Um bom endereço de e-mail pode levar sua empresa ao sucesso ou à ruína. Saiba como criar um e-mail profissional que reflita sua marca – da maneira certa.
Enviar e-mails tornou-se uma forma comum de comunicação no mundo de hoje: você envia e-mails para seu chefe, colegas, amigos, médicos e assim por diante.
Praticamente todo mundo tem um endereço de e-mail e usa diariamente, seja para ler ou enviar e-mails. Há 4 bilhões de usuários de e-mail, e esse número deve aumentar para 4,89 bilhões até 2027. Isso significa que muitos endereços de e-mail já foram usados, então como escolher o endereço de e-mail profissional certo para a sua empresa?
Escolher um bom endereço de e-mail para sua empresa é importantíssimo, por muitos motivos. Seu endereço de e-mail é como seus futuros clientes entrarão em contato com você para envio de mensagens. Então, você precisa que seu endereço de e-mail seja simples e fácil de lembrar. Ninguém se lembrará de entrar em contato com uma empresa que tenha um endereço de e-mail longo e cheio de palavras. Quanto mais simples, melhor.
Por que os endereços de e-mail são importantes?
Existem dois tipos de endereços de e-mail: pessoais e comerciais. A maioria das pessoas tem um endereço de e-mail principal que usa para comunicações diárias, enquanto os profissionais usam um e-mail comercial para se comunicar com clientes, clientes e outras empresas. Esses endereços de e-mail ajudam você a ganhar credibilidade e tornar sua empresa mais reconhecível.
Então, por que você precisa de um endereço profissional? Quando você gerencia sua própria empresa, ter um endereço de e-mail profissional para sua empresa é importante por várias razões, como:
Causa uma boa primeira impressão
Seu endereço de e-mail costuma ser o primeiro ponto de contato entre você e seus clientes em potencial. Quando alguém vê um e-mail profissional com o nome de sua empresa, imediatamente forma uma impressão positiva de sua marca como legítima e estabelecida. Um endereço de e-mail profissional mostra que você investiu em sua empresa e leva a sua imagem profissional a sério.
Estabelece sua marca
Seu endereço de e-mail é uma parte frequentemente negligenciada de sua identidade online. Um endereço de e-mail personalizado que inclui o nome de sua empresa reforça sua identidade da marca em cada mensagem que você envia. Essa consistência de construção de marca ajuda os clientes a se lembrarem de quem você é e torna suas comunicações instantaneamente reconhecíveis em caixas de entrada lotadas.
Seu e-mail se torna mais um ponto de contato em sua estratégia geral de marketing, operando discretamente nos bastidores para reforçar o reconhecimento de sua marca. Com o tempo, essa construção de marca consistente cria familiaridade e confiança com seu público.
Cria confiança
Seu endereço de e-mail pode ajudar você a estabelecer relacionamentos profissionais. As pessoas tendem a confiar mais em e-mails que vêm de um domínio personalizado do que de contas de e-mail gratuitas genéricas. Quando seu e-mail inclui o nome de sua empresa, os destinatários sentem confiança de que estão se comunicando com uma empresa real, em vez de um possível spam.
Essa correspondência profissional é especialmente importante ao solicitar aos clientes informações confidenciais ou ao enviar documentos importantes. Um endereço de e-mail profissional oferece uma camada de legitimidade que os serviços de e-mail gratuitos simplesmente não podem igualar.
Oferece flexibilidade
Com seu próprio domínio de e-mail comercial, você pode criar vários endereços para diferentes departamentos ou funções. Quer seja suporte@suaempresa.com ou info@suaempresa.com, direcionar as consultas para o lugar certo melhora os tempos de resposta e a satisfação do cliente.
À medida que sua empresa cresce, você pode rapidamente adicionar novos endereços de e-mail para novos membros da equipe sem mudar seu domínio. Essa escalabilidade garante que sua estrutura de e-mails possa evoluir junto com sua empresa, sem interromper os canais de comunicação já estabelecidos.
Melhorar a organização
Endereços de e-mail profissionais facilitam o gerenciamento de suas comunicações comerciais separadamente das mensagens pessoais. Você pode acompanhar melhor as conversas com clientes, manter registros mais organizados e garantir que comunicações comerciais importantes não se percam na correria.
Muitos serviços de hospedagem de e-mail oferecem ferramentas adicionais de organização, como calendários compartilhados, listas de contatos e armazenamento de documentos, que otimizam ainda mais as operações de sua empresa. Essa organização aprimorada, em última análise, poupa tempo e reduz o risco de perda de comunicações.
Ideias para e-mails comerciais
Então, você sabe o que é um e-mail profissional e por que os endereços de e-mail são úteis. Mas agora vem a parte importante: escolher um endereço de e-mail para sua empresa. Escolher um endereço de e-mail profissional pode ser complicado. Então, para ajudar você, fornecemos algumas ideias de nomes de e-mails comerciais que você pode usar como inspiração:
Nome e sobrenome
Em caso de dúvida, usar seu nome e sobrenome é sempre uma boa ideia quando se trata de um endereço de e-mail. Isso não funcionará para todas as empresas, especialmente aquelas com vários funcionários, mas é uma boa opção para empreendedores que usam seu próprio nome para seus negócios. Um ponto positivo desse tipo de endereço de e-mail é que ele é fácil de lembrar, mas um ponto negativo é que ele não funcionará se você espera que sua pequena empresa cresça em algum momento.
Encurte o nome
Quer você use seu nome ou o nome de sua empresa, outra boa ideia para um endereço de e-mail ou agenda de contatos profissional é incluir uma versão abreviada do nome. Essa é uma boa ideia se o nome completo de sua empresa for muito longo para ser incluído em um endereço de e-mail. No entanto, encurtar o nome também pode causar confusão, e as pessoas podem estar mais propensas a cometer erros de digitação.
Seu nome + localização
Outro exemplo de endereço de e-mail é incluir seu nome e localização. Essa é uma boa ideia se sua empresa tiver várias localizações e você precisar de uma forma de diferenciá-las.
Por exemplo, se você tem um escritório em Nova York e um escritório em Los Angeles, um e-mail pode ser smith.losangeles@dominio e outro pode ser smith.newyorkcity@dominio. No entanto, esse tipo de formato de e-mail pode se tornar confuso se você ou um funcionário se transferir para um local diferente.
Seu nome + departamento
Se sua empresa tem muitos departamentos diferentes, uma boa maneira de diferenciá-los é combinar o nome do funcionário com seu departamento.
Por exemplo, alguém que trabalha em RH será smith.RH@dominio, e alguém que trabalha em contabilidade será smith.contabilidade@dominio. Esse tipo de formato de e-mail funciona muito bem se um funcionário não sair de seu departamento, mas pode ficar complicado quando alguém muda de cargo e precisa receber um novo e-mail.
Independentemente do nome do e-mail que você escolher, é importante que seu endereço de e-mail seja fácil de lembrar e simples. Qualquer coisa muito longa ou complicada vai ser fácil de esquecer e difícil de digitar. Seu endereço de e-mail também deve ser fácil de pronunciar e confiável, para que seus clientes se sintam seguros e à vontade ao enviar e-mails para você.
Seu endereço de e-mail deve refletir sua empresa de maneira direta. Se você usar seu nome + localização ou seu nome + departamento, desde que seu endereço de e-mail seja simples e fácil de lembrar, você estará pronto para começar.
Boas práticas para formatar um endereço de e-mail profissional
Depois que você decidir usar um endereço de e-mail profissional, a próxima etapa é formatá-lo adequadamente. A estrutura de seu endereço de e-mail impacta significativamente a forma como os clientes percebem sua empresa. Aqui estão algumas boas práticas a serem seguidas ao criar endereços de e-mail profissionais para você ou sua equipe.
Evite números, gírias e caracteres especiais
Mantenha seu endereço de e-mail limpo e profissional, evitando números, gírias e caracteres especiais. Usar elementos como "maneiro92" ou "melhor!!!" em seu endereço de e-mail comercial pode fazer você parecer pouco profissional ou até mesmo spam.
Um formato simples e direto usando seu nome ou departamento cria uma impressão mais confiável e reduz as chances de erros de digitação quando outras pessoas tentarem entrar em contato com você.
Mantenha-o curto, fácil de pronunciar e consistente
Endereços de e-mail mais curtos são mais fáceis de lembrar, digitar corretamente e comunicar verbalmente. Busque algo que você consiga dizer facilmente a alguém por telefone sem ter que soletrar cada caractere.
Para endereços de e-mail em toda a empresa, estabeleça uma convenção de nomenclatura consistente (como nome.sobrenome@empresa.com) para criar uma aparência profissional em toda a organização e tornar os endereços de e-mail previsíveis para funcionários e clientes.
Use separadores (por exemplo, ponto, traço) com sabedoria
Separadores como pontos, traços ou sublinhados podem tornar endereços de e-mail mais longos mais legíveis sem a necessidade de adicionar caracteres especiais. O ponto (nome.sobrenome@empresa.com) é o mais comumente usado e parece ser o mais limpo em configurações profissionais.
Qualquer que seja o separador que você escolher, use-o de forma consistente em toda a sua organização para manter uma aparência uniforme e profissional. Evite usar vários separadores diferentes no mesmo endereço de e-mail, pois isso pode causar confusão.
Domínio personalizado versus gratuito
Há muitos benefícios de ter um domínio personalizado para a sua empresa, em vez de um gratuito. Quando você usa um domínio gratuito para seu e-mail, há várias limitações de endereços de e-mail gratuitos.
Domínios de e-mail gratuitos não têm ótimas taxas de entregabilidade, têm limite de armazenamento de mensagens. e seus e-mails são mais propensos a serem confundidos e-mails indesejados ou spam, o que não é ideal, especialmente quando se trata de marketing por e-mail.
No entanto, quando você tem um endereço de e-mail personalizado, será muito mais fácil para as pessoas entrarem em contato com você. Um endereço de e-mail personalizado de uma conta comercial também aumentará a credibilidade da sua empresa, porque dá uma aparência mais oficial do que se usasse um domínio gratuito. Com um e-mail personalizado, você também pode adaptá-lo da maneira que quiser e fazer com que seja um reflexo pessoal de sua marca.
Se você criar seu próprio endereço de e-mail, certifique-se de verificar seu domínio de e-mail antes de enviar qualquer e-mail. Isso ajudará a evitar que seus e-mails sejam sinalizados como lixo eletrônico e sejam direcionados para a caixa de spam.
Ter um endereço de e-mail profissional realmente importa?
Embora possa parecer uma opção mais fácil apenas usar um domínio gratuito, ir além e criar um domínio personalizado realmente fará uma enorme diferença para a sua empresa.
Ter um domínio personalizado para seus e-mails profissionais melhora a visibilidade da sua marca, por isso é fácil para os clientes entrarem em contato com você, faz com que sua empresa pareça mais profissional e mais confiável.
Ninguém quer escrever para um endereço de e-mail que se pareça com um scam. Um endereço de e-mail personalizado fará com que sua empresa pareça mais legítima, o que pode ajudar a atrair mais clientes.
Seu endereço de e-mail causa uma impressão
Ter um bom endereço de e-mail pode ajudar ou atrapalhar seus negócios, e é por isso que é crucial que você saiba como criar um e-mail profissional que reflita sua marca. E se precisar de ajuda para criar um e-mail profissional, basta conferir a Mailchimp.
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Principais conclusões
- Um endereço de e-mail profissional aumenta a credibilidade e causa uma primeira impressão forte.
- Usar uma formatação consistente em toda a sua organização cria uma imagem de marca coesa e torna seus endereços de e-mail mais previsíveis e confiáveis para clientes e parceiros.
- Endereços de e-mail de domínio personalizado oferecem benefícios práticos, incluindo melhores taxas de entregabilidade, risco reduzido de ser sinalizado como spam e a flexibilidade de criar vários endereços específicos da função.
- A maneira como você formata seu endereço de e-mail é quase tão importante quanto ter um domínio personalizado. Mantê-lo simples, memorável e sem números ou caracteres especiais faz com que seu e-mail permaneça profissional e fácil de lembrar para os clientes.