Scope creep nella gestione dei progetti: come riconoscerlo e prevenirlo

Che cos'è lo scope creep?

In parole povere, lo scope creep si verifica quando gli stakeholder del progetto aggiungono altri risultati oltre a quelli inizialmente discussi, posticipano le scadenze o entrambi. Ciò non solo può causare ritardi significativi a un progetto e aumentare i costi, ma può anche danneggiare il morale del tuo team.

Perché si verifica lo scope creep?

Lo scope creep si verifica per una vasta gamma di motivi diversi. Di seguito sono riportati alcuni dei più comuni che i project manager devono affrontare spesso.

Non c'è un ambito di progetto

Se tutti non comprendono e concordano sull'ambito di un progetto prima dell'inizio dei lavori, non c'è modo per tutti i principali stakeholder di allinearsi verso tali obiettivi. Di conseguenza, i membri essenziali del team non riescono a comunicare ciò che deve essere fatto e i problemi di gestione del progetto di scope creep diventano una questione di "quando" non "se."

Obiettivi vaghi o irrealistici

Quando gli obiettivi sono chiari, i membri del team di progetto possono facilmente vedere quali attività sono essenziali e quali possono essere spostate più avanti nella sequenza temporale. Sanno su cosa devono concentrarsi per la massima produttività. Se gli obiettivi sono vaghi (o addirittura irrealistici), diventa difficile sapere a cosa dare priorità. Questo può anche portare a scadenze mancate e scarsa qualità del lavoro.

Lacune nella comunicazione

Un altro motivo per cui si verifica lo scope creep è perché le informazioni essenziali non vengono comunicate in modo efficace. Questo è uno dei motivi per cui il software di gestione dei progetti è spesso così critico: aiuta a garantire che i documenti vengano distribuiti in modo efficace e che non esistano silos di dati.

Tutto deve essere documentato e diffuso per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. La comunicazione precoce impedisce richieste di modifica che potrebbero far deragliare l'intera azienda.

Troppi input da parte degli stakeholder

Deve esserci un chiaro titolare del progetto per evitare i problemi di scope creep. Nella maggior parte dei casi, questo sarà il project manager. Sebbene il feedback degli stakeholder sia essenziale, ricevere troppi input spesso porta a frequenti modifiche. Questa è una di quelle situazioni in cui si applica il vecchio detto secondo cui troppi cuochi guastano la cucina.

Scarso processo di controllo delle modifiche

Quando un elemento importante del progetto viene modificato (e l'ambito ne fa parte), ci deve essere un processo in atto per la visibilità. Le richieste di modifica devono essere presentate formalmente, esaminate dagli stakeholder del progetto e accettate o rifiutate. Se le modifiche avvengono senza questo livello di comunicazione o contesto, probabilmente inizierai a non rispettare le scadenze o a superare il budget, ma non saprai bene il perché. In quanto tale, non puoi risolvere il problema.

Feedback e richieste dell'ultimo minuto

Quella che può sembrare una piccola modifica presentata all'ultimo minuto da un cliente può richiedere una revisione importante e un lavoro significativo. Per evitare ciò, cerca di ottenere recensioni dei clienti e feedback regolari il più spesso possibile.

Come riconoscere lo scope creep

Spesso, lo scope creep del progetto non si verifica tutto in una volta. Piccoli segnali di avvertimento compaiono lungo la timeline del progetto e le cose peggiorano lentamente. Per questo motivo, vorrai riconoscere immediatamente quei segnali in modo da poter risolvere un piccolo problema prima che diventi molto più esteso.

Ad esempio, supponiamo che tu stia lavorando a una proposta di sito web concordata, ma un team leader continua a chiedere proroghe delle scadenze. Vuole aggiungere più funzionalità al prodotto finito, ma non c'è un piano chiaro su come ciò avverrà o perché sia così importante. Le nuove funzionalità sono vaghe al punto che diventa difficile tenerne traccia, il che crea confusione tra i team Scrum e scope creep.

Un altro chiaro segno di scope creep è lo scenario in cui al project manager viene improvvisamente chiesto di portare a termine la stessa quantità di lavoro con meno risorse di quelle concordate. Forse le circostanze sono cambiate al di fuori del loro controllo e il budget è stato ridotto, ma se contemporaneamente non è stato ridotto l'ambito del progetto, ciò porterà a una lotta costante per rimanere a galla. Il lavoro potrebbe risentirne e le scadenze potrebbero essere regolarmente disattese.

Perché lo scope creep è un problema?

Uno degli aspetti più importanti da comprendere riguardo allo scope creep è che provoca quasi immediatamente un effetto domino. Dal punto di vista dei project manager, in genere ciò porta a mancate date di consegna, garantendo che supererete il budget.

Le modifiche improvvise all'ambito del progetto potrebbero anche portare a una qualità scadente, poiché ora viene chiesto alle persone di fare di più con meno quando ciò potrebbe non essere possibile. Ciò può portare a un'esperienza negativa per gli stakeholder e i clienti del progetto, anche se la situazione avrebbe potuto essere evitata se fossero state prese le dovute precauzioni.

Modi per evitare lo scope creep

I project manager devono capire cos'è lo scope creep e prendere provvedimenti per gestirlo al meglio. Puoi farlo in diversi modi a seconda della tempistica del progetto. Questi includono:

Definire l'ambito del tuo progetto

Prima che il lavoro inizi, i project manager e gli stakeholder devono riunirsi e rispondere ad alcune domande chiave.

• Cosa cerchi di realizzare esattamente?
• Cosa deve risolvere questo progetto?
• Come pensi di realizzare questa visione?
• Quali metriche verranno usate per misurare il successo?

Un elemento chiave della definizione di scope creep è l'incertezza, quindi rispondere a queste domande attraverso una dichiarazione dell'ambito prima dell'inizio dei lavori può aiutare a eliminarla completamente.

Dare priorità alle attività più importanti

Aggiungere 1 o 2 piccole attività alla tempistica del progetto può sembrare ragionevole, ma quando ciò accade, il volume di lavoro aumenta, distogliendo l'attenzione delle persone da questioni più importanti. Assicurati che tutte le attività critiche abbiano una priorità e, se c'è tempo, aggiungi progetti che non fanno parte della dichiarazione di ambito originale.

È anche una buona pratica documentare i requisiti e le modifiche. Un project manager deve sempre avere visibilità in tempo reale sul lavoro svolto da chi e perché. Una volta compresi tutti i requisiti del progetto, il team deve attenersi alla struttura di ripartizione del lavoro stabilita. Se se ne discostano, è necessario giustificare il motivo per cui ciò avviene in questo particolare momento.

Comunicare in modo efficace

Gran parte dello scope creep del progetto si riduce a problemi di comunicazione.

Ad esempio, se le aspettative di un cliente sono distorte all'inizio del progetto, potresti rendertene conto solo una volta completata una quantità significativa di lavoro. Man mano che ti avvicini alla consegna di un prodotto finito, il cliente inizia a richiedere cambiamenti, non necessariamente perché è esigente, ma perché non ha capito cosa si stesse facendo in primo luogo.

Prepara sempre una strategia di comunicazione e comunica con le parti interessate del progetto e i membri del team per assicurarti che tutti capiscano com'è il successo e quanto ci siete vicini (o lontani).

Saper dire "no"

Uno dei modi migliori per evitare lo scope creep nella gestione dei progetti è capire quali richieste e modifiche improvvise possono essere soddisfatte e quali non possono essere aggiunte alla tempistica concordata del progetto. Non tutte le richieste devono essere soddisfatte con un'approvazione immediata, soprattutto se corrono il rischio di causare ritardi significativi o di alterare in qualche modo l'ambito del progetto.

Nel complesso, devi utilizzare una combinazione delle best practice di cui sopra per assicurarti che tutti siano sempre sulla stessa pagina e si muovano nella stessa direzione in ogni momento. Lo scope creep si verifica in vari gradi, a seconda della tempistica del progetto e della tua strategia di gestione degli stakeholder. Capire i segnali di avvertimento e appoggiarsi a una struttura di ripartizione del lavoro che affronti i problemi menzionati sono ottimi modi per garantire che questo sia qualcosa che puoi gestire in futuro.

Ridurre al minimo lo scope creep per progetti di successo

Alla fine, lo scope creep può essere un problema per qualsiasi progetto a causa di un elenco purtroppo lungo di motivi. A volte, esistono lacune comunicative al punto che obiettivi e aspettative non vengono mai trasmessi correttamente. Altre volte, quegli obiettivi sono vaghi nel migliore dei casi e irrealistici nel peggiore dei casi. In ogni caso, ciò può comportare gravi ritardi e ostacolare la qualità del lavoro svolto.

Definendo l'ambito di un progetto il più presto possibile, compiendo uno sforzo proattivo per dare priorità alle attività importanti e comunicando in modo chiaro ed efficace, puoi risolvere qualsiasi problema di scope creep ed evitare che si verifichino problemi di progetto in futuro.

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