A diferença entre email corporativo e pessoal

Emails pessoais ou emails corporativos: qual é melhor?

Nem um email pessoal nem uma conta de email comercial são inerentemente melhores. No entanto, a forma como eles são usados pode tornar um melhor do que o outro em certas circunstâncias.

Por exemplo, um email pessoal não tem os mesmos recursos que um email corporativo de propriedade de uma empresa. Se você for o proprietário da empresa, configurará seu endereço de email comercial e se tornará o administrador de todas as contas de email de propriedade da empresa, permitindo que você crie novas contas para os funcionários.

Emails pessoais

Seu email pessoal é melhor para comunicação pessoal com amigos e familiares ou quando você não tem um email comercial porque não é proprietário de uma empresa.

Por exemplo, os candidatos a vagas podem usar um email pessoal em vez de um email comercial porque não há necessidade de se comunicarem como se estivessem administrando um negócio. No entanto, eles podem optar por ter um email pessoal mais profissional para ajudá-los a se destacar ao se candidatarem a empregos.

Emails corporativos

Seu endereço de email comercial deve ser usado apenas para comunicações comerciais, como atendimento ao cliente, agendamento de reuniões, comunicação com funcionários e parceiros e automação de email, como envio de boletins informativos de marketing por email e e-blasts.

Por que as empresas devem usar um email corporativo?

As empresas devem sempre usar uma conta de email comercial por muitos motivos, desde a segurança até a melhoria do relacionamento com clientes e parceiros.

Aqui estão alguns motivos mais detalhados pelos quais sua empresa deve usar contas de email comerciais:

Segurança

Os emails pessoais são menos seguros do que as contas de email corporativas e, em última análise, mais hackeáveis porque as empresas têm processos de TI para evitar fraudes que podem colocar em risco os dados de funcionários e clientes que usam mensagens eletrônicas.

Uma melhor segurança protege a reputação da sua empresa de várias maneiras. Mais significativamente, os clientes são menos propensos a confiar nas empresas com violações de dados, especialmente aquelas com violações de dados regulares, porque fornecem uma porção de informações pessoais, incluindo seus nomes, endereços e informações de cartão de crédito. Se suas identidades forem roubadas porque seu email comercial não estava seguro, você provavelmente perderá a confiança deles e eles não retornarão.

Além disso, os endereços de email comerciais protegem ainda mais os dados comerciais e dos clientes, pois seus funcionários normalmente não terão acesso aos emails quando não estiverem no escritório. É claro que eles ainda saberão as senhas, mas provavelmente não as usarão fora do expediente, portanto, é menos provável que informações privadas sejam compartilhadas.

Porém, uma melhor segurança para os dados de clientes e funcionários não significa que os emails comerciais sejam completamente seguros. Os empregadores podem monitorar facilmente os emails corporativos, portanto, os funcionários devem ter cuidado com as mensagens que escrevem e nunca usar seu endereço de email comercial para comunicações pessoais.

Consistência

As contas de email comercial melhoram a consistência em toda a organização de algumas maneiras. Primeiro, melhora a experiência do cliente porque eles esperam que você tenha um email da empresa que use o domínio do próprio site da empresa.

Além disso, permite consistência entre os membros da equipe, fornecendo a todos um endereço de email com o mesmo domínio. Isso pode facilitar a comunicação, especialmente se os emails de todos forem feitos usando a mesma convenção de nomenclatura. Por exemplo, se você usar a mesma convenção de nomenclatura para todos os emails, os funcionários poderão encontrar facilmente o email de alguém usando o mesmo formato do endereço de email.

Essa consistência também pode beneficiar clientes e parceiros, pois eles não precisarão pedir endereços de email. Em vez disso, eles podem usar a mesma convenção de nomenclatura para encontrar a pessoa que estão procurando.

Acessibilidade

Uma conta de email comercial melhora a acessibilidade porque pode ser usada em quase qualquer lugar. Além disso, como os endereços de email comerciais também estão vinculados a outros softwares, incluindo tudo, desde software de RH até ferramentas de marketing por email, os funcionários podem acessar suas contas, não importa onde estejam.

Profissionalismo

Os emails corporativos fazem você parecer mais profissional, e sua reputação é tudo ao administrar um negócio. Ao enviar um email para parceiros, clientes ou consumidores, você deve manter um certo nível de profissionalismo e credibilidade.

Se você não usar um endereço de email da empresa, isso pode fazer com que você pareça esquisito ou não profissional. No entanto, usar um endereço de email comercial permite que você construa confiança, pois mostra que você está se comunicando com alguém em nome da empresa.

Incentiva o feedback

Usar uma conta de email comercial incentiva as pessoas a responderem a você porque demonstra que você está falando com elas em nome da empresa, e não por motivos pessoais.

Além disso, quando você usa um endereço de email comercial, seu próprio domínio é o mesmo que o site comercial, para que as pessoas possam procurar facilmente a empresa para começar a formar um relacionamento com ela, tornando-as mais propensas a responder a emails.

Constrói confiança com os clientes

Um endereço de email comercial promove a confiança dos clientes porque eles esperam que você tenha um email comercial. Se você responder às perguntas dos clientes com um email pessoal, eles podem não sentir a necessidade de ler ou responder à sua mensagem, deixando-a ser perdida na caixa de entrada de email comercial.

Além disso, não usar um email comercial para discutir assuntos comerciais com um cliente pode ser desconfortável, fazendo com que ele perca a confiança no negócio como um todo.

Melhora a geração de lead

Usar uma conta de email comercial é uma maneira de otimizar seu conteúdo de email e melhorar os esforços de geração de leads, pois promove a confiança. Quando as pessoas confiam em sua empresa, é mais provável que elas se comuniquem com você.

Por exemplo, digamos que você gere leads com um formulário em seu site. Depois que alguém preenche um formulário, recebe um email automático dando-lhe as boas-vindas ou fornecendo mais informações sobre algo.

Se alguém receber esse email automatizado de um email pessoal em vez de um email comercial, pode sentir que está sendo enganado, pois não sabe quem você é e não tem motivo para confiar em você. Em vez disso, eles se sentirão mais inclinados a confiar em um email vindo de uma empresa.

Maior conscientização da marca

Os emails corporativos podem ajudar a aumentar a conscientização da marca, oferecendo marketing virtualmente gratuito. Sempre que você enviar um email a alguém, ele verá seu domínio de negócios em seu endereço de email, permitindo que ele saiba mais sobre sua empresa, se optar.

Além disso, como seu email comercial inclui seu domínio, você obtém reconhecimento gratuito da marca sempre que envia um email para alguém que nunca se comunicou com você ou com sua empresa antes.

Criação de endereços de email comerciais

Agora que você entende a importância dos endereços de email corporativos nos negócios, pode estar se perguntando como criar um endereço de email eficaz. Felizmente, criar um endereço de email comercial é fácil.

Escolha uma convenção de nomenclatura

Com emails pessoais, você não precisa se preocupar com uma convenção de nomenclatura, porque eles podem ser o que você quiser que sejam. No entanto, normalmente é melhor ter uma convenção de nomenclatura coesa para emails corporativos. O endereço de email comercial deve incluir seu nome de domínio ou nome comercial sempre que possível.

Você também deve considerar o que vem antes de @ no endereço de email. Na maioria dos casos, esse deve ser o nome da pessoa.

Você pode optar por usar o nome, sobrenome ou uma combinação de ambos. Por exemplo, se o seu nome for Henry Fonda, você pode optar por criar seu endereço de email henry@domain.com, henryfonda@domain.com ou hfonda@domain.com.

Todas essas são convenções de nomenclatura aceitáveis para emails comerciais, mas o mais importante é mantê-los coesos e consistentes em toda a organização. Todos devem ter o mesmo formato de endereço de email para facilitar.

Mantenha-o profissional

Embora as convenções de nomenclatura sejam importantes, você deve sempre mantê-las profissionais. Você não precisa incluir nenhum outro detalhe além do seu nome. Infelizmente, se você tiver um nome comum, pode haver outra pessoa na organização que já tenha seu endereço de email comercial em potencial, então você precisará pensar em outra coisa que ainda seja profissional.

No entanto, você deve incluir apenas alguma forma do seu nome no seu endereço de email. Você nunca deve incluir informações como cargos, apelidos ou qualquer outra coisa que seja considerada não profissional.

Use apenas letras

Endereços de email com números podem ser confusos e difíceis de lembrar. Portanto, use apenas letras em seu endereço de email se puder. Pontuação é comum, como um ponto após o primeiro nome. No entanto, não é recomendado se houver uma maneira mais fácil de usar seu nome no endereço.

Não use uma conta de email comercial gratuita (quando possível)

Como é uma prática recomendada usar seu próprio domínio ao criar um endereço de email comercial ou profissional, você deve evitar usar contas de email gratuitas sempre que possível. Se você tiver um site comercial e uma conta de email de hospedagem, poderá criar um endereço de email comercial com um provedor de serviços de email comercial gratuito, permitindo que você use seu nome de domínio comercial para serviços de email.

Enquanto isso, uma conta de email comercial gratuita pode dar a você contas de email genéricas que não usam seu nome comercial. Essas contas não lhe darão os benefícios de um endereço de email comercial, como reconhecimento da marca ou confiança com os clientes.

Seu endereço de email comercial é uma das ferramentas de negócios mais importantes, portanto, você deve sempre usar endereços de email personalizados com seu domínio. Se você não tiver um site comercial, poderá encontrar um nome de domínio gratuito para criar endereços de email gratuitos que pareçam mais profissionais.

O caso de um email corporativo

Quer você esteja administrando uma empresa ou simplesmente trabalhando em uma, você precisa de um endereço de email comercial para comunicações corporativas de qualquer tipo, incluindo comunicação com supervisores e parceiros, ou para servir como logins para software de propriedade da empresa.

É claro que os emails pessoais são para assuntos pessoais e podem ser tudo o que você quer que sejam, mas os endereços de emailemail corporativos devem sempre permanecer profissionais, pois você falará em nome da empresa, construirá confiança com os clientes e enviará emails de marketing.

Depois que seu email comercial for criado, você poderá começar a usá-lo para se comunicar. Sempre liste seu email de contato comercial ao criar suas páginas de destino para aumentar o envolvimento. Você também pode usar seu novo endereço comercial para qualquer tipo de comunicação para o negócio, incluindo enviar e-blasts, responder às preocupações dos clientes ou construir relacionamentos com fornecedores.

Você deve sempre usar seu email comercial ao enviar emails de marketing, seja emails de teste A/B ou construindo seu funil de marketing. A Mailchimp facilita o uso do seu novo endereço de email comercial para enviar emails de marketing. Use nosso estúdio de conteúdo para criar conteúdo dinâmico de email ou nosso ajudante de linha de assunto para melhorar suas taxas de abertura.