Semplifica le comunicazioni di pagamento: l’arte delle email di rimessa

Un’email di rimessa, chiamata anche avviso di rimessa, è una comunicazione scritta tra un cliente e un fornitore con dettagli di pagamento che assicurano e notificano al fornitore che l’azienda ha pagato la sua fattura.

Gli avvisi di rimessa funzionano allo stesso modo delle ricevute del registratore di cassa. Quando un cliente acquista un prodotto, entrambe le parti ricevono una ricevuta, che funge da documentazione delle transazioni finanziarie.

Questo documento può essere un’email aziendale o una lettera, ma la maggior parte delle aziende si aspetta un’email perché una lettera richiede tempo per essere inviata. Tuttavia, potresti ricevere o inviare avvisi di rimessa tramite posta come prova di pagamento.

La rimessa di pagamento assicura che le fatture dei fornitori siano state pagate correttamente e puntualmente. Quando il fornitore invia una fattura, fornisce dettagli come il numero della fattura, la data di pagamento, l’importo dovuto, la data di invio della fattura e gli articoli o i servizi acquistati. Questa fattura è progettata per fungere da guida per aiutare il tuo team di contabilità fornitori a capire quando sono dovute le fatture e a chi sono pagate.

Una volta pagata una fattura, un fornitore riceverà una rimessa dal proprio cliente. Purtroppo, non tutte le aziende utilizzano questa pratica anche se entrambe le parti la preferiscono perché fornisce loro la documentazione e la conferma che è stato effettuato un pagamento, l’importo del pagamento e dove il denaro è stato depositato o inviato.

Poiché l’elaborazione dei pagamenti richiede generalmente tempo, una rimessa garantisce ai fornitori che le loro fatture saranno pagate in tempo. Molte aziende utilizzano 30 termini netti, il che significa che l'azienda ha 30 giorni per pagare la fattura. L’invio di un’email di rimessa il giorno 29 garantisce al fornitore che la fattura sarà pagata entro la data di scadenza specificata, evitando potenziali problemi di pagamento.

Le email di rimessa garantiscono inoltre che entrambe le parti dispongano della documentazione scritta del pagamento effettuato. In questo modo, i fornitori che vengono pagati tramite ACH o bonifico bancario non possono dichiarare di non aver mai ricevuto il pagamento.

Componenti chiave di una nota di rimessa

Le email di rimessa non sono obbligatorie per legge, ma sono vantaggiose per entrambe le parti e rappresentano un atto di cortesia per migliorare la tenuta dei registri. La creazione di un’email di rimessa richiede poco tempo ed è possibile utilizzare un template per ogni fornitore pagato.

Inoltre, molte app di elaborazione dei pagamenti e contabilità per le aziende si integrano con le app dei provider di email e consentono di generare automaticamente email di rimessa non appena viene pagata una fattura.

La maggior parte delle email di rimessa rispecchia le informazioni contenute nella fattura, tra cui l’importo del prezzo, l’imposta sulle vendite, il nome e l’indirizzo del fornitore, il tipo di pagamento e così via. Ogni email di rimessa inviata deve includere i seguenti componenti:

Oggetto e informazioni sul mittente chiari

Poiché le email di rimessa sono concepite per notificare al fornitore che la fattura è stata pagata, è sempre meglio renderla semplice. Potresti includere le parole "fattura", "pagamento" e nome della tua azienda per facilitarne la ricerca nel caso in cui avessero bisogno di rivedere le informazioni.

In alcuni casi, i fornitori potrebbero non aprire nemmeno l’email e l’oggetto è sufficiente per informarli che sono stati pagati. Quindi, in caso di problemi con l’importo della fattura, possono fare riferimento all’email per risolvere il problema.

Dettagli della fattura e informazioni di pagamento

Il design delle email per i bollettini di avviso di rimessa non deve essere complicato. Dovrebbe invece riportare le stesse informazioni fornite sulla fattura e sulle informazioni di pagamento, come quando è stato effettuato il pagamento e dove.

Può elencare informazioni importanti come il numero di conto bancario del fornitore o il tipo di pagamento effettuato. La parte più importante di questa email è l’importo della fattura, che deve essere lo stesso dell’importo indicato nella fattura originale.

Messaggio di ringraziamento e apprezzamento

L'invio di email di rimessa probabilmente non farà la differenza nel rapporto con un tuo fornitore, ma è una cortesia che apprezzerà. Un rapido messaggio di ringraziamento e una dimostrazione di apprezzamento alla fine dell’email di rimessa può essere molto utile per far sentire ai fornitori che la tua azienda li apprezza.

Informazioni di contatto e dettagli dell’assistenza clienti

L’ultima informazione da condividere nell’email di rimessa sono le informazioni di contatto e i dettagli dell’assistenza clienti. Di solito, questo sarà l’indirizzo email della contabilità fornitori o altre informazioni di contatto personali per i membri del team della contabilità fornitori.

Se la gestione di questi conti e il pagamento delle fatture sono affidati a un'unica persona, un atteggiamento più personale può essere di grande aiuto, in quanto garantirà che eventuali problemi di pagamento vengano risolti tempestivamente.

Poiché le email di rimessa sono progettate per documentare il pagamento, sono utili in caso di discrepanze. Le persone commettono errori, quindi qualcuno può inserire un numero sbagliato nel sistema contabile, generando un pagamento errato. Quando si verificano questi errori, è utile trasmettere ai fornitori le informazioni di contatto per aiutarli a risolvere il problema.

Con queste informazioni, possono contattare la sede centrale della tua azienda per rintracciare la persona giusta all'interno di un determinato reparto, il che può essere frustrante.

I tuoi fornitori vogliono essere pagati correttamente e puntualmente, ma la maggior parte di essi è comprensiva in caso di errori. Se non faciliti la correzione di questi errori, rischi di compromettere il tuo rapporto con le altre aziende.

La maggior parte delle aziende ha molti fornitori con cui lavora. Ad esempio, un’agenzia di marketing può collaborare con altre agenzie e freelance, mentre un’azienda che si occupa di prodotti può ordinare attrezzature, prodotti e servizi per ufficio da varie altre aziende. La nota di rimessa fornisce a entrambe le parti la notifica dei pagamenti online e può essere una parte fondamentale del processo di fatturazione.

Purtroppo, anche le ricevute di rimessa possono essere tempestive. Più parti paghi, più tempo ci vorrà. La semplificazione delle email di rimessa può rendere il processo più veloce, garantendo al contempo tutti i vantaggi dell'invio. Ecco perché dovresti puntare a rendere il tuo processo di rimessa più efficiente:

Migliora la professionalità e l’immagine del brand

Gli avvisi di rimessa fanno sembrare la tua azienda più professionale. I fornitori si aspettano di essere pagati in tempo, a prescindere da tutto il resto. Le piccole imprese che inviano avvisi di rimessa possono assicurare ai propri fornitori di pagare le fatture in tempo, rendendo i partner più propensi a lavorare con loro in futuro.

Aumenta l'efficienza dell'elaborazione dei pagamenti

L'ottimizzazione del processo di avvisi di rimessa può migliorare l'efficienza dell'elaborazione dei pagamenti. Con l'automazione, puoi inviare automaticamente messaggi email di avviso di rimessa ai fornitori non appena le loro fatture vengono pagate. Tutto ciò di cui hai bisogno è un software di contabilità che ti consente di generare queste email in base alle informazioni contenute nella fattura originale.

Riduce la confusione e le richieste dei clienti

Quando un fornitore ti invia una fattura, sei tu il cliente. Può essere difficile da pensare perché hai clienti tuoi. Le email di rimessa riducono la confusione dei clienti garantendo che le fatture siano pagate in modo accurato e puntuale.

Quindi, in caso di problemi con il pagamento, una parte può contattare un’altra utilizzando la rimessa come prova di pagamento.

Migliora il flusso di cassa e la gestione della contabilità fornitori

Un processo semplificato di notifica dell’avviso di rimessa può migliorare la visibilità finanziaria per entrambe le aziende e rendere i processi di contabilità fornitori più organizzati. Le email di rimessa offrono visibilità sugli stati dei pagamenti. Se non hai la certezza che la tua azienda abbia pagato una fattura, puoi controllare le email di rimessa prima di duplicare la transazione.

Queste lettere facilitano anche la riconciliazione rapida dei pagamenti, portando a una migliore gestione finanziaria complessiva.

Un’email di rimessa dovrebbe essere semplice. La maggior parte dei tuoi fornitori desidera principalmente visualizzare i dettagli della fattura per confermare che riceveranno i pagamenti EFT in modo tempestivo e in conformità con il tuo contratto. Tuttavia, le tue email sono ancora comunicazioni, quindi dovrebbero essere personalizzate e professionali.

Layout delle email semplice e professionale

Un layout delle email semplice e professionale dovrebbe consentire di trasmettere tutte le informazioni necessarie dalla fattura. Non devi aggiungere elementi di design originali, ma assicurarti che le informazioni siano facili da leggere e comprendere.

Personalizzazione

L’aggiunta della personalizzazione sotto forma di nome aziendale e dettagli di contatto del fornitore può rendere l’email più efficace. Tuttavia, non si tratta di comunicazioni di marketing. Dovrebbero invece trasmettere rapidamente la fattura necessaria con un branding di base che aiuti il destinatario a capire da dove proviene.

Includi email di contatto

Le email di rimessa non necessitano di una call-to-action (CTA) come un messaggio di marketing. Al contrario, devi fornire le informazioni di contatto per il tuo team di contabilità in caso di problemi di pagamento.

Design ottimizzato per i dispositivi mobili

La maggior parte degli imprenditori è occupata, quindi non sempre è in ufficio o davanti al computer. Realizzare avvisi di rimessa facili da usare per i dispositivi mobili garantisce che il fornitore possa aprire e leggere le informazioni contenute nell’email per assicurarsi che siano state pagate in tempo.

Semplificazione delle email di rimessa con l'automazione

Le email di rimessa non sono necessarie, ma sono una piacevole cortesia che puoi fornire ai fornitori, assicurando loro che paghino le fatture in tempo e fornendo loro le informazioni di contatto necessarie di cui hanno bisogno in caso di problemi di pagamento.

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