Um dos fatores mais importantes para o sucesso dos negócios é a rapidez com que uma empresa pode projetar, planejar, fabricar e entregar um produto. O cenário de negócios muda rapidamente e, quanto mais ágil e responsiva for uma empresa, maiores serão as chances de sucesso.
O lead time é uma das formas mais úteis de entender e melhorar as operações comerciais e o atendimento ao cliente. Este artigo explora o que é lead time, quais fatores afetam o lead time, como calcular o lead time e algumas dicas para reduzir seu lead time para obter a máxima eficiência e satisfação do cliente.
O que é lead time?
O lead time é a duração entre iniciar um processo e concluí-lo. Há muitos tipos diferentes de lead times nos negócios, incluindo lead time de material, lead time de pedido real e lead time cumulativo. O tipo em que você deve se concentrar depende da natureza do seu negócio e da parte do processo que você deseja avaliar.
O lead time está relacionado ao tempo de ciclo, outra métrica para medir a eficiência. O tempo de ciclo é um componente do lead time e inclui apenas o tempo em que o trabalho está realmente sendo feito para concluir um pedido. Ele não inclui outros componentes importantes do lead time, como tempo de armazenamento e atrasos na produção.
Por que um curto prazo de entrega é importante
Garantir que sua empresa tenha o menor lead time possível é fundamental para operações eficientes e para a satisfação do cliente. A redução do tempo necessário para executar partes importantes do seu processo, como o tempo entre a colocação do pedido e a entrega do produto, traz muitos benefícios.
Satisfação do cliente
Prazos de entrega mais curtos ajudam a atender às expectativas dos clientes de atendimento rápido, tempo mínimo de espera e entrega rápida. Ser capaz de atender pedidos e entregar produtos na data prevista ajuda a construir a reputação de sua empresa por um serviço rápido e de qualidade e ajuda a promover a fidelidade e a satisfação do cliente.
Vantagem competitiva
Você sabe que seus clientes têm muitas opções. Garantir que seu lead time seja o mais curto possível dá à sua empresa uma vantagem sobre a concorrência. Isso pode significar um tempo de processamento de pedidos mais rápido ou um processo de fabricação mais rápido.
Um lead time mais curto também permite que sua empresa seja mais flexível e atenda às necessidades dos clientes, às mudanças de tendências e às condições do mercado. Essa agilidade é boa para você, seus clientes e sua vantagem competitiva em um mercado em que até mesmo um ou dois dias podem fazer a diferença.
Maior flexibilidade e capacidade de resposta
Com um prazo de entrega mais curto, sua empresa pode se adaptar a atrasos inesperados. A capacidade de fazer ajustes no tempo de pré-processamento de seus pedidos, no gerenciamento da cadeia de suprimentos ou em outros fatores significa que você pode responder rapidamente quando surgirem problemas como interrupções de envio ou falhas de equipamento. Além disso, aumenta sua capacidade de tomar decisões rápidas e permanecer competitivo.
Melhor gerenciamento do fluxo de caixa
Prazos de entrega mais curtos também podem reduzir seus custos. Por exemplo, você não precisará manter tanto estoque disponível para atender à demanda imediata do cliente, minimizando assim a quantidade de fundos necessários para investir nos custos de armazenamento.
Prazos de entrega mais curtos também podem reduzir seus custos. Por exemplo, você não precisará manter tanto estoque disponível para atender à demanda imediata do cliente, minimizando assim a quantidade de fundos necessários para investir nos custos de armazenamento.
Além disso, um processo mais eficiente significa que uma empresa pode converter recursos como matérias-primas em produtos acabados e, portanto, aumentar a receita mais rapidamente. Isso aumenta a eficiência financeira do seu negócio. Prazos de entrega mais curtos também têm um impacto significativo no gerenciamento de projetos e no planejamento financeiro, pois as empresas podem alocar recursos com base na demanda em tempo real. Isso torna a estrutura de fluxo de caixa mais previsível e eficiente.
Eficiência aprimorada
Calcular prazos de entrega para qualquer parte do seu processo permite que você veja oportunidades de maior eficiência. Por exemplo, se o lead time da sua cadeia de suprimentos for mais lento do que o esperado, focar nessa parte do processo pode ajudar. Além disso, pode ser útil definir um prazo de entrega máximo para qualquer parte do processo em que você esteja tentando aumentar a eficiência, o que lhe dará uma meta a ser alcançada e uma forma de medir o progresso.
Tipos comuns de lead times
Existem tantos tipos de lead times quanto componentes em seus processos de vendas, produção ou atendimento. A seguir estão alguns dos tipos mais comuns.
Tempo de produção
O lead time de produção se refere ao tempo necessário para concluir a produção de um produto, desde o ponto em que todos os materiais estão disponíveis até o próprio produto acabado. Isso também é conhecido como lead time de fabricação.
O lead time de produção afeta muitas outras partes da administração de uma empresa, incluindo gerenciamento de estoque e planejamento operacional. Reduzir o cronograma do processo de produção e fabricação pode permitir que sua empresa atenda aos pedidos com mais eficiência e responda mais rapidamente às demandas do mercado.
Lead time do cliente
O prazo de entrega do cliente é a duração entre o momento em que um cliente faz um pedido e o recebimento do produto ou serviço, incluindo frete e entrega. Prestar atenção ao lead time do cliente da sua empresa é uma boa maneira de garantir que você atenda às expectativas do cliente e forneça o melhor serviço possível.
Há vários fatores que afetam o lead time do cliente, incluindo tempo de processamento de pedidos, cronogramas de produção e problemas na cadeia de suprimentos. Além disso, a comunicação pode desempenhar um papel fundamental para ajudar a gerenciar os atrasos no lead time interno e as expectativas dos clientes.
Prazo de entrega do pedido
O prazo de entrega do pedido está relacionado ao prazo de entrega do cliente, mas inclui apenas o período entre o momento em que um pedido é feito até o momento em que é atendido pelo vendedor, sem incluir o envio e a entrega, o que geralmente é feito por um serviço terceirizado. Embora o lead time do cliente esteja parcialmente fora de seu controle, o lead time do pedido é uma área em que as empresas podem avaliar seu desempenho e reduzir os prazos de entrega de várias maneiras.
Dois tipos importantes de prazos de entrega de pedidos são o lead time de pedido solicitado (ROLT), o tempo em que o cliente solicita o recebimento do pedido, e o lead time de pedido confirmado (COLT), o tempo entre quando um fornecedor confirma um pedido e a data de entrega do pedido. Se o COLT exceder o ROLT, você pode não estar atendendo às expectativas do cliente, e essa é uma boa chance de instituir processos mais eficientes.
Outros tipos de lead times
Os tipos de lead times que são relevantes para você variam de acordo com a natureza do seu negócio. A seguir, apresentamos mais algumas que você pode considerar como forma de maximizar suas operações comerciais e o atendimento ao cliente.
Lead time de engenharia
O lead time de engenharia é o tempo necessário para concluir o design, o desenvolvimento e a fabricação de um produto. Ele inclui tudo, desde o conceito inicial do produto até os estágios finais de produção. As empresas que criam e fabricam seus próprios produtos devem estar cientes do lead time de engenharia, pois isso pode afetar sua capacidade de entregar produtos, estocar estoques e atender a pedidos em tempo hábil.
Lead time de aquisição
O lead time de aquisição é o tempo que leva para adquirir os bens ou serviços necessários. Ele inclui todas as partes do processo de aquisição, inclusive a escolha de fornecedores, negociação, colocação de pedidos e entrega. Embora a aquisição em si seja apenas uma parte do processo de produção, você deve ter em mente que esse é um tipo importante de lead time. Algumas partes podem estar fora do seu controle porque dependem de fornecedores externos, mas é importante que você se certifique de ter uma boa comunicação e trabalhe com fornecedores que estejam focados em otimizar os prazos de entrega em suas próprias organizações.
Como calcular o lead time
O cálculo do lead time pode ajudar a monitorar a eficiência dos processos da sua empresa e auxiliar no gerenciamento de projetos. Para usar a fórmula do lead time, primeiro determine em qual tipo de lead time você está interessado. Depois, basta somar o tempo gasto em cada etapa do processo. Você pode obter um lead time geral observando as datas de início e término do processo ou somando o tempo de cada etapa.
A comparação dos prazos médios de entrega de diferentes períodos pode ajudar você a identificar oportunidades de melhoria ou determinar se pode haver algo que tenha desacelerado seus processos.
Fatores que afetam o lead time
Embora haja muitas coisas que podem afetar os prazos de entrega, a seguir estão alguns fatores comuns que você deve ter em mente ao analisar todos os componentes do lead time e encontrar problemas que possam levar a atrasos.
Eventos naturais
Eventos climáticos e desastres naturais, como enchentes, terremotos ou furacões, podem ter efeitos importantes em todos os tipos de lead time. Esses eventos afetam as cadeias de suprimentos e a infraestrutura, aumentando o tempo de fabricação e resultando em atrasos no transporte.
Embora seja impossível prever quando um evento natural ocorrerá, você deve presumir que sua empresa terá que lidar com esse tipo de interrupção de tempos em tempos e planejar adequadamente.
Você pode preparar cadeias de suprimentos alternativas, diversificar os fabricantes com os quais trabalha e garantir que seus sistemas de estoque e logística estejam à altura da tarefa de lidar com eventos imprevisíveis. Planejar com antecedência e pensar em cenários possíveis ajudará a colocar em prática planos para reduzir os prazos de entrega em caso de desastres naturais.
Erro humano
Mesmo que grande parte do seu processo de compras, fabricação e vendas seja automatizada, ainda há humanos envolvidos ao longo do caminho. O erro humano é inevitável e pode contribuir para atrasos no lead time de várias maneiras, incluindo falhas de comunicação e erros de procedimentos e de manutenção de registros.
Além disso, funcionários mal treinados ou sem as habilidades necessárias podem ter um efeito significativo no gerenciamento do lead time. Também é possível que os funcionários se sintam sobrecarregados ou que um local de trabalho não tenha pessoal suficiente para uma determinada tarefa, o que pode resultar em atrasos. Certificar-se de resolver as deficiências em seu processo e na forma como seus funcionários são treinados e gerenciados pode ajudar a reduzir o tempo de espera e melhorar a satisfação do cliente.
Complexidade da cadeia de suprimentos
As cadeias de suprimentos envolvem vários elementos, como fornecedores, locais e processos. Um atraso em qualquer parte do sistema pode tornar tudo mais lento. Os atrasos podem resultar de problemas de transporte, problemas de gerenciamento de estoque e desafios na coordenação de tudo. Quanto mais você puder fazer para simplificar sua cadeia de suprimentos por meio de uma comunicação aprimorada e da transparência do processo, poderá ajudar a reduzir o efeito da cadeia de suprimentos nos prazos de entrega.
Tamanho e frequência do pedido
O lead time também pode ser influenciado pelo tamanho e pela frequência dos pedidos. Faz sentido que pedidos grandes possam causar lead times mais longos se o volume maior exigir mais recursos ou matérias-primas, levando a um atraso no fornecimento. Além disso, o lead time de fabricação pode ser prejudicado se a capacidade de fabricação for reduzida. Geralmente é mais barato produzir pedidos maiores, mas aproveitar essa economia de escala também pode significar atrasos em determinados elementos do seu processo ou no lead time cumulativo.
Da mesma forma, a frequência dos pedidos pode afetar os prazos de entrega. Fazer pedidos com mais frequência ou dividir pedidos grandes em lotes menores indica que a maioria das partes do processo pode ser mais responsiva, reduzindo os atrasos. No entanto, um grande número de pedidos menores pode ser menos eficiente e exigir mais gerenciamento logístico.
Trabalhar para encontrar o equilíbrio certo entre tamanho e frequência de pedidos para sua empresa pode exigir algumas tentativas e erros, mas vale a pena o esforço para minimizar os prazos de entrega.
Transporte e logística
A menos que sua empresa opere inteiramente virtualmente, o transporte e a logística desempenharão um papel na determinação do prazo de entrega e na entrega de um produto acabado aos clientes. Essa parte do processo está sujeita a inúmeras interrupções inesperadas. Além disso, o planejamento e o gerenciamento de estoque inadequados podem manter seu tempo de transporte — e, portanto, seu tempo total de entrega — mais do que o necessário. As remessas internacionais enfrentam os desafios adicionais dos procedimentos alfandegários e de remessa para o exterior, incluindo o tempo de processamento da documentação adequada e as taxas.
Demanda sazonal
Muitas empresas passam por épocas de pico, como feriados, volta às aulas ou a temporada de viagens de verão. Isso pode aumentar a demanda por produtos em determinadas épocas do ano e dificultar a produção, o tempo de envio e o atendimento de pedidos, levando a um prazo de entrega maior do que a média.
Planejar com antecedência essas temporadas pode ajudar a evitar atrasos nos prazos de entrega. Manter a flexibilidade e aumentar a demanda em sua estratégia de gerenciamento de projetos pode ajudar a reduzir tanto o prazo de entrega geral quanto os vários componentes do lead time.
Da mesma forma, saber quando sua empresa normalmente tem uma temporada mais lenta pode ajudá-lo a ajustar os planos de fabricação e o gerenciamento de estoque para que você não tenha estoque extra e os custos adicionais associados a ele.
Cinco maneiras de reduzir o lead time
A boa notícia é que, mesmo que você identifique atrasos no processo de fabricação, no tempo de inspeção ou em outros elementos do lead time geral, há maneiras de melhorar o processo. Abaixo estão 5 etapas que você pode seguir para melhorar qualquer tipo de lead time, contribuindo para a economia de custos e o crescimento dos negócios.
Etapa 1: Simplificar os processos
Qualquer oportunidade que você encontrar para tornar os processos mais eficientes contribuirá para a máxima eficiência do lead time. Dê uma olhada em todas as partes do processo, desde o pedido de compra inicial até a data de entrega. Até que ponto o prazo de entrega real corresponde à data da solicitação do pedido? Se houver atrasos, identifique onde eles estão acontecendo e por quê. Pense criativamente sobre onde os gargalos podem estar ocorrendo e como eles podem ser tratados.
Por exemplo, há algum tempo de espera que possa ser eliminado? Os atrasos no fornecimento são um problema? Você reservou tempo de planejamento suficiente para garantir que as coisas não sejam feitas no último minuto, causando atrasos caros e frustrantes quando erros são cometidos?
Etapa 2: Melhore a gestão de estoque
Outra ideia útil é focar no lead time do gerenciamento de estoque. Considere usar o princípio just-in-time (no qual o estoque é reduzido ao mínimo e os produtos são produzidos sob demanda). Além disso, considere investir em um sistema computadorizado que acelere o processo de gerenciamento de inventário e elimine erros humanos que podem ocorrer com a manutenção manual de registros.
Etapa 3: Cultive relacionamentos com fornecedores
Para praticamente qualquer tipo de negócio, os fornecedores são uma parte importante de todo o seu lead time. Construir e manter bons relacionamentos com fornecedores pode ajudá-lo a manter a flexibilidade de agendamento e reduzir o tempo de espera que causa problemas de atraso no fornecimento.
Garantir que você mantenha uma boa comunicação e colaboração com os fornecedores também significa que você pode mantê-los atualizados sobre as necessidades e prioridades da sua empresa. Além disso, seus fornecedores podem ser um recurso valioso para que você tenha uma visão dos fatores de lead time que podem afetar a eficiência. Eles também podem avisar você com antecedência quando houver a possibilidade de atrasos.
Etapa 4: use a previsão de demanda
Um dos principais fatores que causam atrasos no lead time é a incerteza sobre a demanda. Nenhuma empresa deseja ter um estoque excessivo e pagar por mais armazenamento do que o necessário. Por outro lado, ser surpreendido pode levar a atrasos ou levar os clientes a confiar nos fornecedores de backup.
No entanto, a previsão de demanda— o processo de prever a demanda futura por um produto ou serviço — é uma forma de obter uma estimativa mais precisa. Examinar dados anteriores, como pesquisas e tendências de mercado, dados de vendas e pedidos de clientes, é um bom começo. Também pode ser útil usar softwares e ferramentas de previsão para ajudar você a ter um controle de todas as informações relevantes.
Não se esqueça de manter suas informações de previsão atualizadas e atualizá-las à medida que os fatores mudam para ajudar a calcular o lead time com precisão.
Etapa nº 5: Procure a opinião dos funcionários
Mesmo com as melhores ferramentas de planejamento, previsão e otimização, não se esqueça de que seus funcionários também podem ser um dos seus melhores recursos.
Busque a opinião deles sobre como melhorar os prazos de entrega de sua empresa em áreas como aquisição de matérias-primas, solução de atrasos no fornecimento ou garantia de que o pedido do cliente seja entregue no prazo. Afinal de contas, são eles que trabalham com fornecedores, suprimentos e clientes todos os dias.
Ao promover uma cultura de comunicação aberta, você pode garantir que todas as ideias ou insights de seus funcionários sejam bem-vindos. Considere oferecer incentivos para soluções propostas que melhorem os prazos de entrega e entreguem os pedidos dos clientes mais rapidamente. Não se esqueça de dar crédito aos funcionários que ajudam a otimizar os processos.
Além disso, certifique-se de que a comunicação ocorra nos dois sentidos. Mantenha os funcionários informados sobre os problemas que sua empresa está enfrentando com prazos de entrega, as etapas de gerenciamento de projetos que você está tomando para resolvê-los e os motivos das mudanças que você está pedindo que eles façam. Mostrar que você valoriza a contribuição de todos no processo incentivará soluções mais inovadoras e focadas no crescimento para ajudar a atender à demanda dos clientes.
O lead time pode ser um tópico complexo e há vários fatores que causam atrasos no lead time. No entanto, aprender o que é lead time e como calcular prazos de entrega precisos ajudará você a entregar cada pedido de cliente da forma mais rápida e eficiente possível.
Quer sua empresa seja uma empresa de manufatura, que lide com matérias-primas ou focada na venda de um produto acabado, entender o lead time e trabalhar para melhorar seu lead time médio trará benefícios para você e seus clientes.