Mappatura del flusso di valore: aumenta l'efficienza aziendale

Che cos’è la mappatura del flusso di valore?

La mappatura del flusso di valore è un processo che ti consente di analizzare lo stato attuale e le proiezioni future del percorso di consegna del prodotto. Parte dall’inizio con l’approvvigionamento o la produzione e culmina con la consegna.

Con questa visualizzazione completa del processo aziendale, puoi facilmente vedere come tutto funziona attualmente nella tua organizzazione.

Puoi fare piani con aspettative per il futuro e puoi temperarli con proiezioni realistiche a intervalli di tempo stabiliti.

In breve, questo è un metodo per visualizzare come opera la tua azienda e come puoi cercare di cambiare in meglio tale funzionamento. Esamina aspetti come il flusso di informazioni, le catene di fornitura, i meccanismi di consegna e persino la soddisfazione dei clienti.

Tipi e finalità delle mappe del flusso di valore

Un modo per capire meglio le mappe del flusso di valore è dare un’occhiata ad alcuni dei tipi comuni di mappe e a cosa fanno.

Puoi creare queste mappe del flusso di valore in diversi modi e per innumerevoli motivi, ma la maggior parte di esse può essere suddivisa in tre categorie: lo stato attuale, lo stato ideale e lo stato futuro.

Vale la pena notare che lo stato futuro e quello ideale non si sovrapporranno e non dovrebbero sovrapporsi perfettamente. Ne parleremo più avanti man mano che suddividiamo i concetti.

Diamo intanto un’occhiata a ciascuna di queste categorie in modo più dettagliato per vedere cosa emerge.

Mappa dello stato attuale

La mappa dello stato attuale è probabilmente la più facile da comprendere. Questa mappa analizza la tua attività così com’è in questo momento.

In questa mappa, suddividerai i flussi delle informazioni e dei materiali, annotando come tali materiali/informazioni fluiscono da una fase del processo alla successiva.

Con la mappa puoi visualizzare rapidamente il flusso delle informazioni e le merci mosse attraverso l'organizzazione. Puoi quantificare le risorse collegate ai processi e decidere rapidamente sul funzionamento delle cose.

Una mappa meticolosa dello stato dovrebbe aiutarti a identificare i colli di bottiglia e i punti deboli dell'intero processo.

Mappa dello stato ideale

La mappa dello stato ideale è uno strumento di pianificazione utile. Parti dalla mappa dello stato attuale, annotando tutti i problemi e i punti deboli esistenti, e poi proietta la tua visione di una mappa idealizzata.

Come sembrerebbe il tuo processo se tutto fosse ottimizzato nella massima misura possibile dal punto di vista fisico?

Prendi tali ottimizzazioni, le integri nella tua mappa di stato attuale e il risultato è lo stato ideale.

Puoi realizzarlo in molti modi. Puoi ottimizzare il processo attuale e vedere come si presenta al meglio.

In alternativa, puoi pensare a come ottimizzare il flusso dei materiali e il flusso di informazioni modificando il processo stesso.

Entrambe le mappe sono idealizzate, ma il percorso per lo stato ideale cambia notevolmente a seconda di come utilizzi questo strumento. In entrambi i casi, sei alla ricerca di strategie di crescita dei prodotti che spingano al massimo la tua attività.

Mappa dello stato futuro

Una mappa dello stato futuro non è la stessa cosa di una mappa dello stato ideale. La mappa dello stato ideale mira a mostrare il limite di funzionamento riuscito di un processo. Una mappa dello stato futuro è una proiezione di come sarà lo stato reale dell’azienda dopo l’implementazione delle modifiche pianificate.

Una mappa dello stato futuro dovrebbe avere un aspetto migliore rispetto alla mappa dello stato attuale, ma non raggiungerà tutti gli ideali, o per lo meno se non sei realistico su tutto.

Lo scopo della mappa dello stato futuro è di proiettare come un cambiamento nel processo possa davvero influire sulla tua attività e quali siano le tue aspettative previste per qualsiasi cambiamento.

Perché la mappatura del flusso di valore è importante per i processi aziendali?

Ci preme sottolineare cosa distingue una mappa del flusso di valore da altre tecniche analitiche. L’obiettivo principale è identificare in che modo ogni punto di un processo aggiunga valore al risultato finale. Stai eseguendo la mappatura del flusso di valore stesso.

Di conseguenza, la mappa del flusso di valore evidenzia anche i nodi nel processo che non aggiungono valore (o con un valore comunque insufficiente).

Questo evidenzia le fasi problematiche del tuo processo e ti mostra esattamente dove puoi apportare i miglioramenti più evidenti e significativi all’attività nel suo complesso.

Ciò comporta alcuni vantaggi importanti. Partiamo dall’efficienza.

Maggiore efficienza

La mappa dello stato attuale dovrebbe assisterti a individuare le inefficienze nel processo corrente.

Una volta identificate queste inefficienze, puoi adottare misure per migliorarle e persino proiettare le prestazioni di tali modifiche con la mappa dello stato futuro.

Le mappe dello stato, come qualsiasi strumento analitico efficace, evidenziano le aree problematiche (note anche come aree di opportunità). Questo è il punto importante ed è il modo in cui le mappe ti aiuteranno a migliorare l'efficienza.

Risparmio sui costi

In genere, un processo più efficiente è anche più conveniente, perciò, migliorando l'efficienza dei processi, la mappa dello stato aiuta anche con l'efficienza dei costi.

Ma ci sono molte altre considerazioni da fare sulle mappe dello stato, a parte solo l’efficienza.

La tua mappa può aiutarti a individuare aree di perdita. Se taluni punti del processo introducono ritardi, potresti perdere denaro per manodopera, utenze o altri costi urgenti.

Se riscontri una perdita di materiali in una parte del tuo processo, questa dovrebbe comparire anche sulla mappa dello stato.

Se non altro, la mappa dello stato evidenzia l'ingresso e l'uscita di base per il processo aziendale. In tal modo, puoi vedere qual è il tuo ritorno sui costi in termini molto chiari del processo e ciò può aiutarti a trovare i punti in cui puoi ridurre i costi o le perdite di produttività.

In tutti questi modi, la mappa dello stato può farti risparmiare denaro e migliorare il ritorno sull'investimento per l'intero processo aziendale.

Miglioramento della qualità

La mappa del flusso di valore evidenzia tutte le fasi principali nel processo di produzione e/o consegna. Mostra l'ingresso iniziale, l'uscita finale e ogni fase lungo il percorso.

Se desideri ottenere una qualità più elevata nei risultati d’uscita, la mappa ti mostra esattamente i punti in cui puoi implementare le modifiche necessarie per raggiungere tale obiettivo.

Anche se la mappa ti aiuta a migliorare l'efficienza e i ritorni sugli investimenti, può anche mostrarti i punti che potrebbero ostacolare la qualità. Puoi rivolgerti a quelle parti specifiche del processo e la tua qualità migliorerà di conseguenza.

Maggiore soddisfazione dei clienti

Per quanto riguarda la soddisfazione dei clienti, non è davvero difficile da capire. Se ci sono colli di bottiglia o intoppi nel processo, questi problemi possono causare ritardi nei tempi di consegna, ridurre la qualità o danneggiare comunque la soddisfazione dei clienti.

Puoi identificare facilmente i punti deboli per i clienti. La tua mappa di valore può aiutarti ad attaccare tali punti, prevenendoli in primo luogo. Hai la possibilità di risolvere i problemi all’origine.

È il modo più efficiente ed efficace per mitigare i punti deboli per i clienti e, di conseguenza, puoi aspettarti un aumento costante nella soddisfazione generale dei clienti.

Dopotutto, chi non desidera prodotti migliori a un prezzo più conveniente che siano costantemente consegnati entro i tempi previsti?

Vantaggio competitivo

Se migliori efficienza, valore, qualità e soddisfazione del cliente con la tua mappa del flusso di valore, non ti sembra un’intera lista di vantaggi competitivi?

Ci sono due considerazioni da fare in merito.

In primo luogo, se utilizzi tutti i vantaggi di una mappa del flusso di valore, a differenza dei tuoi concorrenti, dovresti essere in grado di superarli. Otterrai un notevole miglioramento con un investimento relativamente modesto di tempo, denaro e impegno.

L’altra considerazione da fare è che anche i tuoi concorrenti potrebbero utilizzare mappe del flusso di valore. Se creano buone mappe, pianificando di conseguenza e migliorando ogni aspetto del loro flusso di lavoro generale, ciò li renderà molto competitivi.

Puoi permetterti di non tenere il passo con l’analisi della concorrenza?

Migliori prestazioni aziendali complessive

Questo ci porta all’inevitabile conclusione. Le mappe del flusso di valore aggiungono molti vantaggi alla tua attività. Può fare qualcosa di diverso anziché migliorare le prestazioni aziendali complessive?

Dopotutto, questa è una visualizzazione olistica. Esamini l’intero processo aziendale a colpo d’occhio e, con tale strumento, miri a parti specifiche del processo che hanno bisogno di un miglioramento.

Ogni volta che migliori la tua attività in questo modo, i risultati avranno un impatto sulle prospettive generali dell’organizzazione. È proprio questo il punto, innanzitutto, di eseguire una mappatura del flusso di valore.

Come eseguire la mappatura del flusso di valore

Ora che conosci i benefici che puoi trarre dal processo di mappatura del flusso di valore, vediamo come funziona effettivamente il processo.

Di seguito troverai una descrizione delle fasi che puoi intraprendere per creare mappe del flusso di valore (presenti e future), oltre a come utilizzarle per il bene della tua azienda.

Preparati al processo di mappatura del flusso di valore

Se devi mappare l’aggiunta di valore per ogni fase del tuo processo aziendale, allora avrai bisogno delle informazioni e della comprensione giuste per raggiungere tale obiettivo. La prima parte della preparazione è raggruppare le conoscenze.

Crea un team di manager e/o leader che siano consapevoli di tutte le fasi del processo e che possano analizzarle in profondità. Devono comprendere tutto: gli strumenti in gioco, le dinamiche di squadrae come i diversi pezzi si incastrano insieme.

Quando il team viene raggruppato, puoi allora definire il processo aziendale generale e pensare ai template di visualizzazione da  utilizzare per la mappa stessa. Puoi prendere idee in prestito da innumerevoli esempi online e adattarle al punto in cui sei soddisfatto del layout.

Naturalmente, mentre crei la mappa, dovresti anche preventivare il processo. La mappatura del flusso di valore non deve essere un progetto massiccio, ma dovrai dedicare alcune risorse ad essa, quindi cerca di capire quanto vale il processo per te e imposta il tuo budget di conseguenza.

Mappa dello stato attuale

Una volta completata la preparazione, puoi mappare lo stato attuale della tua attività. Questo è il punto in cui il tuo team raccoglierà dati grezzi sulle varie fasi del processo ed eseguirà dati analitici per verificare l’aggiunta di valore in ogni fase.

Tutti questi dati e i dati analitici risultanti possono quindi essere importati nella mappa stessa. Il layout è già stato determinato, quindi la creazione della mappa è una semplice questione di compilare gli spazi vuoti e garantire che tutte le informazioni necessarie siano presenti e chiare.

Per alcuni aspetti, creare la mappa dello stato attuale è facile perché stai semplicemente esprimendo l’attività attuale in questo nuovo formato. I dati dovrebbero essere già disponibili.

Progetta lo stato futuro

Una volta che hai definito lo stato, il tuo team può lavorare sugli obiettivi.

In genere, il tuo piano aziendale includerà obiettivi di alto livello come i numeri dei ricavi totali, i margini di profitto e cose simili. Utilizzando questi obiettivi come guida, il team dedicato alla mappa del flusso di valore può individuare obiettivi specifici per date future.

Dopodiché, può decodificare la mappa dello stato futuro di conseguenza. Lo stato attuale mostra le relazioni tra ingressi, uscite e i vari nodi del processo.

Se desideri modificare le uscite, devi semplicemente identificare come i nodi nel processo vadano cambiati per arrivare a quel punto.

Ecco come mappare il futuro.

Implementa e migliora continuamente il flusso di valore

La parte più importante ha luogo una volta completata la mappa dello stato futuro. Devi implementare i cambiamenti.

A intervalli, dovrai creare nuove mappe dello stato attuale per monitorare i tuoi progressi e trovare continuamente i punti migliori per apportare miglioramenti.

Tuttavia, in generale, si tratta di fare le cose specifiche prescritte dalla mappa dello stato futuro e poi vedere se tali cambiamenti hanno prodotto i risultati desiderati.

Si tratta di un processo iterativo, che consente di ripeterlo tutte le volte necessarie e ogni ciclo di mappatura del flusso di valore dovrebbe migliorare, in modo incrementale, le prospettive aziendali generali.

Suggerimenti per migliorare la mappatura del flusso di valore

Mentre le fasi precedenti delineano il processo per la creazione di una mappa del flusso di valore, c’è altro ancora da considerare.

Se non l'hai mai fatto prima, potresti desiderare consigli su come creare una buona mappa che aggiunga più valore ai tuoi dati analitici.

Se la stai creando di sana pianta, la tua mappa del flusso di valore potrebbe non essere particolarmente illuminante come speravi, né generare il valore previsto.

Pertanto, considera queste idee per migliorare la mappatura del flusso di valore.

Allinea la mappatura del flusso di valore con una strategia aziendale

Questo viene prima di tutto. A questo punto, dovresti già avere una strategia aziendale. Dovresti sapere cosa sta cercando di realizzare la tua azienda e avere un’idea generale di come farlo. Dovresti anche avere piani nell’immediato futuro e a lungo termine.

Le mappe del flusso di valore devono allinearsi alla strategia aziendale, specialmente quando lavori su mappe dello stato futuro.

Il modo in cui già conduci l'attività dovrebbe informare le mappe. In tal caso, le mappe faranno un lavoro migliore nell'evidenziare le opportunità di miglioramento.

Coinvolgi tutte le parti interessate pertinenti

È facile restringere troppo la mappa. Potresti concentrarti solo sul costo degli ingressi e sul fatturato o profitto totale delle tue uscite, ma ci sono molte parti interessate coinvolte, che avranno priorità diverse.

Quando coinvolgi queste parti interessate (compresi i fornitori, gli azionisti, le attività dei partner e altro), otterrai una visione più ampia del flusso di valore.

Di conseguenza, il tuo flusso di valore ti rivelerà di più e questo strumento raggiungerà i suoi obiettivi di miglioramento dell’attività in generale.

Dai priorità ai miglioramenti

Le mappe del flusso di valore sono davvero straordinarie quando le utilizzi per dare priorità ai cambiamenti. Puoi osservare quali nodi aggiungono un valore minimo (o addirittura sottraggono il massimo valore).

Questi sono le tue priorità. I nodi nel processo che sprecano, senza aggiungere un valore reale al risultato finale, sono le priorità principali. Danneggiano i profitti e puoi considerarli come obiettivi che hanno bisogno di miglioramenti rapidi.

Puoi dare priorità a tutti i miglioramenti pianificati in questo modo. Valuta le tue modifiche secondo un potenziale ROI e prosegui così. Questo estrarrà il massimo valore, il più rapidamente possibile, da questo concetto.

Implementa i cambiamenti gradualmente

Anche se desideri miglioramenti e risultati rapidi, è importante non cambiare troppe cose in tutta fretta. Una revisione completa delle tue pratiche aziendali potrebbe causare più danni che guadagni.

L’approccio più intelligente è quello di apportare un cambiamento alla volta. Una volta implementato un cambiamento, attendi abbastanza a lungo per misurare i veri risultati di quel cambiamento, dopodiché, puoi passare alla correzione successiva.

Se non monitori i tuoi progressi con dati reali, non saprai davvero quali cambiamenti hanno l’impatto più significativo sulla tua azienda. Nel migliore dei casi, perderai delle opportunità. Nel peggiore dei casi, danneggerai il tuo processo e l’azienda.

Impegnati per il miglioramento continuo

La filosofia che guida le mappe del flusso di valore è il profondo desiderio di miglioramento continuo. Le mappe del flusso di valore sono uno dei molti strumenti che possono aiutarti su questo percorso.

Che tu sia concentrato esclusivamente sulle mappe del flusso di valore o che cercando altri modi per migliorare, Mailchimp è il tuo alleato.

Troverai innumerevoli risorse, tutte in grado di aiutarti con gli aspetti specifici della tua attività, guidandoti con attenzione e coerenza lungo il percorso verso il miglioramento. Se desideri saperne di più sui dati analitici di marketing e sui report e sulle analisi di Mailchimp, contattaci oggi stesso.