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Cómo redactar un plan de comunicación en 10 pasos

Un plan de comunicación te puede ayudar a comunicarte con tu público, tus empleados y las partes interesadas de manera eficaz. Consulta esta guía para conocer lo fundamental.

Una comunicación eficaz puede ayudar a mejorar todos los aspectos de tu negocio al permitirte compartir información con los clientes y el público. Sin embargo, la comunicación no debería ser espontánea, ya que decir algo incorrecto en el momento equivocado puede dañar tu reputación.

¿Cómo te comunicas con tus clientes? Las empresas de éxito saben que no pueden responder a todas las consultas, inquietudes o problemas de relaciones públicas de los clientes en el momento en que ocurren, y por ello debes tener un plan de comunicación que te ayude a estar preparado para responder a preguntas difíciles.

Un plan de comunicación puede ayudarte a responder a los clientes y al público, hacer correr la voz sobre nuevos productos y servicios, transmitir el mensaje clave de tu marca y recuperarte cuando haya un problema relacionado con las relaciones públicas. Si te preguntas cómo realizar el marketing de tu negocio, tendrás que comenzar con un plan de acción exhaustivo.

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es un plan completo que explica las acciones que llevarás a cabo para comunicar información a las partes interesadas. Este identifica los mensajes esenciales de tu marca, incluidos los conceptos básicos de la marca, como tu propuesta de valor, usando diferentes tipos de narración para compartir información con el público. Además, cada plan de comunicación tiene una estrategia de gestión de crisis incorporada para ayudarte a responder en momentos de crisis, por lo que es importante tener habilidades de resolución de conflictos.

Los planes de comunicación se pueden utilizar prácticamente en todos los aspectos de tu estrategia en diferentes tipos de marketing, lo que te permite comunicar tus mensajes clave. También puede ayudarte a identificar qué campañas personalizadas utilizarás para compartir esta información. Tu plan de comunicación lo cubrirá todo, desde hablar sobre los lanzamientos de productos con los medios hasta la gestión de una crisis.

Las empresas sin planes no están preparadas cuando surge una amenaza potencial para su reputación. Por ejemplo, si tu producto ha sido utilizado indebidamente y ha causado un daño, necesitarás una estrategia sobre cómo lidiar con las posibles repercusiones, incluida la forma de responder a las preguntas de periodistas. La mayoría de las pequeñas empresas no tienen que preocuparse por la pesadilla de las relaciones públicas a nivel mundial, pero la gestión de la reputación sigue siendo de vital importancia para cualquier plan de comunicación eficaz.

Cómo escribir un plan de comunicación

Tu plan es parte de tu estrategia de comunicación. Este deberá cubrir varios elementos, incluida la forma en que hablarás sobre tus productos y servicios y el modo en que tu empresa gestionará una crisis. Por ejemplo, un plan de comunicación de proyecto puede ayudarte a hablar de nuevos productos con los inversores, mientras que un plan integral puede usarse para ayudar a las partes interesadas clave a lidiar con posibles desastres.

A continuación, te explicamos cómo escribir un plan de comunicación eficaz.

Revisa tus métodos de comunicación y directrices existentes

Tu plan estratégico debe reflejar los métodos y directrices de comunicación existentes para determinar qué funciona y qué no. Es posible que algunas pequeñas empresas no tengan un plan en absoluto, lo cual les permite empezar uno desde cero. Sin embargo, si tienes un plan, tendrás que repasarlo para determinar si todas las áreas siguen siendo pertinentes para tu empresa.

Por ejemplo, si estás escribiendo un plan de comunicación de proyecto para un nuevo negocio, deberás transmitir diferentes mensajes a las partes interesadas, como fechas límite y elementos de acción. En cambio, si estás escribiendo un plan de comunicación para el lanzamiento de un producto, es buena idea revisar tus estrategias de marketing para asegurarte de que estén en línea con tu nuevo mensaje.

Identifica los objetivos según tus hallazgos

Define siempre tus objetivos después de analizar los materiales de comunicación existentes. Durante tu auditoría, es posible que hayas pasado por alto material clave de marketing, como folletos o diseños de embalajes, necesarios para lanzar tu nuevo producto de manera eficaz. Establecer tus objetivos después de identificar las brechas es crucial para asegurarte de contar con un plan exitoso.

Es mejor tener objetivos específicos y medidos antes de comenzar tu plan de comunicación para asegurarte de que puedas lograr todos los objetivos esenciales. Por ejemplo, una empresa que esté lanzando un nuevo producto puede tener como objetivo el aumentar las ventas en un 15 % durante el primer mes.

Los diferentes departamentos de tu organización pueden tener diferentes planes de comunicación. Por ejemplo, tu equipo de administración de almacén puede tener un plan para lanzar un nuevo embalaje a fin de reducir los costes de envío. Por lo tanto, este equipo tendría que identificar objetivos específicos, como reducir los costes de envío en un determinado porcentaje.

Independientemente de los objetivos, pueden ayudarte a tener algo a lo que aspirar con tu plan de comunicación. También te darán algo con lo que realizar mediciones después de obtener tus parámetros iniciales de referencia.

Localizar a tu público objetivo

Es crucial identificar el público objetivo antes de redactar tu estrategia de comunicación porque es necesario entender para quién es el plan. Si estás redactando un plan de comunicación en caso de crisis, lo escribirás para que partes interesadas como el director ejecutivo o un representante de relaciones públicas hablen en nombre de la empresa. Además, si escribes un plan de comunicación para lanzar un nuevo producto, tendrás que tener en cuenta quiénes son tus clientes y cómo les venderás el producto en cuestión.

Realiza un boceto

Ahora que conoces tus objetivos y para quién escribes, puedes comenzar a esbozar el primer borrador. Si ya tienes una plantilla para trabajar, puedes empezar por rellenarla. Sin embargo, si es la primera vez que escribes un plan de comunicación, puedes comenzar con un esquema que te ayude a identificar los puntos básicos de los mensajes.

Tu plan de comunicación debe tener información detallada sobre para qué se usa el plan. Por ejemplo, si se utiliza para el marketing de un producto, debería indicar claramente su propósito y los momentos apropiados para usarlo. También debería incluir un plan de comunicación en caso de crisis que describa cómo se gestionarán los posibles problemas y quién lo hará.

Dependiendo del tipo de plan de comunicación, también puedes especificar diferentes campañas de marketing o formas en las que alcanzarás tus objetivos, incluidos los pasos para lograr dichos objetivos.

Obtén comentarios para elaborar un plan

Obtén comentarios del equipo o del público apropiado para ayudarte a identificar los puntos problemáticos y las áreas de mejora de tu plan.

Por ejemplo, si tu plan de comunicación tiene como objetivo ayudar a las partes interesadas a enfrentar las crisis y amenazas a la reputación de la empresa, puedes hablar con las partes interesadas directamente sobre las diferentes respuestas ante problemas comunes. Muchas partes interesadas de proyectos son expertos en sus campos y pueden haber experimentado algunas de estas crisis en sus carreras, lo cual puede ayudarte a obtener comentarios de gran valor sobre cómo gestionarlas.

Además, si estás creando un plan de comunicación para los empleados, puedes comunicarte directamente con ellos o enviarles tu boceto para que te envíen comentarios.

Determina los canales de comunicación que utilizarás para distribuir tu mensaje

El modo y el lugar por el que distribuyes tu mensaje depende del tipo de plan de comunicación que tengas. Por ejemplo, si creas un plan de comunicación para los empleados, es probable que lo distribuyas de manera interna por correo electrónico.

Sin embargo, si creas una estrategia de comunicación para las partes interesadas, puedes hablar con ellos en persona para ayudarlos a comprender qué es y cómo usarla.

Si deseas compartir tu mensaje con los clientes, podrías utilizar boletines de marketing por correo electrónico, aprovechar las redes sociales o poner tu sitio web en un lugar estratégico, dependiendo de cuál sea el mensaje.

Crea un programa

El momento en el que compartas tu mensaje es tan importante como el propio mensaje. Por ejemplo, si existe una crisis y no actúas lo suficientemente rápido, puede que te cueste recuperarte, razón por la cual un plan es fundamental en primer lugar.

Supongamos que estás gestionando un escándalo de relaciones públicas y los medios están haciendo afirmaciones erróneas sobre tu empresa. En este caso, deberás actuar con rapidez para refutar esas afirmaciones y usar varias estrategias de relaciones públicas de pequeñas empresas para difundir tu mensaje, incluido el uso de las redes sociales para comunicarte con los clientes y el público y programar entrevistas con periodistas para contar tu versión de los hechos.

Lo mismo sucede si estás a punto de lanzar un producto. El envío de tu mensaje en el momento oportuno puede ayudar a generar expectación y emoción antes de la fecha de lanzamiento. Luego, cuando el producto salga a la venta, ya tendrás clientes interesados en comprarlo.

Asegúrate de saber quién es el responsable de entregar el mensaje

El tipo de plan de comunicación que crees determinará quién es el responsable de entregar el mensaje. Por ejemplo, si vas a lanzar un nuevo producto, es probable que tu equipo de marketing lo comercialice a través de varias estrategias y canales. En cambio, si hay una crisis de reputación, es probable que tu director ejecutivo o un representante de la empresa sea quien envíe el mensaje al público.

Realiza una última revisión

Una vez hayas terminado tu plan de comunicación, revísalo una vez más con el equipo para asegurarte de que todo el mundo lo ha entendido por igual. A estas alturas, deberías tener toda la información que necesitas en términos de feedback, pero revisarla una vez más puede ayudarte a detectar posibles problemas, incluidos errores gramaticales o elementos de acción confusos.

Prueba y analiza tus resultados

Una vez que hayas completado tu plan de comunicación, puedes empezar a hacer pruebas y medir tus resultados. Como ya sabes, siempre debes seguir mejorando tus estrategias. Puedes medir los resultados de tu plan después de su presentación. Por ejemplo, si has lanzado un nuevo producto con la intención de aumentar las ventas en un 15 %, puedes medir el progreso a lo largo de la campaña.

Si no alcanzas tus objetivos, al menos ahora tienes una base de referencia para ayudarte a crear objetivos más realistas para tu próximo plan de comunicación.

Principales componentes de un plan de comunicación eficaz

Para crear un plan de comunicación eficaz para cualquier departamento, necesitarás estos elementos:

  • Público previsto: ¿A quién va dirigido tu mensaje? Dependiendo de tus objetivos, podría ser cualquier persona, desde clientes hasta empleados internos.
  • Formato del mensaje: ¿Qué aspecto tendrá tu plan? El formato de tu mensaje depende de lo que hayas utilizado anteriormente y de lo que haya funcionado. Por ejemplo, puedes utilizar una estructura sencilla de PDF cuando trabajes directamente con las partes interesadas, para que todo el mundo tenga una copia.
  • Distribución: ¿Cómo compartirás tu mensaje? La forma en que compartas el mensaje dependerá del tipo de mensaje que sea. Por ejemplo, si vas a compartir noticias acerca de un nuevo producto, tienes muchos canales entre los que elegir, incluyendo anuncios y redes sociales.
  • Línea de tiempo: ¿Cuándo comienza y termina tu plan? La línea de tiempo del plan varía dependiendo del proyecto, pero siempre debes tener una fecha de inicio y finalización para asegurarte de que puedes medir eficazmente el rendimiento y el progreso.
  • Fuente del mensaje: ¿Quién compartirá tu mensaje? Tu mensaje puede ser compartido por cualquier persona, desde el responsable de RR. HH. hasta el director ejecutivo, según tu tipo de plan de comunicación.

¿Por qué es importante planificar las comunicaciones?

La planificación de la comunicación es importante porque te puede ayudar a comunicarte con tu público de manera eficaz, estableciendo qué es lo que hay que decir en el momento adecuado. También puede ayudar a que todo el mundo comprenda su papel en la estrategia. Por ejemplo, para un lanzamiento de producto, el equipo de desarrollo de productos tiene la responsabilidad de crear el producto, mientras que el de marketing se encarga de hacer correr la voz entre el público.

Los planes de comunicación también pueden mejorar las relaciones con los clientes y los clientes potenciales al hacer que todo el mundo esté en sintonía y se planifique con facilidad. Con un buen plan de comunicación, no se deja de lado a nadie. Además, puede ayudar a aquellos que usan el plan de comunicación a la hora de dar respuestas inteligentes rápidamente, lo cual puede resultar útil cuando tu reputación está en juego.

Para resumir, algunas de las ventajas de la planificación de la comunicación incluyen:

  • Comunicarte con tu público de forma eficaz
  • Entender las responsabilidades individuales y de equipo
  • Mejorar las relaciones con los clientes y los clientes potenciales
  • Proporcionar rápidamente respuestas inteligentes

Evitar una crisis con una planificación integral de la comunicación

La planificación de la comunicación es clave para el éxito de cualquier empresa, ya que puede mejorar la comunicación interna y tus relaciones con el público. Cualquiera puede escribir un plan de comunicación y compartirlo, pero lo más importante es el mensaje.

¿Listo para compartir tu plan de comunicación con los clientes, los empleados o las partes interesadas? Redacta un boceto de plan de comunicación y compártelo con Mailchimp. Con nuestro editor de correo electrónico, puedes diseñar correos electrónicos sencillos pero elegantes para compartir mensajes con tu público.

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