Pensa alle e-mail che hai inviato questa settimana. Sono arrivate al momento giusto o semplicemente quando avevi un minuto libero? (Oppure, diciamoci la verità... alcune ti sono completamente sfuggite di mente?)
Non preoccuparti: è assolutamente normale. Il tempismo è una delle sfide più grandi nella comunicazione professionale. Ma i tuoi messaggi meritano di più che essere consegnati in momenti casuali o di perdersi nella confusione.
Fortunatamente, c’è una soluzione semplice: la pianificazione delle e-mail. È un semplice trucco che trasforma la tua giornata lavorativa, indipendentemente dal ruolo che ricopri. Vuoi smettere di correre contro il tempo? Ecco come puoi rendere efficace la pianificazione delle e-mail.
Cosa succede quando pianifichi le e-mail?
Pianificare un'e-mail significa semplicemente programmarla per l'invio in un secondo momento anziché immediatamente. Scrivi il messaggio, scegli a chi inviarlo, e poi selezioni la data e l'ora esatte in cui vuoi che venga inviato.
Da lì subentra la tua piattaforma e-mail. Quest'ultima conserva il messaggio nella cartella della posta in uscita (o nella cartella delle bozze, a seconda dell'app) e lo invia esattamente all'orario programmato. Non è necessario essere online o al computer: tutto avviene automaticamente in background.
La bellezza della pianificazione delle e-mail sta nella sua semplicità. Scrivi i tuoi messaggi quando hai tempo, poi consegnali quando è opportuno, il tutto senza ricordarti di premere Invia al momento giusto.
Perché pianificare l’invio delle e-mail?
Pianificare le e-mail non è solo una questione di convenienza. Può rendere la tua comunicazione più efficace e la giornata lavorativa meno caotica.
Migliora la gestione del tempo
Ogni volta che ti fermi per inviare un'e-mail, perdi lo slancio. Con la pianificazione, puoi scrivere tutti i tuoi messaggi in blocco e poi programmarne l'invio per un momento successivo. In questo modo, salvaguardi la produttività mantenendo al contempo una comunicazione efficace.
Aumenta i tassi di apertura
Il tempismo è importante. La pianificazione ti permette di inviare e-mail quando è più probabile che le persone controllino la loro casella di posta, piuttosto che quando hai 5 minuti a disposizione. Un tempismo migliore significa una maggiore probabilità che gli utenti vedano, aprano e facciano ciò che dicono i tuoi messaggi.
Gestisce le differenze di fuso orario
Stai inviando messaggi a potenziali clienti, clienti o colleghi in altri fusi orari? Pianificare aiuta il messaggio ad arrivare durante la loro giornata lavorativa piuttosto che nel cuore della notte. È un modo rispettoso per restare in contatto senza disturbare qualcuno nel tempo libero.
Semplifica le sequenze
Inviare una serie di e-mail una alla volta è noioso. Con la pianificazione, puoi preparare in anticipo l'intera sequenza e sapere che verrà spedita in modo puntuale. Vuoi fare ancora di più con meno sforzo? Gli strumenti di e-mail marketing dotati di automazione possono aiutarti a scalare il tuo raggio d'azione senza ulteriore stress.
Riduci gli errori dell'ultimo minuto
Quando lavori velocemente, è facile fare errori, come nomi scritti male, allegati dimenticati o dettagli di contatto errati. La pianificazione aggiunge un ulteriore livello di protezione, dandoti il tempo di revisionare e di apportare modifiche prima che il messaggio venga inviato.
Passaggi per pianificare le e-mail in Gmail, Apple Mail e Outlook
Vuoi iniziare a pianificare? La buona notizia è che la maggior parte delle piattaforme e-mail ha integrato questa funzionalità nella loro interfaccia. Esploriamo i semplici passaggi per i servizi e-mail più popolari in modo da poter iniziare a pianificare i messaggi oggi stesso.
Pianifica le email con il tuo account Gmail
Se usi Gmail, ecco come pianificare le e-mail, sia che usi il telefono o il computer.
Sull'app Gmail
Iniziamo con la versione mobile, progettata per pianificare al volo:
- Componi la tua e-mail.
- Tocca il menu a tre punti nell'angolo in alto a destra.
- Seleziona Programma l'invio.
- Scegli un orario suggerito o imposta una data e ora personalizzata.
- Tocca Programma l'invio per confermare.
Tramite Gmail in un browser web
Nel caso in cui usi il computer desktop, ecco come fare sul browser:
- Scrivi la tua e-mail.
- Fai clic sulla piccola freccia accanto al pulsante Invia.
- Seleziona Programma l'invio.
- Scegli un orario predefinito o imposta la tua pianificazione personalizzata.
- Fai clic su Programma l'invio per confermare.
Pianifica le email con Apple Mail
Utenti di Apple Mail, ecco come pianificare l'invio delle e-mail su tutti i dispositivi.
Sull’app Apple Mail
Quando usi Apple Mail sul tuo dispositivo mobile, segui questi passaggi.
- Componi la tua e-mail.
- Tieni premuto il pulsante Invia.
- Seleziona Invia più tardi.
- Scegli un orario o personalizzalo.
Su macOS
E, per l'esperienza di Apple Mail sul computer macOS:
- Scrivi il tuo messaggio e-mail.
- Clicca sulla freccia verso il basso accanto al pulsante Invia.
- Seleziona un orario dall’elenco o premi Invia più tardi per personalizzarlo.
Pianifica le email con Outlook
Outlook è un elemento fondamentale per molte aziende e rende la pianificazione delle e-mail semplicissima. Ecco come fare.
Tramite l'app di Outlook
Se stai usando l'app Outlook per dispositivi mobili, prova a fare così:
- Crea la tua e-mail.
- Tocca il pulsante + sulla barra inferiore.
- Premi Pianifica invio.
- Scegli un orario suggerito oppure tocca Scegli un orario per personalizzarlo.
- Tocca Pianifica per confermare.
Sul web o desktop
Per gli utenti desktop, ecco una guida dettagliata:
- Componi il tuo messaggio.
- Tocca la freccia giù accanto a Invia.
- Seleziona Programma l'invio.
- Scegli un'ora predefinita o clicca sull'opzione Seleziona data e ora.
- Fai clic su Invia per confermare.
Come visualizzare, modificare o annullare le e-mail pianificate
Se hai bisogno di modificare un'e-mail programmata o di impedirne l'invio del tutto, di solito si tratta di un processo piuttosto semplice. La maggior parte delle piattaforme di posta elettronica ha una cartella designata per memorizzare i messaggi in imminenti, come Programmato o Invia più tardi. Puoi aprire questa cartella per rivedere le e-mail che hai programmato per l'invio.
Per modificare o riprogrammare un messaggio, in genere devi prima annullare l'e-mail programmata. Una volta fatto, l'e-mail solitamente torna nelle bozze, dove puoi apportare modifiche e scegliere un nuovo orario. Quando annulli un invio, puoi semplicemente eliminare le e-mail dalla cartella della posta programmata.
Ricorda che i passaggi potrebbero variare leggermente a seconda dell'app che usi, ma il processo è generalmente lo stesso su tutte le piattaforme.
Regole semplici per pianificare meglio le e-mail
Pianificare le e-mail è un ottimo inizio, ma un piccolo sforzo in più può rendere i messaggi ancora più efficaci. Questi semplici suggerimenti possono aiutarti a rimanere organizzato e a migliorare l'impatto della tua comunicazione.
Imposta i template per e-mail
Se invii spesso messaggi simili (come follow-up o promemoria), risparmia tempo creando template riutilizzabili. Puoi scriverli una volta, salvarli come bozze e duplicarli quando necessario. Quindi, aggiorna i dettagli e pianifica l'invio.
Scrivi un oggetto chiaro
L'oggetto è la prima cosa che le persone vedono, a volte l'unica, quindi chiarisci sempre di cosa tratta la tua e-mail. "Promemoria: domani riunione per il progetto" è molto meglio di "Promemoria". Su dispositivo mobile vengono visualizzate meno parole, quindi metti al primo posto le cose importanti.
Prova diversi orari di consegna
Prova a inviare e-mail in date e orari di consegna diversi per vedere cosa ottiene la miglior interazione. Le mattine, i pomeriggi e la sera presto hanno prestazioni diverse, così come i giorni feriali rispetto ai fine settimana. Un piccolo test può fare molto.
Punti chiave da ricordare
- Scrivi ora, invia più tardi: la pianificazione delle e-mail ti permette di scrivere le e-mail alle tue condizioni e poi inviarle automaticamente all'ora e alla data specificate.
- Sfrutta le funzionalità integrate: Gmail, Apple Mail e Outlook hanno già la funzione di pianificazione delle e-mail integrata, a portata di clic sul tuo telefono o computer.
- Elabora le e-mail in blocco per una migliore concentrazione: invece di perdere la concentrazione ogni volta che devi inviare un'e-mail, pianifica tutte le e-mail in una volta e torna alle cose importanti.
- Invia le e-mail al momento giusto: spedisci i messaggi quando è più probabile che il tuo pubblico li legga, evitando orari di punta come il lunedì mattina.
- Ricorri alle best practice: per ottenere i migliori risultati, combina la pianificazione con template riutilizzabili, oggetti chiari e test regolari di diversi orari di consegna.