Le riunioni sono fondamentali per qualsiasi team di vendita e per l'intero processo di vendita. Queste riunioni forniscono al team una piattaforma dove discutere i progressi, le strategie e le sfide. Riunioni efficaci possono contribuire ad aumentare la motivazione, la collaborazione e le prestazioni del team. Ad esempio, il team può discutere di strategie per aumentare le vendite online.
Tuttavia, se non condotte non nel modo corretto, le riunioni possono diventare rapidamente improduttive e far perdere tempo ai membri del team che preferiscono dedicare le loro energie a contattare i clienti. È fondamentale organizzare riunioni efficaci che mantengano il team impegnato, informato e motivato.
In genere, è il responsabile o il manager delle vendite a condurre la riunione e a stabilire l'ordine del giorno. Tuttavia, può anche chiedere il contributo di altre persone. Le conferenze possono avere cadenza quotidiana, settimanale, quindicinale o mensile, a seconda delle esigenze e degli obiettivi del gruppo. In alcuni settori, è utile ricevere un input costante. In altri settori, invece, è sufficiente un incontro al mese.
Come puoi ottenere il massimo dalle riunioni di vendita? Per organizzare una riunione efficace è fondamentale avere un programma chiaro, incoraggiare la partecipazione e stabilire obiettivi misurabili e parametri di riferimento chiari. Questi parametri di riferimento sono noti come indicatori chiave di prestazione (KPI).
Ecco uno sguardo più da vicino sulle strategie per pianificare, organizzare e programmare le riunioni per il tuo team di vendita.
L'importanza delle riunioni di vendita
Le riunioni di vendita sono fondamentali per il successo di qualsiasi team di vendita. Forniscono al team una piattaforma per discutere di progressi, strategie e sfide.
Ecco i motivi principali per cui le riunioni sono fondamentali:
- Migliorano la collaborazione di team. Le riunioni forniscono ai membri del team una piattaforma per collaborare e condividere le proprie esperienze. I membri del team possono imparare gli uni dagli altri e migliorare le prestazioni parlando dei loro successi e delle loro difficoltà. Le riunioni possono anche ottenere supporto dai loro colleghi in modo da migliorare tecniche e approcci.
- Individuano e affrontano le sfide. Le riunioni aiutano a individuare le sfide e le insidie che ostacolano le prestazioni. Affrontando queste sfide, il gruppo può discutere di soluzioni per superarle. Nelle riunioni future, possono rivedere i propri piani di risoluzione dei problemi e apportare modifiche.
- Aumentano la motivazione. Le riunioni aiutano ad aumentare la motivazione di team riconoscendo e premiando i risultati ottenuti. La celebrazione dei successi può aumentare il morale del team e motivare i venditori a raggiungere i loro obiettivi.
- Allineano tecniche e obiettivi. Le riunioni di vendita contribuiscono a garantire che il team sia allineato con gli obiettivi dell'azienda. Allineando le attività alle ambizioni dell'azienda, il team può lavorare per raggiungere gli stessi obiettivi. Questo può anche aiutare il gruppo a lavorare in maniera congiunta verso un obiettivo comune piuttosto che competere tra di loro.
Sostanzialmente, le riunioni di vendita sono necessarie perché supportano la collaborazione, individuano e affrontano le sfide, aumentano la motivazione e assicurano che tutti siano allineati con gli obiettivi di vendita complessivi dell'azienda.
A seconda del settore e delle esigenze del team di vendita, le riunioni possono concentrarsi su tutte queste aree oppure concentrarsi su 1 o 2 aree. Il manager o il facilitatore delle riunioni può ottenere un feedback dal team per migliorare le riunioni e selezionare le aree di interesse per le riunioni future.
Come organizzare una riunione di vendita
Una riunione di vendita di successo richiede pianificazione, preparazione e conoscenza dei membri del team e dei loro obiettivi.
Alcuni aspetti di una riunione dipenderanno dalle sfide uniche del tuo settore, dalle dimensioni del tuo team, dalle personalità e dai livelli di esperienza dei venditori e dagli obiettivi generali dell'azienda. Tuttavia, ogni riunione di vendita ha gli stessi componenti e obiettivi di base.
Ecco quattro fasi che possono aiutarti a organizzare una riunione di vendita efficace indipendentemente dalle esigenze o dalla situazione del tuo team.
1. Definisci i tuoi obiettivi
Definire un obiettivo chiaro per l'ordine del giorno della riunione di vendita è fondamentale per il suo successo. Senza obiettivi chiaramente definiti, la riunione potrebbe non avere una direzione precisa e non raggiungere alcuno scopo.
In qualità di facilitatore delle riunioni, dovresti scrivere gli obiettivi, comunicarli ai partecipanti e usarli per creare un quadro d'insieme per la riunione.
In altre parole, ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi della riunione di vendita.
2. Crea e condividi l'agenda
Creare e condividere l'ordine del giorno della riunione di vendita è una fase importante per capire come organizzare una riunione di vendita di successo. Non solo le riunioni non efficaci possono causare ritardi nelle tue operazioni, ma possono anche comportare un danno economico grave alla tua attività. In effetti, Otter.ai fa notare che le riunioni non produttive possono costare dai 70 ai 283 miliardi di dollari.
Prima della riunione di vendita dovresti distribuire al tuo team l'ordine del giorno, così da concedere loro il tempo sufficiente per prepararsi a contribuire. Questo ordine del giorno li aiuterà a capire quali saranno gli argomenti trattati e potranno quindi partecipare alla riunione con le idee già chiare.
Che cosa è necessario includere nell'ordine del giorno delle riunioni di vendita? La semplicità è l'approccio migliore. Inizia individuando l'obiettivo della riunione ed elenca gli argomenti che vuoi trattare. Assegna una priorità all'ordine del giorno organizzando gli argomenti in ordine di importanza e assicurati che gli argomenti più critici siano elencati per primi.
Infine, stabilisci una tempistica per ogni argomento, indicando quanto tempo pensi di dedicare a ciascun punto. Se dedichi più tempo al primo argomento, otterrai comunque qualcosa dalla riunione. Puoi sempre pianificare una conferenza di follow-up per discutere di eventuali argomenti rimasti in sospeso.
3. Assicurati che i partecipanti siano coinvolti
Assicurarsi che i partecipanti siano coinvolti durante una riunione è fondamentale per il successo della riunione. A tal scopo, incoraggia la partecipazione, cerca di essere conciso e interessante e crea un ambiente confortevole. Puoi inoltre chiedere ai membri del gruppo di prepararsi per la riunione così da sentirsi pronti a partecipare. In alternativa, puoi assegnare loro un compito o incoraggiarne la condivisione con il gruppo.
4. Indica i passaggi successivi
Una volta terminata la riunione, è bene stabilire i prossimi passi da intraprendere. In questo modo i rappresentanti sanno su cosa lavorare prima della prossima riunione mensile o settimanale.
Seguire i partecipanti al termine della riunione può aiutare a rafforzare i punti chiave e le azioni concordate durante la riunione. Questo può avvenire inviando un riepilogo dei verbali della riunione, delle azioni e di eventuali scadenze o parametri di riferimento che hai stabilito durante il tempo trascorso insieme.
Puoi inoltre chiedere a tutti i membri del team cosa hanno trovato utile nella riunione, cosa vorrebbero cambiare e quali argomenti o problemi dovrebbero essere affrontati nelle riunioni future. Il feedback può aiutarti a pianificare i prossimi eventi e a correggere eventuali aspetti del programma che non sono risultati efficaci.
Suggerimenti per le riunioni di vendita
Ecco alcuni suggerimenti importanti per assicurarti che la riunione di vendita sia produttiva e utile.
Inizia e termina rispettando i tempi
Seguire una pianificazione rigorosa crea un maggiore senso di urgenza durante la riunione. Le persone dedicheranno meno tempo ad argomenti non importanti e si concentreranno sul fare in modo che i punti all'ordine del giorno vengano affrontati prima che finisca il tempo a disposizione. Ad esempio, se il gruppo deve finalizzare una strategia di vendita, tutti i membri saranno tutti concentrati sulla definizione di tutti gli aspetti della metodologia e saranno uniti nell'obiettivo di portare a termine il lavoro prima della fine della riunione.
Rispetta le indicazioni previste per le riunioni
Oltre alla puntualità, esistono altre indicazioni previste per le riunioni per evitare che si svolgano senza intoppi. Le indicazioni da tenere a mente includono: parlare chiaramente, prestare attenzione quando gli altri parlano e ringraziare i partecipanti per il tempo che hanno dedicato.
Assicurati che la tecnologia funzioni correttamente
Indipendentemente se organizzi riunioni di vendita settimanali o se presenti una nuova idea ai responsabili delle vendite, non c'è niente di più frustrante di problemi tecnici durante una riunione, di persona o virtuale. Per evitare interruzioni, prova la strumentazione a disposizione e verifica che tutto funzioni correttamente. Questo potrebbe sembrare un test delle impostazioni del microfono o un controllo per assicurarsi che video e audio della presentazione siano chiari.
Non divagare
Devi sempre essere conciso e non allontanarti mai troppo dagli argomenti dell'ordine del giorno. È giusto far ricorso all'umorismo e raccontare aneddoti per illustrare il tuo punto di vista e mantenere un tono informale durante l'incontro. Fino a quando le battute e le storie non distraggono dall'agenda e dagli obiettivi, possono aggiungere divertimento alla riunione.
Incoraggia la discussione
Puoi rendere interattiva la riunione inserendo attività come brainstorming, giochi di ruolo e discussioni di gruppo. Ad esempio, se la riunione verte su come realizzare una presentazione in PowerPoint che faccia colpo sui clienti, puoi chiedere a ciascuno dei membri di preparare una sezione del file in anticipo o di lavorare insieme per crearla in tempo reale durante la riunione sulla base delle linee guida che fornirai.
Puoi inoltre simulare scenari comuni, come le tecniche per prenotare appuntamenti online con i clienti interessati al tuo prodotto o servizio o redigere un'e-mail di vendita che converte.
Se hai difficoltà a stimolare la conversazione, creare un ambiente confortevole e accogliente può aiutare i partecipanti a sentirsi più rilassati e coinvolti durante la riunione. Oltre ad avere un ambiente fisicamente confortevole, puoi assicurarti che la riunione sia positiva. Eventuali critiche devono essere costruttive e non eccessivamente negative. Questo aiuterà i partecipanti a sentirsi più a loro agio e coinvolti.
Organizza una riunione di vendita di successo
L'organizzazione e il focus sono importanti per riunioni di vendita di successo. Non dovresti mai essere così rigido nella tua pianificazione da non essere disposto a ricevere feedback.
Per assicurarti che le aspettative vengano soddisfatte, devi creare obiettivi chiari e condividerli prima della riunione in modo che tutti i partecipanti abbiano il tempo di prepararsi e sappiano cosa aspettarsi.
Durante le riunioni dedica anche del tempo per essere sicuro che i team di vendita sappiano come usare tutti gli strumenti a disposizione. Ad esempio, Mailchimp offre funzionalità di dati analitici, segmentazione e automazione che possono aiutare gli addetti alle vendite a comunicare in modo più efficace con clienti e potenziali clienti. Una volta capito come usare questi strumenti in modo efficace, i rappresentanti di vendita possono semplificare le proprie attività e concentrarsi maggiormente su attività di alto livello anziché su lavori manuali come scrivere e-mail uniche per ogni lead.