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Qu’est‑ce qu’un flux de travail automatisé ?

Réduisez votre charge de travail tout en optimisant l’ensemble de vos processus.

Les entreprises doivent disposer de processus définis pour accomplir les tâches de manière efficace. Souvent, les flux de travail et les processus se trouvent cependant entravés par le nombre de tâches manuelles fastidieuses qui engendrent des obstacles. Les tâches manuelles, comme la saisie de données, sont assez pénibles et sujettes à l’erreur humaine. Plus vos employés passent de temps sur ces tâches, plus votre entreprise se prive de ressources, y compris du temps et de l’argent. Si vous souhaitez accroître votre efficacité, votre productivité et votre degré de précision, optez pour l’automatisation des flux de travail.

L’automatisation des flux de travail est un moyen simple de rationaliser les processus essentiels et de minimiser les retards afin que les choses soient faites plus rapidement.

Si vous avez des réserves quant à l’automatisation des processus, ne vous inquiétez pas. L’automatisation du flux de travail ne réduit pas ou n’élimine pas l’élément humain, bien au contraire. Elle place les personnes au centre en automatisant les fonctions récurrentes, de sorte que les équipes puissent planifier, élaborer des stratégies et réfléchir davantage.

Qu’est-ce que l’automatisation du flux de travail ?

L’automatisation du flux de travail se produit lorsque vous prenez un processus traditionnellement manuel et créez un ensemble de règles pour automatiser les étapes clés.

Les étapes qui sont automatisées sont ce que certains appellent des actions « si-alors » :

  • Si un client effectue un achat, alors il reçoit une notification de commande.
  • Si un client ajoute un article à son panier d’achat numérique mais quitte le site avant de passer la commande, alors il reçoit un e-mail de panier abandonné l’incitant à finaliser la transaction.

Comme ces actions ne demandent pas beaucoup de réflexion, elles sont faciles à automatiser. Cela rationalise l’ensemble du processus et vous permet de vous consacrer à autre chose.

Pourquoi utiliser l’automatisation de flux de travail ?

L’automatisation des flux de travail peut rendre pratiquement n’importe quel processus plus efficace et plus performant. En vous déchargeant de tâches simples, vous libérez plus de temps et d’énergie mentale pour gérer et développer votre entreprise. Les avantages sont visibles tant du côté des opérations que du point de vue de la gestion des équipes.

Voici quelques-uns des nombreux avantages de l’automatisation des flux de travail :

1. Améliorez la clarté et la cohérence

L’automatisation des flux de travail standardise les étapes d’un processus, en les harmonisant avec un parcours de tâches défini. Une fois que cette voie est définie, elle devient un guide pour tous ceux qui travaillent sur ce projet. Il suffit de revenir à la conception du flux de travail pour voir ce qui se passe d’abord, ce que cet événement déclenche, ce qui vient ensuite, et ainsi de suite.

Ce genre de clarté est important pour les équipes actives d’aujourd’hui. Sans cela, il y a toujours un risque qu’une étape essentielle soit manquée. Avec l’automatisation des flux de travail, tout est sous vos yeux, avec des détails et un flux « si-alors », et de nombreux résultats se produisent automatiquement.

2. Mettre en place le principe de responsabilité

La responsabilisation est importante pour toute équipe. Lorsque vous améliorez la responsabilité sur le lieu de travail, vous améliorez également :

  • Le rendement des employés
  • La participation et l’engagement
  • Le sentiment de compétence
  • L’engagement à travailler
  • Le moral de l’équipe

Lorsque vous mettez en place l’automatisation des flux de travail, vous déléguez certaines tâches à votre système automatisé. Si certaines tâches nécessitent une intervention humaine ou une approbation, elles sont déléguées à une personne spécifique. Les personnes se sentent mieux parce qu’elles savent qui s’occupe de quoi.

De plus, étant donné que l’automatisation prend en charge les processus manuels routiniers, les tâches laissées aux personnes physiques sont beaucoup plus intéressantes.

3. Augmentez la satisfaction au travail

Selon Deloitte Insights, un travail enrichissant est l’un des facteurs les plus importants de la rétention des employés. Plus de 40 % des travailleurs à la recherche d’un emploi ont déclaré qu’ils le faisaient parce que leur situation actuelle n’utilisait pas leur plein potentiel. Par ailleurs, 27 % ont évoqué l’absence de défis dans leur travail.

Lorsque vous automatisez des tâches banales, vous augmentez le temps que les employés peuvent consacrer à des tâches mentalement stimulantes. Au lieu de passer du temps à programmer des messages, ils peuvent élaborer des initiatives stratégiques et approfondir les bonnes pratiques les plus récentes. Ils finissent par faire le travail pour lequel ils ont été engagés, ce qui les incite à rester.

4. Augmenter la productivité

Chaque entreprise dispose d’un nombre limité d’heures de travail, quelle que soit la taille de l’équipe. À mesure que l’automatisation des flux de travail élimine les tâches redondantes des listes de tâches des membres de votre équipe, ceux-ci peuvent consacrer ces heures à des tâches plus importantes.

Il en résulte une meilleure productivité pour votre équipe et ses membres. Lorsque les professionnels ont répondu à un sondage après que leurs équipes ont automatisé les flux de travail, 86 % ont déclaré que ce changement les avait rendus plus productifs.

5. Réduire le risque d’erreur

En tant qu’être humain au travail, il faut avoir un but et être productif, mais cela signifie aussi faire des erreurs de temps en temps.

Et personne n’y échappe. Une erreur de touche peut engendrer l’envoi d’une demande de remboursement à K. Smith au lieu de J. Smith. Lire et saisir « 8 » au lieu de « 9 » dans une feuille de calcul peut fausser toute une série de calculs. Cela peut arriver, mais lorsque c’est le cas, la rectification de la situation peut coûter cher et prendre du temps.

Lorsque vous automatisez des processus manuels, vous réduisez et parfois même éliminez le risque d’une erreur d’écriture.

Flux automatisé de marketing

L’automatisation des flux de travail peut améliorer presque tous les processus d’entreprise, mais certains des avantages les plus directs pour vos résultats surviennent lorsque vous automatisez votre marketing.

Tout d’abord, l’automatisation des flux de travail vous permet d’offrir le niveau de personnalisation que les clients d’aujourd’hui exigent. Selon Dynamic Yield, plus de 60 % des consommateurs nord-américains affirment qu’ils sont plus susceptibles de réagir à un e-mail qui est personnalisé en fonction de leurs intérêts. Et 80 % préfèrent acheter auprès de marques qui personnalisent l’expérience de leurs clients.

Une personnalisation efficace est difficile lorsque vous faites tout manuellement. Quelqu’un doit s’assurer que la liste d’adresses électroniques contient de nouveaux abonnés et envoyer des messages de bienvenue à ceux qui viennent de s’inscrire. Si vous avez des clients qui ont disparu de votre radar, quelqu’un doit trouver leur e-mail et programmer un message promotionnel « vous nous manquez ».

L’automatisation vous libère de ce genre de tâches manuelles pour que vous puissiez vous concentrer davantage sur la stratégie, l’analyse et la planification. Au lieu de passer la plupart de votre temps à exécuter des campagnes, vous pouvez travailler à optimiser l’expérience de l’audience et à déterminer quels messages obtiennent les meilleurs résultats.

Segmentation

La segmentation de l’audience est la pratique qui consiste à diviser votre audience en sous-groupes, chacun ayant un ensemble particulier de caractéristiques communes. Par exemple, une marque de vêtements de détail pourrait créer des segments de personnes âgées de 20 à 35 ans, d’amateurs de fitness ou d’amateurs de fitness âgés de 20 à 35 ans. La marque pourrait alors créer des campagnes de marketing personnalisées, adaptées à chaque groupe.

L’automatisation peut vous permettre de segmenter les contacts sans aucun effort manuel. Le processus est plus efficace et plus précis, car le logiciel n’oublie pas un segment.

Campagnes au compte-gouttes

L’une des méthodes d’automatisation les plus utiles dans le marketing est la campagne au compte-gouttes. Une campagne au compte-gouttes vous permet de configurer des messages spécifiques qui seront envoyés dans un ordre déterminé, en fonction d’un événement ou de l’interaction d’un membre de l’audience.

Voici comment ça se passe. Les contacts interagissent avec votre marque d’une certaine façon, comme :

  • S’inscrire à votre liste de diffusion
  • Passer une commande en ligne
  • Contacter votre service clientèle
  • Ne pas acheter pendant un certain temps

Cette action déclenche l’envoi automatique du premier e-mail de la campagne au compte-gouttes. Idéalement, l’e-mail comprendra une personnalisation avec le nom du contact et une référence à l’action qu’il a effectuée. Leur réponse (ou non-réponse) à ce premier e-mail déclenche l’étape suivante du processus.

Supposons que la campagne soit une campagne promotionnelle pour une catégorie de produits que la personne a consultée, et que le premier e-mail offre des réductions sur ce produit. Si elle consulte l’e-mail mais n’effectue pas d’achat, elle pourrait recevoir une offre promotionnelle similaire dans un mois. Si elle n’ouvre pas l’e-mail, elle recevra peut-être un e-mail « vous nous manquez » dans 8 semaines. Si elle effectue un achat, elle accède à une autre campagne au compte-gouttes.

L’avantage de ce processus est qu’il est entièrement automatisé. Personne ne doit passer du temps à décider s’il faut assurer un suivi avec un contact ou quel message envoyer. Il n’est même pas nécessaire de programmer l’envoi d’un e-mail, tout se passe en fonction d’un déclencheur.

Ciblage du comportement d’un abonné

L’automatisation vous permet également d’assurer le suivi de personnes qui, autrement, échapperaient à votre attention. Par exemple, vous devriez songer à réutiliser vos annonces et vos e-mails de remarketing.

Une publicité de remarketing est un message que vous envoyez à un client qui a navigué sur votre site ou qui a regardé un produit particulier mais a décidé de ne pas l’ajouter à son panier. Plus tard, la personne reçoit une publicité ou un e-mail de suivi pour ce produit, éventuellement accompagné d’une offre promotionnelle.

Vous pouvez également utiliser l’automatisation pour configurer les e-mails de panier abandonné. Environ 69 % des acheteurs en ligne abandonnent leur panier avant de passer à la caisse, mais vous pouvez récupérer une partie de ces commandes perdues en vous manifestant dès que le panier est abandonné.

Les utilisateurs de Mailchimp enregistrent environ 34 fois plus de commandes par destinataire avec des e-mails d’abandon de panier qu’avec des e-mails groupés non personnalisés. Vous concevez un message qui correspond à votre marque et le configurez à chaque fois que quelqu’un abandonne un panier.

Là encore, l’automatisation exécute la majeure partie du travail. Il suffit de dire au système quelles actions vous voulez cibler et avec quels messages.

Pourquoi l’automatisation des flux de travail marketing fonctionne

Les flux de travail automatisés sont gratuits pour votre équipe. Vous pouvez envoyer des messages plus personnalisés avec moins d’efforts. Mailchimp simplifie encore plus le suivi des résultats de ces messages afin que vous puissiez accéder à votre tableau de bord et voir ce qui fonctionne le mieux. Vous avez plus de temps pour le faire lorsque vous passez moins de temps à programmer et à envoyer des courriels.

En outre, comme l’automatisation vous permet de créer et de commercialiser des segments d’audience spécifiques, vous pouvez établir de meilleures relations avec vos contacts. Vos audiences en viennent à considérer vos messages comme pertinents et précieux, elles sont donc plus enclines à cliquer dessus et, en définitive, à se convertir en clients.

Comment construire un flux de travail automatisé

Pour commencer à construire un flux de travail automatisé, pensez à un processus que vous pourriez automatiser. Pour votre équipe, il pourrait s’agir de créer des segments d’audience, de concevoir des campagnes de diffusion au compte-gouttes ciblées, ou les deux. Vous pouvez également commencer par automatiser les e-mails de reciblage ou les e-mails de panier abandonné.

Il ne s’agit que de points de départ. Vous pouvez créer un flux de travail automatisé pour n’importe quel processus de marketing qui comprend un déclencheur « si-alors » : Si le contact effectue ceci, alors il recevra cet e-mail, cette annonce Google ou cette annonce sur les réseaux sociaux.

Définissez des objectifs

Une fois que vous avez identifié votre processus, déterminez les objectifs de l’automatisation en fixant des objectifs SMART. Par exemple, si vous automatisez le processus d’envoi d’e-mails de panier abandonné, votre objectif est-il simplement de réduire le nombre de paniers abandonnés ? Il s’agit d’un objectif possible, mais ce n’est pas le seul.

Vous pourriez utiliser l’automatisation des flux de travail pour augmenter la valeur moyenne de vos commandes. Dans ce cas, vous devriez aller plus loin et ajouter des recommandations de produits à votre message « Vous avez manqué quelque chose ! ».

Si vous créez une campagne au compte-gouttes, soyez précis quant aux actions que vous voulez que les gens entreprennent. Il s’agit d’une étape importante chaque fois que vous avez plusieurs automatisations dans un processus, car l’action du destinataire déclenchera l’étape suivante. Vous saurez que le processus a suivi son cours avec succès lorsque l’action d’un contact correspond à votre objectif final.

Travaillez avec votre équipe

Présentez votre objectif à votre équipe et communiquez ce que le processus d’automatisation du flux de travail impliquera. Parlez à toutes les personnes qui auront un rôle à jouer dans le processus automatisé afin qu’elles comprennent quels sont ces rôles.

Certains de vos employés changeront peut-être de responsabilités en raison de l’automatisation. Assurez-vous qu’ils savent qu’ils travailleront plus intelligemment, sans impact négatif. Montrez-leur pourquoi ce changement rendra leur travail plus satisfaisant et les aidera à mieux utiliser leurs compétences.

Créez un flux de travail

Les flux de travail automatisés sont essentiellement des organigrammes, il est donc préférable de les créer dans un format visuel. De nombreux programmes d’automatisation, dont la fonctionnalité d’automatisation marketing de Mailchimp, vous permettent d’élaborer votre flux de travail à l’aide d’un outil de glisser-déposer. Il est facile d’utilisation et pratique, et vous pouvez le modifier au fur et à mesure.

Mettez en place le déclencheur et l’action déclenchée. Ensuite, réfléchissez à ce que le contact pourrait potentiellement faire en réponse. Quels seront vos déclencheurs, et que déclencheront-ils dans votre système ? Ajustez cet outil jusqu’à ce que le résultat vous convienne. N’oubliez pas que vous pouvez toujours le modifier ultérieurement en fonction des résultats.

Allez de l’avant et mesurez vos résultats

Comme pour tout ce qui concerne le marketing, il est important d’évaluer régulièrement l’efficacité de vos automatisations de flux de travail. Vos campagnes au compte-gouttes donnent-elles des résultats ? Si ce n’est pas le cas, quelles sont les étapes qui ne fonctionnent pas ?

Si tout fonctionne bien, comment pouvez-vous faire en sorte que cela continue à fonctionner pour vous ?

La meilleure façon de répondre à ces questions est d’identifier les indicateurs clés de performance (ICP), tels que :

La campagne que vous concevrez dépendra du processus spécifique que vous avez automatisé. Choisissez-en une distincte pour chaque processus, puis surveillez de près l’évolution des chiffres. Vous serez étonné de voir tout ce que vous pouvez faire avec les mêmes ressources et le même temps de travail.

Exemples d’automatisation de flux de travail

Les flux de travail automatisés peuvent permettre d’améliorer un grand nombre de processus commerciaux variés, notamment :

  • HR : L’automatisation des ressources humaines aide les responsables à recruter des candidats plus rapidement grâce à des outils permettant de repérer des mots-clés et des données dans les CV. Cela permet également de simplifier le processus d’intégration, notamment le contrôle des antécédents, et de réduire la quantité de documents à remplir.
  • IT : L’automatisation des technologies de l’information peut réduire le temps nécessaire à la résolution des problèmes en attribuant des tickets et en évitant les doublons. On peut également l’utiliser pour limiter les risques en matière de sécurité et l’intégrer aux outils de gestion de l’infrastructure.
  • Marketing : L’automatisation marketing peut vous aider à segmenter votre audience afin de cibler plus efficacement les clients. Grâce aux campagnes au compte-gouttes, au marketing automatisé sur les réseaux sociaux et à la segmentation, vous pouvez commencer à élaborer des campagnes marketing plus efficaces basées sur le comportement des utilisateurs et les données clients.
  • Ventes : L’automatisation peut améliorer le processus de vente en vous permettant de segmenter les leads en fonction de l’étape où ils se trouvent dans le parcours client. Vous pouvez également automatiser vos communications avec les clients et la mise à jour des leads qui peuvent avoir un impact sur le processus de vente.
  • Comptabilité : L’automatisation financière peut simplifier les procédures de réconciliation et de gestion de la paie tout en réduisant les erreurs de manipulation et votre niveau de risque. Les logiciels d’automatisation s’intègrent également à vos outils financiers pour simplifier la comptabilité, la tenue des livres et la production de rapports.

Utilisez Mailchimp pour l’automatisation des flux de travail

L’automatisation du flux de travail marketing peut améliorer la productivité et prévenir les erreurs humaines pour des campagnes marketing plus efficaces. Grâce aux outils d’automatisation du marketing par e-mail de Mailchimp, vous serez en mesure de créer des flux de travail personnalisés et automatisés pour chaque segment de clientèle en configurant des messages basés sur des déclencheurs et en programmant les e-mails au bon moment pour augmenter les conversions.

L’outil de cartographie du parcours client de Mailchimp vous aide à visualiser les différents déclencheurs que vous définissez pour les clients en fonction de l’endroit où ils se trouvent dans le parcours client, ce qui vous permet d’atteindre les bonnes personnes au bon moment.

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