Lavorare a comparti stagni: le insidie dell’isolamento in azienda

Lavorare a comparti stagni implica che i membri del team siano isolati dal team stesso. Ciò potrebbe significare che alcuni individui o interi reparti siano isolati dal resto dell’azienda. Queste persone o gruppi non collaborano con gli altri, e questo alla fine può portare a una mancanza di comunicazione.

L’organizzazione a comparti stagni è l’opposto della collaborazione. Le divisioni aziendali impediscono agli individui di sentirsi parte di un team e di condividere una visione comune, mentre ogni reparto ignora ciò che accade negli altri e quali obiettivi perseguono.

Questa mancanza di collaborazione può rapidamente portare a un ambiente aziendale a comunicazione zero, anche tra gli stessi membri di un team. Se un dipendente si concentra solo sui propri compiti e non collabora con gli altri membri del team o con gli altri reparti, non comprenderà quali sono gli obiettivi più ampi dell’azienda e presto potrebbe sentirsi isolato o avere la sensazione che il suo lavoro non sia importante.

Barriere comunicative in azienda: cause comuni

La mentalità settoriale non si sviluppa da un giorno all’altro. Si tratta di un processo di progressivo isolamento di alcuni gruppi o dipendenti di cui il direttivo dovrebbe essere consapevole. Più comunemente, deriva da una mancanza di comunicazione che non incoraggia i team a lavorare insieme.

Anche se il lavoro da remoto è più soggetto a problematiche comunicative perché i lavoratori non possono recarsi fisicamente alle scrivanie dei colleghi in qualsiasi momento della giornata, l’atteggiamenti settoriale può affliggere qualsiasi azienda. Ecco alcune delle principali cause di cui è bene essere consapevoli:

Conflitti di leadership

La leadership è spesso responsabile della nascita di barriere comunicative, specialmente se si lavora da remoto. Se i dipendenti non sono incoraggiati a collaborare, non lo faranno. Molti vogliono solo andare al lavoro, concentrarsi sui propri compiti e andarsene. Isolare questi individui nei loro reparti li aiuterà a concentrarsi e a produrre di più ma potrebbe danneggiare gli obiettivi di squadra e, col tempo, far sentire i dipendenti isolati e persino soli.

Indipendentemente dagli stili di leadership, i conflitti tra responsabili di reparto spesso confondono i dipendenti che potrebbero ricevere indicazioni contrastanti e, di conseguenza, non capire cosa fare. Questo può creare confusione su quali siano i compiti di ciascun team in quanto le decisioni contrastanti dei manager influiranno sugli obiettivi dei singoli team e, di conseguenza, sul lavoro quotidiano. Tieni presente che se i responsabili non collaborano tra loro, anche i dipendenti non lo faranno.

Mancanza di una vision aziendale

La mancanza di una visione comune è la causa principale della creazione di barriere organizzative e comunicative. I valori della tua azienda dovrebbero promuovere la collaborazione tra i dipendenti. Senza una visione chiara degli obiettivi comuni, i dipendenti non capiranno in che modo le loro attività si inseriscono nel disegno generale.

Potrebbe accadere che il reparto vendite e il reparto marketing siano separati nella tua azienda. Il reparto marketing potrebbe mirare a sviluppare la brand awareness e i lead, mentre il reparto vendite puntare ad aumentare le vendite dei prodotti.

In che modo questi due team si sostengono a vicenda? Senza collaborazione, il team di vendita non lavorerà con il team di marketing allo sviluppo di strategie più efficaci perché i manager mancano di una visione comune.

Mancanza di indicazioni sul flusso operativo

Disporre di indicazioni sulle procedure e sui flussi di lavoro è fondamentale per i lavoratori. Devono conoscere sempre in cosa consiste la fase successiva del processo per evitare colli di bottiglia che possano impedire il completamente delle attività. Senza flussi di lavoro chiari, i dipendenti saranno in uno stato di confusione costante.

Senza indicazioni chiare, i dipendenti potrebbero scegliere di dedicarsi esclusivamente al proprio lavoro ed escludersi. Se non c’è un responsabile che prende le decisioni per il team, tutti lavoreranno in modo indipendente dagli altri.

Tecnologia

I nuovi dipendenti preferiscono le organizzazioni che dispongono delle tecnologie più recenti in fatto di comunicazione. La mancanza di tecnologie per il monitoraggio delle attività e la gestione dei progetti spesso confonde i dipendenti. Anche se potrebbero aver ricevuto indicazioni su cosa fare, potrebbero ignorare il quadro aziendale generale.

Supponiamo che un dipendente sia il copywriter di un team di marketing e stia scrivendo una pagina di destinazione per una campagna pubblicitaria. Senza sapere a quale progetto stia lavorando il web designer perché impossibilitato a visualizzarne il lavoro, il risultato potrebbe essere disgiunto e uno o entrambi i progetti potrebbero tornare al punto di partenza.

I dipendenti devono disporre delle giuste tecnologie per comunicare e condividere i propri progetti. Le videoconferenze, le chat e gli strumenti di monitoraggio dei progetti consentono di comunicare senza necessariamente alzarsi dalla scrivania o doversi recare in ufficio.

L’ambiente

Negli ultimi anni c’è stato molto dibattito sul lavoro da remoto. Qualunque sia la tua opinione sull’argomento, è innegabile che l’ambiente di lavoro svolga un ruolo chiave nella frammentazione comunicativa. Considera l’ambiente del tuo ufficio. Se è strutturato in box singoli con pareti alte, come possono i dipendenti sentirsi incoraggiati a comunicare tra loro durante la giornata?

Box, reparti su diversi piani, uffici a porte chiuse e così via possono favorire una mentalità settoriale perché i dipendenti non si sentiranno incoraggiati a collaborare con gli altri.

Tipologie di blocchi a comparti stagni

L’ambiente di lavoro può essere suddiviso in blocchi di vario tipo. Una volta compresi i blocchi a comparti stagni in cui lavorano i dipendenti, è possibile determinarne la causa e trovare dei modi per promuovere la collaborazione tra team. Diamo un’occhiata ai blocchi a comparti stagni che potresti incontrare nella tua azienda:

Blocchi dipartimentali

I blocchi dipartimentali si verificano quando c’è isolamento tra reparti o team diversi. Mantenere separati il reparto vendite e il reparto marketing è un esempio di blocco dipartimentale. Quando il marketing e le vendite hanno necessità di collaborare, possono incontrare delle difficoltà perché gli stili di gestione e i flussi di lavoro differiscono.

Blocchi geografici

I blocchi geografici possono presentarsi quando i dipendenti lavorano in luoghi diversi o persino in Paesi diversi. Se i tuoi dipendenti lavorano in ufficio, la comunicazione tra le diverse sedi potrebbe essere difficile. Si tratta di un tipo di blocco comune per le aziende che operano su diversi Stati, a causa dei problemi con i fusi orari, la lingua e la presenza di barriere culturali.

Blocchi gerarchici

I blocchi gerarchici sono comuni in molti tipi di attività e si verificano a causa della struttura gerarchica di un’azienda. Ad esempio, la maggior parte delle aziende ha titolari, CEO, manager, supervisori e personale.

Purtroppo, questa struttura molto comune spesso può portare a problemi di comunicazione. CEO e manager potrebbero non condividere le informazioni con i supervisori o i dipendenti, escludendo alcuni lavoratori dagli obiettivi finali dell’azienda.

I blocchi gerarchici possono portare a un’insoddisfazione generale sul lavoro. I dipendenti che occupano gli ultimi posti della scala gerarchica potrebbero sentirsi meno importanti perché non vengono mai informati riguardo alle decisioni principali.

Blocchi informativi

I blocchi informativi si presentano quando un’azienda lavora con altri soggetti. Ad esempio, un’azienda di e-commerce potrebbe collaborare con produttori, fornitori, aziende logistiche e così via. Sostanzialmente, le diverse parti interessate potrebbero non avere accesso alle stesse informazioni, il che può causare colli di bottiglia in vari processi a causa della mancanza di comunicazione.

Blocchi tecnologici

All’interno della stessa organizzazione, team diversi spesso utilizzano software diversi per svolgere il proprio lavoro. Tuttavia, se un team utilizza un software incompatibile con quello degli altri, questo può portare a gravi disservizi che finiscono col creare blocchi a comparti stagni a causa della frustrazione dei dipendenti e dell’impossibilità di comunicare correttamente.

La suddivisione in comparti stagni è dannosa per gli affari. Genera colli di bottiglia, inefficienze e isolamento generale dei team e dei singoli dipendenti. Ma in che modo una suddivisione organizzativa a comparti stagni può influire negativamente sulla tua attività?

Mancanza di comunicazione e condivisione delle informazioni

I blocchi organizzativi derivano da una mancanza complessiva di comunicazione e condivisione delle informazioni, ma possono anche esacerbare questo problema.

Le barriere comunicative tra team e reparti diversi impediscono direttamente la collaborazione. Nel mondo degli affari odierno, ogni team deve collaborare con gli altri in vista di un obiettivo comune. La mancata condivisione delle conoscenze tra i team comporta colli di bottiglia, inefficienze e una generale incomprensione in tutta l’organizzazione.

La mancata condivisione delle informazioni può aumentare il rischio di errori e richiedere sforzi duplicati, con il rischio che due o più team lavorino allo stesso progetto invece di creare un flusso di lavoro.

Quando più team lavorano insieme, devono avere ben chiaro quale sia l’obiettivo comune. Se le persone iniziano a lavorare in blocchi a comparti stagni a causa di una mancanza complessiva di comunicazione, inizieranno a concentrarsi maggiormente sul loro obiettivo quotidiano rispetto a quello finale, perdendolo di vista.

I dipendenti devono capire che fanno parte di qualcosa di più grande. Se non sono certi che il loro lavoro contribuisca agli obiettivi finali dell’organizzazione, inizieranno a lavorare da soli e a isolarsi.

Inefficienza e ridondanza

La suddivisione in blocchi a comparti stagni crea inefficienze perché dipendenti e team smettono di comunicare e tengono informazioni importanti per sé stessi. Ciò può portare alla replica delle attività e allo spreco complessivo di risorse, alla difficoltà di coordinare gli sforzi e allineare gli obiettivi e a un processo decisionale più lento. Se ti è capitato di partecipare a una riunione e accorgerti che le persone non erano al corrente di iniziative recenti, hai sperimentato questa inefficienza di persona.

Innovazione e creatività limitate

La leadership strategica promuove la creatività, considerando tutti i background, le conoscenze e le competenze dei dipendenti. Lavorare in comparti stagni porta a una generale mancanza di creatività. In ultimai analisi, i dipendenti non sono motivati a condividere i loro punti di vista unici e divers, con conseguente riduzione della contaminazione di conoscenze e competenze che potrebbe aiutare la tua azienda a crescere.

I tuoi dipendenti hanno background ed esperienze differenti. La collaborazione semplifica la condivisione delle competenze a vantaggio dell’azienda. Quando i dipendenti iniziano a lavorare a comparti stagni, la quantità di idee creative che derivano dal brainstorming si riduce.

Diminuzione del coinvolgimento e del morale dei dipendenti

Lavorare in blocchi rigidi abbatterà il morale e la soddisfazione dei dipendenti. Pensa a quanto deve essere frustrante per i dipendenti non avere informazioni aggiornate sui progetti su cui stanno lavorando. La mancanza di collaborazione tra i manager provoca confusione e frustrazione tra i dipendenti che non avranno chiaro a cosa devono lavorare.

Una suddivisione a comparti stagni riduce anche le occasioni di sviluppo delle competenze e crescita professionale perché i dipendenti non hanno mai l’opportunità di mostrare le loro competenze. I dipendenti sono spesso isolati e tagliati fuori dalle comunicazioni con la dirigenza e i responsabili decisionali che potrebbero influire direttamente sulla loro crescita all’interno dell’organizzazione.

Questa mancanza di collaborazione può anche avere un impatto negativo sul lavoro di squadra e sul cameratismo. I tuoi dipendenti amano lavorare insieme e le dinamiche di gruppo sono essenziali per la struttura generale e il successo dell’organizzazione. Socializzare sul posto di lavoro è importante per tutti, ma lo è anche la condivisione delle conoscenze e delle idee che può trasformare completamente il loro lavoro.

In fin dei conti, una suddivisione organizzativa eccessivamente rigida è dannosa per la cultura aziendale e può portare a elevati tassi di turnover a causa dell’insoddisfazione dei dipendenti.

Compromissione dell’esperienza del cliente

La suddivisione a comparti stagni non solo è dannosa solo per i vari team interni, ma può anche influire negativamente sull’esperienza del cliente. Se i dipendenti non dispongono di informazioni aggiornate o accurate, l’esperienza dei clienti sarà negativa in quanto verranno a mancare i punti di contatto con l’azienda.

Se il team di vendita non condivide le informazioni con il team dell’assistenza clienti, questi potrebbero ricevere le risposte in ritardo o non riceverle affatto perché i dipendenti non sanno come rispondere o devono attendere che qualcuno di un altro reparto li aiuti.

Non essere in grado di allineare gli obiettivi dei vari team si traduce in una minore soddisfazione e fedeltà dei clienti, con la potenziale perdita di preziose opportunità di vendita di prodotti e servizi.

La suddivisione organizzativa in comparti stagni danneggia le aziende, ma è possibile prevenire e superare questi problemi una volta individuati i blocchi e come influiscono sulla tua attività.

Il primo passo per superare le barriere comunicative è sapere che esistono. Molti leader aziendali sono così concentrati sui propri compiti e a lavorare nei propri reparti che non si rendono conto dell’esistenza di questo tipo di isolamento che causa una cattiva comunicazione.

Una volta aperti gli occhi sull’intera organizzazione, puoi utilizzare alcune strategie per superare i blocchi comunicativi che influiscono così tanto sulla tua attività.

Cambiamenti culturali e di leadership

Se vuoi eliminare le suddivisioni a comparti stagni all’interno della tua organizzazione, dovrai concentrarti sulla promozione di una cultura basata sulla collaborazione e sulla condivisione delle conoscenze. Anche se separare team e reparti in base alla funzione lavorativa può essere facile, è così che nasce la mancanza di comunicazione.

La collaborazione è fondamentale per qualsiasi organizzazione di successo perché aiuta le persone a comprendere i ruoli reciproci e a trovare nuovi modi per utilizzare le competenze e l’esperienza degli altri a vantaggio dell’azienda.

Stabilire obiettivi chiari

Tutti i tuoi team hanno bisogno di compiti e obiettivi ben definiti, ma gli obiettivi di reparto o del team devono essere in linea con gli obiettivi aziendali generali. Devono esserci cooperazione e collaborazione interdipartimentale, il che significa che tutti i manager e i gruppi dirigenti devono conoscere e comprendere gli obiettivi dei loro team e il modo in cui si inseriscono nella strategia aziendale globale.

Dovresti anche impostare metriche misurabili per valutare questi sforzi collaborativi. Se le persone dei team di marketing, vendita e assistenza clienti collaborano per creare un processo di vendita migliore, devono avere obiettivi chiari per monitorare l’esperienza del cliente.

Miglioramento dei canali e degli strumenti di comunicazione

Come abbiamo detto, la mancanza di comunicazione è uno dei maggiori fattori che contribuiscono alla suddivisione in comparti stagni. Pertanto, dovresti mirare a migliorare la comunicazione nella tua organizzazione implementando piattaforme e tecnologie efficaci, sfruttando messaggistica, video e software di project management.

Una migliore comunicazione impedisce la duplicazione dei compiti e promuove flussi di lavoro migliori consentendo ai team di lavorare insieme invece di ostacolare i progressi reciproci.

Ciò è particolarmente importante per i lavoratori da remoto che non possono rivolgersi ai colleghi per porre domande. Con gli strumenti di comunicazione, possono inviare messaggi diretti a colleghi e supervisori per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro.

Formazione interfunzionale e sviluppo delle competenze

I team interfunzionali sono quelli costituiti da individui di diversi reparti con un obiettivo comune. I team di vendita, marketing e assistenza clienti potrebbero riunirsi per creare materiali promozionali migliori. Questi team costringono i lavoratori ad uscire dai loro comparti stagni per essere parte di qualcosa di più grande: un team che lavora verso lo stesso risultato.

Offrire ai dipendenti opportunità di formazione incrociata può aiutarli a capire come funzionano i diversi team e reparti. Potresti anche incoraggiare la rotazione delle mansioni per consentire a ogni individuo dell’organizzazione di conoscere i compiti essenziali dei suoi colleghi.

A volte è necessario separare i reparti perché questo favorisce la gestione aziendale. Tuttavia, nel farlo, c’è il rischio che si creino dei comparti stagni difficili da abbattere. Ogni reparto ha una funzione diversa, ma alcuni obiettivi comuni. Pertanto, i team a volte devono collaborare.

La formazione interfunzionale e lo sviluppo delle competenze garantiscono che questi team possano collaborare con meno attriti perché le persone all’interno dell’organizzazione comprendono le dinamiche di tutti i reparti.

Promuovere una cultura della collaborazione

La collaborazione sul posto di lavoro può trasformare drasticamente la tua attività incoraggiando i dipendenti a lavorare insieme per raggiungere obiettivi e traguardi più grandi. L’eliminazione delle barriere comunicative riduce anche il senso di solitudine e isolamento che può portare a tassi di turnover elevati e a una gestione dei progetti scadente.

Una volta stabilito che i tuoi dipendenti lavorano per comparti stagni, devi trovare delle soluzioni per eliminarli e incoraggiare una migliore comunicazione e collaborazione. La suite di strumenti di marketing di Mailchimp consente ai team di collaborare in modo più efficiente e di monitorare e misurare i loro obiettivi. Prova Mailchimp oggi stesso.