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¿Qué es un proceso de automatización?

Reduce tu carga de trabajo y aumenta tu negocio al mismo tiempo.

Las empresas necesitan procesos definidos para realizar las tareas de manera eficiente. Desafortunadamente, muchos procesos de trabajo y procesos se ven obstaculizados por el número de tareas manuales que consumen mucho tiempo y que crean cuellos de botella. Las tareas manuales, incluida la introducción de datos, son tediosas y propensas a errores humanos. Cuanto más tiempo dediquen tus empleados a estas tareas, más recursos perderá tu empresa, incluidos tiempo y dinero. Cuando necesites aumentar la eficiencia, la productividad y la precisión, recurre a la automatización del proceso de trabajo.

La automatización del proceso de trabajo es una forma sencilla de agilizar los procesos esenciales y minimizar los retrasos para que las cosas se hagan más rápido.

Si tienes reservas sobre la automatización de procesos, no te preocupes. La automatización del proceso de trabajo no reduce ni elimina el elemento humano, sino todo lo contrario. Pone a las personas en el centro, automatizando funciones recurrentes para que los equipos puedan planificar, elaborar estrategias y pensar más.

¿Qué es la automatización de los procesos de trabajo?

La automatización del proceso de trabajo se produce cuando se toma un proceso tradicionalmente manual y se crea un conjunto de reglas para automatizar los pasos clave.

Los pasos que se automatizan son lo que algunos llaman acciones «if-then»:

Como este tipo de acciones no requieren mucha reflexión, son fáciles de automatizar. Esto agiliza todo el proceso y tú puedes aprovechar más tu tiempo.

¿Por qué utilizar la automatización del proceso de trabajo?

La automatización del proceso de trabajo puede hacer que el proceso sea más eficiente y eficaz. Al quitarle tareas sencillas, liberas más tiempo y energía mental para dirigir y hacer crecer tu negocio. Los beneficios son visibles tanto en el lado de las operaciones como desde el punto de vista de la gestión del equipo.

Estas son algunas de las muchas ventajas de la automatización del proceso de trabajo:

1. Mejora la claridad y la coherencia

La automatización del proceso de trabajo estandariza los pasos de un proceso, alineándolos en una ruta de tareas definida. Una vez que se establece ese camino, se convierte en una guía para todos los que trabajan en ese proyecto. Todo lo que hay que hacer es volver al diseño del proceso de trabajo para ver qué ocurre primero, qué desencadena ese evento, qué viene después, etc.

Este tipo de claridad es importante para los atareados equipos de hoy en día. Sin ella, siempre existe la posibilidad de que se pierda un paso crítico. Con la automatización del proceso de trabajo, todo está frente a ti, con detalles y un proceso «if-then», con muchos resultados que se producen automáticamente.

2. Proporciona responsabilidad

La responsabilidad es importante para cualquier equipo. Cuando mejoras la rendición de cuentas en el lugar de trabajo, también mejoras:

  • El rendimiento de los empleados
  • La participación y la implicación
  • El sentimiento de competencia
  • El compromiso con el trabajo
  • La moral del equipo

Cuando se configura la automatización del proceso de trabajo, se delegan ciertas tareas en el sistema automatizado. Si alguna tarea necesita la intervención o aprobación de una persona, se delega en una persona concreta. La gente se siente mejor porque sabe quién se encarga de cada cosa.

Además, como la automatización se encarga de los procesos manuales rutinarios, las tareas que se dejan a las personas reales son mucho más interesantes.

3. Aumenta la satisfacción laboral

Según Deloitte Insights, el trabajo significativo es uno de los factores que más contribuyen a la fidelidad de los empleados. Más del 40 % de los trabajadores que buscan trabajo dijeron que lo hacían porque su situación actual no aprovechaba bien sus capacidades. Otro 27 % citó la falta de estímulos en su trabajo.

Cuando se automatizan las tareas mundanas, se aumenta la cantidad de tiempo que los empleados pueden dedicar a un trabajo sugerente y mentalmente estimulante. En lugar de dedicar tiempo a programar mensajes, pueden elaborar iniciativas estratégicas e investigar las prácticas recomendadas más recientes. Acaban haciendo el trabajo para el que fueron contratados y eso hace que sea más probable que se queden.

4. Aumentar la productividad

Todas las empresas tienen un número limitado de horas de trabajo disponibles, independientemente del tamaño del equipo. A medida que la automatización del proceso de trabajo elimina las tareas redundantes de las listas de tareas de los miembros de tu equipo, estos pueden llenar esas horas con trabajo de mayor nivel.

El resultado es una mayor productividad para tu equipo y sus miembros. Cuando los profesionales respondieron a una encuesta después de que sus equipos actualizasen sus procesos de automatización, el 86 % afirmó que el cambio les había hecho más productivos.

5. Reduce el riesgo de error

Ser humano en el trabajo significa necesitar un sentido de propósito y productividad, pero también significa cometer errores de vez en cuando.

Todo el mundo lo hace. Pulsan la tecla equivocada y envían una solicitud de reembolso a K. Smith en lugar de a J. Smith. Leen «8» como «9» y lo introducen en una hoja de cálculo de forma incorrecta, echando a perder toda una serie de cálculos. Esto sucede, pero cuando ocurre, puede costar dinero y tiempo arreglarlo.

Cuando se automatizan los procesos manuales, se reduce y, a veces, incluso se elimina el riesgo de un error administrativo.

Automatización de procesos de trabajo en marketing

La automatización de los procesos de trabajo puede mejorar casi cualquier proceso empresarial, pero algunos de los beneficios más directos para tu cuenta de resultados se producen cuando se automatiza el marketing.

Para empezar, la automatización del proceso de trabajo te permite ofrecer el nivel de personalización que exigen los clientes de hoy en día. Según Dynamic Yield, más del 60 % de los consumidores norteamericanos dicen que es más probable que se comprometan con un correo electrónico que esté personalizado según sus intereses. Y el 80 % prefiere comprar a las marcas que personalizan la experiencia del cliente.

La personalización efectiva es difícil cuando se hace todo manualmente. Alguien tiene que comprobar la lista de correo electrónico para ver si hay nuevos suscriptores y enviar mensajes de bienvenida a los que se han incorporado recientemente. Si tienes clientes que han desaparecido del radar, alguien tiene que encontrar sus correos electrónicos y programar un mensaje promocional de «te echamos de menos».

La automatización te libera de tareas manuales como estas para que puedas centrarte más en la estrategia, el análisis y la planificación. En lugar de dedicar la mayor parte de tu tiempo a la ejecución de campañas, puedes trabajar en la optimización de la experiencia del público y en determinar qué mensajes obtienen los mejores resultados.

Segmentación

La segmentación del público es la práctica de dividirla en subgrupos, cada uno con un conjunto particular de características compartidas. Por ejemplo, una marca de ropa al por menor podría crear segmentos de personas de 20 a 35 años, entusiastas del fitness, o entusiastas del fitness de 20 a 35 años. La marca podría entonces crear campañas de marketing personalizadas que fueran relevantes para cada grupo.

La automatización puede permitirle segmentar los contactos sin ningún esfuerzo manual. El proceso es más eficiente y preciso porque el software no se olvidará de un segmento.

Campañas de goteo

Uno de los métodos de automatización más útiles en marketing es la campaña de goteo. Una campaña de goteo le permite configurar mensajes específicos para que se envíen en una secuencia establecida, basada en un evento o en la interacción de un miembro del público.

Así es como funciona. Un contacto interactúa con tu marca de alguna manera, como por ejemplo:

Esta acción activa que el primer correo electrónico de la campaña de goteo se envíe automáticamente. Lo ideal es que el correo electrónico incluya una personalización con el nombre del contacto y una referencia a la acción que llevo a cabo. Su respuesta (o falta de respuesta) a ese correo electrónico inicial activa el siguiente paso del proceso.

Supongamos que la campaña es promocional para una clase de productos que la persona ha consultado y el primer correo electrónico ofrece ahorros en ese producto. Si ve el correo electrónico pero no compra, podrían recibir una oferta promocional similar dentro de un mes. Si no abre el correo electrónico, puede que reciba un correo de «te echamos de menos» al cabo de 8 semanas. Si compra, pasa a otra campaña de goteo.

Lo mejor de este proceso es que está todo automatizado. Nadie tiene que dedicar tiempo a decidir si va a hacer un seguimiento de un contacto o qué mensaje enviar. Ni siquiera hay que programar el envío de un correo electrónico: todo se basa en un activador.

Centrarse en el comportamiento de los compradores

La automatización también te permite hacer un seguimiento de las personas que, de otro modo, quedarían fuera de tu alcance. Piensa, por ejemplo, en los anuncios y correos electrónicos de remarketing.

Un anuncio de remarketing es un mensaje que se envía a un cliente que ha navegado por tu sitio web o ha mirado un producto concreto, pero que ha decidido no añadirlo al carrito. Más tarde, la persona recibe un anuncio o un correo electrónico de seguimiento para ese producto, posiblemente con una oferta promocional.

También puedes utilizar la automatización para configurar los correos electrónicos de carritos abandonados. Aproximadamente el 69 % de todos los compradores en línea abandonan sus carritos antes de pasar por caja, pero puedes recuperar algunos de esos pedidos perdidos si te pones en contacto con ellos en cuanto abandonan el carrito.

Los usuarios de Mailchimp ven alrededor de 34 veces más pedidos por destinatario con los correos electrónicos de abandono del carrito que con los correos electrónicos masivos que no están personalizados. Diseña un mensaje que se ajuste a tu marca y configúralo para que se envíe cada vez que alguien abandone un carrito.

De nuevo, la automatización hace la mayor parte del trabajo. Solo tienes que decirle al sistema a qué acciones quieres dirigirte y con qué mensajes.

Por qué funciona la automatización del proceso de trabajo de marketing

Los procesos de automatización liberan tiempo para tu equipo. Puedes enviar mensajes más personalizados con menos esfuerzo. Mailchimp lo hace aún más fácil al hacer un seguimiento de los resultados de esos mensajes, para que puedas entrar en tu panel de control y ver qué está funcionando mejor. Tienes más tiempo para hacer eso cuando pasas menos tiempo programando y enviando correos electrónicos.

Además, como la automatización te permite establecer y comercializar con segmentos de público específicos, puedes establecer mejores relaciones con tus contactos. Tu público llega a ver tus mensajes como relevantes y valiosos, por lo que es más probable que hagan clic en ellos y, en última instancia, se conviertan.

Cómo construir un proceso de automatización

Para empezar a construir una automatización del proceso de trabajo automatizado, piensa en un proceso que podrías automatizar. Tal vez para tu equipo es la creación de segmentos de público, la creación de campañas de goteo dirigidas o ambas. O tal vez quieras empezar por la automatización del redireccionamiento o de los correos electrónicos de carritos abandonados.

Estos son solo puntos de partida. Puedes crear un proceso de automatización para cualquier proceso de marketing que incluya un activador «if-then»: Si el contacto hace esto, entonces recibirá este correo electrónico, el anuncio de Google o el anuncio en las redes sociales.

Establece objetivos

Una vez que hayas identificado tu proceso, decide qué quieres que la automatización logre estableciendo objetivos SMART. Por ejemplo, si estás automatizando el proceso del correo electrónico de carrito abandonado, ¿tu objetivo es simplemente reducir el número de carritos abandonados? Ese es un objetivo posible, pero no es el único.

Puedes utilizar la automatización del proceso de trabajo para aumentar el valor medio de los pedidos. En ese caso, querrás ir un paso más allá y añadir recomendaciones de productos a tu mensaje «¡Se te ha olvidado algo!» .

Si estás elaborando una campaña de goteo, concreta las acciones que quieres que la gente lleve a cabo. Este es un paso importante cada vez que tengas varias automatizaciones dentro de un proceso, porque la acción del destinatario activará el siguiente paso. Sabrás que el proceso se ha ejecutado con éxito cuando la acción de un contacto coincide con tu objetivo final.

Trabaja con tu equipo

Lleva tu objetivo a tu equipo y comunica lo que implicará el proceso de automatización del proceso de trabajo. Habla con todas las personas que tendrán una función en el proceso automatizado para que entiendan cuáles son esas funciones.

Es probable que haya personas cuyas responsabilidades cambien debido a la automatización. Asegúrate de que sepan que van a trabajar de forma más inteligente, no más dura. Muéstrales por qué este cambio hará que tu trabajo sea más satisfactorio y les ayudará a utilizar mejor sus habilidades.

Crea el proceso de trabajo

Los procesos de automatización son esencialmente diagramas de flujo, por lo que es mejor crearlos en un formato visual. Muchos programas de automatización, incluida la función de automatización de marketing de Mailchimp, te permiten crear su proceso de trabajo mediante una herramienta de arrastrar y soltar. Es fácil y práctico, y puedes editarlo sobre la marcha.

Solo tienes que configurar el activador y la acción activada. A continuación, piensa en lo que el contacto podría hacer en respuesta. ¿Cuáles van a ser tus activadores y qué van a lanzar dentro de tu sistema? Juega con ello hasta que te parezca que está bien. Recuerda que siempre puedes cambiarlo más tarde en función de los resultados.

Avanza y mide tus resultados

Como con todo lo demás en el marketing, es importante evaluar regularmente cómo están funcionando tus automatizaciones de procesos de trabajo. ¿Tus campañas de goteo están obteniendo resultados? Si no, ¿qué pasos no están funcionando?

Si todo está funcionando muy bien, ¿cómo puedes hacer que siga funcionando para ti en el futuro?

La mejor manera de responder a estas preguntas es identificando los indicadores clave de rendimiento (KPI), tales como:

La campaña que diseñes dependerá del proceso específico que hayas automatizado. Elige una distinta para cada proceso y luego vigila de cerca lo que hacen los números. Te sorprenderás de lo mucho que puedes hacer con los mismos recursos y tiempo.

Ejemplos de automatización de procesos de trabajo

Los procesos de trabajo automatizados pueden mejorar muchos procesos empresariales diferentes, incluidos:

  • RR. HH.: La automatización de recursos humanos ayuda a los gerentes a reclutar candidatos más rápido con herramientas que pueden ayudar a las personas a identificar palabras clave y datos dentro de los currículums. También agiliza el proceso de incorporación, incluidas las comprobaciones de antecedentes, y reduce la cantidad de documentación.
  • TI: La automatización de la tecnología de la información puede reducir el tiempo que se tarda en abordar los problemas asignando tickets y evitando duplicados. También se puede utilizar para reducir los riesgos de seguridad e integrarse con herramientas de seguridad para gestionar la infraestructura.
  • Marketing: La automatización de marketing puede ayudarte a segmentar tu público para comercializar a los clientes de manera más eficaz. Con campañas de goteo, marketing automatizado en redes sociales y segmentación, puedes comenzar a crear campañas de marketing más eficaces basadas en el comportamiento del usuario y los datos de los clientes.
  • Ventas: La automatización puede mejorar el proceso de ventas permitiéndote segmentar clientes potenciales en función de dónde se encuentren en el recorrido del cliente. También puede automatizar las comunicaciones con los clientes y las actualizaciones de clientes potenciales que pueden afectar el proceso de ventas.
  • Contabilidad: La automatización financiera puede agilizar las reconciliaciones y la nómina, al tiempo que reduce el error humano y su nivel de riesgo. El software de automatización también se integra con tus herramientas financieras para simplificar la contabilidad y la creación de informes.

Utiliza Mailchimp para la automatización del proceso de trabajo

La automatización del proceso de trabajo de marketing puede mejorar la productividad y evitar errores humanos para campañas de marketing mejores y más eficaces. Con las herramientas de automatización de marketing por correo electrónico de Mailchimp, puedes crear procesos de trabajo personalizados y automatizados para cada segmento de clientes configurando mensajes basados en activadores y programando correos electrónicos en el mejor momento para aumentar las conversiones.

La herramienta de trazado del recorrido del cliente de Mailchimp te ayuda a visualizar los diferentes desencadenantes que estableces para los clientes en función de dónde se encuentren en su recorrido, lo que te permite llegar a las personas adecuadas en el momento adecuado.

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