Quando i processi iniziano a sembrare disordinati o inefficienti, può essere difficile individuare il problema. L'elaborazione degli ordini richiede troppo tempo? Informazioni essenziali si stanno perdendo tra i team? Invece di passare al setaccio infiniti fogli di calcolo e report, c'è un modo più semplice per capire cosa non va.
I diagrammi di flusso dei dati offrono un modo semplice per mostrare come le informazioni si muovono all'interno della tua azienda. Utilizzando pochi simboli di base, puoi rappresentare visivamente i tuoi flussi di lavoro, semplificando l'individuazione dei punti in cui le cose potrebbero rallentare o andare fuori strada. È come creare una mappa per i tuoi dati.
Vuoi definire la tua strategia per il successo? Esploriamo insieme come creare diagrammi di flusso dei dati e usarli per migliorare l'operatività della tua azienda.
Cos'è un diagramma di flusso dei dati?
Un diagramma di flusso dei dati mostra visivamente come le informazioni si spostano attraverso un sistema o un processo. A differenza dei semplici diagrammi di flusso dei processi, questi diagrammi non si limitano a mappare i passaggi, bensì mostrano come i dati si trasformano tra i vari punti. Tuttavia, non mostrano il flusso di controllo, ovvero la logica, le condizioni e i tempi che determinano quando e perché i dati vengono trasferiti.
L'idea dei diagrammi di flusso dei dati è emersa negli anni '70 per aiutare le aziende a comprendere sistemi informatici sempre più complessi. Edward Yourdon e Larry Constantine hanno introdotto il diagramma nel loro libro Structured Design. Le aziende hanno rapidamente adottato questo metodo semplice e visivo per mappare i dati che scorrono attraverso i loro sistemi.
Via via che i diagrammi di flusso dei dati sono diventati più popolari, sono emersi diversi stili, tra cui:
- Diagramma di Gane-Sarson
- Yourdon/De Marco
- Structured Systems Analysis and Design Method (SSADM)
- Unified Modeling Language (UML)
Ogni stile utilizza regole e simboli propri per mostrare come si muovono i dati. Gane e Sarson usano rettangoli arrotondati per i processi, mentre Yourdon e De Marco mantengono la semplicità con i cerchi. Il metodo UML utilizza delle figure stilizzate per rappresentare le entità esterne, anziché forme geometriche.
Come le aziende utilizzano i diagrammi di flusso dei dati
I diagrammi di flusso dei dati aiutano le aziende a risolvere i problemi quotidiani e a migliorare le proprie operazioni per:
- Migliorare i processi aziendali: immagina che l'ordine di un cliente si blocchi perché necessita dell'approvazione di più persone. Un diagramma di flusso dei dati mostra dove si trovano i rallentamenti, così puoi correggere il processo e spedire gli ordini più velocemente.
- Progettare programmi software: supponiamo che tu stia creando una nuova app per monitorare i tuoi clienti. Un diagramma di flusso dei dati ti aiuta a pianificare come l'app raccoglie, archivia e utilizza i dati dei clienti.
- Migliorare la comunicazione: spiegare un processo complicato a un nuovo dipendente può essere complicato. Un diagramma di flusso dei dati è una guida visiva semplice che mostra come funzionano le cose, rendendo più facile la comprensione.
- Migliorare l'esperienza del cliente: analizzare il flusso di dati dei clienti può rivelare i punti critici nel percorso del cliente. Ad esempio, un diagramma di flusso dei dati potrebbe mostrare che la procedura di reso è troppo complessa. Una volta che identificato il problema, semplifica il processo e mantieni i tuoi clienti soddisfatti.
- Garantire la conformità e la sicurezza: i diagrammi di flusso dei dati aiutano a vedere come le informazioni sensibili, come i numeri delle carte di credito o le cartelle cliniche, si muovono all'interno della azienda. Il monitoraggio di informazioni sensibili come queste assicura la conformità alle regole e protegge i dati dagli hacker.
Mappando il flusso delle informazioni, i diagrammi di flusso dei dati aiutano le aziende a lavorare in modo più intelligente, senza fare più fatica. Sono la chiave per risolvere i flussi di lavoro lenti, migliorare il lavoro di squadra e creare una migliore esperienza per il cliente.
Tipologie di diagrammi di flusso dei dati
Quando crei dei diagrammi di flusso dei dati, hai due opzioni: logici e fisici. Un diagramma di flusso dei dati logico aiuta a definire un processo, mentre un diagramma di flusso dei dati fisico mostra come il processo funziona nella pratica. Prendiamo in esame ogni tipo nel dettaglio.
Diagramma di flusso dei dati logico
Pensa ai diagrammi di flusso dei dati logici come alla visione d'insieme. Mostrano come i dati fluiscono e si trasformano, senza entrare nei dettagli di come ciò avviene. Ad esempio, un diagramma logico potrebbe semplicemente mostrare “Elaborazione dell'ordine del cliente” senza specificare se l'ordine proviene da un sito web, una telefonata o un acquisto effettuato di persona.
Diagramma di flusso dei dati fisico
I diagrammi di flusso dei dati fisici entrano nel dettaglio di come le informazioni si muovono attraverso il sistema. Mostrano software, database e persone a ogni passaggio. Prendiamo l'esempio dell'ordine cliente. Un diagramma fisico mostrerebbe che l'ordine entra nel software di vendita, viene elaborato nel sistema di inventario e viene salvato nel database dei clienti.
Quattro componenti di un diagramma di flusso dei dati
Ogni diagramma di flusso dei dati utilizza quattro blocchi fondamentali che delineano come si muovono le informazioni. Questi elementi mostrano da dove provengono i dati, dove vanno e cosa accade lungo il percorso.
Entità esterna
Un'entità esterna è qualsiasi cosa che interagisce con il sistema dall'esterno. Sono come gli attori nel film dei tuoi dati. Ad esempio, un cliente che effettua un ordine, un fornitore che consegna merci o persino un'altra azienda che invia informazioni. Possono anche essere altri sistemi informatici che comunicano con il tuo.
Le entità esterne inviano o ricevono informazioni ma non le elaborano né le modificano. Sono solo i punti di partenza o di arrivo nel percorso dei tuoi dati. La maggior parte dei diagrammi mostra queste entità come rettangoli o ovali, sebbene UML utilizzi invece una figura stilizzata.
Processo
Un processo è rappresentato da qualsiasi azione che modifica o organizza dati. Riceve informazioni, le modifica e genera un flusso di output. Gli esempi includono il calcolo di un prezzo totale, la verifica di un accesso o l'ordinamento degli ordini dei clienti in base alle regole aziendali.
Ogni processo viene etichettato con una frase breve e precisa che descrive la sua funzione, come "Elaborare il pagamento", "Inviare la fattura" o "Aggiornare l'inventario". Di solito vedrai i processi rappresentati da un cerchio, un quadrato o un rettangolo arrotondato.
Data store
Un data store è il luogo in cui le informazioni vengono conservate per l'uso futuro. I database cloud, i file o persino gli archivi fisici fungono da data warehouse.
Quando i processi necessitano di informazioni, ad esempio, quando verificano la cronologia degli ordini di un cliente, estraggono i dati memorizzati. Quando necessitano di salvare nuove informazioni o aggiornare i record esistenti, come registrare una vendita o modificare un indirizzo di spedizione, inviano i dati al data store.
La maggior parte dei diagrammi mostra i data store come una scatola con un lato aperto o due linee orizzontali. Il simbolo potrebbe essere etichettato come "Sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)", "Dati di inventario" o "Storico ordini".
Flusso di dati
Un flusso di dati mostra come le informazioni si muovono tra diversi processi, entità esterne e data store. Questi flussi collegano tutti gli elementi di un diagramma di flusso dei dati, mappando come i dati si spostano dall'inizio alla fine.
Ogni etichetta del flusso di dati descrive il tipo di dati trasferiti, come "Ordine del cliente", "Fattura" o "Conferma del pagamento". Le frecce indicano i flussi di dati, mostrando la direzione del movimento. Alcuni flussi di dati sono monodirezionali, mentre altri sono bidirezionali.
Livelli del diagramma di flusso dei dati
I diagrammi di flusso dei dati si adattano alle esigenze. Indipendentemente dal fatto che tu voglia una panoramica di alto livello o una suddivisione approfondita, questi livelli aiutano a visualizzare e analizzare il sistema con il giusto livello di dettaglio.
Livello 0: diagramma di contesto
Un diagramma di contesto mostra l'intero sistema al suo livello più semplice. Rappresenta il sistema come un unico processo centrale e poi illustra come le informazioni fluiscono tra il sistema e il mondo esterno.
Pensiamo al sistema di prenotazione di una clinica veterinaria. In questa panoramica di alto livello, una singola bolla di processo al centro è etichettata come “Sistema di pianificazione dei clienti”. Intorno ad esso, troverai flussi che vanno e vengono da entità esterne come:
- I proprietari di animali domestici che richiedono appuntamenti e ricevono conferme
- I veterinari che forniscono le loro disponibilità e ricevono le liste giornaliere dei pazienti
- Un sistema di prenotazione che monitora gli appuntamenti e invia promemoria
Questa panoramica mostra gli elementi di base: chi interagisce con il sistema e quali informazioni vengono scambiate. Prepara il terreno per diagrammi più dettagliati che illustrano esattamente come funzionano questi processi principali all'interno del sistema.
Livello 1: suddivisione del processo
Un diagramma di flusso dei dati di livello 1 prende un singolo processo dal diagramma di contesto e lo suddivide in sottoprocessi più piccoli. Anziché considerare l'intero sistema come un'unica unità, questo livello evidenzia i processi chiave e il modo in cui i dati si spostano tra di essi.
Tornando al sistema di appuntamenti della clinica veterinaria, un diagramma di livello 1 potrebbe suddividere il "sistema di pianificazione dei pazienti" in processi separati per:
- Controllare le fasce orarie disponibili
- Programmare nuovi appuntamenti
- Gestire le agende dei veterinari
- Inviare promemoria degli appuntamenti
- Aggiornare le cartelle cliniche dei pazienti
Ogni processo trasforma i dati e li passa al passaggio successivo. Ad esempio, quando il proprietario di un animale domestico chiede un appuntamento, il sistema controlla le fasce orarie disponibili. Se lo slot è disponibile, il sistema software elabora la richiesta e aggiorna l'agenda del veterinario. Quindi, invia un promemoria al proprietario dell'animale e memorizza i dettagli dell'appuntamento in un file di dati per le cartelle cliniche.
Livello 2: flusso dettagliato del processo
Un diagramma di flusso dei dati di livello 2 entra ancora di più nel dettaglio, mostrando i passaggi all'interno di ciascun sottoprocesso. Questa vista dettagliata aiuta a individuare i colli di bottiglia, le ridondanze e le opportunità di miglioramento nei flussi di lavoro.
Nel processo "Pianificazione di nuovi appuntamenti" dell'esempio della clinica veterinaria, i passaggi specifici potrebbero essere:
- Creare o aggiornare le cartelle cliniche dei pazienti
- Verificare lo storico delle vaccinazioni dell'animale domestico
- Abbinare le fasce orarie al tipo di visita
- Coordinarsi con la disponibilità del laboratorio
Anche i flussi di dati diventano più specifici. Al posto di "Richiesta di appuntamento", puoi vedere quali informazioni si spostano tra i passaggi. Ad esempio, quando abbini le fasce orarie al tipo di visita, puoi seguire come il sistema prende la richiesta, trova una fascia oraria disponibile abbastanza lunga per quel tipo di visita e salva l'orario nella programmazione.
La maggior parte delle aziende si ferma al livello 2, perché andare più in profondità spesso genera più confusione che chiarezza. Anche se potresti suddividere ulteriormente i processi, ad esempio dividendo “Verifica disponibilità veterinario” in passaggi per accedere al calendario, filtrare per specializzazione e controllare eventuali conflitti, questo livello di dettaglio raramente aiuta a risolvere i problemi aziendali.
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Processo dettagliato per la creazione di un diagramma di flusso dei dati
Creare un diagramma di flusso dei dati può sembrare complesso, tuttavia è più facile di quanto si possa pensare. Seguendo questi semplici passaggi, mapperai i sistemi informativi in modo esperto in pochissimo tempo.
Fase 1: definisci l'ambito
Prima di iniziare a disegnare, prenditi un momento per decidere cosa mappare. Quali sono i limiti del sistema? Quali processi o attività desideri includere? Definire chiaramente l'ambito aiuta a rimanere concentrati, evitando di perdersi nei dettagli.
Fase 2: crea un diagramma a livello di contesto
Inizia con la visione d'insieme. Disegna una singola forma che rappresenti l'intero sistema e poi aggiungi forme intorno per le entità esterne con cui interagisce. Usa le frecce per indicare come i dati fluiscono tra di loro.
Non dimenticare di etichettare tutto chiaramente. Dai al sistema un nome descrittivo all'interno della forma centrale ed etichetta ogni entità esterna. Inoltre, etichetta ogni freccia con il tipo di dati che fluisce, come "Ordine del cliente", "Informazioni di pagamento" o "Conferma di spedizione".
Fase 3: definisci i sottoprocessi
Suddividi il processo principale in parti più piccole. Ricorda la regola d'oro: ogni processo deve ricevere informazioni, elaborarle e trasmetterle.
Prendi appunti su:
- Attività principali: quali sono le attività principali del sistema?
- Input e output: quali informazioni servono a ciascuna attività e cosa viene prodotto?
- Trasformazione dei dati: in che modo ogni passaggio modifica o elabora le informazioni?
Monitora come i dati si spostano attraverso il sistema fino a completare il loro percorso. Se non sai con certezza come funzionano certi processi, parla con le persone che li gestiscono ogni giorno.
Fase 4: crea un diagramma di livello 1
Ora è il momento di mettere insieme i pezzi del puzzle del flusso di dati. Prendi i sottoprocessi che hai definito nella fase 3 e rappresentali visivamente.
Inizia con un’entità esterna che attiva il processo, come un cliente che fa un ordine. Disegna il primo processo, poi segui i dati che scorrono attraverso il sistema. Aggiungi ogni processo in sequenza, collegandoli con frecce per mostrare come i dati vengono trasferiti tra i processi.
Etichetta ogni flusso di dati in modo che sia chiaro cosa viene trasferito a ogni passaggio. Segui il percorso dei dati fino alla destinazione finale, sia che si tratti di un'entità esterna o di un data store.
Fase 5: rivedi e perfeziona il diagramma
Condividi il diagramma con le principali parti interessate che usano e gestiscono il sistema. Potrebbero individuare cose che ti sono sfuggite o suggerire modi più chiari per mostrare come funziona. Una volta ricevuto il loro contributo, collabora per trovare modi per migliorare i processi. Immaginala come una mappa per aiutarti a trovare percorsi migliori attraverso il tuo sistema.
Best practice per il successo dei diagrammi di flusso dei dati
Conosci già le basi dei diagrammi di flusso dei dati, ma ecco come migliorarli.
Usa uno strumento di creazione dei diagrammi di flusso dei dati
Anche se si possono disegnare i diagrammi a mano, strumenti software online come Lucidchart e Miro possono rendere il processo molto più semplice e veloce. Questi strumenti di solito dispongono di template con forme e connettori drag-and-drop pronti all'uso. Inoltre, rendono facile modificare e condividere i diagrammi, così che tu possa aggiornarli rapidamente via via che i processi cambiano.
Trova un esempio di diagramma di flusso dei dati
Internet è pieno di esempi di diagrammi di flusso dei dati. Cerca esempi nel settore o che mappano processi simili. Possono mostrarti quali layout funzionano bene e aiutarti a individuare elementi importanti che potresti aver trascurato. Ricorda di adattare ogni esempio alle tue esigenze specifiche piuttosto che copiarlo esattamente.
Attieniti alla notazione standard
Ogni stile di diagramma ha i propri simboli: cerchi per i processi in un metodo, rettangoli per un altro. Scegli un unico stile di notazione e usalo in modo uniforme in tutto il diagramma. Inoltre, usa lo stesso carattere, la stessa dimensione del testo e gli stessi stili di linea in tutto il diagramma per mantenere un aspetto pulito e professionale.
Segui il flusso da sinistra a destra
Organizza i processi affinché fluiscano da sinistra a destra sulla pagina. Questa direzione naturale rende facile per gli altri seguire come i dati migrano attraverso il sistema. Anche se di tanto in tanto potresti dover mostrare dati che fluiscono in altre direzioni, cerca di ridurre al minimo le linee incrociate che possono rendere confuso il diagramma.
Limita i processi per livello
Non cercare di mostrare tutto in un solo diagramma. Mantieni ogni livello a un massimo di 7-9 processi, poiché più di così il diagramma diventa disordinato e difficile da comprendere. Annida invece i processi complessi in sottodiagrammi separati, dove puoi scomporli in passaggi più chiari e dettagliati.
Punti chiave da ricordare
- Visualizza i processi: utilizza i diagrammi di flusso dei dati per mappare come le informazioni si muovono attraverso un sistema e individuare le aree di miglioramento.
- Vai oltre i diagrammi di flusso: mostra sempre come i dati cambiano mentre si spostano, non solo i passaggi di un processo.
- Suddividi i processi in passaggi chiari: assicurati che ogni processo abbia un input, un'azione e un output ben definiti.
- Mantieni i diagrammi semplici: usa simboli standard, un flusso da sinistra a destra e limita il numero di processi per livello.
- Rivedi e perfeziona: ottieni feedback dai principali stakeholder per garantire l'accuratezza del diagramma e individuare dove migliorare i processi.