Guida all’onboarding dei nuovi assunti

Pre-onboarding

Durante questa fase di onboarding di un nuovo dipendente, devi coinvolgerlo e mantenerlo interessato al lavoro. Il processo di onboarding è costoso, come probabilmente sai già, quindi puoi risparmiare se assumi persone che rimarranno nella tua azienda quanto più a lungo possibile.

Un’idea per preservare il coinvolgimento dei nuovi assunti che inizieranno a breve è inviare loro la newsletter della tua azienda. Falli sentire come se facessero già parte del team. Invitali a un incontro di benvenuto con tutti i membri del personale.

Anche se avranno bisogno di un po’ di tempo per imparare a conoscere tutti i tipi di personalità nel posto di lavoro e come affrontarli, consentire loro di incontrare tutti i membri del team può rendere l’inizio più facile e molto meno stressante per il nuovo assunto, soprattutto se il team è caloroso e accogliente.

Valuta se è opportuno utilizzare un sistema di affiancamento per fare sentire il nuovo assunto davvero come il benvenuto. Indicagli una persona a cui rivolgere tutte le sue domande. Per semplificare la vita di tutti, puoi presentare questa persona tramite una riunione virtuale e fornire al nuovo assunto tutte le sue informazioni di contatto.

Orientamento e introduzione

L’onboarding di nuovi dipendenti ha luogo una volta che questi inizia a lavorare effettivamente per l’azienda. Questo è il momento in cui devi sottolineare i valori della tua azienda. Inoltre, è importante che il nuovo assunto riceva un tour formale dell’azienda, sia presentato a tutti e cominci a conoscere le persone con cui lavorerà più da vicino.

Durante questa fase, è importante che il dipendente si senta accolto e riceva un supporto adeguato in modo da avere la sensazione che la sua integrazione nell’azienda stia andando a gonfie vele.

Formazione specifica per ruolo

La fase successiva del processo è la formazione specifica per il ruolo, ossia il momento in cui il tuo dipendente impara tutto quello che deve sapere per la sua posizione. In questa fase, il nuovo assunto spesso riceve le informazioni di accesso per i vari programmi, viene preso sotto l’ala da un veterano dell’azienda e comincia a conoscere il team con cui collaborerà più spesso.

Transizione completa con supporto continuo

Questa è la parte della formazione di onboarding del nuovo assunto in cui il dipendente comincia a essere autonomo e a eseguire progetti o compiti senza che nessuno debba affiancarlo costantemente. Tuttavia, non è consigliabile lasciare il nuovo assunto senza direzione o supporto in questa fase. Questo deve essere un momento in cui tu e il resto del personale siete disponibili a fornire indicazioni, rispondere alle domande e fare in modo che l’esperienza sia quanto più positiva possibile per il dipendente.

Confronto fra onboarding e orientamento dei nuovi assunti

Sebbene i termini onboarding e orientamento dei nuovi assunti siano spesso utilizzati in modo intercambiabile, non significano la stessa cosa.

L’orientamento è il processo iniziale di accoglienza di un nuovo assunto in azienda. Durante l’orientamento, offri al dipendente informazioni sulla tua missione, sui tuoi obiettivi e sulle tue procedure. Questo è anche il momento in cui presentare al dipendente la cultura e il personale della tua azienda.

Il processo di onboarding riguarda questi elementi, ma è più esteso e ha luogo in più fasi.

Motivi per avere un processo di onboarding dei dipendenti di successo

Quando effettui l’onboarding di un nuovo dipendente, il processo è molto importante.

Innanzitutto, un solido piano di onboarding per i nuovi assunti può aiutarti a incrementare la conservazione dei dipendenti. Il dipendente avvertirà che tutte le sue esigenze sono soddisfatte e si sentirà a proprio agio nell’azienda. In ultima analisi, ciò porta a un tasso di fidelizzazione più elevato, il che riduce lo stress e la fatica del personale e ti permette anche di risparmiare a lungo termine.

Supponiamo che un dipendente abbia appena iniziato e abbia bisogno di aiuto per comprendere le regole. Questo dipendente potrebbe non sapere che tutti i suoi compiti devono essere completati in determinati momenti e che l’azienda vieta l’uso del telefono durante l’orario di lavoro, a meno che non si tratti di un’emergenza. Se poi questo dipendente non soddisfa le tue aspettative, le ripercussioni possono arrivare in un attimo.

Tuttavia, un solido processo di onboarding ti permette di evitare che il dipendente possa obiettare che non sapeva nemmeno quali fossero queste aspettative.

Se implementi un processo di onboarding standardizzato per tutti i dipendenti, non ci sono dubbi. Non rischi che alcuni dipendenti rispettino e addirittura superino le aspettative e altri no in base alla loro formazione.

È importante che i tuoi nuovi dipendenti si sentano accolti e messi a loro agio da te e dagli altri dipendenti. In questo caso, avranno la fiducia necessaria per farsi avanti in caso di problemi e potranno risolvere con facilità qualsiasi questione con il resto del personale. Inoltre, si sentiranno anche parte del team fin dall’inizio, il che può avere un impatto sulla soddisfazione dei dipendenti e sulle loro prestazioni complessive all’interno dell’azienda.

Lista di controllo per l’onboarding dei nuovi assunti

Ora capisci quanto è importante l’onboarding dei nuovi assunti, ma forse non sai ancora cosa deve includere. Ecco alcuni passaggi da seguire:

1. Metti il nuovo assunto in contatto con le risorse umane

In primo luogo, ogni nuovo assunto deve entrare in contatto con il tuo reparto di risorse umane dal momento che è questo reparto che gestisce i pagamenti e altri aspetti vitali della sua esperienza con la tua azienda.

2. Conferma le informazioni relative al primo giorno con i nuovi assunti

Devi assicurarti che il nuovo assunto sia a conoscenza della data di inizio e di quello che deve portare con sé o indossare, nel caso in cui siano in vigore istruzioni speciali.

3. Assicurati che abbia le attrezzature necessarie

Devi assicurarti che il nuovo assunto abbia tutto il quello di cui avrà bisogno prima ancora di iniziare. Ciò può includere un computer fisso o portatile, un’email aziendale e qualsiasi accesso necessario. Devi anche fornirgli il manuale per i dipendenti.

4. Configura la postazione di lavoro

Devi configurare la postazione di lavoro del nuovo assunto con tutto quello di cui avrà bisogno per svolgere i suoi compiti. In questo modo, puoi assicurarti che il nuovo assunto sia pronto e si senta apprezzato.

5. Presenta il nuovo assunto al team

Il passo successivo deve essere la presentazione al team. Il nuovo assunto lavorerà o interagirà con queste persone e quindi è utile che conosca tutti.

6. Fai fare un tour dell’ufficio al nuovo assunto

Un nuovo ufficio può essere difficile da navigare per i nuovi assunti, specialmente se non sanno nemmeno dove andare per svolgere le loro attività o farsi un caffè. Assicurati che il nuovo assunto faccia un tour dell’edificio e metti in evidenza le aree più importanti.

7. Crea un programma di onboarding

Quando il nuovo assunto inizia, forniscigli un piano di onboarding. In questo modo, saprà esattamente cosa aspettarsi. Ciò ridurrà alcune delle domande più frequenti perché il nuovo assunto saprà cosa verrà trattato durante il processo di onboarding.

8. Organizza riunioni importanti

Nell’ambito del processo di assunzione, organizza riunioni importanti, come orientamento, formazione, check-in e così via. Consegna al nuovo assunto un programma in modo che sappia esattamente quali sono i prossimi appuntamenti e dove e quando avranno luogo.

Suggerimenti per l’onboarding dei nuovi assunti

I dipendenti trovano valore in tutto ciò che può rendere il loro lavoro più facile e le loro attività meno complicate e al tempo stesso li aiuta a inserirsi nell’azienda in modo più semplice.

Anche se durante il processo di onboarding è importante cercare di formare il dipendente in modo che risponda alle tue esigenze, assicurati anche di prendere in considerazione il dipendente stesso. Chiedigli come sta durante tutto il processo e cosa puoi fare per aiutarlo ad adattarsi. Prendi nota di questi fattori per la formazione di onboarding futura.

Come indicato brevemente sopra, assicurati di assegnare al nuovo assunto un punto di riferimento con cui comunicare. Ciò evita al nuovo assunto la paura di aver posto troppe domande e rende l’esperienza più personale.

Assicurati di personalizzare l’esperienza per il dipendente. Ciò lo farà sentire a suo agio durante tutto il processo e lo renderà più propenso a rimanere nell’azienda.

Inoltre, assicurati di non affrettare il processo. Dai tempo al dipendente di adattarsi secondo i suoi ritmi.

Effettua l’onboarding dei nuovi dipendenti in maniera efficace

L’onboarding dei nuovi assunti può essere un processo stressante per tutte le parti coinvolte, ma non è necessario che sia così: un piano preciso e alcuni suggerimenti possono rendere le cose più facili per te e per il nuovo assunto. Inoltre, Mailchimp offre una gamma di strumenti e servizi utili, fra cui gli strumenti di automazione delle email, che ti permettono di inviare messaggi di onboarding automaticamente, e i software per la creazione di newsletter aziendali professionali.