Hai mai inviato un'e-mail per pentirtene subito dopo? Forse è stato un errore del correttore automatico a modificare quello che hai scritto. Oppure puoi aver fatto clic per errore su Rispondi a tutti, condividendo il messaggio con un gruppo anziché con una sola persona.
È facile commettere un errore quando invii rapidamente messaggi via e-mail. Può anche capitare di sbagliare senza nemmeno rendersene conto. Quello che trascuri o che non conosci può sorprenderti, con conseguenti incomprensioni che possono danneggiare le relazioni a livello professionale.
Scoprendo cosa rende le e-mail poco professionali e imparando le best practice, può evitare di incappare in tutti gli errori più comuni. Iniziamo.
Perché eccellenti competenze e-mail sono importanti sul lavoro
Sul posto di lavoro le e-mail professionali sono fondamentali per comunicazioni quotidiane. Sono il modo con cui si contattano i colleghi, si mettere al corrente il capo o si contattano i clienti. Come molte persone, probabilmente anche tu trascorri più di 10 ore a settimana a scrivere e-mail di lavoro, per cui è importante che quel tempo che dedichi sia efficace. Se ti impegni ancora di più a scrivere e-mail perfette, probabilmente ne potrai trarre vantaggio in vari modi.
Dimostra professionalità
Il tempo in più che dedichi alla scrittura di ogni e-mail ti aiuta a garantire che vengano quindi trasmesse le giuste impressioni su di te. Concentrandoti su e-mail chiare, cortesi e ben strutturate, dimostri agli altri che tieni al tuo lavoro e desideri ottenere il risultato migliore. Ma farlo nel modo giusto può essere complicato perché il concetto di professionale non è uguale per tutti. Quindi, in caso di dubbi, conviene andare sul sicuro e mantenere uno stile più formale.
Riduce le incomprensioni
Presta attenzione a come scrivi le email per ridurre la confusione sul lavoro. Essere chiari e specifici in quello che comunichi fa sì che tutti capiscano cosa intendi sin da subito. Questo può prevenire errori potenzialmente costosi, perdite di tempo e opportunità mancate, mantenendo il processo omogeneo.
Mantiene i rapporti professionali
Scrivere correttamente un'e-mail è fondamentale per mantenere relazioni professionali solide. È il modo in cui mostri rispetto e apprezzi le persone a cui mandi le e-mail. Comunicare in modo corretto crea un senso di fiducia e rende più semplice lavorare su progetti o risolvere problemi insieme.
Errori più comuni da evitare quando si scrivono e-mail aziendali
Scrivere e-mail prestando la dovuta attenzione è fondamentale se vuoi fare una buona impressione. A tale scopo, è importante conoscere gli errori più comuni. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi e discutiamo delle strategie a disposizione per evitarli.
Usa il tuo indirizzo email personale
La regola principale dell'etichetta delle e-mail prevede l'uso di un indirizzo email professionale. Questo perché le persone potrebbero non prenderti sul serio se usi un indirizzo personale, come:
- Spacecowboy321@example.com
- Expert.nap.taker@example.com
- Ilovebaconandnarwhals@example.com
Usare questo tipo di e-mail ti può far sembrare meno affidabile, non degno di fiducia e poco affidabile nel lavoro.
Per evitare tali considerazioni, scegli un indirizzo email più professionale. Se hai un indirizzo email aziendale, usalo per tutta la corrispondenza aziendale. In alternativa, crea una nuova e-mail da utilizzare esclusivamente per le comunicazioni di lavoro.
Quando crei la tua e-mail professionale, punta alla chiarezza e alla semplicità. L'utilizzo di un indirizzo che riporta chiaramente il tuo nome consente a team e clienti di riconoscerti.
Usa i punti, i trattini bassi o i trattini per creare un indirizzo unico se il nome completo non è disponibile. Puoi anche controllare vari provider di email, come Gmail e ProtonMail, per trovarne uno che ti consenta di avvicinarti il più possibile al tuo indirizzo preferito.
Inviare e-mail professionali a destinatari sbagliati
Inviare e-mail a destinatari sbagliati si verifica di frequente, spesso a causa dei suggerimenti di completamento automatico o perché non si controllano i destinatari. E, di solito, non puoi annullare l'invio del messaggio.
Anche se si tratta di un piccolo errore, le e-mail indirizzate a persone sbagliate possono causare gravi problemi. Ad esempio, se invii le informazioni di un progetto alla persona sbagliata, potresti confonderla e la persona giusta invece non riceverà le informazioni di cui ha bisogno.
Le ripercussioni potrebbero essere ancora più gravi se l'e-mail contiene informazioni sensibili, come i dati dei clienti, le informazioni di identificazione personale o piani riservati. A seconda del contenuto dell'e-mail, questo errore potrebbe portare a violazioni della privacy, fughe di segreti aziendali e numerosi problemi legali.
Per evitare tutto questo, digita manualmente l'indirizzo email completo invece di lasciare che il riempimento automatico completi l'inserimento. Inoltre, premi Invia solo dopo aver controllato attentamente l'elenco dei destinatari della tua e-mail.
Includere troppi destinatari nei thread di e-mail
Includere troppi destinatari in una catena di e-mail può verificarsi per diversi motivi. A volte, è perché qualcuno preme Rispondi a tutti senza pensare se tutti hanno effettivamente bisogno del messaggio.
Altre volte, è perché qualcuno ha incluso altri destinatari pensando che ne possano avere bisogno. Di solito questo accade quando si usa la copia conoscenza (CC) e la copia conoscenza nascosta (BCC) in modo sconsiderato, aggiungendo indiscriminatamente dei destinatari senza considerare se questi hanno davvero bisogno di essere coinvolti.
Nella migliore delle ipotesi, questo si traduce per i destinatari che non hanno bisogno di partecipare alla conversazione in una casella di posta piena. Nel peggiore dei casi, questo può causare confusione, aumentare la frustrazione o, potenzialmente, far trapelare informazioni sensibili.
Per evitare tutto questo è necessario pensare attentamente a chi deve leggere i messaggi. Chiediti se ogni destinatario è direttamente coinvolto o se ha bisogno di tali informazioni per svolgere il proprio lavoro. Usa la copia conoscenza CC per chi dovrebbe leggere il messaggio ma non deve rispondere e la copia conoscenza nascosta BCC per chi deve essere aggiornato però in modo discreto.
Aggiungere oggetti poco chiari o confusi
Aggiungere oggetti poco chiari o confusi alle e-mail può essere controproducente. L'oggetto serve per attirare l'attenzione del lettore e offrire un'anteprima del contenuto, incoraggiando così l'apertura dell'e-mail.
Se l'oggetto dell'e-mail non attira l'attenzione, allora può sortire l'effetto opposto, per cui il destinatario potrà ignorare o addirittura eliminare l'e-mail senza leggerla. Ad esempio, prendi in considerazione un oggetto come "Problema urgente", "Domanda rapida" o "Riunione di persona". Nessuno di questi oggetti offre un indizio su cosa tratta il messaggio o perché dovrebbe interessarti.
Fai ricorso invece a oggetti chiari e specifici che spiegano lo scopo o l'urgenza dell'e-mail. Ad esempio, "Promemoria riunione: domani alle 10:00" o "Feedback necessario: proposta di presentazione al cliente." In questo modo, i destinatari sanno cosa li attende e sono più propensi ad aprire e agire di conseguenza.
Evitare un saluto cordiale o la chiusura
Quando in un'e-mail si salta un saluto amichevole o la chiusura, potrebbe sembrare che non sei interessato alla conversazione o che sei troppo impegnato per essere cortese. Questo può rendere le tue e-mail distaccate e poco amichevoli, il che non è ideale per la creazione di buoni rapporti di lavoro.
Per risolvere questo problema, usa la riga di apertura per un saluto caloroso come "Ciao, team". Alla fine dell'e-mail, saluta in modo cordiale usando una formula come "Cordiali saluti", "Distinti saluti" o un semplice "Grazie". Questo piccolo sforzo dimostra che apprezzi l'interazione e la persona a cui invii un'e-mail, il che contribuisce a mantenere un'atmosfera positiva e professionale.
Scrivere in modo errato il nome di un destinatario o usare pronomi sbagliati
Commettere un errore come scrivere male il nome di una persona oppure usare i pronomi errato è un problema comune che può comportare gravi conseguenze. Questi errori possono far sembrare che non si stia prestando la giusta attenzione o che non si rispetti l'altra persona, anche se non si intendeva dare questa impressione.
I nomi possono essere scritti in molti modi. Ad esempio, anche nomi comuni come "Caitlin" presentano numerose varianti: Kaitlyn, Katelyn, Caitlyn e così via. Per cui, non dare per scontato di conoscere l'ortografia senza controllare.
Quando mandi un'e-mail a un destinatario, assicurati di scrivere correttamente il suo nome controllando l'ortografia nella firma dell'e-mail, nel campo dell'indirizzo o in una precedente e-mail. Per i nuovi contatti, un'occhiata veloce al loro profilo LinkedIn o al sito web dell'azienda può confermarti l'ortografia corretta.
In caso di dubbi sul genere di una persona, non fare supposizioni basate sul nome o sulle tue sensazioni. Se invii un'e-mail a qualcuno che si chiama Sam, chi può dire se è un uomo, una donna o una persona non binaria?c Evita di sbagliare il genere usando il nome completo senza però aggiungere nulla, come ad esempio "Caro Sam Smith" invece di "Sig. Smith" o "Sig.ra Smith."
Scarica il report completo
Scrivere lunghi blocchi di testo senza una formattazione adeguata
Scrivere paragrafi lunghi senza una formattazione adeguata può rendere il testo di difficile lettura e comprensione. Anche se hai molti argomenti da condividere, è possibile organizzare la tua comunicazione in modo chiaro.
Alcuni modi per formattare correttamente le e-mail aziendali includono:
- Scrivere paragrafi brevi e concentrarsi su un argomento alla volta può aiutare i lettori a non perdere il filo di quello che stanno leggendo più facilmente
- Elencare le informazioni importanti utilizzando elenchi puntati oppure elenchi numerati per rendere il corpo dell'e-mail più facile da leggere
- Organizzare i contenuti con titoli e sottotitoli, soprattutto nelle e-mail lunghe che richiedono lo scorrimento
- Lasciare spazi bianchi in corrispondenza di intestazioni, paragrafi e elenchi per migliorare la leggibilità del testo
- Utilizzare il grassetto e il corsivo senza esagerare per mettere in risalto punti o termini importanti, attirando l'attenzione del lettore sulle informazioni chiave
Formattare correttamente le e-mail aziendali richiede solo pochi istanti, ma può fare una grande differenza nel modo in cui il messaggio viene ricevuto.
Utilizzare un tono informale, insicuro o scortese
Quando parli con qualcuno di persona, solitamente puoi notare le espressioni o sentire la voce. Ma nelle e-mail, tutto questo non viene trasmesso. Invece, il modo in cui l'altra persona capisce il messaggio dipende interamente dalla scelta delle parole e dal tono generale dell'e-mail.
Alcuni modi in cui il tono potrebbe sembrare non pertinente includono:
- Troppo informale: un'e-mail che inizia con Ehi ciao" ed è piena di risate ed emoji potrebbe trasmettere un messaggio sbagliato. Il destinatario potrebbe pensare che non hai nulla di importante da dire o che stai solo giocando.
- Incerto: se l'e-mail è piena di frasi come "penso", "forse" o "credo", l'immagine professionale ne esce indebolita. I destinatari potrebbero iniziare ad avere dubbi di quello che dici o a chiedersi se stai solo facendo ipotesi.
- Scortese: essere troppo diretto, usare solo lettere maiuscole o evitare espressioni gentili come "per favore" o "grazie" può far sembrare l'e-mail aggressiva o poco amichevole. Questo può creare tensioni o conflitti inutili, danneggiando i rapporti professionali.
Per usare un tono professionale, pensa alla persona alla quale stai scrivendo. Ognuno ha una propria idea di professionalità, quindi è opportuno considerare quello che si aspetta ogni destinatario.
In generale, è meglio usare un linguaggio educato e formale che sia comunque facile da comprendere. Cerca inoltre di sembrare sicuro in quello che dici, ma ricordati sempre di essere gentile.
Divagazioni, pettegolezzi e non focalizzarsi sull'argomento
Le e-mail non professionali spesso presentano problemi come divagazioni, pettegolezzi e l'andare fuori tema. Il divagare si ha quando l'e-mail continua all'infinito senza arrivare al punto. Per il destinatario potrebbe essere difficile comprendere il messaggio principale o persino leggere la e-mail fino alla fine.
Spettegolare via e-mail significa diffondere pettegolezzi o parlare male degli altri. Questo comportamento genera tensione e diffidenza all'interno dei team, causando un ambiente di lavoro malsano. Si può anche arrivare a segnalazioni alle risorse umane e a indagini su comportamenti scorretti sul posto di lavoro.
Andare fuori tema nelle e-mail significa deviare dall'argomento principale, causando confusione e facendo perdere tempo a tutti. È come quando cerchi di organizzare un'uscita di gruppo ma finisci per parlare del programma televisivo della sera precedente.
Per evitare questo tipo di problemi, mantieni le e-mail su argomenti relativi al lavoro. Fai in modo che siano brevi e concentrati solo sull'argomento che vuoi affrontare. Inoltre, cerca di non sollevare questioni personali su altre persone, a meno che non siano direttamente collegate al compito da svolgere.
Sprecare il tempo dei destinatari con messaggi criptici
I messaggi criptici possono sembrare e-mail con istruzioni vaghe o dettagli mancanti. Potrebbe sembrare di scrivere "Per favore, rivedi e ricontattami il prima possibile", senza spiegare però esattamente cosa deve essere revisionato ed entro quando.
Dopo aver letto questo messaggio, il destinatario dell'e-mail deve dedicare più tempo a cercare di capire cosa intendi. Probabilmente dovrà chiedere chiarimenti per capire l'e-mail, facendo perdere tempo a tutti, incluso te.
Per evitare tutto questo, nelle e-mail devi essere chiaro. Fornisci istruzioni e dettagli specifici. Invece di un messaggio vago come quello riportato in alto, puoi dire qualcosa come: "Per favore, controlla il documento allegato e aspetto il tuo feedback sul budget entro fine giornata". In questo modo, il destinatario sa esattamente cosa fare senza che debba chiedere ulteriori chiarimenti.
Saltare il controllo di grammatica, punteggiatura e ortografia
Perfezionare la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia aiuta i destinatari a capire cosa stai dicendo e ti fa sembrare più professionale. Con la moderna tecnologia, è facile controllare e correggere rapidamente gli errori per evitare sbagli imbarazzanti.
Ecco alcuni semplici modi per farlo:
- Usa strumenti integrati: numerose applicazioni di posta elettronica hanno a disposizione correttori ortografici integrati. Questa funzionalità mette in evidenza automaticamente le parole sbagliate mentre scrivi il tuo messaggio, così da poterle correggerle prima di inviare l'e-mail.
- Elaboratori di testi: elaboratori di testi come Google Docs e Microsoft Word possono aiutarti a trovare e correggere errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Mettono in evidenza gli errori mentre digiti e possono eseguire un controllo completo premendo semplicemente un pulsante.
- Programmi online: siti web come Grammarly e Hemingway Editor possono aiutare a trovare e correggere gli errori nella digitazione. Questi strumenti non solo correggono gli errori di ortografia, grammatica e punteggiatura, ma suggeriscono anche dei modi per migliorare la chiarezza e lo stile.
Inoltre, dedica solo qualche minuto per ricontrollare manualmente quanto scritto.
Rileggi l'e-mail lentamente, cercando eventuali errori di battitura, frasi poco chiare o un tono sgradevole. Ricordati di verificare i problemi che gli strumenti non rilevano, come l'uso eccessivo di punti esclamativi o l'aggiunta di informazioni superflue.
Esempi di e-mail scritte male
Passiamo ora ad alcuni esempi di e-mail scritte male. Questa sezione spiegherà chiaramente come si presenta un'etichetta non corretta delle e-mail, aiutandoti a migliorare la scrittura delle e-mail.
Corrispondenza aziendale eccessivamente informale
Oggetto: Ehi! 😄 Una cosa veloce…
Ehi capo!! Volevo solo mandarti un messaggio al volo. Abbiamo un piccolo problema con il nostro sistema che non funziona bene e sta creando un po' di confusione. È tutto un caos e, a dirla tutta, mi sta facendo impazzire. 😅
Puoi dare un'occhiata quando hai un attimo? Non sono sicuro di cosa sta succedendo, ma c'è sicuramente qualcosa che non va. Apprezzerei tantissimo se ci potessi dare un'occhiata! 🧠
Grazie, amico! Oh, senza fretta, ma è un po' urgente, sai?
Grazie!
Parker
Che cosa non va bene in questa e-mail? Questa e-mail è troppo informale per un contesto lavorativo; l'uso di slang ed emoji non si adatta affatto alla comunicazione aziendale, specialmente con un manager. Manca inoltre di informazioni chiare e mescola l'urgenza con un tono rilassato.
La soluzione? Scrivi in modo più formale evitando slang ed emoji. Spiega chiaramente il problema. È inoltre importante essere chiari su quanto sia urgente il problema, pur rimanendo cortesi.
Messaggi oscuri con un intento poco chiaro
Oggetto: Domanda rapida
Hai un attimo? C'è qualcosa di cui devo parlare, ma non so bene come dirtelo. Si tratta del progetto... o forse del team? Comunque, mi farebbe piacere avere la tua opinione su qualcosa che mi frulla in testa. Fammi sapere quando sei libero che ne parliamo.
~Jordan
Che cosa non va bene in questa e-mail? Questa e-mail è troppo vaga. Fa riferimento a un qualcosa di cui bisogna parlare, ma non specifica qual è l'argomento o perché è importante. Manca di un saluto o di una chiusura amichevole.
La soluzione? Nell'oggetto deve indicare chiaramente lo scopo del messaggio. Aggiungi un saluto amichevole, quindi condividi maggiori dettagli sull'argomento. Se non sei completamente sicuro di cosa sta succedendo, indica il problema in generale, come ad esempio le dinamiche del team. Suggerisci un orario per una riunione o verificane la disponibilità. Quindi, chiudi il messaggio con un saluto educato.
Testo pieno di errori di punteggiatura, ortografia e grammatica
Oggetto: Richiesta urgente di informazioni
Ciao, ho bisogno di alcune informazioni piuttosto rapidamente sull'ultimo progetto che abbiamo fatto. Sai, quello per quel grande cliente per cui eravamo tutti in ansia? Puoi inviare i file o eventuali note che potresti avere? È davvero importante, perché c'è un po' di caos su quello che dicono di aver ricevuto e quello che abbiamo effettivamente fatto. Fammi sapere anche al più presto quando puoi averli pronti. Devi sistemare questa situazione prima che possa peggiorare. Grazie mille, Morgan
Che cosa non va bene in questa e-mail? Questa e-mail è piena di errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. È inoltre un testo relativamente lungo, il che rende la lettura e la comprensione ancora più difficoltose.
La soluzione? Inizia con un controllo ortografico per eliminare gli errori di ortografia e grammatica. Suddividi quindi il testo in paragrafi più brevi per rendere la lettura più scorrevole. Includi un oggetto chiaro, un saluto e una chiusura formali, oltre a una richiesta diretta di quello di cui hai bisogno.
È ora di rendere le e-mail aziendali impeccabili
Ora che sai cosa evitare, è il momento di mettere in pratica questi suggerimenti. Inizia a controllare la prossima e-mail prima di premere Invia, correggendo eventuali errori che puoi notare. Anche se potrebbe volerci un po' di tempo in più, l'attenzione ai dettagli ti distinguerà e lascerai un'impressione positiva nel tempo.