Cómo configurar un correo electrónico para tu empresa

Por qué necesitas una dirección de correo corporativo

Las direcciones de correo electrónico personales y profesionales tienen las mismas funciones: te permiten estar en contacto con personas importantes, así que ¿por qué necesitas una cuenta de correo electrónico profesional?

Además de mantener separadas las dos bandejas de entrada para evitar confusiones, una dirección de correo corporativo te da un aspecto más profesional y es más fácil de recordar que un correo electrónico personal, ya que incluye el nombre de tu empresa o el nombre de tu dominio en la dirección. Estas son algunas de las razones por las que toda empresa necesita una dirección de correo corporativo.

Credibilidad y profesionalidad

Enviar un correo electrónico a socios, clientes o consumidores implica mantener un cierto nivel de profesionalidad. El correo corporativo te hace parecer más creíble porque demuestra que estás hablando en nombre de la empresa y no en el tuyo propio. La credibilidad te ayuda a crear confianza en los demás, y es más probable que los clientes confíen en las personas que hablan en nombre de las marcas.

Marketing gratuito

Un correo corporativo puede actuar como marketing gratuito porque permite que los usuarios sepan indirectamente desde dónde les estás enviando el correo electrónico. Dado que el correo corporativo incluye tu dominio o el nombre de la empresa, obtienes un conocimiento gratis de la marca cada vez que hablas con alguien nuevo.

Marketing mejorado

La mayoría de las empresas utilizan el marketing por correo electrónico para captar clientes y generar más ventas. Se ha demostrado que el marketing por correo electrónico es eficaz para aumentar el retorno de la inversión y crear fidelidad a la marca. Sin embargo, debes utilizar un correo corporativo cuando realices campañas de marketing porque es más probable que lo abran si saben que es un correo electrónico de alguien en quien confían.

Tanto si escribes un correo electrónico de ventas como si envías boletines electrónicos de tus blogs, tus correos electrónicos deben provenir de una fuente creíble para que los destinatarios los abran. ¿Intentas utilizar el correo electrónico de tu empresa para mejorar el marketing? Echa un vistazo a estos ejemplos de boletines electrónicos o conoce más sobre el marketing por correo electrónico.

Mejora la experiencia del cliente

Cuando los clientes envían un correo electrónico a tu empresa, esperan un correo corporativo. Además, dependiendo de la naturaleza de tu negocio, los clientes pueden guardar el correo electrónico para futuras comunicaciones para asegurarse que saben cómo ponerse en contacto.

Equipo cohesionado

Configurar una cuenta de correo electrónico para tu empresa te permite dar a tus empleados un correo electrónico con el mismo nombre de dominio. Esto no solo puede ayudar a cohesionar el equipo, sino que facilita que las personas ajenas a la empresa sepan cómo contactar con alguien. Por ejemplo, la mayoría de las cuentas de correo electrónico de trabajo incluyen el nombre de la persona antes del símbolo @ y el dominio de la empresa después. Esta estructura de correo electrónico es fácil de recordar, lo que permite a los clientes enviar fácilmente correos electrónicos a personas de toda la empresa sin tener que pedir sus direcciones de correo electrónico.

Mayor seguridad

Disponer de un correo electrónico de empresa te proporciona la mejor seguridad, ya que evita los delitos informáticos que pueden afectar a tus empleados, clientes y a la reputación de tu empresa. Los proveedores de correo electrónico seguro ofrecen funciones de seguridad para mantener a salvo los datos importantes de tu empresa mediante el cifrado. Los correos electrónicos profesionales también mantienen a salvo los datos de tus clientes porque tus empleados no utilizarán tus correos electrónicos personales para comunicarse.

Crea una cuenta de correo para tu empresa en cinco pasos

Ahora que comprendes la importancia de tener un correo corporativo, quizá te preguntes cómo puedes crear uno a bajo coste para mejorar tu estrategia de comunicación interna y externa.

La mayoría de las empresas ya tienen estas cosas cuando crean sus cuentas de correo. Sin embargo, si aún no tienes un dominio, debes comprar uno y encontrar un proveedor de alojamiento para tu sitio web y tu correo electrónico antes de poder continuar con la creación de tus cuentas de correo para tu empresa. Una vez que tengas un dominio y un sitio web, puedes comenzar a configurar tu correo electrónico profesional siguiendo estos pasos.

1. Encuentra un proveedor de servicios de correo electrónico

Hay muchos proveedores diferentes, por lo que es posible que tengas que hacer algunos deberes para determinar cuál es el mejor para tu negocio. Muchas empresas eligen la vía fácil porque los proveedores de alojamiento de sitios web ya trabajan con otros proveedores para que puedas acceder a servicios diferentes. Los dos proveedores de correo electrónico más habituales son Microsoft Outlook y Gmail.

2. Crea tu cuenta de correo

Una vez que tengas un nombre de dominio registrado y un proveedor, puedes empezar a crear los correos electrónicos de tu empresa. Para ello, inicia sesión en tu cuenta del alojamiento y busca la sección de correo electrónico. A partir de ahí, la cuenta debería guiarte a través de una serie de pasos para crear tu correo electrónico, incluyendo cómo rellenar los distintos campos necesarios. Cuando estés listo, crea una contraseña y configura cómo quieres que tu correo electrónico almacene los datos y sea utilizado.

Dependiendo de tu proveedor, puedes entonces proceder a crear la cuenta de correo haciendo clic en el botón etiquetado Crear o algo parecido.

3. Obtén acceso

Ahora que has creado con éxito un correo electrónico para tu empresa, debes acceder a él y probarlo para asegurarte que funciona correctamente. Puedes acceder a través de una aplicación de correo en tu dispositivo o navegador. Tu proveedor de alojamiento debería darte información sobre cómo acceder a través de diferentes métodos para que sea más fácil de configurar y entender.

Gmail no tiene una aplicación de escritorio, por lo que es posible que tengas que utilizar Outlook o Apple Mail si quieres acceder a tu correo electrónico a través de una aplicación. Sin embargo, dependiendo de tus preferencias, puedes acceder a tu correo electrónico en el sitio web de Gmail.

Dependiendo de la frecuencia con la que quieras recibir notificaciones de nuevos correos electrónicos, también puedes utilizar la aplicación de correo electrónico de tu teléfono para responder a las comunicaciones profesionales. Una vez que hayas comprobado que funciona correctamente, inicia sesión en la aplicación de correo electrónico y establece tus preferencias sobre cuándo recibir notificaciones de nuevos correos.

4. Configura los usuarios

Ahora que ya sabes cómo configurar una cuenta de correo electrónico empresarial, puedes empezar a configurar nuevos usuarios. Si tienes una empresa con empleados o socios, todos deben usar un correo electrónico con el mismo nombre de dominio para simplificar la comunicación. Puedes configurar fácilmente nuevos usuarios de la misma manera que configuraste tu propio correo electrónico. Dependiendo del proveedor que elijas, puede que tengas que pagar por cada nuevo usuario o puedes comprar usuarios en bloque.

Cuando configures nuevos usuarios de correo electrónico de la empresa, utiliza el mismo formato para todos. Por ejemplo, si tu correo electrónico es Jane@companydomainname.com, los demás deben incluir el nombre antes del símbolo @ y el nombre del dominio de la empresa después. También puedes consultar otras ideas de nombres de correo electrónico de empresa para conocer otras formas de dar formato a las direcciones de correo electrónico profesionales.

Empieza a comunicarte

Configurar una cuenta de correo electrónico profesional es sencillo una vez que tienes un dominio y un proveedor de alojamiento. Toda empresa debería tener un correo corporativo para mejorar la comunicación interna y externa. Además, los correos electrónicos de empresa pueden ayudarte a establecer relaciones duraderas con clientes y consumidores, haciendo que sea más probable que abran tus correos electrónicos.

Después de crear tu correo electrónico profesional, es el momento de empezar a utilizarlo. Puedes ponerlo en la página de contacto de tu sitio web para dar a tus clientes otra forma de ponerse en contacto contigo cuando tengan preguntas. Ser transparente en cuanto a la forma de ponerse en contacto contigo puede aumentar la participación de los clientes al mostrarles que te preocupas lo suficiente como para darles acceso a un ser humano real que pueda responder a sus problemas.

También deberías utilizar tu nuevo correo electrónico profesional para cualquier comunicación corporativa que tengas que enviar desde la empresa. Ya sea para responder a una consulta del servicio de atención al cliente o para poner al día a los clientes, ya no es necesario que utilices tu correo electrónico personal para el trabajo.

Por supuesto, tu nuevo y elegante correo electrónico profesional también debe utilizarse para enviar correspondencia a tus suscriptores de marketing por correo electrónico. Pero, por supuesto, tanto si envías correos electrónicos de ventas como si son boletines de noticias, debes crear tu lista de correo electrónico tan pronto como sea posible para aumentar las ventas y mejorar la lealtad de los clientes.