Se usi metodi Agile nella gestione dei progetti, il tuo obiettivo è ottenere ottimi risultati nel modo più efficiente. Ma a volte, i framework popolari come Scrum o Kanban potrebbero non funzionare perfettamente per il tuo team. Forse Scrum è troppo rigido con le sue pianificazioni. Oppure Kanban è troppo aperto per le tue esigenze.
In questi casi, un approccio ibrido come Scrumban potrebbe offrire proprio ciò di cui il tuo team ha bisogno. Scrumban combina Scrum e Kanban, consentendo ai membri del team di scegliere nuove attività quando sono pronte, mantenendo tutto organizzato e trasparente. Ciò dà potere al tuo team, aumenta la flessibilità e crea flussi di lavoro efficienti.
Vuoi saperne di più su come funziona la metodologia Scrumban? Continua a leggere per scoprire perché sta diventando l'approccio Agile di riferimento per molti team moderni.
La fusione delle metodologie Scrum e Kanban
Scrumban è un mix di 2 metodologie Agile: Scrum e Kanban. Questo framework prende i cicli di lavoro brevi e pianificati (sprint) di Scrum e li fonde con il flusso di lavoro continuo di Kanban e la visualizzazione visiva delle attività. Il risultato è un sistema veramente flessibile per la gestione di progetti complessi in corso.
I team che utilizzano Scrumban organizzano il lavoro in sprint per concentrarsi e favorire i progressi. Ma invece degli ambiti preimpostati, gli elenchi delle attività degli sprint (backlog) rimangono leggeri. Un sistema pull consente alle attività di entrare in ogni sprint in base ai limiti di priorità, capacità e work-in-process (WIP). Questa fusione conferisce struttura ai team promuovendo al tempo stesso la fluidità, aiutandoli a fornire valore continuo ai propri clienti.
Originariamente, Scrumban aiutava i team a passare da Scrum a Kanban o viceversa. Il passaggio da una metodologia Agile all'altra era spesso troppo drastico, quindi Scrumban ha facilitato la transizione. Ha permesso ai team di imparare e sperimentare i nuovi concetti prima di abbandonare completamente i metodi precedenti. Nel tempo, Scrumban si è evoluto in un proprio sistema autonomo per la gestione dei progetti.
Gli elementi essenziali di Scrum
Scrum è un metodo di gestione dei progetti Agile creato nei primi anni '90. I team di sviluppo software sono stati i primi a comprenderne il valore. Questa struttura ha permesso loro di adattarsi a requisiti in rapida evoluzione, di collaborare meglio e di accelerare la consegna dei prodotti.
Da allora, il framework Scrum è stato ampiamente adottato in vari settori. Funziona così: il team di Scrum lavora in sprint temporizzati della durata di 1-4 settimane per completare le attività scelte dal backlog. Hanno anche brevi riunioni quotidiane per parlare del lavoro e risolvere i problemi.
Alla fine di ogni sprint, il team di Scrum esegue una revisione di ciò che ha fatto e pianifica quello successivo. Inoltre, riesaminano regolarmente il loro lavoro durante le retrospettive per scoprire cosa migliorare del processo Scrum.
Quindi, quali elementi sono stati portati a Scrumban da Scrum?
- Pianificazione in cicli di sprint e revisione dei risultati
- Impostazione di limiti sulla quantità di lavoro da svolgere in ogni sprint
- Scelta delle attività più importanti da svolgere successivamente in tempo reale
- Conferma che tutto sia ben compreso prima di iniziare a lavorarci
- Presenza di un elenco per organizzare le attività pronte per essere avviate ma su cui non si è ancora lavorato
Componenti chiave di Kanban
Kanban è un altro approccio Agile, creato negli anni '40 come tecnica di produzione snella presso Toyota. In seguito è stato adattato dai team di sviluppo software per migliorare i flussi di lavoro e visualizzare meglio i progressi. Anche molti team di altri settori lo hanno adottato dopo averne constatato la semplicità e l'efficacia.
Al centro della metodologia Kanban c'è una bacheca visiva, nota come bacheca Kanban. Questa bacheca aiuta i team a vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento del proprio lavoro. In genere è divisa in colonne come Da fare, In corso e Fatto. Questo approccio visivo consente ai team di tracciare e gestire facilmente le proprie attività.
Come Scrum, Kanban limita il numero di attività su cui si lavora contemporaneamente. Ci sono anche riunioni regolari, ma non necessariamente quotidiane, per discutere dei progressi e affrontare eventuali problemi. Inoltre, i team Kanban rivedono regolarmente il loro processo per trovare modi per migliorare.
Gli aspetti chiave trasferiti a Scrumban da Kanban sono:
- Organizzazione del lavoro utilizzando una bacheca Kanban fisica o digitale
- Utilizzo di un sistema pull per avviare nuove attività quando c'è spazio per esse
- Impostazione di un numero massimo di attività su cui lavorare contemporaneamente
- Pianificazione per tempo invece di fare tutto in una volta
- Monitoraggio del tempo impiegato dalle attività per aiutare a prevedere i progressi
Perché i team Agile scelgono il metodo Scrumban
Nel tuo percorso Agile, potresti chiederti perché il metodo Scrumban è una scelta popolare per team come il tuo. Bene, ecco alcuni validi motivi per prendere in considerazione questa metodologia ibrida di gestione dei progetti.
Promuove una collaborazione più efficace tra i team di Scrumban
Il lavoro di squadra è al centro dell'approccio Scrumban. Combinando Scrum e Kanban, questo framework può aiutare il tuo team a lavorare insieme in modo più efficace. Incoraggia a parlare apertamente, ad essere chiari sul lavoro e a condividere la responsabilità di un team più forte e unito.
Consente ai team Scrumban di cambiare direzione al volo
Con Scrumban, il tuo team può modificare rapidamente i propri piani quando necessario. Ad esempio, potresti aver bisogno di cambiare rapidamente rotta se il feedback degli utenti suggerisce un'elevata richiesta di una funzionalità non prevista. Questa flessibilità consente ai membri del tuo team di adattare perfettamente il loro approccio e fornire ciò di cui i tuoi clienti hanno più bisogno.
Utilizza diagrammi di flusso per esporre i punti deboli del processo
Scrumban utilizza diagrammi di flusso per mostrare come il lavoro procede attraverso un processo. Questo approccio a flusso continuo rivela dove i progressi potrebbero rallentare o bloccarsi. A quel punto, il tuo team potrà utilizzare questa guida visiva per decidere come eliminare i punti deboli del processo e migliorare i flussi di lavoro.
Supporta il miglioramento continuo del processo di lavoro
Riunioni Scrumban e retrospettive regolari supportano il miglioramento continuo. Questo aiuta il tuo team a migliorare la qualità del lavoro e a fornire un valore costante. Tutti beneficiano di questo impegno per l'eccellenza perché spesso porta a risultati di progetto più soddisfacenti.
Quando i project manager dovrebbero utilizzare il processo Scrumban
Quando si gestiscono progetti, non è sempre chiaro quale metodologia Agile potrebbe funzionare meglio. Se non sai quando scegliere Scrumban rispetto a Scrum e Kanban, ecco alcuni scenari in cui potrebbe essere una scelta saggia.
Progetti complessi o su larga scala
Per progetti di grandi dimensioni con molti elementi in movimento, Scrumban offre la flessibilità necessaria prevenendo il caos. Gli sprint di Scrum creano un eccellente flusso di lavoro, mentre le revisioni offrono chiare pietre miliari che portano al traguardo. Inoltre, gli elementi Kanban aumentano il flusso, in modo che il tuo team possa affrontare con sicurezza progetti complessi o su larga scala.
Gestione trasparente del flusso di lavoro
Hai bisogno di una visione chiara dello stato di avanzamento del tuo progetto e dei potenziali colli di bottiglia? La bacheca visiva di Scrumban fornisce questa trasparenza. Questa ampia panoramica ti consente di avere le informazioni necessarie e prendere buone decisioni durante tutto il percorso del tuo progetto. Inoltre, mantiene il tuo team sulla stessa lunghezza d'onda, così che tutti lavorino a stretto contatto per raggiungere obiettivi condivisi.
Team Scrum sovraccarichi
Quando il tuo team Scrum si sente sopraffatto, Scrumban interviene come soluzione flessibile. Quando si utilizza questo approccio ibrido, il team può concentrarsi su elementi di alto valore senza distrazioni. Questo aiuta a bilanciare il carico di lavoro e a prevenire il burnout, creando un ambiente di lavoro più sano e sostenibile.
Come i team Scrumban utilizzano il framework Agile per gestire i progetti
L'uso di Scrumban consente al tuo team di adattarsi alle mutevoli esigenze del progetto mantenendo un ritmo di lavoro costante. Questo processo inizia con l'impostazione della bacheca visiva del progetto e la definizione dei limiti WIP. Da lì, è un processo continuo di lavoro, monitoraggio e aggiustamento man mano che il progetto avanza.
Ecco uno sguardo agli elementi chiave di questo framework. Mentre continui a leggere, tieni presente che si tratta di un processo piuttosto fluido, con i team che si muovono attraverso la maggior parte degli elementi a seconda delle necessità piuttosto che in un ordine rigoroso.
Configurazione di una bacheca Scrumban e fasi del flusso di lavoro
In genere, il primo passo consiste nel configurare la bacheca Scrumban. Questa bacheca è uno strumento centrale per l'intero team, che consente una revisione a colpo d'occhio delle attività del progetto. Di solito ha delle sezioni per ogni fase del lavoro etichettate come Da fare, In corso e Fatto.
Puoi aggiungere o modificare queste sezioni per riflettere meglio il flusso di lavoro del tuo team. Ad esempio, potresti includere fasi come Test, Revisione e In attesa di approvazione, a seconda della natura del tuo lavoro. Assicurati solo che la bacheca rispecchi accuratamente i vari passaggi del tuo progetto.
Configura la bacheca durante la riunione iniziale di pianificazione dello sprint. Scrivi ogni attività su schede separate e posizionale nelle sezioni appropriate. Quando i membri del tuo team iniziano le attività, sposta le loro schede da Da fare a In corso. Per ogni attività completata, la scheda viene spostata su Fatto per terminare il suo percorso attraverso la bacheca.
Definizione dei limiti WIP per bilanciare al meglio i carichi di lavoro
Come Scrum e Kanban, Scrumban richiede l'impostazione dei limiti WIP. Questi limiti determinano quante attività possono trovarsi contemporaneamente nella fase In corso.
Un approccio pratico per impostare questi limiti consiste nell'iniziare con 1-2 attività per membro del team. Questo limite iniziale serve come base di partenza, ma può essere modificato in seguito. Serve semplicemente per distribuire il lavoro in modo uniforme tra i membri del team ed evitare di sovraccaricare una sola persona.
Man mano che il tuo team acquisisce familiarità con il proprio flusso di lavoro e con le proprie capacità, i limiti WIP dovranno probabilmente essere perfezionati. Pianifica di rivedere regolarmente i limiti durante la pianificazione, la revisione e le riunioni retrospettive per garantire un'efficienza ottimale.
Gestione degli elementi di lavoro per garantire un avanzamento senza intoppi degli obiettivi del progetto
Una volta che tutti iniziano a lavorare sulle proprie attività, è importante tenere d'occhio come stanno andando le cose. Questo ti aiuterà ad assicurarti che il progetto rimanga nei tempi previsti e sia completato entro la scadenza.
Per avere una visione di base dei progressi del tuo team, controlla ogni giorno la bacheca del progetto per vedere a che punto è ogni attività. È appena iniziata, in corso o finita? Questo ti aiuterà a notare se un'attività richiede troppo tempo o se qualcuno ha bisogno di aiuto. A quel punto, saprai che dovrai verificare con il titolare dell'attività per vedere se puoi fare qualcosa per accelerare le cose.
Una visualizzazione in tempo reale della bacheca ti aiuta anche a individuare le dipendenze che rallentano le cose. Ad esempio, se un'attività non può passare a Fatto perché è in attesa del completamento di un'altra attività, potresti dover risolvere il collo di bottiglia. Ciò potrebbe comportare il coordinamento con i membri del team che lavorano su attività correlate o il perfezionamento del backlog.
Organizzazione di riunioni di pianificazione su richiesta per aggiustamenti rapidi
L'organizzazione di riunioni di pianificazione su richiesta è una parte fondamentale del processo Scrumban. È bene avere un motivo specifico, o un fattore scatenante, per queste riunioni. Questa situazione scatenante potrebbe essere qualcosa di simile a un grande cambiamento nel progetto o forse quando sono rimaste solo poche attività sulla bacheca.
Quando si verifica questa situazione scatenante, è segno che è necessario organizzare una riunione veloce per discutere il da farsi. Queste riunioni ti aiutano a prendere decisioni rapide, così puoi modificare i tuoi piani e mantenere il progetto nei tempi previsti.
Per le riunioni più produttive, invita tutti i membri del team, i responsabili di progetto e i project manager interessati a partecipare. Inoltre, crea un ordine del giorno mirato e imposta un limite di tempo per assicurarti che la riunione non occupi troppo tempo prezioso.
Miglioramento continuo del processo con le retrospettive
Scrumban ti consente di migliorare costantemente i tuoi processi attraverso retrospettive regolari. Sono riunioni in cui tutto il team ripensa a come sono andate le cose e trova modi per fare meglio in futuro. Solitamente si tengono alla fine di ogni sprint e di nuovo una volta terminato il progetto.
Le idee e i feedback che ricevi da queste riunioni dovrebbero aiutarti ad apportare cambiamenti reali nel tuo modo di lavorare. Ad esempio, potresti cambiare il numero di attività che le persone ricevono in una volta sola, il modo in cui dai la priorità alle attività e persino il modo in cui conduci le riunioni. Ciò potrebbe portare a processi più efficienti, a un team profondamente coinvolto e a migliori risultati del progetto.
Miglioramento dei risultati del progetto con la metodologia Scrumban
Scrumban unisce Scrum e Kanban per fornire la flessibilità, la trasparenza e il miglioramento costante di cui il tuo team ha bisogno. È l'approccio ideale se stai gestendo progetti complessi, desideri gestire meglio i flussi di lavoro o hai team Scrum sovraccarichi. Pertanto, quando i tuoi attuali metodi di gestione non funzionano, valuta la possibilità di provare la metodologia Scrumban. Sarai felice di aver effettuato questo passaggio quando il tuo team inizierà a spedire il lavoro più velocemente e a fornire valore con precisione.