Per la maggior parte delle persone oggi è difficile immaginare un mondo senza e-mail. Le usiamo per infiniti scopi: rimanere in contatto con amici e familiari, contattare il servizio clienti delle aziende, iscriversi alle newsletter e, naturalmente, per lavoro.
Ma molte persone si sentono anche sopraffatte anche dalle email. Si preoccupano di perdere messaggi importanti o di non riuscire a trovare informazioni critiche quando ne hanno bisogno. Probabilmente conosciamo tutti qualcuno, o magari tra questi ci sei anche tu, che ha centinaia o migliaia di e-mail non lette nella propria casella di posta.
Non solo una casella di posta elettronica disordinata e poco organizzata impedisce di sfruttare al meglio questo potente strumento, ma può anche essere una fonte di stress e frustrazione che si ripercuote sul resto della giornata.
Tuttavia, implementando alcune semplici strategie organizzative, puoi tenere sotto controllo il flusso di messaggi e prepararti al successo.
I vantaggi di una casella di posta organizzata
Gli svantaggi di avere un sistema di posta elettronica disorganizzato e inefficiente sono evidenti. Ma pensare ai vantaggi di una casella di posta organizzata per il tuo lavoro, i tuoi orari e il tuo livello di stress può motivarti a creare il tuo piano personale di gestione delle e-mail.
Flusso di lavoro più efficiente
Quando la scrivania è disorganizzata, il lavoro diventa spesso difficile da completare e gestire. Cercare un'informazione in una pila di documenti può rallentare quello che altrimenti dovrebbe essere un compito rapido e semplice.
La posta elettronica funziona allo stesso modo. Riordinare un'intera casella di posta o migliaia di messaggi archiviati non è il modo migliore per sfruttare al meglio il tempo prezioso. Assicurati che le e-mail di lavoro o personali siano ben organizzate per evitare frustrazioni e ritardi.
Risparmio di tempo
Probabilmente hai bisogno di accedere alle informazioni contenute nelle tue e-mail di tanto in tanto. Cercare singoli messaggi può richiedere molto tempo. Anche usare la funzione di ricerca per trovare ciò che stai cercando non sempre funziona se non ricordi il mittente di un messaggio o un termine di ricerca esatto. Anche se i termini di ricerca sono corretti, potresti comunque trovarti di fronte a molte e-mail non importanti che dovrai esaminare per trovare ciò di cui hai bisogno.
Riduzione dello stress e dei problemi
Una strategia di organizzazione della e-mail ben eseguita semplifica la tua vita digitale, ti aiuta a gestire il tuo tempo in modo più efficace e contribuisce a un ambiente di lavoro più concentrato e meno stressante. In questo modo è più facile stabilire le priorità dei compiti e si evita il sovraccarico di informazioni. Inoltre, una buona gestione delle e-mail permette di concentrarsi sulle attività da svolgere senza la preoccupazione di trascurare messaggi e-mail importanti.
Dieci consigli per l'organizzazione delle e-mail da provare
Quando si tratta di organizzare le e-mail, non c'è un metodo, un processo o un segreto che funzioni per tutti. Potresti dover sperimentare alcune cose prima di scoprire cosa è meglio per te. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare a creare una strategia di organizzazione delle e-mail.
1. Controlla le e-mail a orari prestabiliti
Molte persone hanno l'abitudine di lasciare sempre aperta la casella di posta sul desktop del computer. È anche comune, in molti ambienti di lavoro, aspettarsi risposte immediate alle e-mail.
Oltre a essere un modo inefficiente di elaborare i messaggi, può compromettere le prestazioni in altri ambiti. Passare da un compito all'altro richiede dover lasciare un'attività per impegnarsi subito in un'altra, il che può ridurre la produttività e aumentare gli errori.
Se i tuoi colleghi o clienti si aspettano sempre che tu risponda rapidamente, è importante ridefinire questa aspettativa. Fai capire chiaramente che se qualcosa è davvero urgente, è possibile contattarti in altri modi: via SMS, messaggistica istantanea o telefono. Negli altri casi, controllerai i messaggi e-mail solo in determinati momenti. Quindi, quando apri la casella di posta, puoi concentrarti solo sul compito di rispondere ai messaggi.
2. Suddividi le e-mail in più account
Puoi usare le e-mail per vari scopi: comunicazioni personali, lavoro da casa, attività della comunità e acquisti online. Se questo è il tuo caso, potrebbe essere una buona idea usare più account e-mail.
Ad esempio, riservare una casella di posta per uso professionale e un'altra per gli acquisti online e le newsletter significa non perdere mai un messaggio di un cliente importante perché sepolto dalle offerte di sconti dei tuoi brand preferiti.
Utilizzare più account consente anche di controllare regolarmente una casella di posta e meno spesso un'altra, in base agli impegni.
3. Combina più account e-mail in uno solo
D'altra parte, avere troppi indirizzi e-mail, soprattutto se alcuni di essi vengono usati raramente, può essere poco pratico. Se hai già diversi account e-mail, potresti avere l'impressione che i messaggi si disperdano tra le varie caselle di posta.
Se controllare più caselle di posta è una seccatura, potrebbe essere il momento di eliminarne alcune. Assicurati di avvisare i tuoi contatti per non perdere messaggi importanti e poi chiudi uno o più di questi account per ottimizzare il flusso di lavoro.
4. Pulisci a fondo la casella di posta
Sebbene alcune e-mail siano importanti da conservare a lungo termine, avrai anche moltissime e-mail che non servono più. Liberati di queste e-mail inutili, che si tratti del promemoria sulla vendita di dolci nel quartiere ormai conclusa o di un codice sconto scaduto.
Fai una pulizia approfondita eliminando i messaggi che non sono più utili. Se hai paura di eliminare qualcosa che potrebbe servirti in seguito, puoi mettere tutto in una cartella separata o archiviarlo, ma toglierlo dalla posta in arrivo principale farà sì che il tuo account sia subito più organizzato ed efficiente.
5. Esplora le regole di routing
Ogni e-mail che arriva nel sistema viene instradata in qualche modo. Ad esempio, la maggior parte dei sistemi di posta elettronica dispone di meccanismi di rilevamento dello spam che spostano i messaggi sospetti in una cartella separata.
Puoi sfruttare questo sistema di routing per mantenere tutto organizzato. Crea regole che assegnino le email a cartelle diverse quando arrivano, anziché inviare tutto nella casella di posta principale.
Puoi identificare le e-mail tramite l'oggetto, il mittente o parole chiave e indirizzarle verso cartelle separate. Ad esempio, se sei un lavoratore autonomo, potresti voler creare cartelle per ogni progetto di un cliente e indirizzare le e-mail dei clienti alla cartella appropriata.
Indirizzare le e-mail in arrivo alla cartella corretta consente di gestire tutte le e-mail relative a un determinato progetto o argomento in una volta sola e impedisce che la casella di posta venga sovraccaricata. Consente di avere i messaggi già organizzati per argomento.
6. Annulla l'iscrizione alle e-mail indesiderate
È facile ritrovarsi in numerose mailing list senza nemmeno ricordare di essersi iscritti. Invece di eliminare semplicemente le e-mail dai mittenti che non ti interessano più, prenditi qualche minuto per annullare l'iscrizione.
Per annullare l'iscrizione, cerca un link alla fine del messaggio e-mail. All'inizio potrebbe essere difficile da individuare perché di solito è in un carattere più chiaro o in fondo a un messaggio lungo. Non è necessario annullare l'iscrizione a tutte le e-mail indesiderate in una volta. Dedica del tempo a questa operazione una volta alla settimana o un po' ogni giorno. L'impegno che investi ora ti farà risparmiare tempo in seguito, quando non avrai più una casella di posta piena di annunci e contenuti non rilevanti.
7. Adotta una strategia anti-spam
Lo spam è una fastidiosa conseguenza dell'uso delle e-mail. Lo spam consiste in messaggi indesiderati o non richiesti che vengono spesso utilizzato per pubblicità o attività dannose come il phishing. Secondo il sito di statistiche Statista,nel 2022 il 48,63% di tutte le e-mail era spam.
Il tuo sistema di posta elettronica potrebbe essere in grado di filtrare i messaggi di spam e di indirizzarli nella relativa cartella. Ma gli spammer migliorano costantemente le loro tattiche, quindi è probabile che i filtri anti-spam del sistema non siano perfetti.
Controlla di tanto in tanto la cartella dello spam per assicurarti che nulla di importante sia finito lì. Inoltre, puoi creare la tua strategia anti-spam: quando un messaggio di spam arriva nella tua casella di posta, contrassegnalo come spam affinché messaggi simili vengano filtrati in futuro.
Puoi anche eliminare regolarmente gli indirizzi e-mail inutilizzati dall'elenco dei contatti. Gli account inattivi sono spesso presi di mira per essere utilizzati dagli spammer. Rivedi tutte le autorizzazioni concesse alle app di terze parti collegate al tuo account e-mail e revoca quelle non utilizzate attivamente.
Decidendo in anticipo come gestire i messaggi di spam, non dovrai dedicare tempo o impegno a decidere cosa fare. Quando arriva un messaggio di spam, devi solo mettere in atto la tua strategia.
8. Posticipa le e-mail
Probabilmente conoscerai già la funzione "snooze" di una sveglia. Consente di disattivare la sveglia e di ritardarla di qualche minuto, così da poter dormire un po' più a lungo.
Posticipare le e-mail consente di raggiungere lo stesso scopo. Utilizzando la funzione snooze, puoi programmare la ricezione delle e-mail nella casella di posta in un momento più opportuno. Ad esempio, se ricevi l'ordine del giorno per una riunione della settimana prossima, puoi posticipare quel messaggio fino a lunedì mattina in modo che non ingombri la tua posta in arrivo finché non ne avrai bisogno.
9. Contrassegna i messaggi in arrivo
La possibilità di contrassegnare i messaggi con un flag o una stella è una funzionalità offerta da molti client di posta elettronica per definire la priorità delle e-mail in arrivo.
Molte persone usano un flag per contrassegnare un'email come importante, magari qualcosa che richiede una risposta rapida o un follow-up. Se non puoi occuparti subito di un'e-mail, contrassegnandola potrai tornare a gestirla quando avrai tempo di farlo. Le stelle consentono di organizzare le e-mail per categorie: progetti, tempistiche di follow-up o priorità diverse.
I flag e le stelle possono funzionare come le etichette o le cartelle, ma sono utili se non si vuole archiviare i messaggi. Contrassegnarli con questi semplici simboli all'interno della casella di posta consente di vedere a colpo d'occhio quali messaggi richiedono attenzione.
10. Usa la visualizzazione per conversazione
Il tuo provider di posta elettronica potrebbe offrire una funzione chiamata visualizzazione per conversazione, che consente di visualizzare tutti i messaggi di una conversazione raggruppati insieme. Questa è talvolta chiamata anche visualizzazione in thread o vista raggruppata.
Usare la visualizzazione per conversazione riduce il disordine nella casella di posta. Inoltre, consente di leggere un'intera conversazione in ordine cronologico, anziché cercare nella casella di posta o in altre cartelle le e-mail correlate.
Cartelle e non solo: metodi popolari per organizzare le e-mail
Esistono tanti modi per organizzare la posta in arrivo quanti sono gli utenti di posta elettronica. Ecco alcune opzioni popolari. Puoi usarle come descritto o personalizzarle in base alle tue esigenze.
Time-folder method
Il time-folder method (a volte chiamato five-folder method, includendo la casella di posta stessa) è popolare tra gli esperti di produttività e organizzazione. Con questo metodo, si crea una serie di cartelle (o etichette in Gmail) per organizzare i messaggi di posta elettronica in base al momento in cui richiederanno un'azione futura.
Quando le e-mail arrivano, gestiscile immediatamente o mettile in una delle cartelle a seconda della loro urgenza. La cosa importante è evitare che restino nella posta in arrivo.
La scelta dei nomi per le cartelle dipende dalle esigenze, ma le opzioni comuni includono:
- Oggi: per i messaggi che necessitano di una risposta o qualche tipo di azione immediata.
- Questa settimana: questa cartella include messaggi che non sono urgenti, ma che devono essere presi in considerazione nei prossimi giorni.
- Questo mese: messaggi che richiedono una risposta o un'azione, ma hanno una bassa priorità.
- Archivio o FYI: si tratta di e-mail che si desidera conservare per riferimento futuro, ma non richiedono alcuna azione successiva.
In questo modo, le cartelle funzionano come una serie di elenchi di cose da fare. Con questo metodo, puoi concentrarti subito sulle attività più importanti che necessitano della tua attenzione. Dopo aver gestito i messaggi nella cartella Oggi, e quando il tempo lo consente, puoi rivedere i messaggi nelle altre cartelle e spostarli in cartelle con priorità più alta oppure intervenire immediatamente.
Waiting-folder method
Se il time-folder method non ti convince, il waiting-folder method, più semplice, potrebbe funzionare meglio. In questo sistema, ogni messaggio che arriva nella casella di posta viene immediatamente gestito, archiviato o inserito in una waiting folder (cartella di attesa).
La cartella di attesa è per tutti quei messaggi che richiedono un'azione o una risposta. All'interno di questa cartella, è possibile assegnare priorità ad alcuni messaggi tramite stelle o flag, oppure è possibile utilizzare criteri di ricerca come l'ora o il mittente per decidere quali gestire prima.
Inbox zero method
Immagina di avere una casella di posta vuota: nessuna richiesta urgente di follow-up, nessun promemoria di eventi, nessun messaggio pubblicitario dai brand. Questo è l'obiettivo di un metodo organizzativo chiamato inbox zero, popolare tra gli esperti di produttività.
Ovviamente, inbox zero non significa che non avrai mai messaggi nella casella di posta. Si tratta piuttosto di un modo per mantenere la casella di posta pulita, gestendo ogni e-mail una sola volta. Ogni volta che si apre l'account di posta elettronica per gestire la posta in arrivo, si compie un'azione su ogni messaggio per rimuoverlo dalla casella di posta.
Queste azioni possono consistere nel rispondere a un messaggio e poi archiviarlo, cancellare una newsletter non importante, delegare un'e-mail inviandola a un altro membro del team o archiviarla in una delle cartelle presenti per riferimento futuro.
L'obiettivo di ogni sessione è arrivare ad avere una casella di posta vuota. In questo caso, la casella di posta funziona come un elenco di cose da fare e la ricompensa per aver completato la lista è un account e-mail pulito e organizzato.
Strumenti di organizzazione all'interno dei servizi e-mail più popolari
La maggior parte dei sistemi software di posta elettronica offre numerosi modi per organizzare le e-mail. Dai un'occhiata ad alcuni degli strumenti offerti dai provider di e-mail più popolari. Potresti trovare opzioni utili che non conoscevi o decidere di passare a un nuovo sistema che si adatta meglio alle esigenze di organizzazione della posta in arrivo.
Gmail
Anziché usare le cartelle per organizzare i messaggi, Gmail di Google utilizza le etichette. Per molti versi, le etichette funzionano come cartelle. Possono essere utilizzate per classificare i messaggi in categorie. Ma in Gmail, i singoli messaggi possono avere più di un'etichetta, consentendo agli utenti di archiviare le e-mail in modo da poterle ritrovare in seguito in più posti. Questa funzione aiuta a mantenere la casella di posta Gmail ordinata.
Inoltre, è facile configurare e gestire più account Gmail e passare facilmente da uno all'altro da una pagina web o un'app mobile. Gmail offre anche modelli di messaggio per i messaggi che invii di frequente.
iCloud
Il servizio di e-mail iCloud di Apple offre molti strumenti di organizzazione popolari, come cartelle, modelli e contrassegni, e offre anche un visualizzatore di allegati dedicato, dove puoi vedere tutti i tuoi allegati di posta elettronica in un unico posto.
Gli abbonati al servizio iCloud+ a pagamento di Apple possono utilizzare una funzionalità chiamata Hide My Email, che genera indirizzi e-mail unici e casuali per l'invio di moduli web e l'iscrizione alle newsletter. I messaggi inviati a quegli indirizzi ti verranno inoltrati, ma i mittenti delle e-mail non avranno il tuo indirizzo e-mail effettivo, a meno che tu non lo desideri. In questo modo, ridurrai il numero di messaggi indesiderati nella tua casella di posta.
Yahoo
Se ricevi molti messaggi e archivi frequentemente le email, Yahoo potrebbe essere una buona scelta. Offre uno spazio di storage di un terabyte, il più grande tra tutti i servizi di posta elettronica gratuiti più diffusi. Può essere uno strumento utile per organizzare il tuo account di posta elettronica se hai spesso bisogno di consultare vecchi messaggi. Non dovrai perdere tempo a decidere quali email conservare e quali eliminare.
Outlook
Gli utenti di Microsoft Outlook possono organizzare le e-mail in cartelle e utilizzare molti altri strumenti popolari. Inoltre, Outlook offre Quick Steps, un set di scorciatoie personalizzabili che consentono di eseguire più azioni contemporaneamente su un'e-mail.
Ad esempio, se ricevi un feedback da un cliente importante nella posta in arrivo di Outlook, puoi contrassegnarlo come prioritario e inoltrarlo al tuo capo con un clic, se hai impostato tale processo in Quick Steps.
App e servizi di terze parti per tenere la casella di posta organizzata
Oltre agli strumenti installati dai provider di posta elettronica più diffusi, esistono altre opzioni per aggiungere strumenti organizzativi al tuo sistema di posta elettronica. Alcuni di essi funzionano con qualsiasi servizio di e-mail, mentre altri si integrano solo con servizi specifici. In generale, qualsiasi metodo efficace per organizzare la casella di posta è probabilmente supportato dal tuo client di posta elettronica o da un servizio di terze parti. Continua a leggere per scoprire alcune opzioni popolari.
Clean Email
Clean Email offre diversi strumenti organizzativi che si integrano con il tuo account e-mail. Il programma può aiutarti a ordinare ed eliminare le e-mail in batch, annullare l'iscrizione alle mailing list e organizzare automaticamente i messaggi in categorie utili per risposte più efficaci. Offre anche piani multiutente per i tuoi collaboratori, amici e familiari.
SaneBox
SaneBox utilizza l'AI per imparare le tue abitudini in fatto di e-mail e classificare le e-mail in base alla loro priorità. I messaggi ad alta priorità arriveranno direttamente nella tua casella di posta e il programma ti invierà aggiornamenti giornalieri su ciò che è stato filtrato. Avrai meno e-mail che richiedono la tua immediata attenzione, ma avrai la certezza di non perderti nulla di importante.
Unroll.Me
Se scorrere tutte le e-mail indesiderate e annullare l'iscrizione una alla volta ti sembra scoraggiante,Unroll.Me ti aiuta ad annullare in blocco l'iscrizione a spam, pubblicità e mailing list indesiderate. Inoltre, il programma inserisce tutte le e-mail della mailing list che desideri in un unico riepilogo giornaliero, in modo da poterle esaminare in modo più efficiente.
Boomerang
Boomerang è uno strumento di gestione delle e-mail che attualmente offre versioni compatibili conGmail oOutlook. Boomerang offre diverse funzioni per aiutare a organizzare le e-mail e rendere la casella di posta più funzionale. Può pianificare e-mail, impostare promemoria di follow-up e inoltrare i messaggi e-mail alla posta in arrivo a un orario prestabilito.
Le e-mail sono uno strumento utile, ma dovrebbero facilitare il tuo lavoro, non creare ulteriori compiti da gestire. Che si tratti della tua e-mail di lavoro o personale, prenditi del tempo ora per organizzare la tua casella di posta e inizia a utilizzare strumenti per gestirla e mantenerla ordinata e intuitiva.
Non tutti i consigli funzionano per tutti, ma certamente troverai qualcosa qui che potrà aiutarti a migliorare l'organizzazione della tua casella di posta, che si tratti di configurare il tuo account per inviare automaticamente messaggi ricorrenti, contrassegnare le e-mail che richiedono una risposta rapida o archiviare i messaggi in cartelle specifiche per progetto.
Se inizi a organizzare la tua posta elettronica oggi, la prossima volta che ti dedicherai a controllare i messaggi, potrai farlo con meno lavoro e meno stress.