Che cos’è un flusso di lavoro automatizzato?

Che cos’è l’automazione del flusso di lavoro?

L’automazione del flusso di lavoro avviene quando le fasi principali di un processo normalmente eseguito manualmente vengono automatizzate attraverso la creazione di un insieme di regole.

Le fasi che vengono automatizzate sono quelle che alcuni chiamano “istruzioni condizionali” o “if-then” (se-allora):

• Se un cliente fa un acquisto, allora riceve una notifica d’ordine.
• Se un cliente aggiunge un articolo al carrello ma abbandona la pagina prima di effettuare il pagamento allora riceve un’email carrello abbandonato che lo invita a completare la transazione.

Essendo questo tipo di azioni piuttosto semplici, sono facili da automatizzare. L’intero processo risulta più snello e potrai dedicare il tuo tempo a fare altro.

Perché utilizzare l’automazione del flusso di lavoro?

L’automazione del flusso di lavoro può rendere più efficaci ed efficienti quasi tutte le procedure. Demandando all’automazione i compiti più semplici, avrai più tempo ed energie mentali da dedicare alla gestione e alla crescita della tua attività. I vantaggi sono visibili sia sul lato operativo che sul fronte della gestione della forza lavoro.

Alcuni dei numerosi vantaggi dell’automazione del flusso di lavoro:

1. Migliora trasparenza e coerenza

L’automazione del flusso di lavoro standardizza le varie fasi del processo, allineandole in un percorso definito. Una volta impostato il percorso, esso costituirà una guida per chiunque lavori su quel progetto. Tutto ciò che chiunque lavori su quel progetto deve fare è tornare alla progettazione del flusso di lavoro per vedere cosa innesca, quali eventi vengono attivati, cosa accade poi, e così via.

Avere processi trasparenti è vitale per i team di oggi così impegnati. Altrimenti, c’è sempre il rischio che un passaggio critico venga saltato. Con l’automazione dei flussi di lavoro, hai tutto sotto controllo grazie a un flusso dettagliato, formato da istruzioni condizionali, che consente di automatizzare molte operazioni.

2. Consenti al tuo team di delegare con fiducia

Il senso di responsabilità è importante per qualsiasi team. Migliorando il senso di responsabilità sul posto di lavoro, aumenteranno:

• Prestazioni dei dipendenti
• Partecipazione e coinvolgimento
• Fiducia nelle proprie capacità
• Impegno sul lavoro
• Morale della squadra

Con l’automazione dei flussi di lavoro, alcuni compiti vengono delegati al sistema automatizzato. I compiti che hanno bisogno dell’intervento umano o che devono prima essere approvati, vengono delegati a figure specifiche. Le persone si sentono meglio se sanno esattamente chi si occuperà di cosa.

Inoltre, con l’automazione a prendersi cura dei processi ripetitivi, le persone in carne ed ossa possono dedicarsi ad attività più interessanti.

3. Aumenta la soddisfazione sul lavoro

Secondo Deloitte Insights, uno dei fattori chiave per la retention dei dipendenti è la consapevolezza di svolgere compiti utili. Oltre il 40% degli occupati in cerca di lavoro afferma che l’impiego attuale non gli consente di sfruttare al meglio le proprie abilità. Un ulteriore 27% parla di “mancanza di sfide”.

Automatizzando i compiti più banali, i dipendenti potranno dedicare più tempo a svolgere attività stimolanti e mentalmente impegnative. Anziché perdere tempo a programmare l’invio dei messaggi, potranno elaborare iniziative strategiche e restare aggiornati sulle best practice più recenti. In pratica potrebbero dedicarsi al lavoro per cui sono stati realmente assunti, convincendoli a restare.

4. Aumenta la produttività

Ogni azienda ha un numero limitato di ore di lavoro disponibili, a prescindere dalle dimensioni del team. Automatizzando i flussi di lavoro, i compiti più ripetitivi non faranno più parte della quotidianità dei tuoi dipendenti che potranno così occupare il tempo con attività di livello superiore.

Ne risulta una maggiore produttività di tutti i membri del team e del team nel suo complesso. Rispondendo a un sondaggio sull’utilità dei flussi di lavoro automatizzati per il loro team di lavoro, l’86% dei professionisti ha rilevato un aumento della produttività.

5. Riduci il rischio di errori

Un essere umano sul posto di lavoro ha bisogno di essere motivato e di produrre risultati tangibili, ma può anche capitare che faccia degli errori.

Tutti facciamo errori. È sufficiente premere il tasto sbagliato per inviare una richiesta di rimborso a M. Rossi invece che a P. Rossi. Basta leggere “8” al posto di “9” e inserirlo nel foglio di lavoro per mandare all’aria tutti i calcoli. Succede, ma quando succede può costare tempo e denaro.

Automatizzando i processi manuali, il rischio di errori gravi può essere ridotto o persino eliminato.

L’automazione del flusso di lavoro nel marketing

L’automazione del flusso di lavoro può migliorare quasi tutti i processi produttivi, ma alcuni dei benefici più immediati sul bilancio derivano dall’automazione del marketing.

Tanto per cominciare, l’automazione del flusso di lavoro permette di offrire il livello di personalizzazione che un cliente si aspetta ai giorni nostri. Secondo Dynamic Yield, più del 60% dei consumatori nordamericani afferma di essere più propenso a interagire con un’email personalizzata in base ai propri interessi, mentre l’80% preferisce acquistare brand che personalizzano l’esperienza del cliente.

Personalizzare il messaggio in modo efficace non è facile facendo tutto manualmente. È necessario che qualcuno si occupi di verificare la lista degli indirizzi email inserendo i nuovi iscritti e spedendo loro un messaggio di benvenuto. Se un cliente è uscito dai radar, serve qualcuno che recuperi il suo indirizzo email per programmare un messaggio promozionale del tipo “ci manchi”.

L’automazione ti libera da incombenze come queste, così potrai concentrarti su strategia, analisi e pianificazione. Anziché perdere tempo a elaborare campagne di marketing, puoi dedicarti a migliorare l’esperienza del pubblico e a stabilire quali messaggi ottengono maggiori risultati.

Segmentazione

La segmentazione del pubblico consiste nel suddividere il pubblico in sottogruppo, ognuno caratterizzato da un particolare insieme di caratteristiche. Ad esempio, un brand di abbigliamento può creare diversi segmenti per le persone tra i 20 e i 35 anni, gli amanti del fitness, e gli amanti del fitness tra i 20 e i 35 anni. L’azienda potrebbe poi creare campagne di marketing personalizzate per ciascun gruppo.

L’automazione ti consente di segmentare i contatti senza compiere alcuna attività manuale. Questa procedura è più efficiente ed accurata perché il software non dimenticherà alcun segmento.

Drip campaign

Uno dei modi più utili per usare l’automazione per il marketing è la drip campaign. Una drip campaign consente di impostare messaggi specifici da inviare in una sequenza in caso di eventi o di particolari interazioni di un membro del pubblico.

Ecco come funziona. Un contatto interagisce con il tuo brand in qualche modo, ad esempio:

• Si iscrive alla tua mailing list
• Effettua un ordine online
• Contatta l’assistenza clienti
• Non fa acquisti per qualche tempo

Queste condizioni attivano la prima email della drip campaign, che sarà inviata in modo automatico. Idealmente, questa email contiene elementi personalizzati come il nome del contatto e un riferimento all’azione compiuta. La risposta (o la mancata risposta) a questa prima email attiva la fase successiva del processo.

Ad esempio, la campagna può essere un’email promozionale relativa a una categoria di prodotti che la persona ha consultato, e la prima email propone degli sconti su quei prodotti. Se l’email viene visualizzata ma non viene effettuato alcun acquisto, potresti inviargli un’offerta promozionale simile dopo un mese. Se l’email non viene aperta, potresti inviare un’email “ci manchi” dopo otto settimane. Se viene effettuato l’acquisto, si passa direttamente alla drip campaign successiva.

Il bello di questo processo è che è del tutto automatizzato. Nessuno ha perso tempo a decidere se ricontattare la persona o quale messaggio spedire. Nessuno ha nemmeno dovuto programmare l’invio dell’email, in quanto tutto scaturisce da un’attivazione.

Sfrutta il comportamento dei consumatori

L’automazione ti consente anche di ricontattare persone che altrimenti uscirebbero dai tuoi radar. Ad esempio, inviando delle email o degli annunci di remarketing.

Un annuncio di remarketing è un messaggio inviato a un cliente che ha visitato il tuo sito o ha consultato un particolare prodotto ma che ha preferito non aggiungerlo al carrello. Qualche tempo dopo, la persona riceve un annuncio o un’email di follow-up relativa a quel prodotto, possibilmente con un’offerta promozionale.

È anche possibile utilizzare l’automazione per impostare delle email carrello abbandonato. Circa il 69% dei clienti online abbandona il carrello prima dell’acquisto, ma tu puoi recuperare alcuni degli ordini persi contattando il cliente non appena il carrello viene abbandonato.

Gli utenti Mailchimp che utilizzano le nostre email carrello abbandonato ottengono circa 34 volte gli ordini effettuati dai destinatari di email massive non personalizzate. Prima progetti un messaggio conforme al tuo brand, poi ne programmi la spedizione ad ogni abbandono di carrello.

Anche qui, l’automazione fa la maggior parte del lavoro. Tutto quello che devi fare è dire al sistema quali azioni vuoi attivare e con quale messaggio.

Perché l’automazione del flusso di lavoro di marketing funziona

I flussi operativi automatici liberano il tuo team da buona parte del carico lavorativo. Puoi inviare messaggi più personalizzati con meno impegno. Mailchimp rende tutto ancora più semplice grazie al tracciamento dei risultati ottenuti dall’invio dei messaggi. Per vedere quali stanno funzionando meglio, consulta la tua dashboard. Avrai più tempo per farlo se ne occuperai meno a programmare e inviare le tue email.

Inoltre, grazie all’automazione che ti consente di impostare segmenti di pubblico specifici a cui inviare i tuoi materiali commerciali, puoi costruire relazioni migliori con i tuoi contatti. Le diverse tipologie di pubblico vedranno i tuoi messaggi come rilevanti e utili, e saranno più propense all’apertura e, infine, alla conversione.

Come creare un flusso di lavoro automatizzato

Per iniziare a costruire un flusso di lavoro automatizzato, pensa a quali processi potresti automatizzare. Per il tuo team questo potrebbe voler dire costruire segmenti di pubblico, oppure creare drip campaign mirate, o entrambi. In alternativa, potresti automatizzare il retargeting o l’invio delle email carrello abbandonato.

Questa è solo una base di partenza. Puoi creare flussi operativi automatici per qualsiasi processo relativo al marketing che includa l’attivazione condizionale if-then: Se un contatto fa questo, allora riceverà questa email, questo Google Ad o quest’altro annuncio sui social.

Imposta gli obiettivi

Una volta identificato il processo, definisci quale deve essere il compito dell’automazione stabilendo obiettivi SMART. Se, ad esempio, stai automatizzando la procedura di invio delle email carrello abbandonato, il tuo obiettivo è semplicemente quello di ridurre il numero dei carrelli abbandonati? Questo è soltanto uno degli obiettivi possibili, ma non è il solo.

Potresti usare l’automazione del flusso di lavoro per aumentare il valore medio degli ordini. In questo caso, dovrai compiere un passo in più e aggiungere alla tua email “Ti sei perso qualcosa!” dei consigli personalizzati sui prodotti.

Se stai creando una drip campaign, specifica quali azioni vuoi che la persona compia. Si tratta di un passaggio importante da non dimenticare quando un processo contiene diversi tipi di automazione, in quanto è l’azione del destinatario che attiverà la fase successiva. Saprai che il processo è andato a buon fine quando l’azione di un contatto corrisponde al tuo obiettivo finale.

Lavora con il tuo team

Condividi i tuoi obiettivi con il team e comunicagli quali cambiamenti comporterà l’automazione del flusso di lavoro. Confrontati con tutti coloro che avranno un ruolo nell’automazione, così che capiscano qual è il loro compito.

Probabilmente, con l’automazione alcune figure assumeranno un ruolo diverso. Assicurati che costoro comprendano che il loro lavoro diventerà più agile e non il contrario. Spiegagli perché questo cambiamento renderà il loro lavoro più gratificante, consentendogli di esprimere al meglio le loro competenze.

Crea un flusso di lavoro

I flussi operativi automatici sono essenzialmente diagrammi di flusso, perciò il modo migliore per progettarli è in forma grafica. Molti programmi di automazione, come la funzionalità di marketing automation di Mailchimp, consentono di creare il flusso di lavoro con uno strumento drag-and-drop (seleziona e trascina). È facile e pratico, e consente di apportare le modifiche in corso d’opera.

Ti basterà impostare un fattore di attivazione e un’azione conseguente. Poi, stabilisci la risposta ideale del contatto. Quali saranno i tuoi fattori di attivazione e quali azioni produrranno all’interno del sistema? Sperimenta diverse soluzioni finché non avrai trovato quella giusta. Ricorda che potrai sempre modificare il flusso sulla base dei risultati ottenuti.

Valuta i risultati strada facendo

Come per tutto ciò che è marketing, è importante valutare regolarmente i risultati delle tue automazioni. Le tue drip campaign stanno dando buoni risultati? Se no, quali passaggi non stanno funzionando?

Se le cose stanno andando bene, cosa devi fare per non interrompere la serie positiva?

Il modo migliore per rispondere a queste domande è identificare i principali indicatori di performance (KPI), come:

• Tassi di apertura e tassi di clic
• Tassi di conversione
• Valore medio degli ordini
• Customer lifetime value
• ROI della campagna

Il progetto della tua campagna dipenderà dal tipo di processo che hai automatizzato. Scegline una diversa per ogni processo, poi monitora attentamente come variano i numeri. Ti sorprenderà vedere cosa puoi ottenere con le stesse risorse e ore di lavoro.

Esempi di automazione del flusso di lavoro

I flussi di lavoro automatizzati possono migliorare molti processi aziendali diversi, tra cui:

• HR: l’automazione delle risorse umane aiuta i manager a reclutare i candidati più velocemente con strumenti che possono aiutare a individuare parole chiave e dati all’interno dei curriculum. Inoltre, semplifica il processo di onboarding, compresi i controlli dei precedenti, e riduce la quantità di documenti cartacei.
• IT: l’automazione delle tecnologie informatiche può ridurre il tempo necessario per risolvere i problemi assegnando ticket e prevenendo duplicati. Può anche essere utilizzata per ridurre i rischi per la sicurezza e integrarsi con gli strumenti di protezione per gestire l'infrastruttura.
• Marketing: la marketing automation può aiutarti a segmentare il pubblico per rivolgerti ai clienti in modo più efficace. Con drip campaign, social media marketing automatizzato e segmentazione, puoi iniziare a creare campagne di marketing più efficaci basate sul comportamento degli utenti e sui dati dei clienti.
• Vendite: l’automazione può migliorare il processo di vendita consentendo di segmentare i lead in base alla loro posizione nel Customer Journey. Puoi anche automatizzare le comunicazioni con i clienti e gli aggiornamenti dei lead che possono influire sul processo di vendita.
• Contabilità: l’automazione finanziaria può semplificare le riconciliazioni e le buste paga, riducendo al contempo l’errore umano e il livello di rischio. I software di automazione si integrano inoltre con gli strumenti finanziari per semplificare l’amministrazione, la contabilità e la creazione di report.

Usa Mailchimp per l’automazione del flusso di lavoro

L’automazione del flusso di lavoro di marketing può migliorare la produttività e prevenire gli errori umani per campagne di marketing migliori e più efficaci. Con gli strumenti di automazione Mailchimp email marketing, puoi creare flussi operativi automatici e personalizzati per ogni segmento di clienti, impostando messaggi basati su trigger e programmando le email al momento migliore al fine di aumentare le conversioni.

Lo strumento di mappatura del Customer Journey di Mailchimp ti aiuta a visualizzare i diversi trigger che imposti per i clienti in base a dove si trovano nel Customer Journey stesso, consentendoti di raggiungere le persone giuste al momento più opportuno.