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O que é um fluxo de trabalho automatizado?

Reduza sua carga de trabalho e expanda seus negócios ao mesmo tempo.

Empresas precisam de processos definidos para realizar tarefas com eficiência. Infelizmente, muitos fluxos de trabalho e processos são prejudicados pelo número de tarefas manuais demoradas que criam gargalos. Tarefas manuais, incluindo a entrada de dados, são tediosas e propensas a erros humanos. Quanto mais tempo seus funcionários gastam nessas tarefas, mais sua empresa está desperdiçando recursos, incluindo tempo e dinheiro. Quando precisar aumentar a eficiência, a produtividade e a precisão, use a automação do fluxo de trabalho.

A automação do fluxo de trabalho é uma maneira de simplificar processos essenciais e minimizar atrasos para que as coisas sejam feitas mais rapidamente.

Se você fica inseguro com a automação de processos, não se preocupe. A automação do fluxo de trabalho não reduz ou elimina o elemento humano, muito pelo contrário. Ela dá protagonismo às pessoas, automatizando funções recorrentes para que as equipes possam se concentrar em planejamento, criação de estratégias e análises.

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho acontece quando você cria um conjunto de regras para automatizar as principais etapas de um processo tradicionalmente manual.

As etapas automatizadas são o que algumas pessoas chamam de ações em situação de causa e consequência ("if-then", em inglês):

  • Se um cliente fizer uma compra, então receberá uma notificação de pedido.
  • Se um cliente adicionar um item ao seu carrinho de compras digital, mas sair antes de finalizar a compra, então receberá um e-mail de carrinho abandonado que o atrairá de volta para concluir a transação.

Ações como essas não levam muito tempo de análise, então são fáceis de automatizar. Isso simplifica todo o processo, permitindo que você aproveite melhor o seu tempo.

Por que usar a automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho pode tornar quase qualquer processo mais eficiente e prático. Ao se encarregar de tarefas simples, a automação proporciona a você mais tempo e energia mental para executar e expandir seus negócios. Os benefícios são visíveis tanto dentro das operações quanto do ponto de vista da gestão da equipe.

Alguns dos muitos benefícios da automação do fluxo de trabalho incluem:

1. Maior clareza e consistência

A automação do fluxo de trabalho padroniza as etapas de um processo, alinhando-as conforme uma determinada sequência de tarefas. Depois que essa sequência é definida, ela se torna um guia para todos que trabalham nesse projeto. Basta observar como o fluxo de trabalho está esquematizado para saber o que acontece primeiro, o que cada evento aciona, o que vem a seguir e assim por diante.

Essa clareza de informações é importante para as equipes de hoje em dia, que têm sempre muito trabalho a fazer. Sem isso, há sempre a chance de uma etapa crítica ser esquecida. Com a automação do fluxo de trabalho, as informações estão sempre à disposição, e ainda com detalhes e em função "if-then", ou seja, os resultados vão acontecendo de forma automática.

2. Garanta que cada um assuma suas responsabilidades

Assumir responsabilidades é importante para qualquer equipe. Quando aumenta o nível de responsabilidade no local de trabalho, você também melhora:

  • Desempenho do funcionário
  • Participação e envolvimento
  • Senso de competência
  • Compromisso com o trabalho
  • Moral da equipe

Ao configurar a automação do fluxo de trabalho, você delega determinadas tarefas ao sistema automatizado. Se alguma tarefa precisar de contribuição ou aprovação humana, ela será delegada a uma pessoa específica. As pessoas se sentem melhor, porque sabem quem está cuidando do quê.

Além disso, com a automação assumindo os processos manuais de rotina, cabe às pessoas reais cuidar de tarefas muito mais interessantes.

3. Aumente a satisfação no trabalho

De acordo com a Deloitte Insights, desempenhar tarefas gratificantes é um dos principais fatores para a retenção de funcionários. Mais de 40% dos trabalhadores que procuram por outro emprego dizem que são motivados pelo mau aproveitamento de suas habilidades em seu trabalho vigente. Outros 27% citam a falta de desafio em seus empregos.

Quando você automatiza tarefas comuns, aumenta a quantidade de tempo que os funcionários gastam em trabalhos estimulantes e mentalmente desafiadores. Em vez de perder tempo programando mensagens, eles podem elaborar iniciativas estratégicas e pesquisar as práticas mais recentes. Eles acabam fazendo o trabalho para o qual foram contratados e isso os torna mais propensos a permanecer no emprego.

4. Aumente a produtividade

Toda empresa tem um número limitado de horas de trabalho disponíveis, não importa o tamanho de sua equipe. Como a automação do fluxo de trabalho tira as tarefas redundantes das costas dos membros da equipe, eles podem passar a dedicar seu tempo a funções de nível superior.

Isso resulta em maior produtividade para sua equipe e seus membros. Após a automação do fluxo de trabalho, 86% dos profissionais relataram em uma pesquisa que a mudança os tornou mais produtivos.

5. Reduza o risco de erro

Trabalhar de forma humana significa precisar de um senso de propósito e produtividade, mas também que erros acontecem.

Isso vale para todo mundo. Às vezes você aperta a tecla errada e envia uma solicitação de reembolso de um J. Smith para um K. Smith. Ou então lê "9" no lugar de "8" e insere o número incorreto na planilha, inutilizando todo um conjunto de cálculos. Isso acontece… mas, quando acontece, pode custar dinheiro e levar tempo para consertar.

Quando você automatiza processos manuais, reduz (ou até mesmo elimina) o risco de um erro administrativo ocorrer.

Automação do fluxo de trabalho em marketing

A automação do fluxo de trabalho pode melhorar praticamente qualquer processo, mas alguns dos benefícios mais diretos para o seu resultado final ocorrem ao automatizar o marketing.

Para começar, a automação do fluxo de trabalho permite que você forneça o nível de personalização que os clientes de hoje exigem. De acordo com o Dynamic Yield, mais de 60% dos consumidores norte-americanos dizem que estão mais propensos a se envolver com um e-mail que foi personalizado de acordo com seus interesses. E 80% preferem comprar de marcas que personalizam as experiências do cliente.

É difícil fazer uma personalização eficaz quando você faz tudo manualmente. É preciso que alguém verifique na lista de e-mail os novos assinantes e envie mensagens de boas-vindas para quem se cadastrou recentemente. Se você tiver clientes que perdeu de vista, é preciso que alguém os encontre e programe o envio de uma mensagem promocional dizendo "sentimos sua falta".

A automação tira das suas costas tarefas manuais como essas, para que possa se concentrar em estratégia, análise e planejamento. Em vez de passar a maior parte do seu tempo executando campanhas, você pode trabalhar na otimização da experiência do público e determinar quais mensagens obtêm os melhores resultados.

Segmentação

Segmentação de público é a prática de dividir seu público em subgrupos, cada um com um conjunto específico de características compartilhadas. Por exemplo, uma marca de roupas poderia criar um segmento para consumidores que tenham de 20 a 35 anos, outro para quem gosta de fazer exercícios, e outro para consumidores de 20 a 35 anos que gostam de fazer exercícios. A marca poderia então criar campanhas de marketing personalizadas que são relevantes para cada grupo.

A automação pode permitir que você segmente contatos sem qualquer esforço manual. O processo é mais eficiente e preciso porque o software não deixará nenhum segmento para trás.

Campanha gota a gota

Um dos métodos de automação mais úteis no marketing é a campanha gota a gota. Uma campanha gota a gota permite que você configure mensagens específicas para serem enviadas em uma sequência definida, com base em um evento ou interação de um membro do público.

Funciona assim. Um contato interage com sua marca de alguma forma, como:

  • Inscreve-se em sua lista de e-mail
  • Faz um pedido on-line
  • Entra em contato com seu departamento de atendimento ao cliente
  • Não compra há algum tempo

Essa ação aciona o primeiro e-mail na campanha gota a gota, que é enviado automaticamente. O ideal é que o e-mail inclua itens personalizados como o nome do contato e uma referência à ação que ele tomou. A resposta (ou não resposta) do contato a esse e-mail inicial aciona a próxima etapa no processo.

Digamos que a campanha seja promocional para uma classe de produtos que a pessoa pesquisou, e o primeiro e-mail oferece desconto nesse produto. Se o contato visualiza o e-mail, mas não compra o produto, pode receber uma oferta promocional semelhante em um mês. Se não abrir o e-mail, pode receber uma mensagem dizendo "sentimos sua falta" em oito semanas. Se ele comprar, é direcionado a outra campanha gota a gota.

O mais legal desse processo é que tudo isso é automatizado. Ninguém precisa perder tempo decidindo se é necessário fazer o acompanhamento do contato ou qual mensagem enviar. Ninguém precisa programar o envio de e-mails: tudo isso acontece com base em um acionador.

Segmentação do comportamento do comprador

A automação também permite que você faça o acompanhamento de pessoas que, por outros meios, perderia de vista. Por exemplo, considere a possibilidade do uso de anúncios e e-mails de remarketing.

Um anúncio de remarketing é uma mensagem que você envia a um cliente que navegou no seu site ou viu um produto específico, mas decidiu não o adicionar ao carrinho. Mais tarde, a pessoa recebe um anúncio ou e-mail de acompanhamento para esse produto, possivelmente com uma oferta promocional.

Você também pode usar a automação para configurar e-mails de carrinho abandonado. Aproximadamente 69% de todos os compradores on-line abandonam seus carrinhos antes de finalizar a compra, mas você pode recuperar alguns desses pedidos entrando em contato assim que o carrinho for abandonado.

Os usuários do Mailchimp recebem cerca de 34 vezes mais pedidos por destinatário com o uso de e-mails de carrinho abandonado do que com e-mails em massa não personalizados. Você cria uma mensagem que reflete sua marca e configura para que seja enviada sempre que alguém abandonar um carrinho.

Mais uma vez, a automação faz a maior parte do trabalho. Você apenas informa ao sistema quais ações deseja segmentar e com quais mensagens.

Por que a automação do fluxo de trabalho de marketing funciona

Fluxos de trabalho automatizados liberam tempo para sua equipe. Você pode enviar mensagens mais personalizadas com menos esforço. O Mailchimp facilita o rastreamento dos resultados dessas mensagens, para que você acesse seu painel de controle e possa ver o que melhor está funcionando. Sobra mais tempo para fazer isso quando você gasta menos tempo programando e enviando e-mails.

Além disso, como a automação permite que você configure e comercialize para segmentos de público específicos, seu relacionamento com seus contatos fica cada vez melhor. Seu público acredita que suas mensagens são relevantes e valiosas, então é provável que isso gere mais cliques e, por fim, conversões.

Como criar um fluxo de trabalho automatizado

Para começar a criar uma automação de fluxo de trabalho, pense em um processo que você poderia automatizar. Para a sua equipe, isso pode significar criar segmentos de público, campanhas gota a gota segmentadas, ou ambos. Ou talvez você queira começar automatizando o retargeting ou seus e-mails de carrinho abandonado.

Esses são apenas pontos de partida. Você pode criar um fluxo de trabalho automatizado para qualquer processo de marketing que tenha ou inclua um acionador "if-then": Se o contato fizer isso, então receberá este e-mail, anúncio do Google ou de redes sociais.

Defina metas

Depois de identificar seu processo, decida o que quer que a automação realize, configurando metas SMART. Por exemplo, ao automatizar o processo de e-mail de carrinho abandonado, seu único objetivo é reduzir o número de carrinhos abandonados? Isso é possível, mas é apenas um objetivo de muitos.

Você pode usar a automação de fluxo de trabalho para aumentar o valor médio do seu pedido. Nesse caso, seria interessante você ir além e adicionar recomendações de produtos à sua mensagem de "Você esqueceu alguns itens no seu carrinho!".

Se você estiver criando uma campanha gota a gota, seja específico sobre quais ações quer que as pessoas tomem. Essa é uma etapa importante sempre que você tiver várias automações em um processo, pois a ação do destinatário acionará a próxima etapa. Você saberá que o processo foi executado com sucesso quando a ação de um contato corresponder ao seu objetivo final.

Trabalhe em equipe

Informe seu objetivo à equipe e explique o que estará envolvido no processo de automação do fluxo de trabalho. Converse com todos que terão uma função dentro do processo automatizado para que eles entendam qual o seu papel.

Provavelmente, algumas pessoas terão suas responsabilidades alteradas devido à automação. Garanta que saibam que isso vem para melhorar o trabalho delas, e não para deixá-lo mais difícil. Mostre por que essa mudança tornará o trabalho mais satisfatório e as ajudará a usar suas habilidades de melhor forma.

Crie o fluxo de trabalho

Fluxos de trabalho automatizados são basicamente fluxogramas, por isso são melhores quando criados em formatos visuais. Muitos programas de automação, incluindo o recurso de automação de marketing do Mailchimp, permitem que você crie seu fluxo de trabalho usando uma ferramenta de arrastar e soltar. É fácil e prático, e você pode editá-lo ao longo do caminho.

Basta configurar o acionador e sua ação. Depois, é só pensar na provável próxima ação do contato. Quais serão os acionadores e suas ações em seu sistema? Faça ajustes até que tudo pareça estar em seu lugar. Lembre-se: sempre é possível alterar mais tarde com base nos resultados.

Avance e avalie seus resultados

Assim como para tudo no marketing, é importante avaliar regularmente o desempenho de suas automações de fluxo de trabalho. Suas campanhas gota a gota estão apresentando resultados? Caso não estejam, quais etapas não estão sendo executadas?

Se está tudo funcionando corretamente, como você pode fazer para manter seu sucesso daqui para frente?

A melhor maneira de responder a essas perguntas é identificando os principais indicadores de desempenho (KPIs), como:

Criar sua campanha dependerá do processo específico que você automatizou. Escolha uma campanha para cada processo, e então observe a progressão dos números. Você ficará impressionado com a melhoria dos resultados para os mesmos recursos e tempo.

Exemplos de automação de fluxo de trabalho

Fluxos de trabalho automatizados podem melhorar muitos processos de negócios diferentes, incluindo:

  • RH: A automação de recursos humanos ajuda os gerentes a recrutar candidatos mais rapidamente com ferramentas que podem ajudar as pessoas a identificar palavras-chave e dados nos currículos. Ela também simplifica o processo de integração, incluindo verificações de antecedentes, e reduz a quantidade de papelada.
  • TI: A automação da tecnologia da informação pode reduzir o tempo necessário para abordar preocupações atribuindo tíquetes e evitando duplicatas. Ela também pode ser usada para reduzir riscos de segurança e integrar-se a ferramentas de segurança para gerenciar a infraestrutura.
  • Marketing: A automação de marketing pode ajudá-lo a segmentar seu público para o mercado para os clientes de forma mais eficaz. Com campanhas gota a gota, marketing automatizado em redes sociais e segmentação, você pode começar a criar campanhas de marketing mais eficazes com base no comportamento do usuário e nos dados do cliente.
  • Vendas: A automação pode melhorar o processo de vendas, permitindo segmentar leads com base em onde eles estão na jornada do cliente. Você também pode automatizar as comunicações com o cliente e atualizações de leads que podem afetar o processo de vendas.
  • Contabilidade: A automação financeira pode otimizar as reconciliações e a folha de pagamento, reduzindo o erro humano e seu nível de risco. O software de automação também se integra às ferramentas financeiras para simplificar a contabilidade, a escrituração e a geração de relatórios.

Use o Mailchimp para automação de fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho de marketing pode melhorar a produtividade e evitar erros humanos para campanhas de marketing melhores e mais eficazes. Com as ferramentas de automação de marketing por e-mail do Mailchimp, você pode criar fluxos de trabalho personalizados e automatizados para cada segmento de cliente configurando mensagens acionáveis e agendando e-mails no melhor momento para aumentar as conversões.

A ferramenta de mapeamento da jornada do cliente do Mailchimp ajuda a visualizar os diferentes acionadores que você define para os clientes com base em onde eles estão na jornada do cliente, permitindo que você entre em contato com as pessoas certas no momento certo.

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