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Onboarding de novos funcionários: Guia com dicas

Melhore o onboarding de novos funcionários da sua empresa. Veja como fazer a integração de novos colaboradores e pavimentar o caminho deles para o sucesso.

Você pode precisar contratar um novo funcionário para substituir um que se aposentou ou deixou a empresa por outro motivo. Também pode ser uma oportunidade para expandir seu negócio ou trazer novas ideias para a mesa. No entanto, não é qualquer funcionário que dará certo, então você provavelmente se esforça muito para pesquisar candidatos.

Depois de escolher um novo membro da equipe, o processo não termina aí. Você tem tarefas de integração de novos colaboradores para concluir. Há muita coisa envolvida no processo. Você está preparando essa pessoa para uma função na sua empresa e quer prepará-la da melhor forma possível.

Quando se trata de contratação de pequenas empresas, você quer envolver os funcionários, instruí-los sobre seus valores e definir o que se espera deles. Em última análise, isso incluirá ter uma forte estratégia de comunicação e um pacote ou outros meios informativos para transmitir todos esses detalhes. Vamos discutir mais sobre as práticas de integração de novos funcionários para ajudá-lo a preparar seus novos contratados para o sucesso.

O que é onboarding de novos funcionários?

Quando você está falando sobre o integração de novos funcionários, está se referindo a todo o processo de dar as boas-vindas e prepará-los para serem integrados à sua empresa, que geralmente é um processo de várias etapas que consiste em quatro estágios:

  • Pré-integração
  • Orientação e introdução
  • Treinamento específico da função
  • Transição completa com suporte contínuo

Pré-integração

Durante essa fase da integração de um novo funcionário, você quer envolvê-lo e mantê-lo interessado no trabalho. O processo de integração é caro, como provavelmente já sabe, então você economiza o dinheiro do seu negócio quando as pessoas que contrata começam na empresa e permanecem lá pelo maior tempo possível.

Uma ideia para manter engajados os novos contratados que logo passarão pela integração é dar a eles o boletim informativo da sua empresa. Faça com que eles sintam que já fazem parte da equipe. Convide-os para um encontro com todos os membros da equipe.

Embora leve algum tempo para eles aprenderem sobre todos os tipos de personalidade no local de trabalho e como enfrentá-los, permitir que eles conheçam todos, especialmente quando a equipe é calorosa e acolhedora para o novo contratado, pode tornar o início mais fácil e muito menos estressante.

Considere usar o sistema de buddy para fazer com que seu novo contratado se sinta bem-vindo. Designe uma pessoa para que eles possam fazer todas as perguntas. Para facilitar para todos, você pode apresentar essa pessoa por meio de uma reunião virtual e fornecer ao novo contratado todas as suas informações de contato.

Orientação e introdução

A integração de novos funcionários acontece em seguida, assim que eles realmente tiverem seu primeiro dia na empresa. É quando você enfatiza os valores da sua empresa, deixe que eles façam um tour formal do negócio, recebam as apresentações adequadas e peça que comecem a se sentar com as pessoas com quem mais trabalharão.

Durante essa fase, você quer que o funcionário se sinta bem-vindo. Para tanto, dê a ele o apoio adequado para que sinta que sua integração na empresa vai ser tranquila.

Treinamento específico da função

A próxima etapa do processo é o treinamento específico da função, que é quando seu funcionário aprenderá tudo o que é necessário para o cargo. Isso pode incluir obter informações de login para diferentes programas, fazer com que um veterano dentro da empresa os acolha sob sua responsabilidade e conhecer a equipe com a qual trabalhará com mais frequência.

Transição completa com suporte contínuo

Essa é a parte do treinamento de integração de novos funcionários quando a pessoa está agora sozinha. Eles estão começando a lidar com projetos ou tarefas sem ninguém segurar a sua mão. Mas este não é um momento para deixar seu novo contratado perder sem orientação ou apoio. É um momento em que você e o resto da equipe estão disponíveis para fornecer orientação, responder perguntas e proporcionar uma experiência positiva para o funcionário.

Onboarding versus orientação de novos contratados

Embora o onboarding de novos funcionários e a orientação de novos contratados sejam frequentemente usadas de forma intercambiável, esses termos não significam a mesma coisa.

Orientação é o processo inicial de dar as boas-vindas a um novo contratado na empresa. Durante a orientação, você instrui o funcionário sobre sua missão, metas e procedimentos. Também é hora de apresentar a cultura e a equipe da sua empresa ao funcionário.

O processo de integração aborda esses itens, mas é mais extenso e é um processo de várias etapas.

Razões para ter um processo de integração de funcionários bem-sucedida

Ao integrar um novo funcionário, seu processo faz toda a diferença.

Por um lado, você aumenta a retenção de funcionários com um sólido plano de onboarding de novos funcionários. O funcionário sentirá que todas as suas necessidades foram atendidas e que está confortável na empresa. Em última análise, isso leva a uma maior taxa de retenção, o que economiza o estresse e o incômodo da equipe e o dinheiro da sua empresa no longo prazo.

Digamos que um funcionário comece e precise de ajuda para entender as regras. Eles podem não saber que todas as suas tarefas devem ser concluídas em determinados momentos, e a empresa tem uma política de ausência de telefone durante o horário de trabalho, a menos que haja uma emergência. Então, quando a pessoa não está atendendo às suas expectativas, você é rápido com as repercussões.

No entanto, você pode aliviar um funcionário que alega não saber o que é esperado dele, tendo um forte processo de integração.

Quando você tem um processo de integração padronizado para todos os funcionários, não tem áreas indefinidas. Você não tem alguns funcionários que atendem e vão além das expectativas e alguns não se baseiam em seu treinamento.

Você quer que seus novos funcionários se sintam bem-vindos e confortáveis por outras pessoas e por você mesmo. Eles se sentirão à vontade para ir a alguém quando houver um problema e resolver problemas com o resto da equipe. Eles também se sentirão parte da equipe desde o início, o que pode afetar a satisfação do funcionário e seu desempenho geral na empresa.

Checklist onboarding de novos funcionários

Agora você sabe o quanto o onboarding de novos funcionários é importante, mas talvez não saiba o que incluir. Temos algumas etapas a seguir:

1. Conectar-se com o RH

Em primeiro lugar, cada novo contratado deve se conectar com seu departamento de RH, pois esses indivíduos lidam com pagamentos e outros aspectos vitais do tempo deles com sua empresa.

2. Confirmar as informações do primeiro dia com os novos contratados

Você deve garantir que o novo contratado esteja ciente da data de início e do que ele deve trazer ou usar, se for necessário obter instruções especiais.

3. Certificar-se de que eles tenham o equipamento necessário

Em seguida, você deve garantir que o novo contratado tenha tudo o que é necessário para o dia dele no início. Isso pode incluir ter um laptop ou desktop, ter seu e-mail comercial e receber senhas e logins. Você também deve fornecer a eles um manual do funcionário.

4. Configurar sua estação de trabalho

Você deve configurar sua estação de trabalho com tudo o que for necessário para que eles executem todas as responsabilidades. Isso os prepara enquanto também mostra que você se importa.

5. Apresentá-los à equipe

Seu próximo passo deve ser apresentá-los à equipe. Essas são as pessoas com quem irão trabalhar ou interagir, e isso as ajuda a conhecer todos.

6. Fazer uma visita ao escritório

Um novo lugar pode ser ameaçador para os novos contratados, especialmente quando eles nem sabem onde precisam ir para realizar seu trabalho ou tomar uma xícara de café. Faça um passeio pelo prédio e destaque áreas importantes.

7. Fornecer um programa de integração

Quando seu novo contratado começar, forneça um plano de integração. Informe-os exatamente o que eles podem esperar. Isso reduzirá algumas perguntas repetitivas que as pessoas frequentemente têm, pois saberão o que será abordado durante o processo de integração.

8. Agendar reuniões importantes

Como parte do processo de contratação, agende reuniões importantes, como orientações, treinamento, verificações e assim por diante. Entregue um cronograma ao seu novo contratado para que ele saiba exatamente pelo que passará, onde precisa estar e quando.

Dicas para integrar novos contratados

Os funcionários encontrarão valor em qualquer coisa que possa tornar seu trabalho mais fácil e as tarefas menos complicadas, ajudando-os a fazer a transição para a empresa com mais facilidade.

Embora se concentre em moldar um funcionário que atenda às suas demandas durante o integração de novos funcionários, certifique-se de considerar o funcionário também. Pergunte como estão se saindo ao longo do processo e o que você pode fazer para ajudá-los a se ajustar. Anote esses fatores para futuros treinamento de integração.

Conforme observado brevemente acima, certifique-se de dar ao seu novo contratado um ponto de referência ou amigo com quem ele possa se comunicar. Isso vai tirar a pressão deles de sentirem que estão fazendo muitas perguntas e pode tornar a experiência mais pessoal.

Certifique-se de personalizar a experiência para o funcionário. Isso fará com que se sintam confortáveis durante todo o processo e mais propensos a permanecer na empresa.

E acima de tudo, certifique-se de não apressar o processo. Dê ao funcionário tempo para ir em seu próprio ritmo para se aclimatar.

Integrar novos funcionários de forma eficaz

O onboarding de novos funcionários pode ser um processo estressante para todas as partes envolvidas, mas não precisa ser quando você tem um plano e sabe algumas dicas para tornar mais fácil para você e para o novo contratado. Além disso, o Mailchimp oferece uma variedade de ferramentas e serviços para ajudar. Isso inclui ferramentas de automação de e-mail para enviar mensagens de integração automaticamente e software para criar boletins informativos profissionais da empresa.

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