Lavorare in un team affiatato spesso si può paragonare a una macchina ben oliata, con i compiti che fluiscono senza interruzioni da un membro all'altro. Tuttavia, nel momento in cui è necessario prendere una decisione, il flusso di lavoro regolare può subire una brusca battuta d'arresto.
L'incertezza su quali membri del team debbano prendere parte a questa decisione e sul ruolo che devono svolgere, interrompe il ritmo, causando ritardi e potenziali conflitti. Per ripristinare quel ritmo, è utile avere un processo chiaro da seguire, come il framework del processo decisionale RAPID.
Creato da Bain & Company, RAPID seleziona chi fa cosa ogni volta che è il momento di prendere decisioni importanti nella tua organizzazione. Questo aiuta a decidere le questioni in modo più rapido ed efficiente, migliorando al contempo la chiarezza, la responsabilità e la collaborazione. Ecco come funziona.
Il modello di processo decisionale RAPID
Il modello di processo decisionale RAPID può cambiare il modo in cui tu e il tuo team prendete le decisioni. Offre la struttura necessaria definendo 5 ruoli chiave: Consiglia, Accetta, Esegui, Inserisci e Decidi. Questi ruoli chiariscono quali membri del team forniscono contributi, quali creano la proposta, quali hanno l’ultima parola e quali mettono in atto il piano.
Consiglia
Nel modello RAPID, la persona addetta a fornire consigli offre alla persona che ricopre il ruolo Decidi, chiamato anche Decisore, una proposta chiara e organizzata. A tale scopo, deve essere in possesso di innegabili capacità di risoluzione dei problemi e acquisire dati approfonditi da coloro che ricoprono i ruoli Inserisci e Accetta.
Per ottenere i migliori risultati, assegna il ruolo Consiglia a una persona in possesso di una profonda conoscenza dell'argomento. È inoltre fondamentale che la persona che prende le decisioni abbia fiducia in queste persone per essere sicuri che le loro raccomandazioni siano apprezzate.
Durante il processo decisionale, dovranno valutare accuratamente i dati approfonditi, i fatti e le statistiche per creare un piano d'azione efficace. Il feedback proveniente dalle persone che svolgono i ruoli Inserisci e Accetta può variare, quindi la persona che consiglia dovrebbe essere aperta a vari punti di vista.
Concorda
La persona assegnata al ruolo Accetta deve mostrare supporto per la decisione proposta. Per farlo in modo efficace, deve rivedere la raccomandazione, considerare i rischi connessi ed eventuali preoccupazioni e suggerimenti.
Le persone addette al ruolo Accetta non si devono limitare a rifiutare il piano proposto semplicemente se ritengono che questo possa non funzionare. Dovrebbero invece riportare informazioni e dati chiave che aiutino a perfezionare la proposta, assicurando che sia in linea con gli obiettivi del team. Poiché questa situazione può portare a colli di bottiglia, coinvolgere il minor numero possibile di persone in questo processo può portare a decisioni più rapide.
Non è sempre necessario assegnare questo ruolo. In genere è necessario solo per decisioni specializzate che devono rispettare norme finanziarie, legali e tecniche. Se devi selezionare una persona addetta al ruolo Accetta, assicurati che abbia esperienza nell'area pertinente per fornire informazioni e supporto preziosi.
Esegui
Il ruolo Esegui consiste nel trasformare le decisioni finalizzate in azione. Una volta che il piano è stato messo in atto, realizzarlo è compito della persona addetta al ruolo Esegui. Garantiscono che le attività necessarie vengano svolte senza intoppi gestendo le risorse, rispettando le tempistiche e supervisionando tutti gli aspetti pratici.
Puoi ottenere ottimi risultati assegnando questo ruolo a persone con una comprovata esperienza nel portare a termine le cose. Devono essere in possesso di eccellenti capacità di comunicazione e gestione dei progetti e una forte attenzione ai dettagli.
Se possibile, coinvolgi la persona addetta al ruolo Esegui all'inizio del processo di pianificazione. Considera inoltre la possibilità di nominare la persona addetta al ruolo Inserisci, in modo che possa condividere eventuali dubbi sull'implementazione prima che venga presa una decisione.
Inserisci
Le persone nel ruolo di Inserisci forniscono alla persona addetta al ruolo Consiglia materiale e dati approfonditi fondamentali per prendere decisioni informate. Possono farlo effettuando ricerche, raccogliendo dati o semplicemente facendo leva sulla propria esperienza.
Nella maggior parte dei casi, assegnerai questo ruolo a diversi membri del team di progetto, ma coinvolgerai solo le persone necessarie per prevenire idee in conflitto. Seleziona collaboratori con esperienza o accedi a dati critici relativi alla decisione in questione. Potresti anche prendere in considerazione il fatto che le persone potrebbero essere fortemente influenzate dalla decisione finale.
Sebbene il ruolo di Inserisci sia fondamentale per creare proposte ponderate, la persona addetta al ruolo di Consiglia non per forza deve sempre seguire i loro consigli. Questa flessibilità aiuta a prevenire ritardi nel processo decisionale a causa di disaccordi.
Decidi
Il ruolo Decidi ha l'autorità ultima nell'effettuare la scelta finale. Questo individuo o gruppo considera la proposta sviluppata dal ruolo Consiglia ma non è vincolato da essa. Prima di approvarla, deve riflettere sui compromessi e confermare che il piano sia in linea con la missione, i valori e gli obiettivi dell'organizzazione.
Idealmente, ti consigliamo di assegnare il ruolo Decidi a un individuo solo per garantire chiarezza e responsabilità. Un candidato adatto potrebbe essere una persona che conosce bene l'argomento, che dimostra una forte leadership e conosce gli obiettivi dell'organizzazione. Tuttavia, puoi affidare le responsabilità decisionali a un gruppo se stabilisci una struttura di governance ben definita.
Sebbene la leadership spesso detenga il potere decisionale, non sempre deve essere così. Guardare oltre il team dirigenziale può portare a un processo decisionale più imparziale e inclusivo.
Come funziona il processo decisionale RAPID
Se stai guardando l'acronimo RAPID e pensi che i flussi del processo decisionale non abbiano senso, hai assolutamente ragione. Questo perché non è pensato per essere svolto nell'ordine.
Ad esempio, la persona addetta a fornire consigli può incontrarsi più volte con coloro che ricoprono i ruoli di Inserisci e Accetta per sviluppare una proposta attuabile. Oppure, se il decisore non approva la proposta, potrebbe essere necessario ricominciare daccapo il processo.
Per dimostrare come potrebbe funzionare questo processo alquanto complesso, ecco un esempio di utilizzo del modello decisionale RAPID nella selezione di una strategia di email marketing.
Assegnazione dei ruoli
Quando si utilizza il framework del processo decisionale RAPID, è necessario avviare il processo assegnando ciascun ruolo a una singola persona o gruppo. Ecco come potrebbe apparire per una società di marketing.
- Consiglia: l'Head of Marketing Research svolge il ruolo di fornire consigli. Esaminerà le opzioni e creerà una strategia di email marketing supportata dai dati.
- Concorda: il Chief Financial Officer (CFO) e l'Head of Legal Compliance assumono il ruolo Concorda. Esamineranno la strategia proposta dal punto di vista finanziario e legale.
- Esegui: il Marketing Manager viene scelto come persona addetta al ruolo di esecuzione. Una volta decisa, implementerà la strategia di email marketing.
- Inserisci: il team Product Development assumerà il ruolo di Inserisci. Fornirà informazioni sulle funzionalità e gli aggiornamenti dei prodotti per migliorare la strategia di marketing.
- Decidi: il Chief Marketing Officer (CMO) ha funzione di decisore. Approveranno la nuova strategia di email marketing per incrementare lead e vendite.
Seguire un processo passo dopo passo
Sebbene il processo differisca per ogni decisione, team e organizzazione, il seguente approccio potrebbe funzionare quando si sceglie una strategia di email marketing.
- L'Head of Marketing Research (Consiglia) chiede al team Product Development (Inserisci) informazioni sulle funzionalità e sugli aggiornamenti del prodotto. Quindi, raccolgono input pertinenti dal CFO e dall'Head of Legal Compliance (Concorda) per informare ulteriormente sulla loro strategia di email marketing.
- La persona addetta al ruolo Consiglia utilizza i dati approfonditi relativi a prodotto, alle finanze e agli aspetti legali per sviluppare una proposta di strategia di marketing. Viene presentato al CMO (Decidi) per la revisione.
- Il Decisore esamina la proposta, considerando tutti i fattori, compresi gli aspetti finanziari e legali. Possono approvarlo, richiedere revisioni o rifiutarlo.
- Dopo aver approvato la proposta, il CMO fornisce al Marketing Manager (Esegui) la strategia di marketing finalizzata.
- La persona addetta al ruolo Esegui mette in atto il piano, garantendo che le campagne di email marketing risultanti siano in linea con le linee guida stabilite.
L'esempio precedente mostra in che modo il modello RAPID può aiutare i team a prendere decisioni ben informate. Ma ricorda, ci sono diversi approcci per raggiungere lo stesso obiettivo.
Vantaggi dell'utilizzo del quadro decisionale RAPID
Quando si prendono decisioni in gruppo, i confini delle responsabilità spesso si confondono, causando confusione, disaccordi e ritardi? In tal caso, il processo decisionale RAPID può fornire la struttura per chiarire chi è responsabile di cosa—e come procedere al meglio. Non sei ancora sicuro? Scopri i seguenti vantaggi.
Aumenta il consenso dei dipendenti
Con RAPID, ogni membro del team conosce il proprio ruolo. Definendo chiaramente i ruoli, puoi ottenere meglio il consenso dei dipendenti, poiché tutti si sentono più connessi e coinvolti. Questo aiuta ad aumentare la produttività e migliora la cultura della tua organizzazione promuovendo un ambiente di squadra più positivo e collaborativo. Porta inoltre a decisioni di qualità superiore che vanno a vantaggio dei profitti e del successo complessivo dell'organizzazione.
Riduci i colli di bottiglia
Un processo decisionale mal definito spesso si traduce in inutili rallentamenti. Processi di approvazione ambigui o feedback poco chiari possono bloccare il tuo team, impedendoti di passare alle fasi successive. RAPID elimina questi colli di bottiglia, aumentando così l'efficienza del tuo team e garantendo che i progetti complessi vengano completati in tempo e nel rispetto del budget.
Prendi decisioni di alta qualità
Non è raro che i team siano alle prese con decisioni affrettate o non informate che non tengono conto di dettagli o prospettive chiave. Il quadro RAPID risolve questo problema fornendo al tuo team un processo formale da seguire. Ruoli e fasi ben definite ti permettono di basare le tue scelte su una visione collettiva, a tutto vantaggio della tua organizzazione.
Chiarisci la responsabilità delle decisioni
RAPID riduce il rischio di incomprensioni su chi è responsabile delle decisioni. Nessuno deve indovinare cosa fare o gestire compiti che si sovrappongono. Con ogni ruolo chiaramente delineato, la responsabilità è chiara, riducendo al minimo la confusione e il caos nel team. Ciò garantisce che il tuo team possa concentrarsi sul completamento delle attività in modo efficace e ottenere risultati migliori per l'azienda.
Insidie a cui prestare attenzione quando si utilizza il processo decisionale RAPID
Sebbene RAPID miri a semplificare e snellire il processo decisionale, ci sono potenziali insidie da tenere a mente, come:
Escludere le principali parti interessate
È necessario che tutte le principali parti interessate siano coinvolte quando si prendono decisioni critiche. Lasciare tutte le parti rilevanti fuori dall’equazione può portare a decisioni prive di dati approfonditi e informazioni essenziali. E questo è fin troppo facile da fare se non si traccia una mappa del proprio team e non si selezionano con cura le persone con le giuste competenze.
Per evitare questo problema, rivedi e aggiorna regolarmente gli elenchi delle parti interessate. Verifica che tutte le parti interessate siano coinvolte fin dall'inizio. Quindi, acquisisci in modo mirato i loro dati approfonditi durante tutto il processo decisionale.
Ricevere informazioni utili dal team
Prendere decisioni informate implica ottenere il giusto tipo di feedback. Commenti generici o vaghi possono portare il Recommender sulla strada sbagliata. Hanno bisogno di dati approfonditi diretti e fruibili per informare le loro raccomandazioni.
Assicurati che il tuo team contribuisca con input utili fornendo esempi di come potrebbe apparire. Valuta inoltre la possibilità di organizzare sessioni di feedback strutturate per supportare il processo di creazione delle proposte.
Mancanza di formazione in merito al processo decisionale RAPID
Senza un'adeguata formazione RAPID, il tuo team potrebbe non essere sicuro di come implementarlo. Ruoli e responsabilità possono diventare poco chiari, ostacolando i progressi e impedendo un buon processo decisionale.
È possibile cambiare la situazione semplicemente investendo nella formazione del framework RAPID. Coinvolgi tutti i membri del tuo team, non solo le attuali parti interessate, per preparare tutti a prendere decisioni eccellenti ora e in futuro. Ripeti la formazione ogni anno come aggiornamento e per aiutare i nuovi assunti ad aggiornarsi.
Semplifica il processo decisionale con il processo RAPID
Un processo decisionale rapido e corretto è fondamentale per il successo del tuo team. La maggior parte delle organizzazioni di successo ottimizza il processo decisionale in un modo o nell'altro—e RAPID è un ottimo modo per farlo. Crea le condizioni per ottenere risultati migliori individuando in modo chiaro tutti gli attori chiave e relativi ruoli. Niente più ripensamenti o discussioni infinite. Con RAPID, ogni decisione complessa ha una direzione e una chiarezza che distinguono la tua azienda e la spingono in avanti.