Viaggio nel mondo dell’archiviazione dei dati: una guida essenziale per i decisori aziendali

Che cos’è l’archiviazione dei dati?

L’archiviazione dei dati si riferisce al modo in cui i documenti vengono archiviati digitalmente e fisicamente. Questi includono i documenti aziendali, i dati dei clienti e qualsiasi altra cosa che si conserva sui sistemi informatici. I dati memorizzati possono essere di qualsiasi tipo, dai dati e gli indirizzi delle carte di credito dei clienti ai documenti finanziari, alla documentazione dei dipendenti, ad altri documenti interni necessari per il funzionamento della tua attività.

L’archiviazione dei dati assicura il backup dei file in caso di eliminazione accidentale o guasto del sistema. Invece di perdere i file per sempre, potrai riacquisirne il controllo proteggendoli al contempo dagli attacchi informatici.

La giusta soluzione di archiviazione dei dati garantisce l’accessibilità a file aziendali importanti, sondaggi dei clienti, documenti e dati, mantenendoli al sicuro e migliorando la produttività.

Tipologie di archiviazione dei dati

Esistono tre diversi formati di archiviazione che consentono di conservare i dati in diversi modi: archiviazione di file, archiviazione a blocchi e archiviazione di oggetti. Quale scegliere dipende in gran parte da come desideri che i dati vengano archiviati all’interno della tua organizzazione. Diamo uno sguardo più da vicino a ciascuno dei tipi di archiviazione dei dati per aiutarti a capire cosa sono e come funzionano.

Archiviazione di file

L’archiviazione di file, nota anche come archiviazione a livello di file, si riferisce ai dati memorizzati come un singolo file all’interno di una cartella. Uno dei modi più comuni per utilizzare l’archiviazione di file è quello di creare una cartella specifica sui nostri computer e inserirvi documenti Word, in modo simile all’organizzazione dei file cartacei in un ufficio.

Per trovare un file, è sufficiente inserire il percorso del file, dicendo al computer esattamente dove trovarlo. Questo tipo di archiviazione dei dati si basa su una struttura gerarchica con singoli file archiviati in una cartella e cartelle organizzate secondo una gerarchia. Ad esempio, nel caso di dati finanziari la struttura gerarchica potrebbe avere un aspetto simile a questo: Documenti aziendali > dati finanziari > anno > conto profitti e perdite > file.

Questa struttura gerarchica è intuitiva e facile da navigare, consentendo agli utenti di accedere facilmente al file che stanno cercando, anche se non ne conoscono il nome.

Archiviazione a blocchi

L’archiviazione a blocchi, nota anche come storage a livello di blocco, è considerata più efficiente dell’archiviazione di file perché suddivide i file in piccoli blocchi di dati, memorizzando ogni blocco separatamente sul server. Invece di utilizzare directory, sottodirectory e cartelle come per l’archiviazione di file, l’archiviazione a blocchi consente agli utenti di accedere ai file utilizzando indirizzi unici e riunendo i blocchi in un unico file.

L’archiviazione a blocchi è più complicata dell’archiviazione di file ma può essere più efficiente. Il problema è che può essere anche più costosa perché ha capacità di metadati limitate, il che aumenta il lavoro per sviluppatori e amministratori di sistema.

Archiviazione di oggetti

Con l’archiviazione di oggetti, nota anche come archiviazione basata su oggetti, i file vengono suddivisi in unità più piccole, o oggetti, e archiviati in tutto l’hardware. Invece di essere archiviati come file in cartelle o blocchi sui server, i dati vengono conservati in un pool di archiviazione. Ogni pool di archiviazione contiene i dati e utilizza un identificatore univoco per aiutare il sistema a individuare gli oggetti distribuiti in tutto il sistema.

A differenza dei metadati dell’archiviazione a blocchi, i metadati dell’archiviazione di oggetti possono essere complessi e dettagliati, consentendo di archiviare più dati non strutturati utilizzando delle interfacce di programmazione delle applicazioni (API). Tra gli esempi di dati conservati con il metodo dell’archiviazione di oggetti troviamo email, video, foto, pagine di siti web e altri tipi di dati che non possono essere organizzati facilmente.

Tipologie di dispositivi per l’archiviazione dei dati

I dispositivi per l’archiviazione dei dati includono dischi rigidi fisici, USB e archiviazione cloud, e ti consentono di conservare una copia di backup dei tuoi file per averli sempre disponibili. Se il tuo computer si arresta in modo anomalo e non puoi più accedervi, i tuoi dati e i tuoi file saranno archiviati altrove in modo che non vadano persi per sempre. Esistono quattro tipi comuni di dispositivi per l’archiviazione dei dati che ogni titolare d’azienda dovrebbe conoscere: dispositivi di archiviazione primaria e secondaria, offline e in cloud.

Dispositivi di archiviazione primaria

La memoria primaria si riferisce al dispositivo di archiviazione principale del computer o memoria, spesso indicata come memoria ad accesso casuale (RAM). Questo tipo di archiviazione dei dati è veloce e volatile, il che significa che i dati memorizzati possono andare persi se il sistema si spegne. Una memoria volatile come la RAM perde i dati quando il computer si spegne.

Dispositivi di archiviazione secondaria

I dispositivi di archiviazione secondaria non fanno parte del sistema informatico, ma possono essere collegati direttamente ad esso. Le unità disco rigido (HDD) appartengono ai vecchi computer. Utilizzano dischi rotanti meccanici per leggere e scrivere dati. I computer più moderni utilizzano unità a stato solido (SSD) sotto forma di chip di memoria e unità flash come chiavette USB e schede SD.

Questi dispositivi di archiviazione sono più lenti rispetto a quelli di archiviazione primaria ma non sono volatili, il che significa che conservano le informazioni anche quando l’alimentazione è spenta. Pertanto, se si verifica un guasto del sistema o un’interruzione di corrente, i dati memorizzati su questi dispositivi non andranno persi.

Dispositivi di archiviazione offline

I dispositivi di archiviazione offline non sono accessibili solo dai sistemi informatici. I dischi ottici come DVD e CD sono la forma più comune di archiviazione offline. In passato, le aziende dovevano utilizzare i dischi con dei lettori per archiviare enormi quantità di dati. Tuttavia, oggi non vengono utilizzati più così spesso, e molti laptop e computer moderni hanno eliminato ormai completamente le unità disco.

Archiviazione in cloud

L’archiviazione in cloud consente di conservare, gestire ed esegue il backup dei dati utilizzando server remoti ospitati su Internet. È possibile accedere e gestire i dati memorizzati nel cloud tramite un’interfaccia basata sul Web. L’archiviazione in cloud è scalabile, conveniente e accessibile. Molte piccole imprese possono risparmiare sulle soluzioni di archiviazione fisiche optando per l’archiviazione in cloud.

Perché l’archiviazione dei dati può essere vantaggiosa per la tua azienda

Un’archiviazione efficace dei dati fornisce un luogo in cui archiviarli. In precedenza, abbiamo paragonato l’archiviazione dei dati con un magazzino in cui i tuoi file, documenti e dati non strutturati costituiscono l’inventario. Archiviare i dati nel modo giusto può migliorare l’accesso alle informazioni, è un processo scalabile e fornisce un facile backup e ripristino dei dati, supportando al contempo altri obiettivi aziendali. Diamo un’occhiata ai vantaggi di un’efficace archiviazione dei dati per le aziende:

Facile accesso alle informazioni

L’archiviazione dei dati elimina la necessità di archiviazione e recupero fisico dei file, consentendo di trovare e utilizzare i dati quasi istantaneamente. Con un’archiviazione dei dati efficace è possibile eliminare faldoni e cassetti da scrivania pieni di informazioni e documenti che non potranno mai essere organizzati perfettamente. Invece di sprecare il tempo dei dipendenti nella ricerca dei file, potranno cercarli facilmente sui loro computer.

Accessibilità

Le soluzioni per l’archiviazione dei dati consentono di accedere ai dati digitali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, il che può essere particolarmente importante per supportare i team che lavorano da remoto. Con l’archiviazione basata sul cloud i file sono accessibili in qualsiasi momento, consentendo ai dipendenti di lavorare su progetti contenuti all’interno di un server del team.

Scalabilità

Esistono diversi tipi di archiviazione o soluzioni altamente scalabili che consentono di aumentare o diminuire lo spazio in base alle esigenze della propria organizzazione. Ad esempio, paghi solo lo spazio di archiviazione che utilizzi nel cloud.

Recupero dei dati immediato

L’archiviazione dei dati riduce il rischio di perdita di dati consentendone il recupero. Con l’archiviazione in cloud e il backup, i tuoi file vengono salvati automaticamente. Pertanto, se perdi l’accesso a un computer specifico, sarà comunque possibile accedere a determinati documenti, file e cartelle da un altro dispositivo.

Maggiore sicurezza

L’archiviazione dei dati migliora anche la sicurezza in quanto molti fornitori di servizi di archiviazione digitale offrono misure di sicurezza efficaci come la crittografia e l’autenticazione multifattoriale. Se lavori con un’azienda terza di archiviazione in cloud, questa gestirà l’archiviazione dei dati per te. Molte di queste aziende investono centinaia di migliaia di dollari in tecnologie per la prevenzione delle violazioni dei dati.

Collaborazione facilitata

Un’archiviazione dei dati efficiente facilita la collaborazione tra i team. Grazie all’archiviazione digitale, i team possono lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti e insiemi di dati, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Migliorare la collaborazione aumenta l’efficienza e la produttività. Ad esempio, tutti i membri di un team possono lavorare sulle rappresentazioni grafiche dei dati per creare report approfonditi.

Rapporto costi-benefici

Molte soluzioni di archiviazione digitale consentono di pagare solo per lo spazio utilizzato, rendendo questa soluzione molto più conveniente rispetto all’archiviazione fisica. Queste soluzioni richiedono in genere un minore investimento di capitale rispetto alle soluzioni di magazzino fisiche, eliminando i costi associati alla manutenzione delle infrastrutture.

Come iniziare a implementare un’infrastruttura per l’archiviazione dei dati

L’archiviazione dei dati può sembrare complessa, ma la giusta soluzione di archiviazione può aiutarti a gestire file, dati e documenti importanti non strutturati e grezzi contribuendo al successo dell’azienda. Il CRM di Mailchimp semplifica l’archiviazione e l’organizzazione dei dati dei clienti e delle aziende fondamentali per intraprendere decisioni aziendali.

Con Mailchimp puoi garantire la conformità al GDPR con una solida informativa sulla privacy per far sì che i dati vengano archiviati correttamente e utilizzati in conformità alle normative. Iscriviti a Mailchimp ora.