La gestione di importanti iniziative e progetti aziendali è cruciale per portare avanti qualsiasi lavoro e rimanere concentrati sugli obiettivi.
Gestire progetti su larga scala che hanno un impatto su tante persone diverse, così come lavorare con un team, può essere difficile.
In generale, i progetti su larga scala tendono a coinvolgere molte persone interessate che sono direttamente o indirettamente influenzate dal risultato. Sebbene avere persone interessate sia positivo, esse potrebbero anche costituire una distrazione da ciò che hai pianificato.
Questi soggetti interessati e coinvolti in un progetto sono definiti "stakeholder" e sono parti interessate all'avanzamento e ai progressi del tuo lavoro. Gli stakeholder non sono sempre persone.
Gli stakeholder possono essere organizzazioni, gruppi, altre aziende o persone sulle quali il tuo lavoro ha un impatto. Gli stakeholder sono interessati al successo di un accordo o progetto commerciale e possono essere dipendenti, clienti o gruppi correlati esterni o interni alla tua azienda.
Gli stakeholder possono avere un effetto positivo o negativo sul tuo progetto. Influenzano il lavoro stesso dall'inizio alla fine e, per questo motivo, vanno gestiti correttamente.
Identificare i principali stakeholder e definire un piano per gestirli in modo efficace è quindi una priorità. Invece di rappresentare una distrazione, gli stakeholder possono essere risorse preziose con cui interagire durante tutto il ciclo di vita di un progetto.
Che cos’è la gestione degli stakeholder?
La gestione degli stakeholder è un tipo di project management che gestisce i requisiti e le aspettative di chiunque sia interessato al tuo progetto. Gli stakeholder possono essere esterni o interni e un buon piano di gestione si occuperà di entrambi i gruppi in modo efficace ed efficiente.
Ciò avviene creando e implementando un processo di gestione degli stakeholder, un piano che indichi chiaramente come saranno gestiti e quali strategie verranno utilizzate per raggiungere questo obiettivo durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Gran parte di questo piano di gestione degli stakeholder si basa su report di stato e altro feedback del project manager per facilitare il processo.
L'espressione "gestione degli stakeholder" è applicabile anche all'amministrazione aziendale per le organizzazioni di qualsiasi dimensione o non profit. La gestione degli stakeholder è obbligatoria in un'azienda di qualsiasi dimensione per mantenere tutti i progetti in linea e nel budget, lavorando al contempo con le parti interessate.
L'importanza della gestione degli stakeholder per raggiungere gli obiettivi di marketing
La gestione degli stakeholder è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Quando gli stakeholder vengono ignorati, possono mettere a repentaglio un progetto, a causa della mancanza di consenso o della creazione di ostacoli.
Quando le loro esigenze vengono soddisfatte, gli stakeholder sosterranno il tuo lavoro tuttavia, se non vengono soddisfatte, potrebbero insorgere dei problemi. La gestione degli stakeholder genera anche buoni rapporti tra te e loro durante il progetto in corso e nei potenziali progetti futuri.
Identificazione e analisi degli stakeholder
La gestione degli stakeholder è essenziale per raggiungere i tuoi obiettivi di marketing. Per gestire efficacemente gli stakeholder, devi identificarli e analizzarli attentamente.
Stakeholder interni ed esterni
Gli stakeholder possono essere classificati in due categorie: interni ed esterni.
Gli stakeholder interni sono persone interessate al tuo progetto che fanno parte della tua azienda o sulle quali la tua azienda, nella gestione del lavoro, ha un impatto diretto.
Questi stakeholder possono essere investitori, sponsor, team di lavoro e project manager. Queste persone ci tengono a far sì che il tuo lavoro abbia successo.
Gli stakeholder esterni, invece, sono persone che non sono direttamente collegate alla tua azienda, ma sulle quali essa ha un impatto indiretto, oppure sono persone importanti per il successo del lavoro. Possono essere gruppi pubblici, creditori o elementi della supply chain.
Analisi delle aspettative e delle esigenze degli stakeholder interni ed esterni
Prima di creare un piano di gestione degli stakeholder, devi identificare innanzitutto quelli fondamentali, sia esterni che interni, e analizzare le loro esigenze e relazioni con il progetto. Chiediti:
- Qual è il ruolo di questo stakeholder?
- Quale sarà il suo coinvolgimento in questo progetto?
- Cosa vuole da questo progetto?
- Qual è la sua motivazione per essere coinvolto?
- Quali vantaggi si ottengono coinvolgendo gli stakeholder?
Strategie per una gestione efficace degli stakeholder
Una gestione efficace degli stakeholder è fondamentale per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. Identificando e rispondendo alle esigenze dei tuoi stakeholder, puoi costruire relazioni solide e favorire la comprensione reciproca.
Dalla capacità di rimanere in contatto alla trasparenza, abbiamo alcuni suggerimenti pratici per aiutarti a migliorare la gestione degli stakeholder e promuovere il successo della tua attività.
Comunicazione e trasparenza
Una comunicazione efficace garantisce la completa trasparenza con gli stakeholder del progetto. Il tuo piano di gestione degli stakeholder deve indicare come comunicherai, con quale frequenza, in quale formato e come distribuirai le tue comunicazioni a ciascun stakeholder. Puoi creare un piano di comunicazione per facilitare questo processo affinché nessuno venga accidentalmente omesso durante la gestione degli stakeholder.
Creazione di rapporti
Se comunichi in modo efficace con i principali stakeholder, ti consulti con loro e lavori con loro dove possono essere più efficaci, puoi avviare contemporaneamente relazioni preziose che continueranno anche dopo il completamento del progetto.
Gestione dei conflitti
A seconda delle tempistiche del progetto e della priorità assegnata a ogni fase, è probabile che tu debba gestire dei conflitti via via che si verificano.
Gli stakeholder vorranno vedere la loro parte del progetto funzionare correttamente, quindi potrebbero ignorare o non rendersi conto del perché un'altra parte abbia una priorità più alta. Come per la maggior parte dei gruppi, potrebbero esserci personalità in competizione che si scontrano durante il progetto. Eliminare i conflitti sul nascere contribuirà a mantenere puntuale e armoniosa la pianificazione della gestione degli stakeholder.
Collaborazione e cooperazione
Consultarti con gli stakeholder rappresenta un buon modo per farli sentire coinvolti nell’intero progetto e non solo nella parte che li interessa. Gli stakeholder sono risorse eccellenti per la realizzazione del tuo progetto.
Un'area in cui possono aiutarti è la raccolta di informazioni sulla concorrenza del settore. Gli stakeholder sono spesso risorse eccellenti per ottenere informazioni e metodi alternativi, oltre che per promuovere il tuo brand.
Utilizza la gestione degli stakeholder per raggiungere gli obiettivi di marketing
Costruendo solide relazioni con gli stakeholder puoi generare un impatto positivo sulla tua attività e favorirne il successo. Uno degli aspetti più critici della gestione degli stakeholder consiste nel comprendere le loro esigenze e aspettative.
Ciò ti consente di personalizzare le tue strategie di marketing per soddisfare le loro esigenze, il che può portare a un maggiore livello di coinvolgimento e fidelizzazione e, di fatto, a maggiori guadagni.
Dalla creazione di un piano efficace di gestione degli stakeholder alla misurazione del successo, ti forniremo dati approfonditi per aiutarti a creare una strategia di gestione degli stakeholder di successo, in grado di produrre risultati.
Definizione degli obiettivi di marketing
Puoi migliorare la definizione degli obiettivi di marketing della tua impresa o del tuo progetto attraverso le relazioni con gli stakeholder.
Gli stakeholder possono offrire esperienza e aspettative da includere nel tuo piano di marketing e contribuire con idee e suggerimenti che il tuo team di progetto potrebbe non avere ancora preso in considerazione.
Allineare gli obiettivi di marketing alle aspettative degli stakeholder
Consultando i tuoi stakeholder, puoi integrare le loro aspettative nei tuoi obiettivi di marketing. Avere obiettivi chiari aiuta gli stakeholder a comprendere realisticamente cosa debba essere fatto e quali siano le tempistiche.
Inoltre, offre loro l’opportunità di fare marketing per te. In qualità di stakeholder, hanno un interesse concreto nel successo del tuo progetto e lo condivideranno con altre persone.
Suggerimenti per migliorare la gestione degli stakeholder
La gestione degli stakeholder è un aspetto fondamentale di qualsiasi strategia aziendale di successo. Costruendo relazioni positive con i tuoi stakeholder, puoi creare solide basi per la crescita della tua azienda.
Tuttavia, la gestione degli stakeholder può essere impegnativa e richiede un'attenta attività di mappatura, pianificazione ed esecuzione.
Indipendentemente dal fatto che tu sia il proprietario di una piccola impresa o che faccia parte di una grande azienda, una gestione efficace degli stakeholder può avere un impatto significativo sul successo del tuo business.
È fondamentale comprendere le esigenze e le aspettative dei tuoi stakeholder e creare una strategia in linea con esse.
Da una comunicazione chiara all'interazione attiva, questi suggerimenti possono aiutarti a costruire relazioni più solide con i tuoi stakeholder e a promuovere il successo della tua azienda. Vediamo quindi come puoi migliorare la gestione degli stakeholder a partire da oggi stesso.
Comunicazioni e interazioni regolari
Definire un sistema per tenere informati gli stakeholder durante il progetto ne favorirà il successo. La tua strategia di comunicazione informerà gli stakeholder in caso di cambiamenti di programma o di altri sviluppi che modificano le aspettative per il suo completamento.
Un modo per gestire le comunicazioni consiste nello stabilire uno spazio o un gruppo distinti, in cui le persone coinvolte nel progetto possano ottenere dati, notizie, materiali PR e altre informazioni aggiornate via via che diventano disponibili.
Puoi anche creare forum in cui gli stakeholder possono interagire tra di loro e con i componenti del team di progetto per sviluppare nuove idee, avere un’idea dei progressi, offrire assistenza e contribuire a migliorare le relazioni.
Il coinvolgimento degli stakeholder è fondamentale per il successo del tuo progetto. Chiedi agli stakeholder di partecipare alle sessioni in cui si prendono decisioni e scoprirai che questo aumenta la loro fiducia; a tua volta, otterrai una risorsa aggiuntiva per il tuo progetto in corso e per quelli futuri.
Reattività alle esigenze degli stakeholder
Rispondere attivamente alle esigenze degli stakeholder è importante per il successo complessivo di un progetto. Affrontare immediatamente i problemi che emergono consolida il rapporto lavorativo e migliora le interazioni.
È facile, al giorno d'oggi, contattare rapidamente qualcuno attraverso una telefonata, un’e-mail o un SMS. In pochi minuti, è possibile risolvere un problema e mettersi a lavorare sulla fase successiva.
Monitoraggio e misurazione del coinvolgimento degli stakeholder
Il tempo necessario per monitorare l'interazione degli stakeholder è minimo, tuttavia disporre delle informazioni ti aiuterà a migliorare le relazioni con loro.
Puoi contattare gli stakeholder per ringraziare del loro aiuto e contattarli quando vedi che non sono coinvolti quanto dovrebbero nella fase successiva del progetto.
Tieni traccia della frequenza con cui vengono consultati, del modo migliore per contattarli e dei tipi di feedback e report che vorrebbero ricevere.
Il coinvolgimento degli stakeholder è come una conversazione. Va avanti e indietro tra le parti e la sinergia può portare a un vantaggio inaspettato che aggiunge valore al tuo progetto.
Gli stakeholder contribuiscono spesso con un livello di esperienza e comprensione in grado di arricchire il tuo lavoro in modalità che non avevi previsto. Quando c'è interesse, puoi misurare il tipo di coinvolgimento più adatto per ogni stakeholder e decidere come lavorare con loro in futuro.
Miglioramento continuo della gestione degli stakeholder
Nella gestione degli stakeholder, il tuo obiettivo deve essere orientato al miglioramento del tuo rapporto con ogni persona o gruppo.
Gli stakeholder offrono informazioni preziose di cui potresti necessitare per avere successo. Identificare e dare priorità a ogni stakeholder ti aiuterà a comunicare spesso e in modo efficace.
Quando gli stakeholder si rivolgono a te segnalandoti una preoccupazione e interagisci rapidamente con loro per risolvere il problema, crei un'esperienza positiva. Questo legame continuerà ad alimentare tua knowledge base con il progredire della relazione.
Imparare a collaborare con gli stakeholder non deve essere necessariamente uno sforzo personale; puoi utilizzare i numerosi strumenti di Mailchimp per costruire relazioni e comunicare con loro.
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