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Guía para la integración de nuevos empleados

Optimiza el procedimiento de integración de nuevos empleados y equípalos con esta guía. Incrementa la retención del personal y la productividad empresarial.

Es posible que tengas que contratar a un nuevo empleado para sustituir a uno que se jubiló o abandonó la empresa por otro motivo. También puede ser una oportunidad para ampliar tu negocio o poner nuevas ideas sobre la mesa. Sin embargo, no cualquier empleado encaja, así que probablemente dediques mucho esfuerzo a investigar a los candidatos.

Una vez que eliges un nuevo miembro del personal, el proceso no ha terminado. Tienes que realizar tareas de incorporación de nuevos empleados. Este proceso entraña una gran labor. Estás preparando a esta persona para un puesto en tu empresa y quieres hacerlo lo mejor posible.

Cuando se trata de la contratación para pequeñas empresas, debes atraer empleados, educarlos sobre tus valores y definir qué se espera de ellos. En última instancia, esto incluirá tener una estrategia de comunicación sólida y un paquete u otros medios informativos para transmitir todos estos detalles. Veamos con más detalle las prácticas de incorporación de nuevos empleados para ayudarte a preparar a tus nuevos empleados para el éxito.

¿Qué es la incorporación de nuevos empleados?

Cuando hablamos de incorporación de nuevos empleados, nos referimos a todo el proceso de bienvenida y preparación para integrarlos en tu empresa, que suele ser un proceso de varios pasos que consta de 4 etapas:

  • Preincorporación
  • Orientación y presentación
  • Formación específica para la función
  • Transición completa con soporte continuo

Preincorporación

Durante esta fase de incorporación de un nuevo empleado, deseas involucrarlo y mantener su interés por el trabajo. El proceso de incorporación es costoso, como probablemente ya sabrás, por lo que ahorras dinero a tu empresa cuando las personas que contratas comienzan con la empresa y permanecen allí el mayor tiempo posible.

Una idea para conseguir implicar a los nuevos empleados en la próxima incorporación es darles el boletín de tu empresa. Haz que sientan que ya forman parte del equipo. Invítalos a una reunión de bienvenida con todos los miembros del personal para que los conozcan.

Si bien les llevará un poco de tiempo conocer todos los tipos de personalidades en el lugar de trabajo y cómo tratarlos, permitirles conocer a todo el mundo, sobre todo cuando el equipo es amable y acogedor con el nuevo empleado, puede hacer que empezar sea más fácil y mucho menos estresante.

Piensa en utilizar el sistema de compañeros para que tu nuevo empleado se sienta bien recibido. Ofréceles una persona a la que acudir a preguntar cualquier duda. Para que sea más fácil para todos, puedes presentar a esta persona a través de una reunión virtual y proporcionar al nuevo empleado toda su información de contacto.

Orientación y presentación

La incorporación de nuevos empleados se produce a continuación, después de su primer día en la empresa. Es cuando enfatizas los valores de tu empresa, les permites hacer un recorrido formal por la empresa, haces las presentaciones adecuadas y haces que empiecen a sentarse con las personas con las que más trabajarán.

Durante esta fase, se trata de que el empleado se sienta bien recibido y de ofrecerle el apoyo adecuado para que sienta que su integración en la empresa se desarrollará sin problemas.

Formación específica para la función

El siguiente paso en el proceso es la formación específica para cada función, que es cuando tu empleado aprenderá todo lo necesario para su puesto. Esto puede incluir obtener información de inicio de sesión para diferentes programas, contar con un veterano dentro de la empresa que se ocupe de él y conocer al equipo con el que trabajará con más frecuencia.

Transición completa con soporte continuo

Esta es la parte de la formación de incorporación de nuevos empleados en la que la persona ya está sola. Empieza a trabajar en proyectos o tareas sin que nadie la lleve de la mano. Pero este no es el momento de dejar a tu nuevo empleado perdido sin orientación ni ayuda. Es un momento en el que tú y el resto del personal debéis seguir disponibles para proporcionar orientación, responder preguntas y hacer que sea una experiencia positiva para el empleado.

Incorporación frente a orientación para nuevos empleados

Aunque la incorporación de nuevos empleados y la orientación para nuevos empleados se suelen utilizar indistintamente, estos términos no son lo mismo.

La orientación es el proceso inicial de dar la bienvenida a un nuevo empleado en la empresa. Durante la orientación, informas al empleado sobre tu misión, tus objetivos y tus procedimientos. También es el momento de presentar al empleado la cultura y el personal de tu empresa.

El proceso de incorporación toca estos elementos, pero es más extenso y consta de varios pasos.

Motivos para tener un proceso de incorporación de empleados exitoso

Al incorporar a un nuevo empleado, tu proceso marca la diferencia.

En primer lugar, con un sólido plan de incorporación de nuevos empleados aumentas la retención de empleados. El empleado sentirá que se cubren todas sus necesidades y se sentirá cómodo con la empresa. En última instancia, esto conlleva una mayor tasa de retención, lo que ahorra tensión y problemas al personal y dinero a tu empresa a largo plazo.

Digamos que un empleado comienza y necesita ayuda para comprender las reglas. Es posible que no sepa que todas sus tareas deben completarse a determinadas horas y la empresa tiene una política de no usar el teléfono durante el horario laboral, a menos que haya una urgencia. Entonces, si la persona no cumple tus expectativas, las repercursiones llegan inmediatamente.

Sin embargo, puedes dar confianza a un empleado que afirma no saber qué se espera de él mediante un sólido proceso de incorporación.

Cuando tienes un proceso de incorporación estandarizado para todos los empleados, no tienes zonas grises. No hay algunos empleados que estén a la altura de las expectativas y otros que no lo están según su formación.

Se trata de que tus nuevos empleados se sientan cómodos y bien recibidos por parte de los demás y de ti mismo. Así se sentirán cómodos si tienen que recurrir a alguien cuando hay un problema y resolverán gustosamente los problemas con el resto del personal. También se sentirán parte del equipo desde el principio, lo que puede afectar a la satisfacción de los empleados y a su rendimiento general en la empresa.

Lista de verificación de incorporación de nuevos empleados

Es posible que ahora sepas lo importante que es la incorporación de nuevos empleados, pero es posible que no sepas qué incluir. Tenemos que seguir algunos pasos:

1. Contactar con RR. HH.

En primer lugar, todos los nuevos empleados deben ponerse en contacto con tu departamento de RR. HH., ya que estas personas gestionan los pagos y otros aspectos esenciales de su tiempo en tu empresa.

2. Confirmar la información del primer día con los nuevos empleados

Debes asegurarte de que el nuevo empleado conozca su fecha de inicio y qué debe traer o llevar puesto, si son necesarias instrucciones especiales.

3. Asegurarse de que tienen el equipo necesario

A continuación, deberás asegurarte de que el nuevo empleado tiene todo lo necesario para su día desde el principio. Esto puede incluir tener un ordenador portátil o de sobremesa, tener su correo electrónico comercial y recibir cualquier inicio de sesión. También debes proporcionarles un manual del empleado.

4. Configurar su puesto de trabajo

Debes configurar su puesto de trabajo con todo lo necesario para que desempeñen todas las responsabilidades. Les prepara a la vez que demuestra que te preocupas por ellos.

5. Presentarlos al equipo

El siguiente paso debe ser presentarlos al equipo. Estas son las personas con las que trabajarán o interactuarán, y les ayuda a conocer a todo el mundo.

6. Hacerles un recorrido por la oficina

Un nuevo lugar puede ser abrumador para los nuevos empleados, sobre todo cuando ni siquiera saben a dónde deben ir para realizar su trabajo o para tomar un café. Considera hacerles un recorrido por el edificio y resaltar las zonas importantes.

7. Proporcionar un programa de incorporación

Cuando tu nuevo empleado empiece, ofrécele un plan de incorporación. Infórmale exactamente de lo que puede esperar. Esto reducirá algunas preguntas repetitivas que la gente a menudo tiene porque sabrán qué se abordará durante el proceso de incorporación.

8. Programar reuniones importantes

Como parte del proceso de contratación, programa reuniones importantes, como orientaciones, formación, revisiones, etc. Entrega a tu nuevo empleado un calendario, para que sepa exactamente por lo que pasará, dónde debe estar y cuándo.

Consejos para la incorporación de nuevos empleados

Los empleados encontrarán valor en cualquier cosa que pueda hacer que su trabajo sea más fácil y que las tareas sean menos complicadas, a la vez que les ayuda a realizar la transición a la empresa con más facilidad.

Aunque es importante centrarse en moldear a un empleado que cumpla con tus exigencias durante la incorporación de nuevos empleados, asegúrate de tener en cuenta también al empleado. Pregúntale cómo le va durante todo el proceso y qué puedes hacer para ayudarlo a adaptarse. Toma nota de estos factores para la futura formación de incorporación.

Como hemos adelantado brevemente, asegúrate de dar a tu nuevo empleado una referencia central o un compañero con el que pueda comunicarse. Eliminará la presión de sentirse como si estuvieran haciendo demasiadas preguntas y puede hacer que la experiencia sea más personal.

Asegúrate de personalizar la experiencia para el empleado. Esto hará que se sientan cómodos durante todo el proceso y que tengan más probabilidades de permanecer en la empresa.

Y sobre todo, asegúrate de no apresurarte en el proceso. Dale tiempo al empleado para que se aclimate a su propio ritmo.

Incorporar a los nuevos empleados de forma eficaz

La incorporación de nuevos empleados puede ser un proceso estresante para todas las partes implicadas, pero no tiene por qué serlo cuando cuentas con un plan y conoces algunos consejos para que sea más fácil para ti y para el nuevo empleado. Además, Mailchimp ofrece una gama de herramientas y servicios para ayudarte. Esto incluye herramientas de automatización de correo electrónico para enviar mensajes de incorporación automáticamente y software para crear boletines de empresa profesionales.

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