Un e-mail respinta non è solo un messaggio che non è arrivato, bensì un'opportunità mancata per connettersi. Magari un abbonato non ha mai visto la tua offerta lampo, un potenziale cliente ha perso l'invito al webinar o un cliente fedele non ha ricevuto i suoi punti fedeltà.
Quando le e-mail vengono respinte, non arrivano alle persone che ne hanno bisogno. E, se succede troppo spesso, i provider di servizi e-mail potrebbero pensare che i tuoi messaggi non siano affidabili. Ciò significa che una quantità maggiore delle tue e-mail potrebbe finire nelle cartelle di spam o addirittura essere bloccata completamente.
La buona notizia? Puoi risolvere la maggior parte dei bounce prima che causino problemi. Vediamo perché le e-mail vengono respinte e come puoi assicurarti che i messaggi di marketing raggiungano la destinazione desiderata.
Comprendere perché le e-mail vengono respinte
Quando invii un'e-mail, ti aspetti che arrivi nella casella di posta del destinatario. Tuttavia, a volte non è così. L'e-mail viene invece respinta, il che significa che non è mai stata consegnata. Questo fenomeno è noto come e-mail bounce.
Perché succede? Potrebbe essere qualcosa di semplice, come un guasto temporaneo del server di posta elettronica del destinatario. Oppure potrebbe essere un problema più grave, come l'indisponibilità dell'intero dominio.
Le e-mail respinte di solito si dividono in due categorie principali:
- I soft bounce sono problemi temporanei. L'e-mail potrebbe ancora passare più tardi o potrebbe necessitare di una piccola correzione.
- Gli hard bounce sono ostacoli permanenti che impediranno sempre all'e-mail di essere consegnata a quell'indirizzo.
Conoscere la differenza tra i soft e gli hard bounce ti aiuta a rispondere in modo appropriato, sia che si tratti di rimuovere indirizzi dalla tua mailing list o semplicemente di riprovare più tardi. Meglio gestisci i messaggi respinti, più successo avranno le tue campagne e-mail.
Quando troppe e-mail vengono respinte, non significa solo che quei messaggi non sono riusciti a raggiungere i propri obiettivi. Tassi di bounce elevati possono avere un profondo effetto a catena sul programma di e-mail marketing.
I provider di servizi e-mail come Gmail, Yahoo e Outlook monitorano costantemente il comportamento dei mittenti per proteggere gli utenti dallo spam. Tracciano metriche tra cui proprio i tassi di bounce. Se notano un pattern di e-mail respinte dal tuo dominio, potrebbero considerarti un mittente potenzialmente problematico.
Questa reputazione negativa del mittente attiva una serie di problemi di deliverability. Le e-mail potrebbero finire nelle cartelle di spam invece che nelle caselle di posta o essere bloccate del tutto. Alcuni provider di e-mail potrebbero persino sospendere o terminare gli account con tassi di bounce costantemente elevati.
Il danno si estende oltre le semplici prestazioni delle e-mail. Tassi di bounce elevati spesso indicano pratiche non adeguate di creazione delle mailing list e influenzano l'efficacia complessiva del marketing. Sprecano anche risorse perché paghi per inviare e-mail che non raggiungono mai la loro destinazione.
Dove trovare le notifiche delle e-mail respinte
Quando un'e-mail viene respinta, è essenziale sapere dove cercare i dettagli per poter risolvere il problema. Ecco i tre principali luoghi dove trovare i messaggi di errore della posta respinta.
Dashboard della piattaforma di email marketing
La maggior parte degli strumenti di e-mail marketing ha una sezione dedicata ai messaggi respinti nei report delle campagne. Cerca schede o filtri con l'etichetta Bounce, Problemi di consegna, o E-mail non recapitate. La piattaforma probabilmente categorizza i rimbalzi come soft o hard e fornisce dettagli come gli indirizzi e-mail interessati e il motivo del bounce.
E-mail di notifica di mancato recapito
Potresti ricevere una notifica automatica di mancato recapito se invii e-mail tramite il tuo dominio (ad esempio, Gmail, Outlook o un'e-mail aziendale). Questi messaggi di risposta completi di solito provengono da “MAILER-DAEMON” o “Postmaster” e includono dettagli sul motivo per cui l'e-mail non è stata recapitata.
Codici d'errore del Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
Puoi controllare le intestazioni delle e-mail per ottenere maggiori dettagli tecnici se il provider di servizi e-mail non fornisce un messaggio chiaro di soft o hard bounce. Solitamente puoi visualizzare queste intestazioni facendo clic su Mostra originale o Visualizza origine nel tuo client di posta elettronica. Cerca le righe contenenti status= seguite da un codice.
I codici SMTP che iniziano con 4 (come 4.2.2 per casella di posta piena) sono generalmente per i soft bounce che potrebbero riuscire in un momento successivo. Tuttavia, se il codice inizia con 5 (come 5.1.1 per un indirizzo inesistente), è probabile che sia un hard bounce che non si risolverà con ulteriori tentativi.
Errori e soluzioni dei soft bounce
Non trascurare i soft bounce solo perché sono problemi temporanei. Questi intoppi nella consegna possono danneggiare la reputazione del mittente quando si accumulano nel tempo. Ecco come affrontare i problemi di soft bounce più comuni.
Casella di posta piena
Quando vedi questo errore di soft bounce, significa che il destinatario non può ricevere nuovi messaggi perché ha raggiunto il limite di spazio di archiviazione. Prova a inviare di nuovo l'e-mail tra qualche giorno, poiché il destinatario potrebbe avere liberato dello spazio. Tuttavia, se continui a ricevere questo codice di bounce, probabilmente si tratta di un account inattivo che dovresti rimuovere dalla lista.
Messaggio troppo grande
I provider di e-mail limitano la dimensione dei messaggi che accettano; ad esempio, Gmail ha un limite di 25 MB e Outlook di 20 MB. Se l'e-mail supera questi limiti, verrà respinta. Per risolvere questo problema di soft bounce, riduci le dimensioni dei file, comprimi le immagini o conserva i file più grandi all'esterno.
Problemi temporanei del server di posta
Talvolta i soft bounce si verificano perché il server del destinatario è temporaneamente inattivo o sovraccarico. La piattaforma e-mail tenterà solitamente di inviare di nuovo il messaggio automaticamente nei giorni successivi. Se il problema persiste per più di 72 ore, potresti provare a contattare il destinatario tramite un altro canale.
Blocco del filtro antispam
L'e-mail potrebbe essere respinta se i filtri anti-spam del server di destinazione segnalano il contenuto come sospetto. Il messaggio potrebbe contenere parole che attivano i filtri come gratis o guadagna $. Oppure potresti usare troppi punti esclamativi o un testo completamente in maiuscolo nei tuoi contenuti. La maggior parte dei provider di servizi e-mail è anche cauta con gli allegati, gli URL shortener e i link sospetti. Ricorda inoltre che le e-mail potrebbero anche essere respinte se un numero sufficiente di destinatari invia manualmente reclami per lo spam.
Errori di hard bounce e soluzioni
Gli hard bounce significano che la tua e-mail ha raggiunto un vicolo cieco. A differenza dei soft bounce non si risolveranno da soli e continuare a inviare e-mail a questi indirizzi può danneggiare rapidamente la tua reputazione come mittente. Scopriamo cosa causa questi problemi permanenti e come affrontarli.
Indirizzo non valido
Il messaggio non sarà recapitato se un indirizzo e-mail non esiste. Questo avviene quando il destinatario ha digitato male il proprio indirizzo e-mail, oppure ha usato un indirizzo falso o ha cancellato il proprio account. Rimuovi immediatamente questi indirizzi e-mail non validi dalla lista. Molti servizi e-mail gestiscono automaticamente questa operazione, tuttavia verifica sempre. Considera di usare il doppio opt-in per prevenire questo problema, confermando gli indirizzi prima che gli iscritti si uniscano ufficialmente alla lista.
Dominio inesistente
Quando ricevi questo errore di hard bounce, significa che la parte del dominio dell'indirizzo e-mail (tutto ciò che segue la @) non esiste. Forse l'azienda è fallita o qualcuno ha inserito intenzionalmente un dominio falso. Non perdere tempo a sistemarli, bensì eliminali subito dalla lista. Se quella persona vuole ricevere nuovamente tue notizie, si iscriverà nuovamente con un indirizzo valido.
Errore di autenticazione dell'e-mail
L'autenticazione dell'e-mail è il controllo della sicurezza dei messaggi digitali. I server di posta elettronica verificano l’identità del dominio di invio utilizzando diversi protocolli di sicurezza, tra cui:
- DomainKeys Identified Mail (DKIM)
- Sender Policy Framework (SPF)
- Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC)
Se qualcosa sembra sospetto, la tua e-mail potrebbe essere bloccata e riceverai una risposta di hard bounce. A meno che non risolvi questo problema, le tue e-mail potrebbero non raggiungere mai la loro destinazione. Quindi, lavora sempre con il team IT per mantenere rigorosi questi controlli di sicurezza.
Una reputazione del mittente danneggiata può causare gravi problemi alla deliverability delle e-mail. Quando si è contrassegnati come potenziale spammer, i provider di e-mail rifiutano automaticamente i messaggi prima ancora che abbiano la possibilità di essere recapitati. L'unico modo per risolvere questo errore di hard bounce è collaborare direttamente con la lista di blocco per rimuovere il nome e ripristinare i privilegi di invio dell'e-mail.
Punti chiave da ricordare
- Nozioni di base sui bounce: gli e-mail bounce sono errori di consegna che possono impedire ai messaggi di raggiungere i destinatari.
- Rischio per la reputazione: troppe e-mail respinte possono far sembrare un mittente inaffidabile, danneggiandone la credibilità come mittente di e-mail.
- Ostacoli tecnici: diversi server di e-mail hanno requisiti unici che possono bloccare inaspettatamente i messaggi.
- Igiene della mailing list: la pulizia regolare della mailing list previene i problemi di recapito persistenti.
- Il monitoraggio è importante: monitorare i messaggi di errore dei soft e hard bounce aiuta a diagnosticare e risolvere i problemi di comunicazione tramite e-mail.