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Guide d'intégration des nouveaux employés

Optimisez l'intégration des nouveaux employés et favorisez leur réussite avec ce guide. Vos efforts peuvent contribuer à renforcer la fidélisation et la productivité.

Vous devrez peut-être embaucher un nouvel employé pour remplacer celui qui a pris sa retraite ou quitté l'entreprise pour une autre raison. Cela peut même être l'occasion de développer votre activité ou d'accueillir de nouvelles idées. Tous ne feront pas l'affaire, cependant. Vous devrez donc probablement fournir de gros efforts pour rechercher des candidats.

Une fois que vous avez choisi le nouveau membre du personnel, votre travail n'est pas terminé. Vous devez effectuer certaines démarches d'intégration du nouvel employé. Ce processus comprend de nombreuses étapes. Cette personne va avoir des responsabilités au sein de votre entreprise, et vous souhaitez la préparer le mieux possible.

L'embauche en petite entreprise suppose de responsabiliser les employés, leur faire connaître vos valeurs et définir ce que l'on attend d'eux. Il faudra en définitive élaborer une stratégie de communication solide et disposer d'une documentation ou de tout autre support d'information pour en transmettre le détail. Voyons plus en détail les pratiques d'intégration qui vous permettront de donner à vos nouveaux employés toutes les chances de s'acquitter de leur rôle avec succès.

Qu'est-ce que l'intégration des nouvelles recrues ?

L'intégration de nouveaux employés englobe l'ensemble du processus d'accueil et de préparation à l'intégration dans votre entreprise, qui se compose généralement de 4 étapes :

  • Pré-intégration
  • Orientation et présentation
  • Formation spécifique au poste
  • Transition complète avec assistance continue

Pré-intégration

Au cours de cette phase d'intégration d'un nouvel employé, vous souhaitez l'impliquer et préserver son intérêt pour le poste. Vous le savez probablement déjà, le processus d'intégration est coûteux. Plus ceux que vous embauchez demeurent longtemps à leur poste, plus vous faites faire des économies à votre entreprise.

Afin que vos futures nouveaux employés restent impliqués, pourquoi ne pas leur offrir la lettre d'information de l'entreprise ? Donnez-leur le sentiment de faire déjà partie de l'équipe. Invitez-les à venir rencontrer tous les membres du personnel.

Il leur faudra naturellement un certain temps pour apprendre à connaître et à gérer les différents types de personnalités sur le lieu de travail, mais en leur permettant de rencontrer tout le monde, en particulier lorsque l'équipe se montre chaleureuse et accueillante envers eux, vous pouvez rendre leurs débuts plus faciles et beaucoup moins stressants.

Réfléchissez à la possibilité de faire travailler votre nouvel employé en binôme pour qu'il se sente le bienvenu. Chargez une personne en particulier de répondre à toutes ses questions. Pour faciliter les choses, vous pouvez organiser une réunion virtuelle pour présenter cette personne au nouvel employé et lui fournir toutes ses coordonnées.

Orientation et présentation

L'intégration proprement dite a lieu lors du premier jour de l'employé dans l'entreprise. C'est le moment de mettre l'accent sur les valeurs de l'entreprise, de leur faire officiellement visiter les lieux, de procéder aux présentations adéquates et de leur permettre de commencer à nouer des relations avec leurs plus proches collaborateurs.

Au cours de cette phase, l'employé doit se sentir bien accueilli et recevoir un soutien suffisamment cordial pour lui donner confiance dans le bon déroulement ultérieur de son intégration dans l'entreprise.

Formation spécifique au poste

L'étape suivante du processus est la formation spécifique au poste, la période où votre employé emmagasine toutes les informations nécessaires à ses fonctions. Il peut s'agir notamment de lui fournir ses identifiants de connexion à différents systèmes, de le confier à un collaborateur expérimenté qui va le prendre sous son aile ou de lui faire faire connaissance avec l'équipe au sein de laquelle il travaillera le plus souvent.

Transition complète avec assistance continue

Il s'agit de la phase de la formation d'intégration où le nouvel employé se retrouve désormais en autonomie. Il commence à s'attaquer à des projets ou à des tâches de sa propre initiative. Mais ce n'est pas le moment de laisser votre nouvel employé sans instructions ni soutien, au risque de le voir échouer. L'ensemble du personnel, vous y compris, doit rester disponible pour fournir des conseils, répondre aux questions et plus généralement rendre toute cette expérience positive.

Intégration et orientation des nouveaux employés

Bien que les termes intégration et orientation soient souvent employés de façon interchangeable pour ce qui est des nouveaux employés, ils n'ont pas la même signification.

L'orientation est le processus initial d'accueil d'une nouvelle recrue dans l'entreprise. Durant la phase d'orientation, vous instruisez l'employé de votre mission, vos objectifs et vos procédures. C'est également le moment de lui présenter la culture et le personnel de votre entreprise.

L'intégration, quant à elle, approfondit ces éléments dans un processus en plusieurs étapes.

Pourquoi se préoccuper de la réussite du processus d'intégration des employés ?

Lors de l'intégration d'un nouvel employé, votre processus fait toute la différence.

D'une part, vous augmentez la rétention des employés grâce à un solide plan d'intégration des nouvelles recrues. L'employé aura l'impression que toutes ses attentes sont comblées, et se sentira à l'aise dans l'entreprise. En fin de compte, on y gagne un taux de rétention plus élevé, ce qui permet d'éviter au personnel stress et tracas, et d'économiser à long terme les fonds de votre entreprise.

Imaginons les débuts d'un employé. Il ne connaît pas encore bien les règles. Il peut ne pas savoir que toutes ses tâches doivent être accomplies dans un certain délai, et que l'entreprise interdit les appels téléphoniques personnels durant les heures de travail, sauf en cas d'urgence. Et lorsque son comportement ne répond pas à vos attentes, vous sévissez immédiatement.

Un solide processus d'intégration peut vous éviter de vous retrouver face à un employé qui affirme ne pas savoir ce que l'on attend de lui.

Avec un processus d'intégration standardisé pour tous les employés, pas de malentendu. Pas de clivage entre employés motivés, à la hauteur des attentes, et d'autres, totalement démotivés, en fonction de leur formation respective.

Vous souhaitez que vos nouveaux employés se sentent les bienvenus, à l'aise avec vous-même et les autres collaborateurs. Ils n'hésiteront pas à se rapprocher d'un collègue en cas de problème, et seront heureux de participer à la résolution de celui-ci avec le reste du personnel. Ils auront également l'impression de faire partie de l'équipe très tôt, ce qui peut affecter leur satisfaction et leur performance globale au sein de l'entreprise.

Liste de vérification pour l'intégration des nouveaux employés

Vous avez probablement assimilé l'importance de l'intégration pour les nouvelles recrues, mais vous ne savez peut-être pas comment faire. Il y a plusieurs étapes à suivre :

1. Les mettre en contact avec le service RH

Avant toute chose, chaque nouvel employé doit se mettre en contact avec le service RH, qui gère les paiements et d'autres aspects vitaux de leur vie professionnelle.

2. Leur confirmer la date et les modalités de prise de poste

Vous devez vous assurer que le nouvel employé est informé de sa date de début, et, le cas échéant, de la tenue à porter et des documents à fournir.

3. S'assurer qu'ils disposent de l'équipement nécessaire

Vous devez ensuite veiller à fournir au nouvel employé, dès le début, tout ce dont il a besoin pour sa journée de travail. Il peut s'agir d'un ordinateur portable ou de bureau, d'un e-mail professionnel ou de ses identifiants de connexion. Il faut également lui remettre le manuel de l'employé.

4. Configurer leur poste de travail

Vous devez aménager le poste de travail du nouvel employé de façon à ce qu'il dispose de tout le nécessaire pour s'acquitter de ses tâches. Cela lui permet d'être bien préparé, et lui montre que vous vous souciez de lui.

5. Les présenter à l'équipe

L'étape suivante consiste à présenter le nouvel employé à l'équipe. Ce sont les personnes avec lesquelles il va travailler ou interagir, et cela lui permet d'apprendre à connaître tous ses collègues.

6. Leur faire visiter le bureau

Se retrouver dans un cadre peu familier, où il ignore même l'emplacement de son poste de travail ou de la machine à café, peut être stressant pour un nouvel employé. Faites en sorte de lui faire visiter le bâtiment, particulièrement les zones les plus importantes.

7. Fournir un programme d'intégration

Lorsque votre nouvel employé débute, fournissez-lui un plan d'intégration. Faites-lui savoir exactement ce qui va se passer. Le fait de savoir en quoi consiste le processus d'intégration lui évitera de poser certaines questions récurrentes chez les nouveaux.

8. Programmer les réunions importantes

Dans le cadre du processus d'embauche, programmez les réunions importantes, orientation, formation, bilan, etc. Donnez un calendrier à votre nouvel employé pour qu'il sache exactement ce qui l'attend, et les rendez-vous auxquels il doit se rendre.

Conseils pour l'intégration des nouveaux employés

Les employés apprécieront tout ce qui peut faciliter leur travail et simplifier leurs tâches tout en les aidant à s'intégrer en douceur dans l'entreprise.

Durant la phase d'intégration, il est important de vous concentrer sur la formation de l'employé qui remplit les critères du poste, mais veillez à ne pas oublier l'aspect humain. Prenez régulièrement de ses nouvelles et informez-vous de ce que vous pouvez faire pour l'aider à s'adapter. Notez ces informations en vue de la formation d'intégration ultérieure.

Comme indiqué brièvement ci-dessus, assurez-vous de fournir à votre nouvel employé un point de ralliement ou un binôme avec lequel il puisse communiquer. De cette façon, il ne craindra pas d'ennuyer avec ses questions, et son intégration se passera de façon plus conviviale.

Veillez à personnaliser cette phase pour l'employé. Cela lui permettra de se sentir à l'aise tout au long du processus, et il aura davantage envie de rester dans l'entreprise.

Et surtout, assurez-vous de ne pas précipiter le processus. Laissez le collaborateur s'acclimater à son propre rythme.

Intégrer efficacement les nouveaux employés

L'intégration des nouveaux employés est souvent un processus stressant pour toutes les parties concernées, mais avec un plan bien défini et quelques conseils pour faciliter votre tâche et celle de la nouvelle recrue, les choses peuvent se passer en douceur. De plus, Mailchimp propose une gamme d'outils et de services pour vous aider. Elle comprend notamment des outils d'automatisation des e-mails pour envoyer automatiquement des messages d'intégration, et des logiciels pour créer des lettres d'information professionnelles.

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