Como configurar um e‑mail para sua empresa

Por que você precisa de um endereço de e-mail comercial

Os endereços de e-mail pessoais e comerciais têm as mesmas funções: permitem que você permaneça em contato com pessoas importantes. Então, por que você precisa de um e-mail comercial?

Ter um e-mail comercial não apenas garante uma caixa de entrada separada para evitar confusão, mas faz você parecer mais profissional. Além disso é mais fácil de lembrar do que um e-mail pessoal, pois inclui no endereço o nome da sua empresa ou seu nome de domínio. Aqui estão algumas razões pelas quais toda empresa precisa de um endereço de e-mail comercial.

Credibilidade e profissionalismo

Enviar um e-mail para parceiros, clientes ou consumidores significa que você deve manter um certo nível de profissionalismo. Uma conta de e-mail da sua empresa faz com que você transmita mais credibilidade porque demonstra que você está usando um canal de comunicação para falar em nome da empresa e não no seu próprio. A credibilidade ajuda a aumentar a confiança que outros depositam em você e é mais provável que os clientes confiem nas pessoas que representam marcas.

Marketing gratuito

Um e-mail comercial pode atuar como marketing gratuito porque, indiretamente, permite que as pessoas saibam de onde você o está enviando. Como seu e-mail comercial inclui o nome do seu domínio ou da sua empresa, você aumenta a conscientização da sua marca de graça, sempre que fala com alguém pela primeira vez.

Marketing aprimorado

A maioria das empresas usa marketing por e-mail para envolver os clientes e gerar mais vendas. O marketing por e-mail é comprovadamente eficaz para aumentar o ROI e conquistar fidelidade à marca. Além disso, você deve usar um e-mail comercial profissional para divulgação junto aos seus clientes porque isso aumenta a probabilidade de que irão abri-lo se souberem que é proveniente de alguém em quem confiam.

Não importa se você está escrevendo um e-mail de vendas ou enviando newsletters com suas postagens de blog mais recentes: seus e-mails precisam vir de uma fonte confiável para incentivar as pessoas a abri-los. Tentando usar seu e-mail comercial para aprimorar o marketing? Confira esses exemplos de newsletters por e-mail ou saiba mais sobre noções básicas de marketing por e-mail.

Aprimora a experiência do cliente

Quando enviam um e-mail para a sua empresa, os clientes esperam receber de volta um e-mail comercial profissional. Além disso, dependendo da natureza da sua empresa, os clientes poderão salvar seu e-mail para uma comunicação futura e para garantir que saberão como entrar em contato com você.

Uma equipe coesa

A configuração de um e-mail para sua empresa permite que você forneça um e-mail aos seus funcionários com o mesmo nome de domínio. Isso pode ser útil não apenas para manter sua equipe unida, mas também para informar às pessoas de fora a melhor forma de entrar em contato com alguém da empresa. Por exemplo, a maioria dos e-mails comerciais inclui o nome da pessoa antes do símbolo @ e o domínio da empresa a seguir. Essa estrutura de e-mail é fácil de lembrar, permitindo que seus clientes enviem e-mails com facilidade para os diversos funcionários da empresa sem precisar perguntar seus endereços de e-mail.

Maior segurança

Ter um e-mail da empresa fornece a melhor segurança possível, evitando crimes cibernéticos que podem afetar seus funcionários, clientes e a reputação da sua empresa. Os provedores de e-mail seguros oferecem recursos de segurança para manter os dados importantes da sua empresa protegidos por meio de criptografia. E-mails da empresa também mantêm seguros os dados de seus clientes porque seus funcionários não optarão por usar seus e-mails pessoais para se comunicar.

Crie um e-mail comercial em 5 etapas

Agora que já entendeu a importância de utilizar um e-mail comercial, você pode estar se perguntando como fazer para criar um de forma econômica e aprimorar suas estratégias de comunicação interna e externa.

A maioria das empresas já conta com esses elementos ao criar seus endereços de e-mail. No entanto, se você ainda não tem um domínio, precisará adquirir um e encontrar um provedor de hospedagem para o seu site e seus e-mails antes de continuar configurando endereços de e-mail para sua empresa. Quando já tiver um domínio e um site, você pode começar a configurar seu e-mail comercial seguindo essas etapas.

1. Encontre um provedor de e-mail

Existem muitos provedores de serviços de e-mail diferentes, portanto você precisará fazer seu dever de casa para determinar qual é a melhor opção para a sua empresa. Muitas empresas escolhem o caminho mais fácil porque os provedores de hospedagem de sites já trabalham com um provedor de serviços que lhes dará acesso a diferentes serviços. Os dois provedores de e-mail mais comuns são o Microsoft Outlook e o Gmail.

2. Crie seu e-mail

Após obter um nome de domínio registrado e um provedor de serviços de e-mail, você pode começar a criar o e-mail da sua empresa. Para fazer isso, faça login na sua conta de hospedagem e localize a seção “E-mail”. A partir daí, a conta deve conduzi-lo ao longo de uma série de etapas para a criação do seu e-mail, incluindo o preenchimento dos campos com as informações apropriadas, como o seu nome. Quando tudo estiver pronto, você poderá criar uma senha e alterar suas configurações para que seu e-mail armazene dados e seja usado como você quiser.

Dependendo do seu provedor, você poderá criar o endereço de e-mail clicando em um botão “Criar” ou algo semelhante.

3. Obtenha acesso

Agora que criou com sucesso um e-mail para a sua empresa, você pode acessá-lo e testá-lo para se certificar de que está funcionando corretamente. Você pode obter acesso a ele por meio de um aplicativo de e-mail no seu dispositivo ou navegador. Seu provedor de hospedagem deve fornecer informações sobre o acesso ao seu e-mail por diferentes métodos para facilitar a configuração e o entendimento.

O Gmail não possui um aplicativo de desktop, então você pode precisar usar o Outlook ou o Apple Mail para acessar seu e-mail por meio de um aplicativo. No entanto, dependendo de suas preferências, você pode acessar seu e-mail no site do Gmail.

Dependendo da frequência com que quiser receber notificações de novos e-mails, você também pode usar o aplicativo de e-mail no seu telefone para responder às comunicações comerciais. Depois de se certificar de que seu novo e-mail comercial está funcionando corretamente, faça login no seu aplicativo móvel “Divide” e defina suas preferências para quando for notificado de novos e-mails.

4. Configure usuários

Agora que já sabe como configurar um endereço de e-mail comercial, você pode começar a configurar novos usuários. Se estiver administrando uma empresa com funcionários ou sócios, todos devem usar um e-mail com o mesmo nome de domínio para simplificar a comunicação. Você pode configurar novos usuários com facilidade, da mesma maneira que configura seu próprio e-mail. Dependendo do provedor de e-mail que você escolher, talvez seja necessário pagar por cada novo usuário ou comprar usuários em lote.

Ao configurar novos usuários de e-mail da empresa, use o mesmo formato para todos. Por exemplo, se o seu e-mail for maria@dominiodaempresa.com, os outros e-mails devem incluir o nome antes do @ e a seguir o nome de domínio da empresa. Você também pode conferir outras ideias de nomes para e-mails comerciais e diferentes maneiras de formatar endereços de e-mail da sua empresa.

Comece a se comunicar

A configuração de um endereço de e-mail da empresa é simples quando você possui um domínio e um provedor de hospedagem. Toda empresa deve ter um e-mail comercial para aprimorar suas comunicações internas e externas. Além disso, os e-mails comerciais podem ajudar a criar relacionamentos duradouros com seus clientes, aumentando a probabilidade de abrirem seus e-mails.

Depois de criar seu e-mail comercial, é hora de começar a usá-lo. Você pode colocá-lo na página de contatos do seu site para oferecer a seus clientes outra maneira de entrar em contato com você quando tiverem dúvidas. Ao ser transparente sobre como entrar em contato, você pode aumentar o envolvimento do seu cliente mostrando a ele que é importante o suficiente para ter acesso a um ser humano real, capaz de responder a quaisquer questões.

Você também deve usar seu novo e-mail comercial para qualquer comunicado corporativo da empresa que for preciso enviar. Seja respondendo a uma consulta do atendimento ao cliente ou atualizando seus clientes, você não precisa mais usar seu e-mail pessoal para fazer negócios.

É claro que seu novo e-mail sofisticado também deve ser usado para enviar correspondências para seus assinantes de marketing por e-mail. Além disso, seja enviando e-mails de vendas ou newsletters, é claro que você deve elaborar sua lista de e-mails o mais rápido possível para aumentar suas vendas e a fidelidade de seus clientes.