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Como configurar um e‑mail para sua empresa

Aprenda a configurar um e‑mail comercial para promover o relacionamento com seus clientes. O e‑mail é um modo de comunicação essencial para todas as empresas.

O profissionalismo nos negócios faz com que os clientes confiem em você e pode ajudá-lo a causar uma boa primeira impressão. É claro que você deve atuar com profissionalismo nos negócios de muitas maneiras, entre elas uma aparência profissional em diferentes aspectos. Para que sua empresa passe uma imagem profissional, você deve ter um e-mail comercial para interagir com parceiros, funcionários e clientes.

Se você não tiver um e-mail comercial, as pessoas ficarão preocupadas ao trabalhar com você devido à sua imagem de amadorismo, inconsistência e, em última instância, falta de dedicação à empresa. O e-mail da sua empresa permite que seus funcionários saibam que fazem parte de uma equipe e permite que seus clientes saibam quem está lhes enviando e-mails ao longo do dia.

Ter um e-mail comercial é crucial se você deseja desenvolver canais de comunicação e manter relacionamentos comerciais profissionais por e-mail. Seu endereço de e-mail comercial é distinto do e-mail pessoal que você usa para se comunicar com amigos e familiares ou receber e-mails de marketing de outras empresas. Além disso, esse e-mail profissional inclui seu nome de domínio, o que pode causar uma boa primeira impressão quando você enviar um e-mail para alguém.

Por que você precisa de um endereço de e-mail comercial

Os endereços de e-mail pessoais e comerciais têm as mesmas funções: permitem que você permaneça em contato com pessoas importantes. Então, por que você precisa de um e-mail comercial?

Ter um e-mail comercial não apenas garante uma caixa de entrada separada para evitar confusão, mas faz você parecer mais profissional. Além disso é mais fácil de lembrar do que um e-mail pessoal, pois inclui no endereço o nome da sua empresa ou seu nome de domínio. Aqui estão algumas razões pelas quais toda empresa precisa de um endereço de e-mail comercial.

Credibilidade e profissionalismo

Enviar um e-mail para parceiros, clientes ou consumidores significa que você deve manter um certo nível de profissionalismo. Uma conta de e-mail da sua empresa faz com que você transmita mais credibilidade porque demonstra que você está usando um canal de comunicação para falar em nome da empresa e não no seu próprio. A credibilidade ajuda a aumentar a confiança que outros depositam em você e é mais provável que os clientes confiem nas pessoas que representam marcas.

Marketing gratuito

Um e-mail comercial pode atuar como marketing gratuito porque, indiretamente, permite que as pessoas saibam de onde você o está enviando. Como seu e-mail comercial inclui o nome do seu domínio ou da sua empresa, você aumenta a conscientização da sua marca de graça, sempre que fala com alguém pela primeira vez.

Marketing aprimorado

A maioria das empresas usa marketing por e-mail para envolver os clientes e gerar mais vendas. O marketing por e-mail é comprovadamente eficaz para aumentar o ROI e conquistar fidelidade à marca. Além disso, você deve usar um e-mail comercial profissional para divulgação junto aos seus clientes porque isso aumenta a probabilidade de que irão abri-lo se souberem que é proveniente de alguém em quem confiam.

Não importa se você está escrevendo um e-mail de vendas ou enviando newsletters com suas postagens de blog mais recentes: seus e-mails precisam vir de uma fonte confiável para incentivar as pessoas a abri-los. Tentando usar seu e-mail comercial para aprimorar o marketing? Confira esses exemplos de newsletters por e-mail ou saiba mais sobre noções básicas de marketing por e-mail.

Aprimora a experiência do cliente

Quando enviam um e-mail para a sua empresa, os clientes esperam receber de volta um e-mail comercial profissional. Além disso, dependendo da natureza da sua empresa, os clientes poderão salvar seu e-mail para uma comunicação futura e para garantir que saberão como entrar em contato com você.

Uma equipe coesa

A configuração de um e-mail para sua empresa permite que você forneça um e-mail aos seus funcionários com o mesmo nome de domínio. Isso pode ser útil não apenas para manter sua equipe unida, mas também para informar às pessoas de fora a melhor forma de entrar em contato com alguém da empresa. Por exemplo, a maioria dos e-mails comerciais inclui o nome da pessoa antes do símbolo @ e o domínio da empresa a seguir. Essa estrutura de e-mail é fácil de lembrar, permitindo que seus clientes enviem e-mails com facilidade para os diversos funcionários da empresa sem precisar perguntar seus endereços de e-mail.

Maior segurança

Ter um e-mail da empresa fornece a melhor segurança possível, evitando crimes cibernéticos que podem afetar seus funcionários, clientes e a reputação da sua empresa. Os provedores de e-mail seguros oferecem recursos de segurança para manter os dados importantes da sua empresa protegidos por meio de criptografia. E-mails da empresa também mantêm seguros os dados de seus clientes porque seus funcionários não optarão por usar seus e-mails pessoais para se comunicar.

Crie um e-mail comercial em 5 etapas

Agora que já entendeu a importância de utilizar um e-mail comercial, você pode estar se perguntando como fazer para criar um de forma econômica e aprimorar suas estratégias de comunicação interna e externa.

A maioria das empresas já conta com esses elementos ao criar seus endereços de e-mail. No entanto, se você ainda não tem um domínio, precisará adquirir um e encontrar um provedor de hospedagem para o seu site e seus e-mails antes de continuar configurando endereços de e-mail para sua empresa. Quando já tiver um domínio e um site, você pode começar a configurar seu e-mail comercial seguindo essas etapas.

1. Encontre um provedor de e-mail

Existem muitos provedores de serviços de e-mail diferentes, portanto você precisará fazer seu dever de casa para determinar qual é a melhor opção para a sua empresa. Muitas empresas escolhem o caminho mais fácil porque os provedores de hospedagem de sites já trabalham com um provedor de serviços que lhes dará acesso a diferentes serviços. Os dois provedores de e-mail mais comuns são o Microsoft Outlook e o Gmail.

2. Crie seu e-mail

Após obter um nome de domínio registrado e um provedor de serviços de e-mail, você pode começar a criar o e-mail da sua empresa. Para fazer isso, faça login na sua conta de hospedagem e localize a seção “E-mail”. A partir daí, a conta deve conduzi-lo ao longo de uma série de etapas para a criação do seu e-mail, incluindo o preenchimento dos campos com as informações apropriadas, como o seu nome. Quando tudo estiver pronto, você poderá criar uma senha e alterar suas configurações para que seu e-mail armazene dados e seja usado como você quiser.

Dependendo do seu provedor, você poderá criar o endereço de e-mail clicando em um botão “Criar” ou algo semelhante.

3. Obtenha acesso

Agora que criou com sucesso um e-mail para a sua empresa, você pode acessá-lo e testá-lo para se certificar de que está funcionando corretamente. Você pode obter acesso a ele por meio de um aplicativo de e-mail no seu dispositivo ou navegador. Seu provedor de hospedagem deve fornecer informações sobre o acesso ao seu e-mail por diferentes métodos para facilitar a configuração e o entendimento.

O Gmail não possui um aplicativo de desktop, então você pode precisar usar o Outlook ou o Apple Mail para acessar seu e-mail por meio de um aplicativo. No entanto, dependendo de suas preferências, você pode acessar seu e-mail no site do Gmail.

Dependendo da frequência com que quiser receber notificações de novos e-mails, você também pode usar o aplicativo de e-mail no seu telefone para responder às comunicações comerciais. Depois de se certificar de que seu novo e-mail comercial está funcionando corretamente, faça login no seu aplicativo móvel “Divide” e defina suas preferências para quando for notificado de novos e-mails.

4. Configure usuários

Agora que já sabe como configurar um endereço de e-mail comercial, você pode começar a configurar novos usuários. Se estiver administrando uma empresa com funcionários ou sócios, todos devem usar um e-mail com o mesmo nome de domínio para simplificar a comunicação. Você pode configurar novos usuários com facilidade, da mesma maneira que configura seu próprio e-mail. Dependendo do provedor de e-mail que você escolher, talvez seja necessário pagar por cada novo usuário ou comprar usuários em lote.

Ao configurar novos usuários de e-mail da empresa, use o mesmo formato para todos. Por exemplo, se o seu e-mail for maria@dominiodaempresa.com, os outros e-mails devem incluir o nome antes do @ e a seguir o nome de domínio da empresa. Você também pode conferir outras ideias de nomes para e-mails comerciais e diferentes maneiras de formatar endereços de e-mail da sua empresa.

Comece a se comunicar

A configuração de um endereço de e-mail da empresa é simples quando você possui um domínio e um provedor de hospedagem. Toda empresa deve ter um e-mail comercial para aprimorar suas comunicações internas e externas. Além disso, os e-mails comerciais podem ajudar a criar relacionamentos duradouros com seus clientes, aumentando a probabilidade de abrirem seus e-mails.

Depois de criar seu e-mail comercial, é hora de começar a usá-lo. Você pode colocá-lo na página de contatos do seu site para oferecer a seus clientes outra maneira de entrar em contato com você quando tiverem dúvidas. Ao ser transparente sobre como entrar em contato, você pode aumentar o envolvimento do seu cliente mostrando a ele que é importante o suficiente para ter acesso a um ser humano real, capaz de responder a quaisquer questões.

Você também deve usar seu novo e-mail comercial para qualquer comunicado corporativo da empresa que for preciso enviar. Seja respondendo a uma consulta do atendimento ao cliente ou atualizando seus clientes, você não precisa mais usar seu e-mail pessoal para fazer negócios.

É claro que seu novo e-mail sofisticado também deve ser usado para enviar correspondências para seus assinantes de marketing por e-mail. Além disso, seja enviando e-mails de vendas ou newsletters, é claro que você deve elaborar sua lista de e-mails o mais rápido possível para aumentar suas vendas e a fidelidade de seus clientes.

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