O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação é um plano detalhado que explica as ações que você tomará para comunicar informações às partes interessadas. Em última análise, ele identifica as mensagens essenciais da sua marca, incluindo os fundamentos da marca, como sua proposta de valor, enquanto usa diferentes tipos de narrativa para compartilhar informações com o público. Além disso, cada plano de comunicação tem uma estratégia de gestão de crises integrada para ajudá-lo a responder em tempos de crise, por isso é importante ter as habilidades de resolução de conflitos.
Os planos de comunicação podem ser usados para quase todos os aspectos da sua estratégia de marketing em diferentes tipos de marketing, permitindo que você comunique suas mensagens principais. Ele também pode ajudá-lo a identificar quais campanhas personalizadas você usará para compartilhar essas informações. Seu plano de comunicação vai abranger tudo, desde discutir lançamentos de produtos com a mídia até lidar com uma crise.
Empresas sem planos não estão preparadas quando há uma ameaça em potencial à sua reputação. Por exemplo, se o seu produto foi usado indevidamente e causou danos, você precisará de uma estratégia para lidar com as repercussões, incluindo como responder as perguntas dos jornalistas. A maioria das pequenas empresas não precisam se preocupar com pesadelos de RP em todo o mundo, mas a gestão da reputação ainda é vital para qualquer plano de comunicação eficaz.
Como escrever um plano de comunicação
Seu plano faz parte da sua estratégia de comunicação. Ele precisará abranger vários elementos, incluindo como você falará sobre seus produtos e serviços e como sua empresa lidará com uma crise. Por exemplo, um plano de comunicação de projeto pode ajudá-lo a discutir novos produtos com investidores, enquanto um plano abrangente pode ser usado para apoiar as principais partes interessadas a lidar com possíveis desastres.
Veja como escrever um plano de comunicação eficaz.
Revise seus métodos de comunicação e diretrizes existentes
Seu plano estratégico deve refletir sobre os métodos e diretrizes de comunicação existentes para determinar o que funciona e o que não funciona. Algumas pequenas empresas podem não ter um plano, permitindo que elas comecem do zero. No entanto, se você tiver um plano, precisará repassá-lo para determinar se alguma área dele ainda é relevante para a sua empresa.
Por exemplo, se você estiver escrevendo um plano de comunicação de projeto para um novo negócio, você precisará comunicar mensagens diferentes para as partes interessadas, como prazos e itens de ação. Entretanto, se você estiver escrevendo um plano de comunicação para o lançamento de um produto, revisar suas estratégias de marketing para garantir que elas se alinhem com sua nova mensagem é uma boa ideia.
Identifique os objetivos com base em suas descobertas
Sempre defina suas metas após analisar os materiais de comunicação existentes. Durante sua auditoria, você pode ter perdido os principais materiais de marketing, como panfletos ou designs de embalagem, para lançar seu novo produto de forma eficaz. Definir suas metas depois de identificar as falhas é crucial para garantir que você tenha um plano bem-sucedido em vigor.
É melhor ter metas específicas e mensuráveis antes de iniciar seu planejamento de comunicações para garantir que ele possa atingir todos os objetivos essenciais. Por exemplo, uma empresa que lança um novo produto pode ter a meta de aumentar as vendas no primeiro mês em 15%.
Diferentes departamentos em sua organização podem ter diferentes planos de comunicação. Por exemplo, sua equipe de gerenciamento de armazém pode ter um plano para lançar novas embalagens com a meta de economizar dinheiro nos custos de frete. Essa equipe precisaria então identificar as metas específicas, como reduzir os custos de envio em x valor.
Não importa quais sejam as metas, elas podem ajudá-lo a ter algo para visar com seu plano de comunicação. Elas também lhe darão algo para medir depois que você obtiver suas métricas iniciais de linha de base.
Identifique seu público-alvo
Identificar seu público-alvo antes de escrever sua estratégia de comunicação é crucial, pois você precisa entender para quem é o plano. Se estiver escrevendo um plano de comunicação de crise, você o escreverá para as partes interessadas, como o CEO ou um representante de RP, falarem em nome da empresa. Além disso, se você estiver escrevendo um plano de comunicação para lançar um novo produto, você precisará considerar quem são seus clientes e como você comercializará para eles.
Fazer um rascunho
Agora que você sabe quais são suas metas e para quem está escrevendo, pode começar seu primeiro rascunho. Se você já tem um modelo para trabalhar, pode começar a preenchê-lo. Porém, se esta for a primeira vez que você escreve um plano de comunicação, você pode começar com um esboço para ajudá-lo a identificar os pontos essenciais de mensagens.
Seu plano de comunicação deve ter informações detalhando para que esse plano é usado. Por exemplo, se for usado para o marketing de produtos, deve declarar claramente seu propósito e os horários apropriados para usá-lo. Também deve incluir um plano de comunicação de crise descrevendo como os problemas em potencial serão tratados e por quem.
Dependendo do seu tipo de plano de comunicação, você também pode especificar as diferentes campanhas de marketing ou maneiras de atingir suas metas, incluindo etapas para alcançar seus objetivos.
Obter feedback
Obtenha feedback da equipe ou do público apropriado para ajudá-lo a identificar pontos problemáticos e as áreas de melhoria no seu plano.
Por exemplo, se o seu plano de comunicação for destinado a ajudar as partes interessadas a lidar com as crises e ameaças à reputação da empresa, você pode falar diretamente com as partes interessadas sobre diferentes respostas a problemas comuns. Muitas partes interessadas do projeto são especialistas em suas áreas e já podem ter vivenciado algumas dessas crises em suas carreiras, o que pode ajudá-lo a obter um feedback valioso sobre como lidar com elas.
Além disso, se estiver criando um plano de comunicação para os funcionários, você pode falar diretamente com eles ou enviar seu rascunho para obter feedback.
Determine quais canais de comunicação você usará para distribuir sua mensagem
Como e onde você distribui sua mensagem depende do tipo de plano de comunicação que você tem. Por exemplo, se você criar um plano de comunicação para os funcionários, provavelmente o distribuirá internamente por e-mail.
No entanto, se você fizer uma estratégia de comunicação para as partes interessadas, poderá discuti-la com elas pessoalmente para ajudá-las a entender para que serve e como usá-la.
Entretanto, se você estiver tentando compartilhar sua mensagem com os clientes, poderá usar os boletins informativos de marketing por e-mail, aproveitar as redes sociais ou colocá-las em seu site em um local estratégico, dependendo de qual for a mensagem.
Criar um cronograma
O momento da sua mensagem é tão importante quanto a própria mensagem. Por exemplo, se houver uma crise e você não agir rápido o suficiente, pode ser difícil se recuperar, e é por isso que um plano é vital em acima de tudo.
Digamos que você tenha um pesadelo de RP em suas mãos e a mídia esteja fazendo afirmações falsas sobre sua empresa. Nesse caso, você precisará agir rapidamente para refutar essas alegações e usar várias estratégias de RP de pequenas empresas para divulgar sua mensagem, incluindo o uso das redes sociais para se comunicar com clientes e o público e agendar entrevistas com jornalistas para contar seu lado da história.
O mesmo vale para o lançamento de um produto. O momento da sua mensagem pode ajudar a gerar agitação e empolgação antes da data de lançamento. Depois, quando seu produto é lançado, você já tem clientes interessados em comprá-lo.
Saber quem é responsável por transmitir a mensagem
O tipo de plano de comunicação que você criar ditará quem é o responsável por transmitir a mensagem. Por exemplo, se você estiver lançando um novo produto, sua equipe de marketing provavelmente o comercializará por meio de várias estratégias e canais. Enquanto isso, se houver uma crise de reputação, seu CEO ou um representante da empresa provavelmente entregará a mensagem ao público.
Conduzir uma revisão final
Depois de concluir seu plano de comunicações, faça mais uma revisão com a equipe para garantir que todos estejam em sintonia. Agora, você deve ter todas as informações necessárias em termos de feedback, mas revisá-las mais uma vez pode ajudá-lo a identificar possíveis problemas, incluindo erros gramaticais ou itens de ação confusos.
Teste e analise seus resultados
Assim que seu plano de comunicações estiver concluído, você pode começar a testá-lo e medir seus resultados. Como você já sabe, você deve sempre continuar melhorando suas estratégias. Você pode medir os resultados do seu plano depois que ele for apresentado. Por exemplo, se você lançou um novo produto com a intenção de aumentar as vendas em 15%, você pode medir seu progresso ao longo da campanha.
Se você não atingir as suas metas, pelo menos agora você tem uma linha de base para ajudá-lo a criar objetivos mais realistas para o seu próximo plano de comunicação.
Principais componentes de um plano de comunicação eficaz
Para criar um plano de comunicação eficaz para qualquer departamento, você precisará destes elementos:
