plano de ação

Vamos agir de forma inteligente com nosso plano de ação e discutir as etapas necessárias para fazer um plano e alcançar suas metas. SMART é um acrônimo comumente usado para descrever o processo de definição de metas, e as metas SMART significam Específicas (Specific), Mensuráveis (Measurable), Alcançáveis (Achievable), Relevantes (Relevant) e Oportunas (Timely).

• Específicas: para tornar suas metas de plano de ação específicas e concluir tarefas, você pode se concentrar em quem, o quê, quando, onde e como. Descrever tarefas individuais e específicas restringe e comunica claramente os objetivos a todos os envolvidos.
• Mensuráveis: medir suas metas é o processo de criação de sistemas para acompanhar o progresso. O acompanhamento do progresso do projeto pode mostrar o que, se houver, precisa ser ajustado para melhores resultados.
• Alcançáveis: suas metas e cronograma são realistas? Defina metas realistas que não sejam muito ambiciosas para que possam ser alcançadas. Sua equipe pode ficar frustrada se os objetivos não forem viáveis ou se forem complicados demais. Isso pode resultar em problemas de moral.
• Relevantes: ao definir uma meta relevante deve-se levar em consideração todos que estão trabalhando para alcançá-la. Cada pessoa deve entender claramente como cada objetivo desempenha um papel essencial no projeto geral.
• Oportunas: definir metas oportunas e um cronograma lógico que ajudará você e todos os envolvidos a permanecerem no caminho certo.

Definir seus objetivos ajuda você a estabelecer onde está agora e o que precisa ser feito para chegar aonde quer ir. Definir metas é uma parte importante do desenvolvimento do seu plano de ação, e as metas SMART podem ajudar a dividir suas tarefas de forma estratégica.

Agora que suas metas estão divididas em metas SMART, você pode seguir em frente com seu plano de ação. Dê uma olhada nas seguintes etapas úteis para começar.

Identifique suas metas

Escreva uma missão clara e concisa, o que você quer realizar e quem é necessário para que você chegue lá.

Determine e priorize tarefas

Isso pode levar algum tempo e envolver vários participantes, mas criar uma lista de tarefas e coisas que precisam ser feitas com um cronograma detalhado é extremamente importante para campanhas bem-sucedidas. Esta etapa permite que você classifique seus prazos.

Em seguida, pegue todas essas tarefas e priorize aquelas que precisam ser feitas antes que outras pessoas possam ser acionadas. Anote a sequência de eventos para que todos saibam quando precisam começar e permanecer no caminho certo.

Crie um cronograma

Esta é uma parte essencial do plano de ação. Um cronograma pode ser uma descrição hora a hora, semana a semana ou mês a mês de quais tarefas devem ser concluídas e quando. Defina estimativas de tempo razoáveis para cada tarefa.

Também é útil incluir marcos importantes que possam marcar o fim de uma tarefa ou fase do projeto e o início de outra. Sem um cronograma detalhado, manter todos motivados e no caminho certo pode ser difícil. Dito isso, essa ferramenta de planejamento estratégico promove melhor produtividade e engajamento.

Você também deseja atribuir tarefas à medida que cria sua linha do tempo. Avalie todos na equipe e entenda suas habilidades e talentos para obter resultados mais favoráveis. Defina quais conjuntos de habilidades são necessários para realizar cada tarefa e delegue-as adequadamente. Isso pode incluir a atribuição de tarefas a membros da sua equipe, consultores e profissionais autônomos.

Revise, se necessário

Colete dados e informações de todos os envolvidos na conclusão de cada tarefa e faça os ajustes e revisões necessários para projetos futuros. Mudar e adaptar-se a mudanças e problemas inesperados será imperativo se você precisar partir para seu Plano B. Não é o que acontece durante esse processo, é como você reage e muda de direção profissionalmente que levará o projeto para frente.

Pontos importantes: Criação de um plano de ação para o seu negócio

Comece a planejar campanhas de sucesso hoje mesmo. Quer você queira aumentar seu público ou construir sua marca, um plano de ação bem preparado ajudará você a seguir na direção certa. Tenha em mente os pontos mencionados acima ao organizar e priorizar suas metas com um plano de ação.

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