Na era do big data, ter as informações certas pode impulsionar seus negócios. Mas muitas vezes essas informações ficam presas em silos de dados– pequenos bolsões de informações escondidos em vários departamentos, sistemas ou bancos de dados. Esses silos de dados dificultam o trabalho conjunto das equipes e a visão geral.
Tome como exemplo a sua equipe de marketing. Ela pode ter informações detalhadas sobre o que os clientes gostam e não gostam. Mas se suas equipes de vendas e suporte ao cliente não puderem ver essas informações, perderão chances de melhorar a experiência do cliente.
O resultado? Suas equipes tomam decisões sem terem todos os fatos, levando a erros, desperdício trabalho e perda de vendas. Para corrigir isso é preciso identificar e detalhar os silos de dados antes que eles afetem o sucesso da empresa. Vamos explorar como isso funciona.
Conheça os silos de dados
Os silos de dados são como pequenas plataformas de informações dentro da sua empresa que não são fáceis de alcançar nem compartilhar com outras equipes. Por exemplo, sua equipe de desenvolvimento de produtos pode usar um software de gerenciamento de projetos que não está vinculado à sua plataforma de dados de clientes, possivelmente impedindo a inovação e o crescimento.
Ou sua equipe de logística pode usar uma ferramenta de rastreamento de remessas não sincronizada com a página de status do pedido acessível ao cliente. Portanto, quando um cliente pergunta sobre a entrega, sua equipe de atendimento não tem como apresentar informações precisas e em tempo real.
Por que os silos de dados são um problema? Veja a seguir diversas razões:
- Compartilhamento deficiente de informações: com os dados presos em silos, as equipes não conseguem compartilhar informações nem trabalhar bem juntas, o que significa que podem repetir tarefas ou perder chances de melhorar.
- Tomada de decisão imprecisa: dados incompletos ou desatualizados podem levar a decisões ruins que retardam o crescimento e impedem o desenvolvimento de novas ideias.
- Experiências desarticuladas do cliente: sem dados integrados, a experiência do cliente em diversos departamentos pode parecer desconectada.
- Uso ineficiente de recursos: os silos de dados geralmente significam que você acaba armazenando as mesmas informações mais de uma vez, o que não é eficiente nem econômico.
- Aumento dos riscos de segurança de dados: dados isolados são mais difíceis de gerenciar e proteger, aumentando o risco de violações e violações de conformidade.
Em resumo, os silos de dados criam uma visão fragmentada dos seus negócios, dificultando o trabalho eficiente e o bom atendimento aos clientes.
Por que ocorrem silos de dados?
Os silos de dados não surgem do nada. Geralmente se desenvolvem ao longo do tempo devido a fatores organizacionais, tecnológicos e culturais. Saber por que esses silos acontecem é o primeiro passo para eliminá-los e criar um negócio onde os dados fluem livremente. Vamos explorar essas causas com mais detalhes.
Estrutura organizacional
A estrutura da sua empresa pode criar silos de dados. Diversos departamentos podem ter seus próprios métodos e sistemas para lidar com informações, dificultando o compartilhamento de dados com outras equipes. Se a cultura da empresa não incentivar a colaboração, as equipes podem nem ver a necessidade de compartilhar os dados dos silos.
Limitações tecnológicas
Às vezes, ferramentas tecnológicas podem criar barreiras entre as equipes. Sua equipe de vendas pode usar um sistema para rastrear clientes, enquanto o marketing usa um sistema separado para campanhas. Essas fontes de dados podem não se comunicar bem entre si, deixando as informações presas em vez de fluírem livremente pelas plataformas compartilhadas.
Falta de governança de dados
Quando não há um plano claro de governança de dados, frequentemente formam-se silos de dados. Cada equipe pode coletar e armazenar dados de sua própria maneira, o que leva a formatos e definições incomparáveis em toda a empresa. Sem verificações regulares para manter os dados limpos e atualizados, sua qualidade diminui e as pessoas começam a confiar somente nos dados em que confiam e gerenciam elas próprias.
Rápido crescimento dos negócios
É fácil surgir silos de dados quando as empresas crescem rápido. Por exemplo, quando duas empresas unem forças, trazem suas próprias maneiras de fazer as coisas, inclusive a forma de lidar com dados. De repente você tem o dobro de informações, mas metade da conexão. Mas mesmo que você não esteja se fundindo com outra empresa, o crescimento rápido, como novas equipes ou campanhas, pode complicar o processo de conexão de dados.
Os silos de dados são problemáticos para o seu negócio?
Os silos de dados prejudicam o potencial da sua empresa. Nem sempre é fácil identificá-los, mas veja a seguir alguns sinais reveladores de que silos de dados podem estar à espreita em sua organização.
- Falta de comunicação: equipes com dificuldades para compartilhar informações ou trabalhando sem sincronização podem indicar que os dados não fluem livremente entre os departamentos.
- Trabalho duplicado: se suas equipes executam as mesmas tarefas em separado e provavelmente não têm acesso às informações umas das outras.
- Dados incoerentes: vários departamentos relatando números conflitantes para as mesmas métricas sugerem compartilhamento e padronização inadequados de dados.
- Dificuldade de acesso às informações: se os funcionários têm dificuldade para obter os dados de que precisam, os silos de dados podem ser os culpados.
- Tomadas de decisão ruins: decisões baseadas em dados incompletos ou desatualizados podem significar que suas equipes não estão compartilhando informações.
- Reclamações de clientes: informações conflitantes ou mensagens contraditórias enviadas aos clientes podem ser devido ao fraco compartilhamento de dados entre os departamentos.
- Aumento dos custos de TI: os silos de dados podem resultar em dados duplicados, o que preenche os sistemas de armazenamento e aumenta os custos de TI.
Se algum desses sinais soar familiar, é hora de analisar atentamente os dados da sua empresa e ver onde pode melhorar.
Ferramentas e tecnologia para ajudar a resolver seu problema de silo de dados
Quebrar silos de dados pode parecer uma grande tarefa, mas com as ferramentas e a tecnologia certas, a tarefa fica muito mais gerenciável. Veja a seguir algumas ferramentas importantes que podem ajudar a evitar ou eliminar silos de informações em sua empresa.
Plataformas de gestão de relacionamento com o cliente
Os sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) centralizam os dados do cliente a partir de pontos de contato offline e digitais. Isso significa que equipes como Vendas, Marketing e Suporte ao Cliente podem acessar os mesmos dados. Quer alguém visite sua loja, ligue para o Suporte ou interaja online, um sistema de CRM ajuda suas equipes a compartilhar essas informações, melhorando a experiência do cliente.
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Soluções de dados em nuvem
As soluções de dados baseadas em nuvem são plataformas online que armazenam e gerenciam os dados da sua empresa em servidores remotos em vez de fazer isso nos computadores do escritório. Suas equipes podem acessar informações na nuvem de qualquer lugar com uma conexão com a internet. Portanto, seja trabalhando no escritório, em casa ou em trânsito, elas podem obter facilmente dados que os ajudam a realizar o trabalho.
Ferramentas mestre de gerenciamento de dados
As ferramentas de gerenciamento de dados principais mantêm suas informações comerciais importantes coerentes em todos os seus sistemas. Eles garantem que os ativos de dados principais, como nomes de clientes, detalhes do produto e dados de fornecedores, sejam coerentes. Dessa forma, todos na sua empresa trabalham com informações precisas, independentemente do departamento em que estiverem.
Ferramentas de governança de dados
As ferramentas de governança de dados ajudam você a definir e seguir as regras de como sua empresa lida com os dados. Elas permitem que você verifique automaticamente a qualidade dos dados, veja quem está usando quais informações e controle quem pode acessar cada tipo de dados. Isso ajuda a evitar erros e garante que todos estejam sincronizados no uso das informações da empresa.
Ferramentas de colaboração e comunicação
Sua empresa provavelmente já utiliza ferramentas como aplicativos de bate-papo ou plataformas de reunião de vídeo. Embora essas ferramentas não sejam especificamente destinadas ao gerenciamento de dados, ainda são ótimas para ajudar as equipes a compartilhar informações de forma mais produtiva. Essas ferramentas facilitam para todos as conversas com colegas de outros departamentos, o compartilhamento do que sabem e o trabalho conjunto em projetos que utilizam dados.
Como identificar e resolver silos de dados
Os silos de dados podem impedir que suas equipes trabalhem bem juntas e desaceleram o crescimento do seu negócio. A boa notícia é que você pode encontrar esses silos e resolver o problema seguindo algumas etapas simples. Veja como.
Etapa 1: fazer uma auditoria abrangente dos dados da empresa
Primeiro, você precisa saber quais dados você tem e onde se encontram escondidos. Isso significa analisar todos os departamentos e sistemas da empresa.
Fale com os chefes de cada departamento ou unidade de negócios. Pergunte a esses líderes empresariais que tipo de dados coletam e utilizam diariamente. Eles rastreiam informações do cliente, números de vendas ou o desempenho do produto? Faça com que eles mostrem onde mantêm todas essas informações.
Em seguida, examine de perto todos os softwares e sistemas que sua empresa utiliza. Isso pode ser qualquer coisa, desde sua plataforma de e-mail até seu software de contabilidade. Faça uma lista de cada ferramenta e do tipo de dados que ela contém. Não se esqueça dos métodos antigos também. Algumas equipes ainda podem utilizar planilhas do Excel ou arquivos de papel para rastrear informações valiosas.
Mantenha um registro detalhado de tudo o que você encontrar. Ao passar por esse processo, você pode se surpreender com a quantidade de dados que sua empresa possui e descobrir informações valiosas que você nem sabia que existiam.
Passo 2: identifique os silos de dados e suas causas
Em seguida, identifique os silos de dados e suas causas. Para começar, compare os dados que cada departamento possui. Você vê alguma sobreposição? Talvez vendas e marketing mantenham listas de clientes separadas. Ou talvez o desenvolvimento de produtos tenha feedback dos usuários que o atendimento ao cliente nunca vê.
Em seguida, você deve descobrir por que esses silos de dados existem. Você pode descobrir que isso se deve a um software desatualizado que não se conecta bem com outros sistemas. Ou talvez seja porque algumas equipes não têm o hábito de compartilhar suas informações. Às vezes é algo simples, como um departamento não perceber que seus dados podem ser úteis para outros.
Etapa 3: Definir objetivos claros de compartilhamento de dados
Com cada silo de dados em mente, reserve um momento para definir algumas metas a fim de desfazê-los. Comece pensando nos maiores desafios do seu negócio.
Você está com dificuldade para entender seus clientes? Você tem dificuldade em tomar decisões baseadas em dados? Esses pontos problemáticos podem ajudar você a criar metas acionáveis, como:
- Melhore o atendimento ao cliente concedendo às equipes de suporte o acesso ao histórico de vendas.
- Acelere o desenvolvimento de produtos compartilhando o feedback do cliente entre as equipes.
- Aumente as vendas dando à equipe de vendas acesso aos dados da campanha de marketing.
Receba informações de suas equipes durante todo esse processo. Elas podem identificar as oportunidades que você perdeu. Além disso, quando as pessoas sentem-se envolvidas na definição de metas, ficam mais propensas a trabalhar duro para alcançá-las.
Etapa #4: Implemente uma estrutura de governança de dados
Nesta etapa, você deverá definir algumas regras básicas para a forma como sua empresa lida com dados. Não se preocupe, não é tão complicado quanto parece.
Você pode pensar em uma estrutura de governança de dados como um manual para as informações da sua empresa. Ela define quem é responsável por quais dados, como tratá-los e quem pode utilizá-los.
Comece escolhendo uma equipe para supervisionar seus dados. Pode ser uma combinação de pessoas de TI, gerenciamento e outros departamentos. Opcionalmente, crie uma equipe dedicada de governança de dados com cientistas de dados, administradores e custodiantes.
Em seguida, decida algumas diretrizes básicas de:
- Qualidade: defina padrões sobre o que serão dados bons, como completos, precisos e atualizados.
- Armazenamento: escolha um espaço de armazenamento de dados, como um software específico, bancos de dados ou a nuvem.
- Rotulagem: crie um sistema para nomear e etiquetar dados. Por exemplo, todos os dados do cliente podem começar com CUST.
- Acesso: determine quem pode ver e usar cada tipo de dado. Considere a possibilidade de definir níveis de acesso a dados para informações sensíveis.
- Atualizações: defina regras para a frequência com que os dados devem ser verificados e atualizados, como todos os meses ou trimestral.
- Segurança: crie regras para manter seus dados protegidos contra acessos não autorizados ou violações. Isso pode incluir criptografia de dados confidenciais ou configuração da autenticação multifator.
Quando tiver sua estrutura pronta, compartilhe-o com todos. Explique por que é importante e como facilitará o trabalho deles. Talvez seja necessário treinar as pessoas sobre as novas regras.
Etapa 5: use tecnologia para melhorar a integração de dados
Agora, concentre-se na seleção e na configuração das ferramentas tecnológicas para integração de dados. Primeiro, observe os sistemas que você já utiliza. Às vezes, uma simples atualização ou complemento pode vincular programas de software sem a necessidade de novas ferramentas.
Explore ferramentas de integração de dados se os seus sistemas atuais não funcionarem bem juntos. Essas ferramentas são especializadas para movimentar dados de vários locais e combinar tudo em um único sistema.
Considere a possibilidade de utilizar um data lake ou data warehouse se você lida com muitos tipos de dados distintos.
- Data lakes armazenam todos os dados brutos juntos, independentemente do formato.
- Data warehouses armazenam dados processados e organizados de modo que estejam prontos para análise e relatórios de dados.
Talvez você precise da ajuda de especialistas em TI para preparar tudo. Isso é perfeitamente aceitável. Vale a pena fazer corretamente.
Etapa 6: Estimule a colaboração entre departamentos
Você pode ter todos os melhores sistemas de gerenciamento de dados do mundo, mas eles não ajudarão se suas equipes não estiverem conversando entre si. Portanto é importante incentivar a comunicação frequente entre as equipes.
Você pode fazer isso:
- Organizando reuniões regulares entre vários departamentos da sua empresa
- Promovendo a colaboração multifuncional que faz equipes diferentes trabalharem em direção a um objetivo comum
- Criando espaços físicos ou virtuais onde as pessoas possam conversar e compartilhar ideias com facilidade
- Incentivando o acompanhamento de cargos ou trocas de funções de curto prazo para ajudar as equipes a conhecerem o trabalho umas das outras
Lembre-se, mudar hábitos exige tempo. Seja paciente e continue incentivando as pessoas a trabalharem juntas. Com o tempo, você verá uma mudança real na forma como sua empresa aborda o compartilhamento de dados.
Integre dados para unificar sua organização
A integração dos seus dados não é apenas uma correção tecnológica ou cultural, é uma transformação comercial. A conexão de seus sistemas e equipes cria uma organização unificada que trabalha de forma mais inteligente, rápida e eficaz. Portanto acabe com esses silos hoje mesmo e veja sua empresa alcançar novos patamares.