Far crescere una piccola impresa è una sfida, in quanto occorre gestire delle risorse limitate, soprattutto il tempo. E con il costante imperativo di rispettare le scadenze e raggiungere gli obiettivi, è facile sentirsi sotto pressione. Le attività di routine, come l'immissione di dati e la pianificazione degli appuntamenti, aiutano a portare avanti l'azienda, ma richiedono l'impiego di tempo prezioso e un impegno che potresti invece dedicare alla crescita strategica.
L'automazione dei processi aziendali potrebbe offrirti l'aumento di efficienza di cui hai bisogno. L'automazione delle attività di base può aiutarti a ridurre i costi, ad aumentare i livelli di precisione e, un aspetto forse ancora più importante, a risparmiare del tempo prezioso che potrai utilizzare per far crescere la tua attività. E soprattutto, adesso l'automazione è più accessibile che mai per le aziende di qualsiasi dimensione.
Ecco tutto ciò che devi sapere sull'utilizzo dell'automazione dei processi aziendali per migliorare le prestazioni del tuo team e, potenzialmente, avere più ore a disposizione ogni settimana.
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali(BPA), nota anche come automazione aziendale, è una strategia che usa la tecnologia per il completamento di attività di routine senza input manuali. Molte aziende utilizzano l'automazione per ottenere processi semplificati in tutti i reparti, per ridurre il carico di lavoro amministrativo dei team e per aumentare l'efficienza complessiva.
L'automazione dei processi aziendali può essere semplice, come nel caso della configurazione di un autoresponder email per un modulo di contatto, o avanzata, come quando si usa un chatbot basato sull'AI per l'assistenza clienti. Se non hai mai automatizzato un processo prima d'ora, il tutto potrebbe sembrarti complicato, ma in realtà può riuscirci chiunque e qualsiasi azienda può trarne vantaggio.
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Per automatizzare i processi aziendali occorrono competenze di codifica?
La buona notizia per i titolari di piccole imprese è che non è necessario essere esperti di codifica per automatizzare le attività. Adesso molti strumenti di automazione sono "low-code" o "no-code", progettati per utenti con poca o nessuna esperienza di codifica. Spesso questi strumenti prevedono interfacce drag-and-drop intuitive che consentono di automatizzare le attività con un paio di clic.
Anche se le conoscenze di codifica possono aiutarti a personalizzare automazioni più complesse, come integrazioni API personalizzate o script di elaborazione dati, oppure a crearne da zero, non si tratta affatto di un requisito obbligatorio. Con gli strumenti giusti, qualsiasi titolare di azienda può scoprire preziose opportunità di automazione e adottarle nei suoi processi.
Che ruolo gioca l'intelligenza artificiale nell'automazione aziendale?
L'intelligenza artificiale (AI) può rendere l'automazione ancora più potente analizzando dati, prevedendo risultati e prendendo decisioni, così da consentirti di automatizzare con fiducia le attività più complesse.
Non tutti i tipi di automazione dei processi aziendali si basano sull'AI. Alcune delle automazioni più efficaci consistono in funzionalità semplici basate su regole, come nel caso delle risposte automatiche alle email che imposti quando vai in vacanza. Inoltre, non tutte le aziende hanno bisogno dell'automazione basata sull'AI: ad esempio, se hai avviato da poco la tua attività e hai a disposizione solo una piccola quantità di dati sui clienti, potresti non trarre vantaggio dall'analisi predittiva basata sull'AI.
Ma se stai ampliando la portata della tua azienda e vuoi iniziare ad automatizzare attività più complesse, come l'impostazione dinamica dei prezzi in base alla domanda dei prodotti o la ricerca di schemi in set di dati più ampi per poter prevedere il comportamento degli utenti, l'AI può essere una risorsa potente.
Perché automatizzare i processi aziendali?
L'automazione può liberare più ore di lavoro del tuo team per permettergli di concentrarsi su ciò che conta davvero: la creazione di valore. È particolarmente utile per le piccole imprese che devono sfruttare al meglio delle risorse limitate e adattarsi rapidamente al continuo mutare delle esigenze. Diamo un'occhiata più da vicino ai vantaggi dell'automazione dei processi aziendali.
Migliore produttività
L'automazione di attività tediose può accelerare notevolmente le tue operazioni. Prendi la gestione dell'inventario: puoi utilizzare un software per monitorare i livelli delle scorte ed effettuare nuovi ordini quando sono in esaurimento, il tutto in modo automatico e in una piccola frazione del tempo che impiegherebbe un membro del team per ordinare e registrare ogni articolo. Questo non solo consente al tuo team di concentrarsi sul lavoro dal valore più elevato, ma promuove anche l'efficienza della tua attività e la riduzione delle interruzioni.
Costi ridotti
Adottando processi automatizzati per semplificare i flussi di lavoro, puoi mantenere il tuo team snello e ridurre i costi operativi. Con l'allocazione ottimizzata delle risorse, puoi individuare il numero esatto di membri del team di cui hai bisogno per ogni progetto, eliminare le attività ridondanti dal carico di lavoro e ridurre al minimo i tempi di inattività.
Meno rischi di errore
Quando si parla di attività ripetitive che non richiedono un pensiero critico, l'errore umano è inevitabile, soprattutto se l'attenzione è incentrata su iniziative di natura più strategica. E un singolo numero fuori posto su un foglio di calcolo può avere conseguenze di vasta portata. Con l'automazione delle attività di routine come l'immissione di dati e la definizione di regole chiare per il sistema, puoi garantire la precisione ed evitare errori costosi.
Informazioni più approfondite
I sistemi automatizzati possono raccogliere e analizzare i dati in tempo reale, fornendoti informazioni approfondite per prendere decisioni più consapevoli. Possono scoprire rapidamente le tendenze nascoste nei tuoi dati, evidenziando le possibili aree di miglioramento e le opportunità di crescita.
Più tempo per il lavoro ad alto valore
Ogni titolare di azienda concorderà sul fatto che, per un team, il tempo è una delle risorse più preziose. Con l'automazione che si occupa delle attività ripetitive essenziali per portare avanti le operazioni, tu e il tuo team potete concentrarvi sull'implementazione delle idee e su un lavoro più strategico che stimoli la crescita, come la creazione di nuovi prodotti e l'ingresso in nuovi mercati.
Le automazioni di maggior impatto per le piccole imprese
L'automazione dei processi aziendali non è una strategia ad ampio raggio. Per massimizzare l'impatto sulle operazioni quotidiane, è importante automatizzare i processi aziendali giusti. Ecco alcune delle aree più comuni in cui l'automazione intelligente può generare rapidamente un valore notevole.
Area n. 1: campagne marketing
Un ottimo marketing significa rimanere in contatto con i clienti e mantenerli coinvolti, il che può richiedere molto tempo. L'automazione può aiutarti a mantenere questa connessione senza input manuali, aiutandoti a essere sempre nella mente dei tuoi clienti e a coinvolgerli con offerte dalle tempistiche perfette.
Sequenze di email
L'email marketing è uno dei primi aspetti automatizzati da molte aziende, e per una buona ragione: le email sono uno dei modi più efficaci per raggiungere i clienti. Puoi utilizzare i flussi di email automatizzati per fare una buona prima impressione grazie a sequenze di benvenuto, per incoraggiare gli acquisti ripetuti con campagne di fidelizzazione e per coinvolgere nuovamente i clienti inattivi con un input manuale minimo.
Messaggi SMS
Grazie alla loro capacità di raggiungere gli utenti ovunque si trovino e in qualsiasi momento, i messaggi SMS sono un ottimo modo per rimanere in contatto con il tuo pubblico. I messaggi SMS automatizzati sono particolarmente utili se la tua azienda opera nel settore dei servizi e si basa sulla pianificazione: puoi inviare promemoria preimpostati per assicurarti che i clienti si presentino agli appuntamenti e ridurre i casi di mancata presentazione. Puoi anche inviare richieste automatiche di recensioni dopo il completamento di un servizio per raccogliere testimonial e sviluppare la tua presenza online.
Social media
Se usi attivamente le stesse piattaforme social dei tuoi clienti, puoi ottenere risultati gratificanti, ma per farlo ci vuole un impegno costante. Puoi pianificare i post in anticipo, così da mantenere il tuo profilo attivo e aumentare la notorietà del brand senza dover pubblicare post ogni giorno in modo manuale. Puoi anche impostare flussi di lavoro per le risposte automatiche ai commenti o ai messaggi.
Area n. 2: processi di vendita
I team di vendita hanno molto a cui pensare, tra lead, appuntamenti e offerte. Con l'automazione delle vendite, puoi eliminare la frenesia dal lavoro del tuo team di vendita per permettergli di concentrarsi sulla creazione di relazioni con i clienti più profonde e gratificanti.
Gestione dei lead
Quando il tuo team ha un volume elevato di lead da gestire, le opportunità di vendita possono sfuggire di mano. Per aiutare il tuo team a rimanere al passo con tutte le opportunità, puoi automatizzare le vendite in tutti i tuoi funnel per i lead, tra cui l'attribuzione dei lead, la raccolta dei dati della clientela e l'interazione personalizzata con i clienti, ovunque si trovino.
Pianificazione
Puoi aiutare il tuo team di vendita a gestire i calendari pieni di impegni automatizzando il processo di pianificazione, evitando così lunghe catene di email per organizzare gli incontri e permettendo ai clienti di entrare in contatto con la tua azienda nel modo e nel momento che preferiscono.
Creazione di documenti
La creazione di documenti come contratti, proposte e fatture richiede tempo prezioso e può rallentare il processo di vendita. Utilizzando l'automazione delle vendite per creare e compilare template per i documenti chiave, puoi assicurarti che questi siano redatti in modo coerente e liberare ancora più tempo per il tuo team.
Area #3: Operazioni
Un'alta percentuale di lavoro è dedicata alle operazioni quotidiane che fanno funzionare un'azienda. Ma le piccole imprese potrebbero non disporre delle risorse da dedicare ad ambiti specifici come l'assistenza clienti o la contabilità. I processi semplificati che derivano dall'automazione possono aiutarti a colmare queste lacune e a far funzionare tutto, così da poterti concentrare sulla crescita aziendale.
Flussi di lavoro del team
Man mano che ampli la tua attività con più prodotti, più dipendenti e più clienti, mantenere costante l'allineamento del team diventa sempre più difficile. Con i flussi di lavoro automatizzati, puoi ottimizzare la collaborazione e la gestione delle responsabilità assegnando incarichi, fissando scadenze e monitorando i progressi di ogni progetto.
Servizio clienti
Gli strumenti per l'assistenza clienti automatizzata, come i chatbot, possono rispondere rapidamente alle domande frequenti garantendo la disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e migliorando i tempi di risposta e il livello di soddisfazione dei clienti. Inoltre, consentono al tuo team di concentrarsi su richieste più complesse, come la risoluzione di problemi urgenti o di tipo tecnico.
Contabilità
Automatizzando l'immissione dei dati finanziari, puoi snellire i processi aziendali che richiedono molto tempo, come la fatturazione, il monitoraggio delle spese e il pagamento degli stipendi. Questo non ti aiuta solo a tenere i registri finanziari sempre aggiornati, ma può anche semplificare la preparazione per le tasse, un processo che richiede molto tempo per la maggior parte delle aziende.
Assunzioni
Le assunzioni possono richiedere molto tempo, ma gli appositi strumenti automatizzati possono aiutarti a semplificare la ricerca del candidato perfetto. Automatizzando i processi di ricerca e screening, puoi assicurarti di metterti in contatto con i migliori talenti e di ridurre i tempi per l'assunzione. Puoi anche automatizzare la pianificazione dei colloqui per inserire in modo ottimale il processo di assunzione nel contesto delle tue attività quotidiane.
Cosa cercare quando scegli i tuoi strumenti di automazione
Ci sono moltissimi strumenti di automazione tra cui puoi scegliere, ma è fondamentale trovare il più adatto alle tue esigenze. Il prezzo, la curva di apprendimento e la scalabilità sono tutti fattori da considerare per la scelta. Lo strumento giusto dovrebbe essere facile da usare per il tuo team, integrarsi senza problemi con i tuoi sistemi attuali e avere un impatto chiaro e tangibile sulle tue operazioni. Ecco cosa devi considerare per scegliere uno strumento di automazione dei processi aziendali.
Allineamento strategico
Devi scegliere degli strumenti di automazione in grado di aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali e ad affrontare sfide specifiche. Uno strumento perfettamente adatto alla tua strategia sarà molto più facile da integrare nelle tue operazioni. Determina in anticipo ciò che vuoi ottenere dallo strumento, così potrai misurare i risultati efficacemente dopo l'implementazione.
Facilità d'uso
Uno dei maggiori vantaggi dell'automazione è il risparmio di tempo, quindi devi scegliere uno strumento che potrai implementare rapidamente e con facilità. Controlla che l'interfaccia sia intuitiva e se il fornitore offre ai clienti un servizio di onboarding e assistenza.
Compatibilità con il tuo stack tecnologico
Assicurati che il tuo strumento di automazione si integri bene con i tuoi software esistenti, come il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), il software di contabilità o la piattaforma di gestione dei progetti di cui fai già uso. Quanto più efficacemente le tue app riusciranno a integrarsi e a condividere dati tra loro, tanto prima noterai un aumento dell'efficienza.
Economicamente vantaggiosi
Considera quanto tempo ci vorrà prima che lo strumento ti porti al raggiungimento dei tuoi obiettivi di automazione e generi ritorni sull'investimento, soprattutto se lavori con risorse limitate. Confronta i risparmi previsti derivanti dall'automazione dei processi aziendali rispetto ai costi che devi affrontare: tra i tanti strumenti disponibili, scegline uno in linea con il tuo budget.
Report approfonditi
I dati sono fondamentali per misurare l'impatto di qualsiasi processo automatizzato. Assicurati che lo strumento scelto ti permetta di avere accesso ai dati che raccoglie o che generi report di valore pratico, in modo da poterne monitorare l'efficacia e da poter prendere decisioni basate sui dati che ti aiutino a far crescere la tua azienda. In questo modo, potrai continuare a perfezionare la tua strategia di automazione per ottenere i massimi risultati in futuro.
Accelera il successo della tua piccola impresa con una strategia di automazione
È facile lasciarsi travolgere dalle attività quotidiana, ma queste possono distogliere l'attenzione dal lavoro ad alto impatto. Grazie al suo potenziale di ottimizzare le operazioni, migliorare il processo decisionale e liberare tempo dal valore inestimabile, l'automazione potrebbe essere una delle mosse più intelligenti per la tua azienda. Usa questi suggerimenti per iniziare subito a pianificare la tua strategia di automazione e far crescere la tua attività.